Conformité au GDPR avec la gestion documentaire Dynamics 365 : Que dois-je savoir ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018 et a transformé la façon dont les organisations traitent les données personnelles en normalisant les lois sur la protection des données dans l'ensemble de l'Union européenne et en renforçant les droits des individus en matière de protection de la vie privée. Depuis son entrée en vigueur, la non-conformité s'est avérée coûteuse...les amendes cumulées ont dépassé les 5 milliards d'euros (5 597 598 941 euros en janvier 2025). Ces chiffres stupéfiants soulignent les risques juridiques et financiers auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles ne respectent pas les exigences du GDPR.

Mais quel rôle les logiciels utilisés par votre organisation jouent-ils dans la garantie de la conformité ? Comment les entreprises peuvent-elles éviter les pénalités, se préparer à l'audit et préserver leur réputation ?

Dans cet article, nous examinerons Conformité au GDPR pour les organisations qui s'appuient sur Dynamics 365 pour gérer les données des clients. Les informations personnelles étant naturellement au cœur de Dynamics 365, la mise en conformité implique la prise en compte de plusieurs facteurs complexes et interconnectés. Examinons-les plus en détail.

Les organisations qui utilisent Dynamics 365 doivent adapter leurs pratiques de traitement des données pour répondre aux exigences spécifiques du GDPR, à savoir :

• Minimisation des données: Veiller à ce que seules les données pertinentes soient stockées dans Dynamics 365.
• Politiques de conservation des données: Automatisation des périodes de rétention des fichiers et des flux de suppression.
• Accessibilité et portabilité des données: Générer des rapports et extraire des données stockées sur la base d'une demande d'accès de la personne concernée (DSAR).
• Droit à l'oubli: Suppression des documents et des métadonnées associées en toute sécurité.
• Consentement et transparence: Capturer les registres de consentement et les associer à des documents.

Après avoir bien compris les principes fondamentaux du GDPR applicables à la gestion des documents Dynamics 365, l'étape suivante consiste à relever les défis pratiques liés à la mise en œuvre des mesures de conformité au sein de l'écosystème Dynamics 365.

Gérer le consentement à travers les flux de travail

Pourquoi: En vertu du GDPR, le consentement doit être clair, explicite et démontrable. Il doit être conservé de manière adéquate pour les audits de conformité. (articles 7 et 30). L'intégration de la collecte et du stockage du consentement dans les flux de travail et les stratégies de marquage des données dans les environnements Dynamics 365 peut s'avérer difficile.

Équilibrer la flexibilité et la conformité lors du stockage de documents dans plusieurs centres de données

Pourquoi: Le GDPR impose que les données personnelles transférées ou stockées dans des régions hors UE/EEE soient conformes à des normes de protection des données équivalentes au GDPR (articles 44 à 50). Avec des environnements Dynamics 365 hébergés dans divers centres de données Azure à l'échelle mondiale, les organisations doivent disposer de paramètres de résidence des données adéquats pour éviter les violations involontaires.

Résolution des problèmes de transfert de données transfrontalier entre les environnements Dynamics 365.

Pourquoi: Les transferts de données transfrontaliers qui impliquent de déplacer des données en dehors de l'Europe sont soumis à des exigences strictes en vertu du GDPR (articles 44-46). Les environnements Dynamics 365 qui transfèrent des données d'une région à l'autre (par exemple, pour l'établissement de rapports à l'échelle mondiale ou la synchronisation avec des systèmes externes) nécessitent la mise en place de mécanismes spécifiques, tels que :

• • Décisions relatives à l'adéquation : La Commission européenne a déterminé que certains pays en dehors de l'UE offrent un niveau adéquat de protection des données. Les transferts vers ces pays ne nécessitent pas d'autorisation supplémentaire. Une liste de ces pays est disponible sur le site web de la Commission européenne. Il s'agit de l'option la plus simple si le pays destinataire figure sur la liste.

  • Clauses contractuelles types (CCN) : Il s'agit de clauses contractuelles pré-approuvées par la Commission européenne qui offrent des garanties appropriées pour les transferts de données. L'utilisation des CSC nécessite un examen approfondi du transfert spécifique et peut nécessiter des mesures supplémentaires. Il s'agit d'un mécanisme courant pour les transferts vers des pays n'ayant pas fait l'objet d'une décision d'adéquation.

  • Règles d'entreprise contraignantes (BCR) : Il s'agit de politiques de protection des données établies par un groupe multinational d'entreprises pour les transferts de données personnelles au sein du groupe vers des pays non membres de l'UE. Les BCR doivent être approuvées par une autorité de contrôle compétente. Elles ne conviennent que pour les transferts à l'intérieur d'un groupe.

  • Accords sur le traitement des données (DPA) : Quel que soit le mécanisme de transfert, il est essentiel que tout sous-traitant tiers traitant des données à caractère personnel dans l'UE dispose d'une solide AIPD. L'autorité de protection des données doit définir clairement les rôles et les responsabilités des deux parties, y compris les mesures de sécurité des données, les procédures de notification des violations de données et la conformité aux exigences du GDPR.

gérer la conformité des intégrations avec d'autres systèmes (notamment Microsoft SharePoint et des outils tiers).

