通过 Dynamics 365 文档管理实现 GDPR 合规：我应该知道什么？

该 一般数据保护条例(GDPR) 欧盟数据保护法》于 2018 年 5 月生效，通过在欧盟范围内统一数据保护法和加强个人隐私权，改变了组织处理个人数据的方式。自颁布以来，事实证明，不遵守法律的代价是高昂的--累计罚款已超过 50 亿欧元 (截至 2025 年 1 月为 5,597,598,941 欧元）。如此惊人的数字凸显了企业在未能满足 GDPR 要求时所面临的法律和财务风险。

但是 贵组织使用的软件在确保合规性方面发挥什么作用？ 企业如何避免处罚、保持审计准备就绪并维护自身声誉？

在本文中，我们将探讨 企业依靠 Dynamics 365 实现 GDPR 合规性 管理客户数据。个人信息自然是 Dynamics 365 的核心，要做到合规，就必须解决几个复杂且相互关联的因素。让我们来详细探讨这些因素。

使用 Dynamics 365 的组织必须调整其数据处理方法，以满足 GDPR 的特定要求，即：

• 数据最小化:确保 Dynamics 365 中只存储相关数据。
• 数据保留政策:文件保留期和删除工作流程自动化。
• 数据的可访问性和可移植性:根据数据主体访问请求（DSAR）生成报告并提取存储数据。
• 被遗忘的权利:安全删除文件和相关元数据。
• 同意和透明度:获取同意记录并将其与文件关联。

在清楚了解适用于 Dynamics 365 文档管理的 GDPR 核心原则后，下一步就是应对在 Dynamics 365 生态系统内实施合规措施的实际挑战。

跨工作流程管理同意

为什么:根据 GDPR，同意必须清晰、明确并可证明。同意书必须妥善保存，以便进行合规性审核（第 7 条和第 30 条）。(第 7 条和第 30 条）。在 Dynamics 365 环境中，将收集和存储同意整合到工作流程和数据标记策略中可能具有挑战性。

在跨多个数据中心存储文档时平衡灵活性与合规性

为什么:GDPR 规定，在非欧盟/欧洲经济区传输或存储的个人数据必须遵守与 GDPR 同等的数据保护标准（第 44-50 条）。由于 Dynamics 365 环境托管在全球多个 Azure 数据中心，企业必须进行适当的数据驻留设置，以避免无意中违反规定。

解决 Dynamics 365 环境之间的跨境数据传输问题。

为什么:跨境数据传输涉及将数据转移到欧洲以外的地区，必须遵守 GDPR 的严格要求（第 44-46 条）。Dynamics 365 环境在地区间传输数据（例如，用于全球报告或与外部系统同步）需要建立特定的机制，例如：

• • 充足性决定： 欧盟委员会认定，欧盟以外的某些国家可提供充分的数据保护。向这些国家传输数据无需进一步授权。欧盟委员会网站上有这些国家的名单。如果接收国在名单上，这是最简单的选择。

  • 标准合同条款 (SCC)： 这些是欧盟委员会发布的预先批准的合同条款，为数据传输提供适当的保障。使用 SCC 需要仔细考虑具体的传输，并可能需要采取补充措施。它们是向没有适当性决定的国家进行数据传输的常用机制。

  • 具有约束力的公司规则 (BCR)： 这些是跨国集团公司制定的数据保护政策，用于集团内部向非欧盟国家传输个人数据。BCR 必须获得主管监管机构的批准。这只适用于集团内部传输。

  • 数据处理协议 (DPA)： 无论采用哪种转移机制，对于处理欧盟个人数据的任何第三方处理者来说，健全的 DPA 都是必不可少的。DPA 应明确规定双方的角色和责任，包括数据安全措施、数据泄露通知程序以及遵守 GDPR 要求。

管理与其他系统（即 Microsoft SharePoint 和第三方工具）集成的合规性。

为什么:遵守 GDPR 要求组织了解谁有权访问可能包含个人数据的文件（第 30 和 32 条）。它还要求所有处理者或子处理者达到同等的数据保护标准。这意味着您需要确保所有第三方系统都能安全地处理数据，并能在需要时对其合规性进行审核。

确保互联 Dynamics 365 模块的 "被遗忘权 "工作流程

为什么？ GDPR 第 17 条赋予个人 被遗忘的权利这意味着必须根据要求删除他们的个人数据。您需要能够删除多个 Dynamics 365 模块和 SharePoint 等连接系统中的所有参考资料，同时不影响法律义务或合法用途（如发票）所需的记录。

自动回复和验证数据主体访问请求 (DSAR)

为什么？ GDPR 要求企业及时响应数据主体访问请求 (DSAR)，通常需要在多个模块和系统中提取数据。在 Dynamics 365 中，个人数据可能存储在不同的位置（如客户关系管理记录、客户服务日志、SharePoint 文件）。在确保准确性和完整性的同时，实现 DSAR 响应的自动化对于避免法律风险或延误至关重要，但数据的分布式特性使其变得复杂。

实施自动化文件保留和删除政策

为什么？ GDPR 的数据最小化和存储限制原则（第 5 条）不仅禁止企业保留超过必要时间的个人数据，还要求企业向数据主体明确告知保留期限（第 13 条和第 14 条）。在 Dynamics 365 中创建自动保留策略和删除工作流可确保遵守存储和透明义务，但许多组织难以在不同模块（如销售与客户服务）或 Dynamics 与连接系统（如 SharePoint）之间调整这些策略。

