Cumplimiento del GDPR con la gestión documental Dynamics 365: ¿Qué debo saber?

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) entró en vigor en mayo de 2018 y transformó la forma en que las organizaciones manejan los datos personales al estandarizar las leyes de protección de datos en toda la Unión Europea y fortalecer los derechos de privacidad de las personas. Desde su entrada en vigor, el incumplimiento ha resultado costoso.Las multas acumuladas han superado los 5.000 millones de euros (5.597.598.941 euros en enero de 2025). Estas asombrosas cifras ponen de manifiesto los riesgos jurídicos y financieros a los que se enfrentan las organizaciones que no cumplen los requisitos del RGPD.

Pero ¿qué papel desempeña el software que utiliza su organización para garantizar el cumplimiento? ¿Cómo pueden las empresas evitar sanciones, estar preparadas para las auditorías y salvaguardar su reputación?

En este artículo examinaremos Cumplimiento del GDPR para organizaciones que confían en Dynamics 365 para gestionar los datos de los clientes. Dado que la información personal es, naturalmente, el núcleo del Dynamics 365, el cumplimiento de la normativa implica abordar varios factores complejos e interconectados. Analicémoslos con más detalle.

Las organizaciones que utilicen Dynamics 365 deben adaptar sus prácticas de tratamiento de datos para cumplir los requisitos específicos del GDPR, a saber:

• Minimización de datos: Garantizar que sólo se almacenan datos relevantes en Dynamics 365.
• Políticas de conservación de datos: Automatización de los periodos de conservación de archivos y los flujos de trabajo de eliminación.
• Accesibilidad y portabilidad de los datos: Generación de informes y extracción de datos almacenados previa solicitud de acceso del interesado (DSAR).
• Derecho al olvido: Eliminar documentos y metadatos asociados de forma segura.
• Consentimiento y transparencia: Capturar los registros de consentimiento y asociarlos a los documentos.

Con una comprensión clara de los principios básicos del GDPR que son aplicables a la gestión de documentos Dynamics 365, el siguiente paso es abordar los retos prácticos de la aplicación de medidas de cumplimiento dentro del ecosistema Dynamics 365.

Gestión del consentimiento en los flujos de trabajo

Por qué: Según el RGPD, el consentimiento debe ser claro, explícito y demostrable. Debe almacenarse adecuadamente para las auditorías de cumplimiento. (artículos 7 y 30). Integrar la recogida y el almacenamiento del consentimiento en los flujos de trabajo y las estrategias de etiquetado de datos en entornos Dynamics 365 puede resultar complicado.

Equilibrio entre flexibilidad y conformidad al almacenar documentos en varios centros de datos

Por qué: El GDPR exige que los datos personales transferidos o almacenados en regiones no pertenecientes a la UE/EEE cumplan normas de protección de datos equivalentes al GDPR (artículos 44-50). Con entornos Dynamics 365 alojados en varios centros de datos Azure a nivel mundial, las organizaciones deben contar con una configuración adecuada de residencia de datos para evitar infracciones involuntarias.

Resolución de problemas de transferencia de datos transfronterizos entre entornos Dynamics 365.

Por qué: Las transferencias transfronterizas de datos que implican el traslado de datos fuera de Europa están sujetas a requisitos estrictos en virtud del RGPD (artículos 44-46). Los entornos Dynamics 365 que transfieren datos entre regiones (por ejemplo, para la elaboración de informes globales o la sincronización con sistemas externos) requieren la existencia de mecanismos específicos, como:

• • Decisiones de adecuación: La Comisión Europea ha determinado que determinados países no pertenecientes a la UE ofrecen un nivel adecuado de protección de datos. Las transferencias a estos países no requieren autorización adicional. En el sitio web de la Comisión Europea figura una lista de estos países. Esta es la opción más sencilla si el país destinatario figura en la lista.

  • Cláusulas Contractuales Tipo (CCT): Se trata de cláusulas contractuales preaprobadas por la Comisión Europea que ofrecen garantías adecuadas para las transferencias de datos. El uso de estas cláusulas exige un examen cuidadoso de la transferencia específica y puede requerir medidas suplementarias. Son un mecanismo común para las transferencias a países sin decisiones de adecuación.

  • Normas Corporativas Vinculantes (BCR): Son políticas de protección de datos establecidas por un grupo multinacional de empresas para las transferencias de datos personales dentro del grupo a países no pertenecientes a la UE. Las BCR deben ser aprobadas por una autoridad de control competente. Esto sólo es adecuado para las transferencias intragrupo.

  • Acuerdos de procesamiento de datos (APD): Independientemente del mecanismo de transferencia, es esencial un APD sólido con cualquier procesador tercero que maneje datos personales de la UE. La APD debe definir claramente las funciones y responsabilidades de ambas partes, incluidas las medidas de seguridad de los datos, los procedimientos de notificación de violaciones de datos y el cumplimiento de los requisitos del RGPD.

