Dynamics 365文書管理によるGDPR対応：知っておくべきこととは？

仝 一般データ保護規則(GDPR) は2018年5月に施行され、欧州連合（EU）全体でデータ保護法を標準化し、個人のプライバシー権を強化することで、組織の個人データ取り扱い方法を一変させた。施行以来、コンプライアンス違反は大きな代償を払ってきた。累積罰金が50億ユーロを突破 (2025年1月時点で5,597,598,941ユーロ）。このような驚異的な数字は、GDPRの要件を満たさない場合に組織が直面する法的および財政的リスクを強調している。

しかし コンプライアンスを確保するために、組織が使用しているソフトウェアはどのような役割を果たしていますか？ 罰則を回避し、監査態勢を維持し、評判を守るにはどうすればいいのか。

この記事では Dynamics 365に依存する組織のGDPRコンプライアンス 顧客データの管理Dynamics 365の核心は当然個人情報であり、コンプライアンスを目指すには、いくつかの複雑で相互に関連した要素に対処する必要がある。これらについて詳しく見ていこう。

Dynamics 365を使用する組織は、GDPRの具体的な要件、すなわち以下の要件を満たすために、データの取り扱い方法を適応させる必要がある：

• データの最小化:関連するデータのみがDynamics 365に保存されるようにする。
• データ保持ポリシー:ファイルの保存期間と削除ワークフローの自動化。
• データ・アクセシビリティとポータビリティ:データ対象者アクセス要求（DSAR）に応じてレポートを作成し、保存されているデータを抽出します。
• 忘れられる権利:文書と関連するメタデータを安全に削除します。
• 同意と透明性:同意ログを取得し、文書と関連付ける。

Dynamics 365文書管理に適用されるGDPRの基本原則を明確に理解した上で、次のステップは、Dynamics 365エコシステム内でコンプライアンス対策を実施するための現実的な課題に取り組むことである。

ワークフローにまたがる同意の管理

なぜ:GDPRの下では、同意は明確、明示的、実証可能でなければならない。コンプライアンス監査のために適切に保存される必要がある。(第7条および第30条）。Dynamics 365環境において、同意の収集と保存をワークフローとデータタグ戦略に統合することは困難な場合がある。

複数のデータセンターでドキュメントを保管する際の柔軟性とコンプライアンスのバランス

なぜ:GDPRは、EU/EEA以外の地域で転送または保存される個人データは、GDPRと同等のデータ保護基準に準拠しなければならないことを義務付けている（第44～50条）。世界中のさまざまなAzureデータセンターでホストされているDynamics 365環境では、不注意による違反を避けるために、組織は適切なデータレジデンシー設定を行う必要があります。

Dynamics 365環境間での国境を越えたデータ転送の問題に対処する。

なぜ:欧州域外へのデータ移転を伴うクロスボーダーデータ移転は、GDPR（第44～46条）に基づく厳格な要件の対象となる。Dynamics 365環境において地域間でデータを転送する場合（例えば、グローバルな報告や外部システムとの同期のため）には、以下のような特定のメカニズムが必要となる：

• • 妥当性の判断： 欧州委員会は、EU域外の特定の国が適切なレベルのデータ保護を提供すると決定しました。これらの国へのデータ転送は、さらなる承認を必要としません。これらの国のリストは欧州委員会のウェブサイトで入手できます。受取国がリストに掲載されている場合は、これが最も簡単なオプションです。

  • 標準契約条項（SCC）： SCCとは、欧州委員会が事前に承認した契約条項であり、データ移転に適切なセーフガードを提供するものである。SCCを使用するには、特定の移転について慎重に検討する必要があり、補足措置が必要になる場合もある。SCCは、適切性決定のない国へのデータ移転のための一般的なメカニズムである。

  • 拘束力のある企業規則（BCR）： これは、多国籍企業グループが、グループ内の個人データをEU域外に移転する際に定めるデータ保護方針である。BCRは所轄の監督当局によって承認されなければならない。これはグループ内移転にのみ適している。

  • データ処理契約（DPA）： 移転の仕組みにかかわらず、EUの個人データを扱う第三者処理業者には、強固なDPAが不可欠です。DPAは、データ・セキュリティ対策、データ侵害通知手順、GDPR要件への準拠など、両当事者の役割と責任を明確に定義する必要があります。

