SN Groupe migró los buzones de correo de los usuarios desde Microsoft Exchange local a Microsoft 365, manteniendo intactos los flujos de trabajo del calendario de su CRM Saleslogix.
Para lograrlo, implementaron CB Exchange Server Sync en una configuración autohospedada, que sincronizaba bidireccionalmente la versión local de Microsoft Exchange con Exchange Online, por lo que no fue necesario sustituir el CRM ni reestructurar la forma de trabajar de los equipos.
“La solución cumplió tanto con nuestros requisitos técnicos como funcionales, la implementación se llevó a cabo sin problemas y el equipo de Connecting Software demostró estar siempre disponible y ser muy receptivo”.”
– - Stéphane Nardo, director técnico de SN Groupe
Cliente: SN Groupe – Red de servicios Groupe
Actividad: Servicios informáticos
Sede central: Montpellier, Francia
Desafío: Migrar desde un servidor Exchange local a Microsoft 365, manteniendo la sincronización del calendario con el servidor Exchange local y el CRM local
Solución: CB Exchange Server Sync, implementado en el entorno autohospedado de SN Groupe
Resultado: Sincronización bidireccional fiable del calendario, procesos empresariales sin interrupciones y una transición fluida a Exchange Online
El reto: migrar de Exchange local a Microsoft 365 sin interrumpir los procesos existentes
En 2024, SN Groupe se propuso migrar su infraestructura de correo electrónico desde un servidor local de Microsoft Exchange a Microsoft 365. Nos reunimos con Stéphane Nardo, director técnico de la empresa, para conocer cómo afectó la migración a su organización y cómo su equipo abordó el reto.
"Hemos podido completar nuestra migración a Microsoft 365 sin tener que sustituir nuestro CRM local ni perder la sincronización del calendario.,", dice.
A continuación, explica: “Nuestro CRM local incluía un módulo que permitía la sincronización bidireccional del calendario con nuestro servidor Exchange local. Sin embargo, este módulo no era compatible con Exchange Online ni con Microsoft 365.”Por lo tanto, trasladar sus buzones de correo a Microsoft 365 habría obligado a SN Groupe a replantearse por completo una parte importante de su flujo de trabajo actual».
La sincronización de calendarios desempeñaba un papel fundamental en las actividades diarias de los equipos. Era necesario que las citas y los eventos introducidos en el CRM estuvieran disponibles en Outlook y que los cambios realizados en Outlook se reflejaran en el CRM. Esto facilitaba procesos esenciales como la planificación del trabajo, el acceso al calendario y la facturación.
Por consiguiente, SN Groupe necesitaba una solución que le permitiera modernizar su infraestructura de correo electrónico sin tener que sustituir su CRM ni alterar la forma de trabajar de los empleados.
"Necesitábamos una solución provisional que nos permitiera migrar nuestros buzones de correo a Microsoft 365 y, al mismo tiempo, mantener la sincronización de calendarios entre nuestro CRM local y los calendarios Outlook de nuestros usuarios.”, señala Stéphane Nardo.
Encontrar la solución de sincronización adecuada
SN Groupe descubrió Connecting Software mientras buscaba soluciones compatibles con su entorno técnico.
Tras el contacto inicial, la empresa pudo ponerse rápidamente en contacto con el equipo de Connecting Software y concertar una demostración del producto. Contar con una demostración a cargo de un experto de Connecting Software capaz de responder a sus preguntas fue fundamental, tal y como destaca Stéphane Nardo: “Estas conversaciones nos permitieron confirmar que la solución cumplía tanto nuestros requisitos técnicos como los funcionales."
SN Groupe también evaluó otros productos disponibles en el mercado, entre ellos CiraSync. La solución de Connecting Software destacó porque ofrecía la combinación que SN Groupe necesitaba:
- Compatibilidad con una implementación autohospedada
- Sincronización bidireccional del calendario
- Capacidad para sincronizar calendarios sin introducir funcionalidades innecesarias
- Compatibilidad con su versión de Exchange local y con Microsoft 365
- Precios ajustados a las necesidades de la empresa
La compatibilidad con su versión local de Exchange resultaba especialmente importante, ya que esto significaba que SN Groupe no tenía que modificar su integración de CRM ya establecida con Exchange. Aunque la migración a Microsoft 365 se había vuelto necesaria, la empresa optó por mantener en funcionamiento durante un periodo prolongado el Microsoft Exchange local existente y sus procesos de CRM ya establecidos.
La solución: conectar un CRM local con Microsoft 365
SN Groupe ha implementado CB Exchange Server Sync en su propio entorno. La solución autohospedada actúa como intermediario entre el servidor local de Microsoft Exchange (integrado con el CRM local) y los calendarios asociados a los buzones de correo de Microsoft 365 de los usuarios.
Cómo funciona
La sincronización funciona según los siguientes mecanismos:
- Método de sincronización: La sincronización se basa en el sondeo, y el equipo informático de SN Groupe configuró un intervalo que se ajustaba mejor a los requisitos operativos y de rendimiento de la organización.
- Cobertura del calendario: CB Exchange Server Sync admite varios calendarios por usuario, incluidos los calendarios compartidos, de recursos o salas y los delegados.
