Conformità al GDPR con la gestione documentale Dynamics 365: Cosa devo sapere?

Il sito Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è entrata in vigore nel maggio 2018 e ha trasformato il modo in cui le organizzazioni gestiscono i dati personali, standardizzando le leggi sulla protezione dei dati in tutta l'Unione Europea e rafforzando i diritti alla privacy delle persone. Dalla sua entrata in vigore, la non conformità si è rivelata costosa.Le multe cumulative hanno superato i 5 miliardi di euro. (5.597.598.941 euro a gennaio 2025). Queste cifre da capogiro sottolineano i rischi legali e finanziari che le organizzazioni corrono quando non soddisfano i requisiti del GDPR.

Ma che ruolo ha il software utilizzato dalla vostra organizzazione nel garantire la conformità? Come possono le aziende evitare le sanzioni, mantenere la preparazione agli audit e salvaguardare la propria reputazione?

In questo articolo esamineremo Conformità al GDPR per le organizzazioni che si affidano a Dynamics 365 per gestire i dati dei clienti. Poiché le informazioni personali sono naturalmente al centro dell'Dynamics 365, per ottenere la conformità è necessario affrontare diversi fattori complessi e interconnessi. Esploriamo questi fattori in modo più dettagliato.

Le organizzazioni che utilizzano l'Dynamics 365 devono adattare le loro pratiche di trattamento dei dati per soddisfare i requisiti specifici del GDPR, in particolare:

• Minimizzazione dei dati: Assicurarsi che nell'Dynamics 365 vengano memorizzati solo i dati rilevanti.
• Politiche di conservazione dei dati: Automatizzazione dei periodi di conservazione dei file e dei flussi di lavoro di eliminazione.
• Accessibilità e portabilità dei dati: Generazione di rapporti ed estrazione di dati memorizzati su richiesta di accesso ai dati (DSAR).
• Diritto all'oblio: Eliminazione sicura dei documenti e dei metadati associati.
• Consenso e trasparenza: Acquisizione dei registri di consenso e loro associazione ai documenti.

Con una chiara comprensione dei principi fondamentali del GDPR applicabili alla gestione documentale Dynamics 365, il passo successivo è quello di affrontare le sfide pratiche dell'implementazione delle misure di conformità all'interno dell'ecosistema Dynamics 365.

Gestione del consenso attraverso i flussi di lavoro

Perché: Secondo il GDPR, il consenso deve essere chiaro, esplicito e dimostrabile. Deve essere adeguatamente conservato per le verifiche di conformità. (articoli 7 e 30). Integrare la raccolta e l'archiviazione del consenso nei flussi di lavoro e nelle strategie di etichettatura dei dati in ambienti Dynamics 365 può essere impegnativo.

Bilanciare flessibilità e conformità quando si archiviano documenti in più data center

Perché: Il GDPR impone che i dati personali trasferiti o archiviati in regioni non appartenenti all'UE/SEE siano conformi agli standard di protezione dei dati equivalenti al GDPR (articoli 44-50). Con gli ambienti Dynamics 365 ospitati in vari data center Azure a livello globale, le organizzazioni devono disporre di impostazioni di residenza dei dati adeguate per evitare violazioni involontarie.

Affrontare i problemi di trasferimento dati transfrontalieri tra ambienti Dynamics 365.

Perché: I trasferimenti transfrontalieri di dati che comportano lo spostamento di dati al di fuori dell'Europa sono soggetti a requisiti rigorosi ai sensi del GDPR (articoli 44-46). Gli ambienti Dynamics 365 che trasferiscono i dati da una regione all'altra (ad esempio, per la rendicontazione globale o la sincronizzazione con sistemi esterni) richiedono meccanismi specifici, quali:

• • Decisioni di adeguatezza: La Commissione europea ha stabilito che alcuni Paesi al di fuori dell'UE offrono un livello adeguato di protezione dei dati. I trasferimenti verso questi Paesi non richiedono ulteriori autorizzazioni. Un elenco di questi Paesi è disponibile sul sito web della Commissione europea. Questa è l'opzione più semplice se il Paese destinatario è presente nell'elenco.

  • Clausole contrattuali standard (SCC): Si tratta di clausole contrattuali pre-approvate dalla Commissione europea che forniscono garanzie adeguate per i trasferimenti di dati. L'utilizzo delle SCC richiede un'attenta valutazione del trasferimento specifico e può richiedere misure supplementari. Si tratta di un meccanismo comune per i trasferimenti verso Paesi privi di decisioni di adeguatezza.

  • Regole aziendali vincolanti (BCR): Si tratta di politiche di protezione dei dati stabilite da un gruppo multinazionale di aziende per i trasferimenti di dati personali all'interno del gruppo verso Paesi non appartenenti all'UE. Le BCR devono essere approvate da un'autorità di vigilanza competente. Sono adatte solo per i trasferimenti all'interno del gruppo.