Gestión de la conformidad de las integraciones con otros sistemas (en concreto, Microsoft SharePoint y herramientas de terceros).

Por qué: El cumplimiento del RGPD exige que las organizaciones sepan quién tiene acceso a los ficheros que puedan contener datos personales (artículos 30 y 32). También exige que todos los procesadores o subprocesadores cumplan normas equivalentes de protección de datos. Esto significa que debe asegurarse de que todos los sistemas de terceros manejan los datos de forma segura y de que puede auditar su cumplimiento cuando sea necesario.

Garantizar el "derecho al olvido" en los flujos de trabajo de los módulos Dynamics 365 interconectados

¿Por qué? El artículo 17 del RGPD otorga a las personas físicas Derecho al olvidoEsto significa que sus datos personales deben eliminarse cuando se soliciten. Tiene que poder eliminar todas las referencias de varios módulos Dynamics 365 y sistemas conectados como SharePoint sin poner en peligro los registros que necesita para sus obligaciones legales o fines legítimos (por ejemplo, facturas).

Automatización y validación de las respuestas a las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR)

¿Por qué? El GDPR exige a las organizaciones que respondan rápidamente a las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR), a menudo extrayendo datos de múltiples módulos y sistemas. En Dynamics 365, los datos personales pueden almacenarse en diversas ubicaciones (por ejemplo, registros CRM, registros de servicio al cliente, archivos SharePoint). Automatizar la respuesta a los DSAR al tiempo que se garantiza su exactitud e integridad es esencial para evitar riesgos legales o retrasos, pero la naturaleza distribuida de los datos lo complica.

Implantación de políticas automatizadas de conservación y eliminación de documentos

¿Por qué? Los principios de minimización de datos y limitación del almacenamiento del GDPR (artículo 5) no solo prohíben a las organizaciones conservar datos personales más tiempo del necesario, sino que también exigen que comuniquen claramente los periodos de conservación a los interesados (artículos 13 y 14). La creación de políticas de retención automatizadas y flujos de trabajo de eliminación en Dynamics 365 garantiza el cumplimiento de las obligaciones tanto de almacenamiento como de transparencia, pero muchas organizaciones luchan por alinear estas políticas entre diferentes módulos (por ejemplo, Ventas frente a Atención al cliente) o entre Dynamics y sistemas conectados (por ejemplo, SharePoint).

Ampliación de las prácticas de supervisión y auditabilidad para prepararse para el RGPD

¿Por qué? El GDPR exige que las organizaciones supervisen el acceso, los flujos de datos y las actividades de tratamiento para demostrar su cumplimiento (artículo 30). Dynamics 365 ofrece herramientas como la auditoría y los registros de actividad, así como la posibilidad de aplicar el etiquetado de datos para mejorar la trazabilidad. Las organizaciones deben aprovecharlas para estar preparadas para las auditorías. A medida que los sistemas crecen o cambian con el tiempo, el mantenimiento de prácticas de supervisión eficaces resulta cada vez más crítico para garantizar el cumplimiento continuo.

Ahora que hemos identificado los principales retos de cumplimiento al utilizar Dynamics 365 para la gestión de documentos, vamos a explorar las configuraciones y herramientas específicas que pueden ayudar a las organizaciones a alinearse con los requisitos del GDPR.

• Reforzar las medidas de seguridad
• Control de acceso basado en funciones (RBAC): Personalice los controles de acceso basados en funciones para restringir el acceso a datos personales en función de las responsabilidades laborales, garantizando que sólo los usuarios autorizados puedan ver o editar archivos confidenciales.
• Registros de auditoría: Habilite el registro de auditoría para rastrear quién accedió a los datos, los modificó o los eliminó en aras de la transparencia y la rendición de cuentas. Estos registros son esenciales para demostrar el cumplimiento del GDPR, especialmente durante auditorías o investigaciones.
  
  
• Gestión del acceso de usuarios con políticas condicionales
• Evite las fugas de datos implementando políticas de acceso condicional en Microsoft 365. Estas políticas le permiten:
• Restrinja el acceso en función de la ubicación del usuario, el dispositivo o el grupo.
• Imponga la autenticación multifactor (MFA) a los usuarios que accedan a datos sensibles.
• Bloquee automáticamente los intentos de inicio de sesión arriesgados o los accesos no autorizados.
• Este enfoque se ajusta a los principios de confidencialidad y seguridad de los datos del GDPR mediante el control dinámico del acceso a la información sensible.
  
  
• Configure la integración SharePoint de forma segura
• Utiliza herramientas como CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator para replicar los permisos de Dynamics 365 en SharePoint. Esto garantiza que los usuarios que carezcan de permisos Dynamics no puedan acceder inadvertidamente a los documentos confidenciales almacenados en SharePoint.
• Valide los permisos de los archivos con regularidad para garantizar el cumplimiento de los principios de seguridad y minimización del acceso a los datos del GDPR.
  
