Компания SN Groupe перенесла почтовые ящики пользователей с локальной версии Microsoft Exchange на Microsoft 365, сохранив при этом рабочие процессы календаря CRM-системы Saleslogix в неизменном виде.
Для этого они развернули CB Exchange Server Sync в автономной конфигурации, которая обеспечивала двунаправленную синхронизацию локальной версии Microsoft Exchange с Exchange Online, благодаря чему не потребовалось заменять CRM-систему или перестраивать организацию работы команд.
“Решение соответствовало как нашим техническим, так и функциональным требованиям, внедрение прошло без затруднений, а команда Connecting Software продемонстрировала свою доступность и оперативность”
– - Стефан Нардо, технический директор компании SN Groupe
Клиент: SN Groupe – Сеть услуг Groupe
Деятельность: ИТ-услуги
Штаб-квартира: Монпелье, Франция
Задача: Переход с локального сервера Exchange на Microsoft 365 с сохранением синхронизации календарей с локальным сервером Exchange и локальной системой CRM
Решение: CB Exchange Server Sync, развернутая в собственной среде SN Groupe
Результат: Надежная двунаправленная синхронизация календарей, бесперебойное функционирование бизнес-процессов и плавный переход на Exchange Online
Задача: переход с локальной версии Exchange на Microsoft 365 без нарушения существующих процессов
В 2024 году компания SN Groupe приступила к переносу своей инфраструктуры электронной почты с локального сервера Microsoft Exchange на Microsoft 365. Мы пообщались со Стефаном Нардо, техническим директором компании, чтобы узнать, как этот переход повлиял на его организацию и как его команда справилась с этой задачей.
"Нам удалось завершить переход на Microsoft 365 без замены нашей локальной CRM-системы и без потери синхронизации календарей,", — говорит он.
Далее он поясняет: “Наша локальная CRM-система включала модуль, обеспечивающий двунаправленную синхронизацию календарей с нашим локальным сервером Exchange. Однако этот модуль не был совместим с Exchange Online и Microsoft 365.”Поэтому перенос почтовых ящиков на Microsoft 365 потребовал бы от SN Groupe полной переработки значительной части существующего рабочего процесса».
Синхронизация календарей играла ключевую роль в повседневной деятельности команд. Сотрудникам было необходимо, чтобы встречи и события, внесенные в CRM, оставались доступными в Outlook, а изменения, внесенные в Outlook, отражались в CRM. Это обеспечивало поддержку таких важных процессов, как планирование работы, доступ к календарям и выставление счетов.
В связи с этим компании SN Groupe потребовалось решение, которое позволило бы ей модернизировать инфраструктуру электронной почты без замены системы CRM и без нарушения привычного режима работы сотрудников.
"Нам требовалось промежуточное решение, которое позволило бы перенести наши почтовые ящики в Microsoft 365, сохранив при этом синхронизацию календарей между нашей локальной CRM-системой и календарями пользователей в Outlook.”, — отмечает Стефан Нардо.
Поиск подходящего решения для синхронизации
Компания SN Groupe обнаружила Connecting Software в ходе поиска решений, совместимых с её технической средой.
После первоначального контакта компании удалось быстро связаться с командой Connecting Software и договориться о проведении демонстрации продукта. Проведение демонстрации с участием эксперта из Connecting Software, который мог ответить на их вопросы, сыграло решающую роль, как подчеркивает Стефан Нардо: “Эти обсуждения позволили нам убедиться, что данное решение соответствует как нашим техническим, так и функциональным требованиям."
Компания SN Groupe также рассмотрела другие продукты, представленные на рынке, в том числе CiraSync. Решение Connecting Software выделилось тем, что обеспечивало именно то сочетание функций, которое требовалось SN Groupe:
- Поддержка развертывания на собственном сервере
- Двунаправленная синхронизация календарей
- Возможность синхронизации календарей без добавления лишних функций
- Совместимость с их версией локальной платформы Exchange и Microsoft 365
- Ценообразование соответствует требованиям компании
Совместимость с их версией локальной системы Exchange имела особое значение, поскольку это означало, что компании SN Groupe не пришлось вносить изменения в уже налаженную интеграцию CRM с Exchange. Несмотря на то что миграция на Microsoft 365 стала необходимой, компания решила сохранить существующую локальную версию Microsoft Exchange и налаженные процессы CRM в рабочем состоянии на длительный период.
Решение: интеграция локальной CRM-системы с Microsoft 365
Компания SN Groupe внедрила решение CB Exchange Server Sync в своей собственной среде. Это автономное решение выступает в качестве посредника между локальным сервером Microsoft Exchange (интегрированным с локальной системой CRM) и календарями, привязанными к почтовым ящикам пользователей в Microsoft 365.
Как это работает
Синхронизация осуществляется по следующему принципу:
- Метод синхронизации: Синхронизация осуществляется по принципу опроса, и ИТ-команда SN Groupe настроила интервал, который наилучшим образом соответствовал операционным и производительным требованиям организации.
- Охват календаря: CB Exchange Server Sync поддерживает несколько календарей для каждого пользователя, в том числе общие календари, календари ресурсов/помещений и календари, переданные по доверенности.