  • Accordi per il trattamento dei dati (DPA): Indipendentemente dal meccanismo di trasferimento, una solida DPA è essenziale per qualsiasi elaboratore terzo che tratti dati personali dell'UE. La DPA deve definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di entrambe le parti, comprese le misure di sicurezza dei dati, le procedure di notifica delle violazioni dei dati e la conformità ai requisiti del GDPR.

Gestione della conformità per le integrazioni con altri sistemi (in particolare Microsoft SharePoint e strumenti di terze parti).

Perché: La conformità al GDPR richiede alle organizzazioni di sapere chi ha accesso ai file che potrebbero contenere dati personali (articoli 30 e 32). Inoltre, richiede che tutti i processori o subprocessori rispettino standard equivalenti di protezione dei dati. Ciò significa che dovete assicurarvi che tutti i sistemi di terze parti gestiscano i dati in modo sicuro e che possiate verificare la loro conformità quando necessario.

Garantire i flussi di lavoro del "diritto all'oblio" attraverso i moduli Dynamics 365 interconnessi

Perché: L'articolo 17 del GDPR garantisce alle persone fisiche il Diritto all'oblioCiò significa che i loro dati personali devono essere cancellati su richiesta. Dovete essere in grado di cancellare tutti i riferimenti tra più moduli Dynamics 365 e sistemi collegati come l'SharePoint senza compromettere i record necessari per gli obblighi legali o per scopi legittimi (ad esempio, le fatture).

Automatizzazione e convalida delle risposte alle richieste di accesso ai dati (DSAR)

Perché: Il GDPR richiede alle organizzazioni di rispondere prontamente alle richieste di accesso ai dati degli interessati (DSAR), spesso estraendo i dati da più moduli e sistemi. In Dynamics 365, i dati personali possono essere archiviati in luoghi diversi (ad esempio, registri CRM, registri del servizio clienti, file SharePoint). Automatizzare la risposta alle DSAR, garantendo al tempo stesso accuratezza e completezza, è essenziale per evitare rischi legali o ritardi, ma la natura distribuita dei dati rende il tutto più complicato.

Implementazione di politiche automatizzate di conservazione e cancellazione dei documenti

Perché: I principi di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione (articolo 5) del GDPR non solo vietano alle organizzazioni di conservare i dati personali più a lungo del necessario, ma richiedono anche di comunicare chiaramente i periodi di conservazione agli interessati (articoli 13 e 14). La creazione di criteri di conservazione automatizzati e di flussi di lavoro per l'eliminazione in Dynamics 365 garantisce la conformità agli obblighi di conservazione e di trasparenza, ma molte organizzazioni faticano ad allineare questi criteri tra i diversi moduli (ad esempio, vendite e servizio clienti) o tra Dynamics e i sistemi collegati (ad esempio, SharePoint).

Scalare le pratiche di monitoraggio e audit per la preparazione al GDPR

Perché: Il GDPR richiede alle organizzazioni di monitorare l'accesso, i flussi di dati e le attività di elaborazione per dimostrare la conformità (articolo 30). L'Dynamics 365 offre strumenti come l'audit e i registri delle attività, oltre alla possibilità di applicare l'etichettatura dei dati per una migliore tracciabilità. Le organizzazioni dovrebbero sfruttare questi strumenti per essere sempre pronte alla revisione. Man mano che i sistemi crescono o cambiano nel tempo, il mantenimento di pratiche di monitoraggio efficaci diventa sempre più critico per garantire una conformità costante.

Ora che abbiamo identificato le principali sfide di conformità nell'utilizzo di Dynamics 365 per la gestione dei documenti, esploriamo le configurazioni e gli strumenti specifici che possono aiutare le organizzazioni ad allinearsi ai requisiti del GDPR.

• Rafforzare le misure di sicurezza
• Controllo dell'accesso basato sui ruoli (RBAC): Personalizzate i controlli di accesso basati sui ruoli per limitare l'accesso ai dati personali in base alle responsabilità lavorative, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare o modificare i file sensibili.
• Registri di controllo: Abilitare i registri di audit per tenere traccia di chi ha acceduto, modificato o cancellato i dati per garantire trasparenza e responsabilità. Questi registri sono essenziali per dimostrare la conformità al GDPR, in particolare durante gli audit o le indagini.
  
  
• Gestire l'accesso degli utenti con criteri condizionati
• Prevenire le fughe di dati implementando i criteri di accesso condizionato in Microsoft 365. Questi criteri consentono di:
• Limitare l'accesso in base alla posizione dell'utente, al dispositivo o al gruppo.
• Applicare l'autenticazione a più fattori (MFA) per gli utenti che accedono a dati sensibili.
• Bloccare automaticamente i tentativi di accesso rischiosi o gli accessi non autorizzati.
• Questo approccio si allinea ai principi di riservatezza e sicurezza dei dati del GDPR, controllando dinamicamente l'accesso alle informazioni sensibili.
  
  
• Impostare l'integrazione dell'SharePoint in modo sicuro
• Utilizzare strumenti come CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator per replicare le autorizzazioni da Dynamics 365 a SharePoint. In questo modo si garantisce che gli utenti privi di autorizzazioni Dynamics non possano accedere inavvertitamente ai documenti riservati archiviati nell'SharePoint.
• Convalidare regolarmente le autorizzazioni dei file per garantire la conformità ai principi di sicurezza e di minimizzazione dell'accesso ai dati del GDPR.
  
