SN Groupe a migré les boîtes aux lettres des utilisateurs depuis la solution Microsoft Exchange sur site vers Microsoft 365, tout en conservant intacts les flux de travail du calendrier de son CRM Saleslogix.
Pour y parvenir, ils ont déployé CB Exchange Server Sync dans une configuration auto-hébergée, qui assurait une synchronisation bidirectionnelle entre la version sur site de Microsoft Exchange et Exchange Online, ce qui a permis d'éviter de devoir remplacer le CRM ou de repenser le mode de fonctionnement des équipes.
“ La solution répondait à la fois à nos exigences techniques et fonctionnelles, le déploiement s'est déroulé sans encombre, et l'équipe Connecting Software s'est montrée disponible et réactive. ”
– - Stéphane Nardo, directeur technique chez SN Groupe
Client: SN Groupe – Services Network Groupe
Activité: Services informatiques
Siège social: Montpellier, France
Défi : Migrer depuis un serveur Exchange sur site vers Microsoft 365 tout en conservant la synchronisation des calendriers avec le serveur Exchange sur site et le CRM sur site
Solution : CB Exchange Server Sync, déployé dans l'environnement auto-hébergé de SN Groupe
Résultat : Une synchronisation bidirectionnelle fiable des calendriers, des processus métier ininterrompus et une transition en douceur vers Exchange Online
Le défi : migrer d'une solution Exchange sur site vers Microsoft 365 sans perturber les processus existants
En 2024, SN Groupe a entrepris de migrer son infrastructure de messagerie électronique d’un serveur Microsoft Exchange sur site vers Microsoft 365. Nous avons rencontré Stéphane Nardo, directeur technique de l’entreprise, afin de découvrir l’impact de cette migration sur son organisation et la manière dont son équipe a relevé ce défi.
"Nous avons pu mener à bien notre migration vers Microsoft 365 sans avoir à remplacer notre CRM sur site ni à perdre la synchronisation des calendriers.,", dit-il.
Il poursuit en expliquant : “Notre CRM sur site comprenait un module permettant une synchronisation bidirectionnelle des calendriers avec notre serveur Exchange sur site. Cependant, ce module n'était pas compatible avec Exchange Online et Microsoft 365.” La migration de ses boîtes mail vers Microsoft 365 aurait donc obligé SN Groupe à repenser entièrement une partie importante de son flux de travail actuel. ».
La synchronisation des agendas jouait un rôle central dans les activités quotidiennes des équipes. Il était indispensable que les rendez-vous et les événements saisis dans le CRM soient disponibles dans Outlook, et que les modifications apportées dans Outlook soient répercutées dans le CRM. Cela permettait de soutenir des processus essentiels tels que la planification du travail, l'accès aux agendas et la facturation.
SN Groupe avait donc besoin d'une solution lui permettant de moderniser son infrastructure de messagerie électronique sans remplacer son CRM ni perturber les méthodes de travail de ses collaborateurs.
"Nous avions besoin d'une solution intermédiaire qui nous permette de migrer nos boîtes mail vers Microsoft 365 tout en conservant la synchronisation des agendas entre notre CRM sur site et les agendas Outlook de nos utilisateurs.”, souligne Stéphane Nardo.
Trouver la solution de synchronisation adaptée
SN Groupe a découvert Connecting Software alors qu'il recherchait des solutions compatibles avec son environnement technique.
Après le premier contact, l'entreprise a rapidement pu s'entretenir avec l'équipe de Connecting Software et organiser une démonstration du produit. Le fait de bénéficier d'une démonstration animée par un expert de Connecting Software capable de répondre à leurs questions s'est avéré déterminant, comme le souligne Stéphane Nardo : “Ces échanges nous ont permis de confirmer que la solution répondait à la fois à nos exigences techniques et fonctionnelles."
SN Groupe a également évalué d’autres produits disponibles sur le marché, notamment CiraSync. La solution de Connecting Software s’est démarquée car elle offrait la combinaison de fonctionnalités dont SN Groupe avait besoin :
- Prise en charge d'un déploiement en auto-hébergement
- Synchronisation bidirectionnelle des calendriers
- Possibilité de synchroniser des calendriers sans ajouter de fonctionnalités superflues
- Compatibilité avec leur version sur site de Exchange et Microsoft 365
- Tarification conforme aux exigences de l'entreprise
La compatibilité avec leur version sur site de Exchange était particulièrement importante, car cela permettait à SN Groupe de ne pas avoir à modifier son intégration CRM déjà en place avec Exchange. Bien que la migration vers Microsoft 365 soit devenue nécessaire, l'entreprise a choisi de maintenir en service pendant une période prolongée la solution Microsoft Exchange sur site existante ainsi que ses processus CRM déjà en place.
La solution : connecter un CRM sur site à Microsoft 365
SN Groupe a déployé CB Exchange Server Sync dans son propre environnement. Cette solution auto-hébergée sert d'intermédiaire entre le serveur Microsoft Exchange sur site (intégré au CRM sur site) et les calendriers associés aux boîtes aux lettres Microsoft 365 des utilisateurs.
Comment ça marche ?
La synchronisation fonctionne selon les principes suivants :
- Méthode de synchronisation: La synchronisation s'effectue par interrogation, et l'équipe informatique de SN Groupe a défini un intervalle répondant au mieux aux exigences opérationnelles et de performance de l'entreprise.
- Couverture du calendrier: CB Exchange Server Sync prend en charge plusieurs agendas par utilisateur, notamment les agendas partagés, les agendas de ressources/salles et les agendas délégués.