- Datos sincronizados: Sincroniza todos los campos de las citas, incluidos los asistentes y las categorías, y admite eventos recurrentes.
- Control del alcance: SN Groupe también podría establecer una fecha de inicio para que solo se sincronizaran los eventos a partir de esa fecha.
- Dirección: Las citas y los eventos se sincronizan en ambos sentidos: las actividades creadas o actualizadas en el CRM local se reflejan en el calendario de Microsoft 365 que ven los usuarios en Outlook, y los cambios realizados en el calendario de Outlook se sincronizan de nuevo con el CRM.
- Gestión de conflictos: Si se realizan cambios tanto en el CRM local como en Outlook, los conflictos se resuelven según las reglas definidas en la configuración.
Con esta sincronización bidireccional en funcionamiento, los empleados siguen trabajando igual que antes, aunque la infraestructura de correo electrónico subyacente se haya trasladado de un servidor Exchange local a Exchange Online.
Stéphane Nardo describe la solución de la siguiente manera:
"Connecting Software ofrece una solución que permite la sincronización bidireccional de calendarios entre nuestro CRM local y los calendarios de nuestros buzones de correo de Microsoft 365. Esto nos ha permitido conservar nuestro CRM actual al tiempo que trasladábamos nuestra infraestructura de correo electrónico a la nube."
El resultado: una migración fluida con sincronización continua
La implementación permitió a SN Groupe completar su migración a Microsoft 365 sin tener que modificar su integración actual de CRM con Exchange ni renunciar a la sincronización del calendario.
Para los empleados, la transición no supuso ninguna interrupción. Los equipos siguen planificando su trabajo y accediendo a sus citas a través de sus calendarios habituales de Outlook. Se sigue dando soporte a los procesos que dependen de una información precisa sobre la programación, como la gestión de actividades y la facturación.
Para la empresa, el proyecto logró dos objetivos que, de otro modo, podrían haber entrado en conflicto: modernizar la infraestructura de correo electrónico y, al mismo tiempo, mantener su sistema CRM ya consolidado.
"El cambio más significativo es que hemos podido completar nuestra migración a Microsoft 365 sin tener que sustituir nuestro CRM local ni perder la sincronización del calendario.”, concluye Stéphane Nardo.
Asistencia eficaz durante todo el proyecto
SN Groupe también destacó el apoyo que recibió durante la implementación y tras la puesta en marcha. El equipo de Connecting Software se mantuvo a su disposición durante todo el proceso y respondió con rapidez cuando se necesitó ayuda.
"Muchísimas gracias a vuestro equipo de atención al cliente, que ha sido muy eficiente y profesional.”, señala Stéphane Nardo.
Cuando se le pregunta qué probabilidad habría de que recomendara Connecting Software y la solución a un compañero de trabajo o colega, le da una puntuación de 9 sobre 10 y explica:
"La solución se adapta perfectamente a nuestras necesidades, la puesta en marcha se desarrolló sin problemas y el equipo de Connecting Software demostró estar siempre disponible y ser muy receptivo, tanto durante la implementación como a la hora de atender nuestras solicitudes de asistencia."
Preservar los sistemas existentes mientras avanzamos
La experiencia de SN Groupe demuestra que la migración a Microsoft 365 no implica necesariamente sustituir todas las aplicaciones conectadas a un servidor Exchange local.
Gracias a que CB Exchange Server Sync actúa como puente entre el CRM local y Exchange, SN Groupe modernizó su entorno de correo electrónico sin renunciar a los flujos de trabajo del calendario de los que dependen sus equipos. El resultado fue una transición fluida, una productividad constante y una vía práctica hacia la modernización futura.
¿Es necesario mantener la sincronización del calendario durante una migración en línea de Exchange?
Respuestas a las preguntas clave
¿Por qué SN Groupe no pudo optar por una simple migración a Microsoft 365?
Su módulo de CRM sincronizaba los calendarios con Exchange local, y como no era compatible con Exchange Online ni con Microsoft 365, una migración puntual habría interrumpido esa integración.
¿Qué solución eligió SN Groupe?
Implementaron CB Exchange Server Sync a partir de Connecting Software en una configuración autohospedada, que actúa como intermediario para sincronizar de forma bidireccional su Exchange local (integrado con un CRM local) con Microsoft 365.
¿Por qué eligieron Connecting Software en lugar de otras opciones como CiraSync?
La solución de Connecting Software permitía una implementación autohospedada, sincronización bidireccional, compatibilidad con su versión específica de Exchange local y con Microsoft 365, y ofrecía unos precios que se ajustaban a sus necesidades sin añadir funcionalidades innecesarias.
¿Qué repercusiones tuvo esto en los empleados y en las operaciones diarias?
No se produjo ninguna interrupción. Los empleados siguieron trabajando exactamente igual que antes, utilizando los calendarios de Outlook sincronizados con el CRM, y procesos como la gestión de actividades y la facturación continuaron sin interrupciones.
¿Qué probabilidad había de que SN Groupe recomendara Connecting Software?
Stéphane Nardo, director técnico de SN Groupe, le otorgó una puntuación de 9 sobre 10, destacando la fluidez de la implementación y la eficacia y profesionalidad del equipo de asistencia.