扩展监控和可审计性实践，为 GDPR 做好准备

为什么？ GDPR 要求企业监控访问、数据流和处理活动，以证明其合规性（第 30 条）。Dynamics 365 提供审计和活动日志等工具，并能应用数据标记以提高可追溯性。企业应充分利用这些工具，为审计做好准备。随着时间的推移，系统会不断增长或变化，保持有效的监控实践对于确保持续合规性变得越来越重要。

既然我们已经明确了使用 Dynamics 365 进行文档管理时所面临的主要合规性挑战，那么让我们来探讨一下可以帮助企业满足 GDPR 要求的具体配置和工具。

• 加强安全措施
• 基于角色的访问控制（RBAC）：自定义基于角色的访问控制，根据工作职责限制对个人数据的访问，确保只有授权用户才能查看或编辑敏感文件。
• 审计日志：启用审计日志，跟踪谁访问、修改或删除了数据，以实现透明度和问责制。这些日志对于证明 GDPR 合规性至关重要，尤其是在审计或调查期间。
  
  
• 利用条件策略管理用户访问权限
• 通过在 Microsoft 365 中实施条件访问策略来防止数据泄漏。这些策略允许您
• 根据用户位置、设备或组限制访问。
• 对访问敏感数据的用户实施多因素身份验证 (MFA)。
• 自动阻止有风险的登录尝试或未经授权的访问。
• 这种方法通过动态控制敏感信息的访问，符合 GDPR 的数据保密性和安全性原则。
  
  
• 安全设置 SharePoint 集成
• 使用以下工具 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 将权限从 Dynamics 365 复制到 SharePoint。这样可以确保缺乏 Dynamics 权限的用户不会无意中访问存储在 SharePoint 中的机密文件。
• 定期验证文件权限，确保符合 GDPR 的安全和数据访问最小化原则。
  
  
• 改进数据分类和元数据管理
• 使用以下工具 Dynamics 365 CE 的拖放和元数据 管理、组织敏感文件，并用相关元数据（如 "个人数据"、"敏感"、"受 GDPR 保护 "等标签）进行标记。
• 实施一致的数据分类政策，帮助识别和控制基于敏感性的文件访问。
• 这可确保个人数据更易于定位、保护和处理，以符合 GDPR 的要求，如数据主体访问请求 (DSAR) 和数据最小化。
  
  
• 自动化 GDPR 工作流程 
  • 查找并提取 Dynamics 365 中与个人相关的所有个人数据。
  • 自动删除工作流程，以符合 "被遗忘权 "要求。
• 使用自动化工作流来处理常见的 GDPR 流程，如回复数据主体访问请求 (DSAR)。自动化可以大大减轻 GDPR 合规性的操作负担。
• 例如
• 将自动化工具与审计日志和触发器集成，以便向管理员通报潜在的合规风险，如未经授权的数据更改或意外访问请求。
  
  
• 利用第三方工具扩展合规性

Dynamics 365 支持与各种旨在加强 GDPR 合规性的第三方工具兼容。例如

• • 真理执行者 这是一款强大的工具，使用 Blockchain 技术随时评估文件的完整性。 Truth Enforcer 帮助企业确保敏感信息不被篡改，并遵循 GDPR 的以下原则 问责制 和 数据安全 (第 5 条和第 32 条）。
  • Xperido： 文档自动化解决方案可与 Dynamics 365 无缝协作，创建符合 GDPR 标准的文档，如同意书和隐私声明，同时集中存储，方便检索。这可确保对以下问题做出准确一致的回应 资料当事人查阅申请 (DSAR) 并支持 GDPR 的以下原则 数据可移植性 和 数据访问 (第 15 和 20 条）。
  • 数据8： 数据验证和清理工具，可确保 Dynamics 365 中个人数据的准确性和完整性。通过消除重复或不完整的记录并验证客户信息，Data8 可帮助企业遵守 GDPR 的以下要求 数据准确性 (第 5 条）和 数据更正 (第 16 条）。

这些工具对 Dynamics 365 的内置功能进行了补充，解决了 GDPR 合规性方面的具体难题，如实时策略执行、文档自动化以及确保存储数据的质量和安全。

在您的 Dynamics 365 文档管理框架内确保 GDPR 合规性可能很复杂，但正确的配置、最佳实践和工具会让一切变得不同。这里有一份最后的清单，总结了我们在本文中讨论的所有内容。要在 Dynamics 365 文档管理框架内确保 GDPR 合规性，请考虑以下几点：

• 制定一个 数据保护影响评估（DPIA） 您的 Dynamics 生态系统。
• 培训员工以符合 GDPR 的方式使用 Dynamics 365，即关于以下方面的培训 数据最小化 和 被遗忘的权利.
• 实施明确的 分类政策 进行文档标记，并使用 标记工具 以确保您的团队尽可能轻松地完成任务。
• 监测并确保遵守甚至跨越 相关系统 蔚蓝 SharePoint).
• 建立标准化 事件报告和升级程序 违反 GDPR。
• 利用 Dynamics 365 的活动日志功能和工具（如 Truth Enforcer 所有需要审计的文件。
• 准备 数据保护局（DPA） 使用 Dynamics 生成的报告进行审计。

 要确保整个 Dynamics 365 文档管理符合 GDPR 要求，就需要定义明确的访问控制、透明的数据管理和正确的工具。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator 和 Truth Enforcer 帮助简化合规性、降低风险并加强审计准备。了解这些解决方案如何支持您的合规战略 立即联系我们的专家.