- Données synchronisées: Il synchronise tous les champs des rendez-vous, y compris les participants et les catégories, et prend en charge les événements récurrents.
- Contrôle de la portée: SN Groupe pourrait également définir une date de début afin que seuls les événements postérieurs à cette date soient synchronisés.
- Direction: Les rendez-vous et les événements se synchronisent dans les deux sens : les activités créées ou mises à jour dans le CRM sur site sont répercutées dans le calendrier Microsoft 365 que les utilisateurs consultent dans Outlook, et les modifications apportées au calendrier dans Outlook sont synchronisées en retour vers le CRM.
- Gestion des conflits: Si des modifications sont apportées à la fois dans le CRM sur site et dans Outlook, les conflits sont résolus selon les règles définies dans la configuration.
Grâce à cette synchronisation bidirectionnelle, les collaborateurs continuent de travailler comme avant, même si l'infrastructure de messagerie sous-jacente est passée d'un serveur Exchange sur site à Exchange Online.
Stéphane Nardo décrit la solution comme suit :
"Connecting Software propose une solution permettant la synchronisation bidirectionnelle des calendriers entre notre CRM sur site et les calendriers de nos boîtes de messagerie Microsoft 365. Cela nous a permis de conserver notre CRM existant tout en migrant notre infrastructure de messagerie vers le cloud."
Résultat : une migration sans heurts et une synchronisation continue
Cette mise en œuvre a permis à SN Groupe de mener à bien sa migration vers Microsoft 365 sans modifier son intégration CRM existante avec Exchange, ni renoncer à la synchronisation des calendriers.
Pour les collaborateurs, cette transition ne s'est accompagnée d'aucune perturbation. Les équipes continuent de planifier leur travail et d'accéder à leurs rendez-vous via leurs agendas Outlook habituels. Les processus qui reposent sur des informations de planification précises, notamment la gestion des activités et la facturation, continuent d'être pris en charge.
Pour l'entreprise, ce projet a permis d'atteindre deux objectifs qui auraient pu, autrement, entrer en conflit : moderniser l'infrastructure de messagerie électronique tout en conservant son système CRM existant.
"Le changement le plus important est que nous avons pu mener à bien notre migration vers Microsoft 365 sans avoir à remplacer notre CRM sur site ni à perdre la synchronisation des calendriers.”, conclut Stéphane Nardo.
Un accompagnement réactif tout au long du projet
SN Groupe a également souligné le soutien dont elle a bénéficié pendant la mise en œuvre et après le déploiement. L'équipe Connecting Software est restée disponible tout au long du processus et a réagi rapidement chaque fois qu'une assistance était nécessaire.
"Un grand merci à votre équipe d'assistance, qui s'est montrée très efficace et professionnelle.”, note Stéphane Nardo.
Lorsqu'on lui demande dans quelle mesure il serait susceptible de recommander Connecting Software et cette solution à un collègue ou à un pair, il attribue une note de 9 sur 10 et explique :
"La solution répond parfaitement à nos besoins, le déploiement s'est déroulé sans encombre et l'équipe Connecting Software s'est montrée disponible et réactive, tant lors de la mise en œuvre que lors du traitement de nos demandes d'assistance."
Préserver les systèmes existants tout en allant de l'avant
L'expérience de SN Groupe montre que la migration vers Microsoft 365 n'implique pas nécessairement de remplacer toutes les applications connectées à un serveur Exchange sur site.
Grâce à CB Exchange Server Sync, qui fait le lien entre le CRM sur site et Exchange, SN Groupe a modernisé son environnement de messagerie tout en conservant les workflows liés à l'agenda dont dépendent ses équipes. Il en a résulté une transition en douceur, le maintien de la productivité et une feuille de route concrète pour les futures modernisations.
Faut-il préserver la synchronisation du calendrier lors d'une migration en ligne de Exchange ?
Réponses aux questions clés
Pourquoi SN Groupe n'a-t-il pas opté pour une simple migration vers Microsoft 365 ?
Leur module CRM synchronisait les calendriers avec la version sur site de Exchange, mais comme il n'était pas compatible avec Exchange Online et Microsoft 365, une migration ponctuelle aurait rompu cette intégration.
Quelle solution le SN Groupe a-t-il choisie ?
Ils ont déployé CB Exchange Server Sync à partir de Connecting Software dans une configuration auto-hébergée, qui sert d'intermédiaire assurant la synchronisation bidirectionnelle entre leur instance Exchange sur site (intégrée à un CRM sur site) et Microsoft 365.
Pourquoi ont-ils préféré Connecting Software à d'autres solutions telles que CiraSync ?
La solution de Connecting Software permettait un déploiement en auto-hébergement, une synchronisation bidirectionnelle, une compatibilité avec leur version spécifique sur site de Exchange et avec Microsoft 365, ainsi qu’une tarification adaptée à leurs besoins sans fonctionnalités superflues.
Quel a été l'impact sur les salariés et le fonctionnement quotidien ?
Il n'y a eu aucune perturbation. Les collaborateurs ont continué à travailler exactement comme avant, en utilisant les calendriers Outlook synchronisés avec le CRM, et les processus tels que la gestion des activités et la facturation se sont poursuivis sans interruption.
Dans quelle mesure SN Groupe était-il susceptible de recommander Connecting Software ?
Stéphane Nardo, directeur technique chez SN Groupe, a attribué une note de 9 sur 10, soulignant la fluidité du déploiement et la réactivité et le professionnalisme de l'équipe d'assistance.