他のシステム（Microsoft SharePointやサードパーティツール）との統合のコンプライアンス管理。

なぜ:GDPRのコンプライアンスでは、個人データを含む可能性のあるファイルに誰がアクセスできるかを組織が把握する必要があります（第30条および第32条）。また、すべてのプロセッサーまたはサブプロセッサーが同等のデータ保護基準を満たしていることも要求されます。つまり、すべてのサードパーティシステムがデータを安全に取り扱い、必要に応じてそのコンプライアンスを監査できるようにする必要があります。

相互接続されたDynamics 365モジュール間での「忘れられる権利」ワークフローの確保

なぜだ： GDPR第17条は、個人に対して次のことを認めています。 忘れられる権利つまり、要求に応じて個人データを削除する必要があります。法的義務や合法的な目的（請求書など）のために必要な記録を損なうことなく、複数のDynamics 365モジュールやSharePointのような接続されたシステム全体ですべての参照を削除できる必要があります。

データ対象者アクセス要求（DSAR）への応答の自動化と検証

なぜだ： GDPRは、データ対象者アクセス要求（DSAR）に迅速に対応することを組織に要求しており、多くの場合、複数のモジュールやシステムにわたってデータを抽出する。Dynamics 365では、個人データは多様な場所（CRM記録、顧客サービスログ、SharePointファイルなど）に保存されている可能性がある。法的リスクや遅延を回避するためには、正確性と完全性を確保しながらDSARへの対応を自動化することが不可欠ですが、データが分散しているため複雑な作業となります。

自動化された文書保持・削除ポリシーの導入

なぜだ： GDPRのデータ最小化と保存制限の原則（第5条）は、組織が個人データを必要以上に長く保持することを禁止しているだけでなく、データ主体に保存期間を明確に伝えることも求めています（第13条と第14条）。Dynamics 365で自動化された保存ポリシーと削除ワークフローを作成することで、保存と透明性の両方の義務の遵守が保証されますが、多くの組織は、異なるモジュール間（例：営業とカスタマーサービス）、またはDynamicsと接続システム間（例：SharePoint）でこれらのポリシーを整合させるのに苦労しています。

GDPR対応に向けたモニタリングと監査可能性のプラクティスの拡大

なぜだ： GDPRは、コンプライアンスを実証するために、アクセス、データフロー、処理活動を監視することを組織に要求している（第30条）。Dynamics 365は、監査やアクティビティログのようなツールや、より良いトレーサビリティのためのデータタギングを適用する機能を提供する。組織は、監査に対応し続けるために、これらを活用すべきである。時間の経過とともにシステムが大きくなったり変更されたりすると、継続的なコンプライアンスを確保するために、効果的なモニタリングの実践を維持することがますます重要になってくる。

文書管理にDynamics 365を使用する際の主なコンプライアンス上の課題を明らかにしたところで、GDPRの要件に対応するための具体的な構成とツールを探ってみよう。

• セキュリティ対策の強化
• 役割ベースのアクセス制御（RBAC）：役割ベースのアクセス制御をカスタマイズして、職務責任に基づいて個人データへのアクセスを制限し、許可されたユーザーだけが機密ファイルを閲覧または編集できるようにします。
• 監査ログ：透明性と説明責任のために、誰がデータにアクセス、変更、または削除したかを追跡する監査ログを有効にします。これらのログは、特に監査や調査の際にGDPRコンプライアンスを実証するために不可欠です。
  
  
• 条件付きポリシーによるユーザーアクセスの管理
• Microsoft 365に条件付きアクセスポリシーを導入することで、データ漏えいを防止しましょう。これらのポリシーにより、以下のことが可能になります：
• ユーザーの場所、デバイス、グループに基づいてアクセスを制限します。
• 機密データにアクセスするユーザーに多要素認証（MFA）を強制する。
• 危険なログイン試行や不正アクセスを自動的にブロックします。
• このアプローチは、機密情報へのアクセスを動的に制御することで、データの機密性とセキュリティに関するGDPRの原則に沿ったものである。
  
  
• SharePointの統合を安全に設定する
• などのツールを使用する。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator を使用して、Dynamics 365 から SharePoint に権限を複製します。これにより、Dynamicsの権限がないユーザが不注意にSharePointに保存された機密文書にアクセスできないようにします。
• GDPRのセキュリティおよびデータアクセス最小化の原則に準拠していることを確認するために、ファイルのアクセス許可を定期的に検証する。
  