Pourquoi: La conformité au GDPR exige que les organisations sachent qui a accès aux fichiers susceptibles de contenir des données à caractère personnel (articles 30 et 32). Elle exige également que tous les sous-traitants ou soustraitants respectent des normes équivalentes en matière de protection des données. Cela signifie que vous devez vous assurer que tous les systèmes tiers traitent les données en toute sécurité et que vous pouvez vérifier leur conformité si nécessaire.

Garantir les flux de travail du "droit à l'oubli" dans les modules Dynamics 365 interconnectés

Pourquoi ? L'article 17 du GDPR accorde aux individus le droit Droit à l'oubliCela signifie que leurs données personnelles doivent être supprimées sur demande. Vous devez être en mesure de supprimer toutes les références dans plusieurs modules Dynamics 365 et systèmes connectés tels que SharePoint, sans compromettre les enregistrements dont vous avez besoin pour vos obligations légales ou à des fins légitimes (par exemple, les factures).

Automatisation et validation des réponses aux demandes d'accès des personnes concernées (DSAR)

Pourquoi ? Le GDPR exige des organisations qu'elles répondent rapidement aux demandes d'accès des personnes concernées (DSAR), en extrayant souvent des données à travers de multiples modules et systèmes. En Dynamics 365, les données à caractère personnel peuvent être stockées à divers endroits (par exemple, enregistrements CRM, journaux du service clientèle, fichiers SharePoint). Il est essentiel d'automatiser la réponse au DSAR tout en garantissant l'exactitude et l'exhaustivité des données afin d'éviter les risques juridiques ou les retards, mais la nature distribuée des données complique la tâche.

Mise en œuvre de politiques automatisées de conservation et de suppression des documents

Pourquoi ? Les principes de minimisation des données et de limitation du stockage du GDPR (article 5) interdisent non seulement aux organisations de conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire, mais exigent également qu'elles communiquent clairement les périodes de conservation aux personnes concernées (articles 13 et 14). La création de politiques de conservation automatisées et de flux de suppression dans Dynamics 365 garantit la conformité aux obligations de stockage et de transparence, mais de nombreuses organisations peinent à aligner ces politiques entre différents modules (par exemple, ventes vs. service client) ou entre Dynamics et les systèmes connectés (par exemple, SharePoint).

Renforcer les pratiques de contrôle et d'auditabilité pour être prêt à affronter le GDPR

Pourquoi ? Le GDPR exige que les organisations surveillent l'accès, les flux de données et les activités de traitement pour démontrer leur conformité (article 30). Dynamics 365 offre des outils tels que l'audit et les journaux d'activité, ainsi que la possibilité d'appliquer le marquage des données pour une meilleure traçabilité. Les organisations devraient tirer parti de ces outils pour rester prêtes pour l'audit. Au fur et à mesure que les systèmes se développent ou évoluent, il devient de plus en plus essentiel de maintenir des pratiques de contrôle efficaces pour garantir une conformité continue.

Maintenant que nous avons identifié les principaux défis en matière de conformité lors de l'utilisation de Dynamics 365 pour la gestion des documents, examinons les configurations et les outils spécifiques qui peuvent aider les organisations à s'aligner sur les exigences du GDPR.

• Renforcer les mesures de sécurité
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) : Personnalisez les contrôles d'accès basés sur les rôles pour restreindre l'accès aux données personnelles en fonction des responsabilités professionnelles, en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter ou modifier les fichiers sensibles.
• Journaux d'audit : Activez la journalisation des audits pour savoir qui a accédé aux données, les a modifiées ou les a supprimées, dans un souci de transparence et de responsabilité. Ces journaux sont essentiels pour démontrer la conformité au GDPR, en particulier lors d'audits ou d'enquêtes.
  
  
• Gérer l'accès des utilisateurs avec des politiques conditionnelles
• Prévenez les fuites de données en mettant en œuvre des politiques d'accès conditionnel dans Microsoft 365. Ces politiques vous permettent de :
• Restreindre l'accès en fonction de l'emplacement de l'utilisateur, de l'appareil ou du groupe.
• Appliquer l'authentification multi-facteurs (MFA) pour les utilisateurs accédant à des données sensibles.
• Bloquer automatiquement les tentatives de connexion risquées ou les accès non autorisés.
• Cette approche s'aligne sur les principes de confidentialité et de sécurité des données du GDPR en contrôlant dynamiquement l'accès aux informations sensibles.
  
  
• Mise en place de l'intégration SharePoint en toute sécurité
• Utilisez des outils tels que CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator pour répliquer les autorisations de Dynamics 365 dans SharePoint. Cela permet de s'assurer que les utilisateurs qui n'ont pas les autorisations Dynamics ne peuvent pas accéder par inadvertance aux documents confidentiels stockés dans SharePoint.
• Validez régulièrement les autorisations de fichiers pour garantir la conformité avec les principes de sécurité et de minimisation de l'accès aux données du GDPR.
  