  
• Migliorare la classificazione dei dati e la gestione dei metadati
• Utilizzare strumenti come Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE per gestire, organizzare ed etichettare i file sensibili con metadati pertinenti (ad esempio, tag per "dati personali", "sensibili", "protetti dal GDPR").
• Implementare politiche coerenti di classificazione dei dati per aiutare a identificare e controllare l'accesso ai documenti in base alla sensibilità.
• Ciò garantisce che i dati personali siano più facili da individuare, proteggere ed elaborare in linea con i requisiti del GDPR, come le richieste di accesso ai dati (DSAR) e la minimizzazione dei dati.
  
  
• Automatizzare i flussi di lavoro GDPR 
  • Individuare ed estrarre tutti i dati personali relativi a un individuo in Dynamics 365.
  • Automatizzare i flussi di lavoro di cancellazione per soddisfare le richieste di diritto all'oblio.
• Utilizzate flussi di lavoro automatizzati per gestire i processi comuni del GDPR, come la risposta alle richieste di accesso ai dati (DSAR). L'automazione può alleggerire notevolmente l'onere operativo della conformità al GDPR.
• Ad esempio:
• Integrate il vostro strumento di automazione con registri di audit e trigger per notificare agli amministratori i potenziali rischi di conformità, come le modifiche non autorizzate ai dati o le richieste di accesso inaspettate.
  
  
• Estensione della conformità con strumenti di terze parti

L'Dynamics 365 supporta la compatibilità con diversi strumenti di terze parti progettati per migliorare la conformità al GDPR. Alcuni esempi sono:

• • Esecutore della verità: Uno strumento robusto che utilizza la tecnologia Blockchain per valutare l'integrità dei file in qualsiasi momento. Truth Enforcer aiuta le organizzazioni a garantire che le informazioni sensibili non siano state manomesse, rispondendo ai principi del GDPR di responsabilità e sicurezza dei dati (Articolo 5 e Articolo 32).
  • Xperido: Una soluzione di automazione documentale che funziona perfettamente con Dynamics 365 per creare documenti conformi al GDPR, come moduli di consenso e avvisi sulla privacy, centralizzando l'archiviazione per facilitarne il recupero. Questo garantisce risposte accurate e coerenti a Richieste di accesso ai dati (DSAR) e supporta i principi del GDPR di portabilità dei dati e accesso ai dati (Articoli 15 e 20).
  • Dati8: Uno strumento di convalida e pulizia dei dati che garantisce l'accuratezza e l'integrità dei dati personali in Dynamics 365. Eliminando i record duplicati o incompleti e convalidando le informazioni sui clienti, Data8 aiuta le organizzazioni a rispettare i requisiti del GDPR per accuratezza dei dati (articolo 5) e rettifica dei dati (Articolo 16).

Questi strumenti completano le funzioni integrate dell'Dynamics 365 affrontando le sfide specifiche della conformità al GDPR, come l'applicazione delle politiche in tempo reale, l'automazione dei documenti e la garanzia della qualità e della sicurezza dei dati archiviati.

Garantire la conformità al GDPR nell'ambito della gestione documentale Dynamics 365 può essere complesso, ma le configurazioni, le best practice e gli strumenti giusti fanno la differenza. Ecco una lista di controllo finale per riassumere tutto ciò che abbiamo discusso in questo articolo. Per garantire la conformità al GDPR all'interno del vostro framework di gestione documentale Dynamics 365, prendete in considerazione:

• Sviluppare un Valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per il vostro ecosistema Dynamics.
• Formazione dei dipendenti per l'utilizzo dell'Dynamics 365 in modo conforme al GDPR, in particolare per quanto riguarda Minimizzazione dei dati e il Diritto all'oblio.
• Implementare una chiara politiche di classificazione per l'etichettatura dei documenti e l'utilizzo di strumenti di etichettatura per garantire che il compito sia il più semplice possibile per il vostro team.
• Monitoraggio e garanzia di conformità anche tra sistemi correlati (Azzurro, SharePoint).
• Stabilire un sistema standardizzato processi di segnalazione e di escalation degli incidenti per violazioni del GDPR.
• Creazione di solidi audit trail utilizzando le funzioni di registro attività dell'Dynamics 365 e strumenti quali Truth Enforcer per tutti i documenti che devono essere pronti per la revisione.
• Preparazione per Autorità per la protezione dei dati (DPA) audit con i rapporti generati da Dynamics.

 Per garantire la conformità al GDPR nella gestione dei documenti Dynamics 365 sono necessari controlli di accesso ben definiti, una governance dei dati trasparente e gli strumenti giusti. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e Truth Enforcer aiutano a semplificare la conformità, a ridurre i rischi e a migliorare la preparazione agli audit. Scoprite come queste soluzioni possono supportare la vostra strategia di conformità... contattate i nostri esperti oggi stesso.