  
• データ分類とメタデータ管理の改善
• などのツールを使用する。 Dynamics 365 CE用ドラッグ＆ドロップとメタデータ センシティブなファイルを管理、整理し、関連するメタデータ（「個人データ」、「センシティブ」、「GDPR保護」のタグなど）でタグ付けする。
• 一貫したデータ分類ポリシーを導入し、機密性に基づいて文書を特定し、アクセスを制御する。
• これにより、データ主体アクセス要求（DSAR）やデータの最小化など、GDPRの要件に沿った個人データの検索、保護、処理が容易になります。
  
  
• GDPRワークフローの自動化 
  • Dynamics 365全体で個人に関連するすべての個人データを検索し、抽出する。
  • 削除のワークフローを自動化し、「忘れられる権利」の要求に対応。
• データ対象者アクセス要求（DSAR）への対応など、一般的なGDPRプロセスを処理するには、自動化されたワークフローを使用します。自動化により、GDPRコンプライアンスの運用負担を大幅に軽減することができます。
• 例えば、こうだ：
• 自動化ツールを監査ログやトリガーと統合し、不正なデータ変更や予期せぬアクセス要求など、潜在的なコンプライアンス・リスクを管理者に通知します。
  
  
• サードパーティツールによるコンプライアンスの拡張

Dynamics 365は、GDPRコンプライアンスを強化するために設計された様々なサードパーティツールとの互換性をサポートしています。例えば、以下のようなものがあります：

• • 真実の執行者 Blockchain技術を使用した堅牢なツールで、いつでもファイルの完全性を評価できます。 Truth Enforcer 組織は、機密情報が改ざんされていないことを確認し、GDPRの以下の原則に対応することができます。 説明責任 そして データ機密保護 (第5条および第32条）。
  • エクスペリド Dynamics 365とシームレスに連携し、同意書やプライバシー通知などGDPRに準拠した文書を作成するとともに、保管場所を一元化して検索しやすくする文書自動化ソリューション。これにより、正確で一貫性のある対応が可能になります。 データ対象者アクセス要求（DSARs） というGDPRの原則をサポートしています。 データ移植性 そして データアクセス (第15条と第20条）。
  • データ8： Dynamics 365内の個人データの正確性と完全性を保証するデータ検証およびクレンジングツールです。重複や不完全なレコードを排除し、顧客情報を検証することで、Data8は組織がGDPRの以下の要件に準拠するのを支援します。 データ精度 (第5条）と データの修正 (第16条）。

これらのツールは、リアルタイムのポリシー実施、ドキュメントの自動化、保存データの品質とセキュリティの確保など、GDPRコンプライアンスに関する特定の課題に対処することで、Dynamics 365の内蔵機能を補完します。

Dynamics 365の文書管理フレームワークでGDPRコンプライアンスを確保するのは複雑ですが、適切な構成、ベストプラクティス、ツールによって、すべての違いが生まれます。この記事で説明したことをまとめるための最後のチェックリストです。Dynamics 365文書管理フレームワークの中でGDPRコンプライアンスを確保するために、以下を検討してください：

• を開発する。 データ保護影響評価（DPIA） Dynamicsエコシステムのために。
• GDPRに準拠した方法でDynamics 365を使用するための従業員教育、すなわち以下に関する教育 データの最小化 そして、その 忘れられる権利.
• 明確な実施 分類方針 文書のタグ付けと タグ付けツール チームにとってできるだけ簡単な作業となるように。
• あらゆる分野でのコンプライアンスの監視と徹底 関連システム (アズール SharePoint).
• 標準化の確立 インシデント報告とエスカレーションのプロセス GDPR違反のため。
• Dynamics 365のアクティビティログ機能と以下のようなツールを使用して、堅牢な監査証跡を構築します。 Truth Enforcer 監査に対応する必要があるすべての文書を対象とする。
• 準備 データ保護局（DPA） Dynamicsが生成したレポートによる監査。

 Dynamics 365文書管理全体でGDPRコンプライアンスを確保するには、明確に定義されたアクセス制御、透明性の高いデータガバナンス、適切なツールが必要です。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして Truth Enforcer コンプライアンスを合理化し、リスクを低減し、監査への対応力を強化します。これらのソリューションがお客様のコンプライアンス戦略をどのようにサポートするかをご覧ください。 エキスパートへのお問い合わせ.