  
• Améliorer la classification des données et la gestion des métadonnées
• Utilisez des outils tels que Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE de gérer, d'organiser et d'étiqueter les fichiers sensibles avec des métadonnées pertinentes (par exemple, des étiquettes pour les "données personnelles", "sensibles", "protégées par le GDPR").
• Mettre en œuvre des politiques cohérentes de classification des données afin d'identifier et de contrôler l'accès aux documents en fonction de leur sensibilité.
• Cela garantit que les données personnelles sont plus faciles à localiser, à protéger et à traiter conformément aux exigences du GDPR, telles que les demandes d'accès des personnes concernées (DSAR) et la minimisation des données.
  
  
• Automatiser les flux de travail GDPR 
  • Localiser et extraire toutes les données personnelles relatives à un individu dans Dynamics 365.
  • Automatiser les flux de suppression pour se conformer aux demandes de droit à l'oubli.
• Utilisez des flux de travail automatisés pour gérer les processus GDPR courants, tels que la réponse aux demandes d'accès des personnes concernées (DSAR). L'automatisation peut considérablement alléger la charge opérationnelle liée à la conformité au GDPR.
• Par exemple :
• Intégrez votre outil d'automatisation à des journaux d'audit et à des déclencheurs pour informer les administrateurs des risques potentiels en matière de conformité, tels que les modifications de données non autorisées ou les demandes d'accès inattendues.
  
  
• Étendre la conformité avec des outils tiers

Le Dynamics 365 est compatible avec divers outils tiers conçus pour améliorer la conformité au GDPR. En voici quelques exemples :

• • L'exécuteur de la vérité : Un outil robuste qui utilise la technologie Blockchain pour évaluer l'intégrité des fichiers à tout moment. Truth Enforcer aide les organisations à s'assurer que les informations sensibles n'ont pas été altérées, en respectant les principes du GDPR, à savoir responsabilité et la sécurité des données (article 5 et article 32).
  • Xperido : Une solution d'automatisation des documents qui fonctionne de manière transparente avec Dynamics 365 pour créer des documents conformes au GDPR, tels que des formulaires de consentement et des avis de confidentialité, tout en centralisant le stockage pour faciliter la récupération. Cela garantit des réponses précises et cohérentes aux Demandes d'accès de la personne concernée (DSAR) et soutient les principes du GDPR portabilité des données et accès aux données (articles 15 et 20).
  • Données8 : Un outil de validation et de nettoyage des données qui garantit l'exactitude et l'intégrité des données personnelles au sein de Dynamics 365. En éliminant les enregistrements en double ou incomplets et en validant les informations sur les clients, Data8 aide les organisations à se conformer aux exigences du GDPR en matière de exactitude des données (article 5) et rectification des données (article 16).

Ces outils complètent les fonctions intégrées du Dynamics 365 en répondant aux défis spécifiques de la conformité au GDPR, tels que l'application des politiques en temps réel, l'automatisation des documents et la garantie de la qualité et de la sécurité des données stockées.

Assurer la conformité au GDPR dans votre cadre de gestion documentaire Dynamics 365 peut s'avérer complexe, mais les bonnes configurations, les meilleures pratiques et les bons outils font toute la différence. Voici une liste de contrôle finale pour résumer tout ce que nous avons abordé dans cet article. Pour garantir la conformité au GDPR dans votre cadre de gestion de documents Dynamics 365, prenez en compte les éléments suivants :

• Développer une Évaluation de l'impact sur la protection des données (DPIA) pour votre écosystème Dynamics.
• Formation des employés à l'utilisation de Dynamics 365 dans le respect du GDPR, notamment en ce qui concerne Minimisation des données et le Droit à l'oubli.
• Mise en œuvre d'une politique claire politiques de classification pour l'étiquetage des documents et l'utilisation de outils de marquage pour que la tâche soit aussi facile que possible pour votre équipe.
• Contrôler et assurer le respect des règles, même dans les systèmes connexes (Azure, SharePoint).
• Établir des normes les processus de signalement des incidents et d'escalade pour violation du GDPR.
• Création de pistes d'audit solides à l'aide des fonctions d'enregistrement des activités du Dynamics 365 et d'outils tels que Truth Enforcer pour tous les documents qui doivent être prêts pour l'audit.
• Se préparer à Autorité de protection des données (APD) audits avec des rapports générés par Dynamics.

 Garantir la conformité au GDPR dans la gestion des documents Dynamics 365 nécessite des contrôles d'accès bien définis, une gouvernance des données transparente et les bons outils. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator et Truth Enforcer aident à rationaliser la conformité, à réduire les risques et à améliorer la préparation à l'audit. Découvrez comment ces solutions peuvent soutenir votre stratégie de conformité - contactez nos experts dès aujourd'hui.