  
• Mejorar la clasificación de datos y la gestión de metadatos
• Utiliza herramientas como Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE gestionar, organizar y etiquetar los archivos sensibles con los metadatos pertinentes (por ejemplo, etiquetas para "datos personales", "sensible", "protegido por el GDPR").
• Implantar políticas coherentes de clasificación de datos para ayudar a identificar y controlar el acceso a los documentos en función de su sensibilidad.
• Esto garantiza que los datos personales sean más fáciles de localizar, proteger y procesar de acuerdo con los requisitos del RGPD, como las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR) y la minimización de datos.
  
  
• Automatizar los flujos de trabajo GDPR 
  • Localizar y extraer todos los datos personales relacionados con un individuo a través de Dynamics 365.
  • Automatice los flujos de trabajo de eliminación para el cumplimiento de las solicitudes del derecho al olvido.
• Utilice flujos de trabajo automatizados para gestionar los procesos habituales del RGPD, como la respuesta a las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR). La automatización puede aliviar considerablemente la carga operativa del cumplimiento del RGPD.
• Por ejemplo:
• Integre su herramienta de automatización con registros de auditoría y activadores para notificar a los administradores posibles riesgos de cumplimiento, como cambios de datos no autorizados o solicitudes de acceso inesperadas.
  
  
• Amplíe el cumplimiento con herramientas de terceros

Dynamics 365 es compatible con varias herramientas de terceros diseñadas para mejorar el cumplimiento del GDPR. Algunos ejemplos son:

• • Truth Enforcer: Una herramienta robusta que utiliza la tecnología Blockchain para evaluar la integridad de los archivos en cualquier momento. Truth Enforcer ayuda a las organizaciones a garantizar que la información sensible no ha sido manipulada, abordando los principios del GDPR de rendición de cuentas y seguridad de los datos (artículo 5 y artículo 32).
  • Xperido: Una solución de automatización de documentos que funciona a la perfección con Dynamics 365 para crear documentos conformes con el GDPR, como formularios de consentimiento y avisos de privacidad, al tiempo que centraliza el almacenamiento para facilitar su recuperación. Esto garantiza respuestas precisas y coherentes a Solicitudes de acceso de los interesados (DSAR) y apoya los principios del GDPR de portabilidad de datos y acceso a los datos (Artículos 15 y 20).
  • Datos8: Una herramienta de validación y limpieza de datos que garantiza la exactitud e integridad de los datos personales dentro de Dynamics 365. Al eliminar los registros duplicados o incompletos y validar la información de los clientes, Data8 ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos del GDPR en materia de exactitud de los datos (artículo 5) y rectificación de datos (Artículo 16).

Estas herramientas complementan las funciones integradas de Dynamics 365 abordando retos específicos de cumplimiento del RGPD, como la aplicación de políticas en tiempo real, la automatización de documentos y la garantía de calidad y seguridad de los datos almacenados.

Garantizar el cumplimiento del GDPR dentro de su marco de gestión de documentos Dynamics 365 puede ser complejo, pero las configuraciones correctas, las mejores prácticas y las herramientas marcan la diferencia. He aquí una lista de comprobación final para resumir todo lo que hemos tratado en este artículo. Para garantizar el cumplimiento del GDPR dentro de su marco de gestión de documentos Dynamics 365, tenga en cuenta:

• Desarrollo de una Evaluación de impacto de la protección de datos (EIPD) para su ecosistema Dynamics.
• Formar a los empleados para que utilicen Dynamics 365 de conformidad con el RGPD, en particular en lo que se refiere a Minimización de datos y la Derecho al olvido.
• Implantación clara políticas de clasificación para etiquetar documentos y utilizar herramientas de etiquetado para facilitar al máximo la tarea a su equipo.
• Supervisar y garantizar el cumplimiento incluso entre sistemas relacionados (Azure, SharePoint).
• Establecimiento de normas procesos de notificación y escalado de incidentes por infracciones del GDPR.
• Creación de sólidos registros de auditoría mediante las funciones de registro de actividad de Dynamics 365 y herramientas como Truth Enforcer para todos los documentos que necesite listos para auditoría.
• Preparación para Autoridad de Protección de Datos (APD) auditorías con informes generados por Dynamics.

 Garantizar el cumplimiento del RGPD en toda la gestión de documentos Dynamics 365 requiere controles de acceso bien definidos, una gobernanza de datos transparente y las herramientas adecuadas. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator y Truth Enforcer ayudan a agilizar el cumplimiento, reducir los riesgos y mejorar la preparación para las auditorías. Descubra cómo estas soluciones pueden apoyar su estrategia de cumplimiento - contacte hoy mismo con nuestros expertos.