- Данные синхронизированы: Он синхронизирует все поля встреч, включая участников и категории, а также поддерживает повторяющиеся события.
- Контроль объема работ: SN Groupe также может указать дату начала, чтобы синхронизировались только события, начиная с этой даты.
- Направление: Встречи и события синхронизируются в обоих направлениях: мероприятия, созданные или обновленные в локальной CRM, отображаются в календаре Microsoft 365, который пользователи видят в Outlook, а изменения в календаре, внесенные в Outlook, синхронизируются обратно в CRM.
- Урегулирование конфликтов: Если изменения вносятся как в локальную версию CRM, так и в Outlook, конфликты устраняются в соответствии с правилами, заданными в настройках.
При включенной двунаправленной синхронизации сотрудники продолжают работать так же, как и раньше, несмотря на то что базовая почтовая инфраструктура была перенесена с локального сервера Exchange на Exchange Online.
Стефан Нардо описывает это решение следующим образом:
"Connecting Software предлагает решение, обеспечивающее двунаправленную синхронизацию календарей между нашей локальной CRM-системой и календарями почтовых ящиков Microsoft 365. Это позволило нам сохранить существующую CRM-систему при переносе нашей почтовой инфраструктуры в облако."
Результат: беспроблемный переход с постоянной синхронизацией
Благодаря данному внедрению компания SN Groupe смогла завершить переход на Microsoft 365 без внесения изменений в существующую интеграцию CRM с Exchange и без отказа от синхронизации календарей.
Для сотрудников этот переход не повлек за собой никаких сбоев. Команды по-прежнему планируют свою работу и получают доступ к встречам через привычные календари Outlook. Процессы, зависящие от точной информации о расписании, в том числе управление задачами и выставление счетов, по-прежнему поддерживаются.
С точки зрения бизнеса проект позволил достичь двух целей, которые в ином случае могли бы вступать в противоречие: модернизировать инфраструктуру электронной почты и при этом сохранить уже внедренную систему CRM.
"Самым значительным изменением стало то, что нам удалось завершить переход на Microsoft 365 без замены нашей локальной CRM-системы и без потери синхронизации календарей.”, — заключает Стефан Нардо.
Оперативная поддержка на протяжении всего проекта
Компания SN Groupe также отметила поддержку, которую она получила в ходе внедрения и после запуска системы. Команда Connecting Software оставалась на связи на протяжении всего процесса и оперативно реагировала, когда требовалась помощь.
"Огромное спасибо вашей службе поддержки, которая проявила высокую эффективность и профессионализм.”, — отмечает Стефан Нардо.
На вопрос о том, насколько вероятно, что он порекомендует Connecting Software и данное решение коллеге или сослуживцу, он ставит оценку 9 из 10 и объясняет:
"Решение эффективно удовлетворяет наши потребности, внедрение прошло без проблем, а команда Connecting Software продемонстрировала высокую доступность и оперативность как на этапе внедрения, так и при обработке наших запросов на техническую поддержку."
Сохранение существующих систем при одновременном развитии
Опыт SN Groupe показывает, что переход на Microsoft 365 не всегда требует замены всех приложений, подключенных к локальному серверу Exchange.
Благодаря решению CB Exchange Server Sync, служащему связующим звеном между локальной CRM-системой и Exchange, компания SN Groupe модернизировала свою почтовую среду, сохранив при этом рабочие процессы календаря, на которые полагаются её команды. Результатом стал плавный переход, сохранение производительности и создание практического плана дальнейшей модернизации.
Нужно ли сохранить синхронизацию календаря во время миграции Exchange Online?
Ответы на ключевые вопросы
Почему компания SN Groupe не смогла ограничиться простой миграцией на Microsoft 365?
Их модуль CRM синхронизировал календари с локальной версией Exchange, но он не был совместим с Exchange Online и Microsoft 365, поэтому разовый перенос данных привел бы к нарушению этой интеграции.
Какое решение выбрала компания SN Groupe?
Они развернули CB Exchange Server Sync на базе Connecting Software в режиме самостоятельного хостинга, который выступает в качестве посредника, обеспечивающего двунаправленную синхронизацию их локальной системы Exchange (интегрированной с локальной CRM) с Microsoft 365.
Почему они выбрали Connecting Software, а не другие варианты, такие как CiraSync?
Решение Connecting Software обеспечивало возможность развертывания на собственных серверах, двунаправленную синхронизацию, совместимость как с их конкретной локальной версией Exchange, так и с Microsoft 365, а также ценовую политику, соответствующую их требованиям, без добавления ненужных функций.
Как это отразилось на сотрудниках и повседневной деятельности?
Никаких сбоев не произошло. Сотрудники продолжали работать точно так же, как и раньше, используя календари Outlook, синхронизированные с CRM, а такие процессы, как управление деятельностью и выставление счетов, продолжались без перебоев.
Насколько вероятно, что компания SN Groupe порекомендовала бы модель Connecting Software?
Стефан Нардо, технический директор компании SN Groupe, поставил оценку 9 из 10, отметив беспроблемное внедрение и оперативную работу профессиональной службы поддержки.