SN Groupe ha effettuato la migrazione delle caselle di posta degli utenti dal sistema Microsoft Exchange on-premise a Microsoft 365, mantenendo inalterati i flussi di lavoro del calendario del CRM Saleslogix.
Per raggiungere questo obiettivo, hanno implementato CB Exchange Server Sync in un ambiente self-hosted, che sincronizzava bidirezionalmente Microsoft Exchange on-premise con Exchange Online, rendendo superflua la sostituzione del CRM o la riorganizzazione delle modalità di lavoro dei team.
“La soluzione ha soddisfatto sia i nostri requisiti tecnici che quelli funzionali, l’implementazione è avvenuta senza intoppi e il team di Connecting Software si è dimostrato disponibile e reattivo”
– - Stéphane Nardo, direttore tecnico di SN Groupe
Cliente: SN Groupe – Rete di servizi Groupe
Attività: Servizi informatici
Sede centrale: Montpellier, Francia
Sfida: Eseguire la migrazione da un server Exchange on-premise a Microsoft 365, mantenendo la sincronizzazione del calendario con il server Exchange on-premise e il CRM on-premise
Soluzione: CB Exchange Server Sync, implementato nell'ambiente self-hosted di SN Groupe
Risultato: Sincronizzazione bidirezionale affidabile dei calendari, processi aziendali senza interruzioni e una transizione senza intoppi a Exchange Online
La sfida: migrazione da Exchange on-premise a Microsoft 365 senza interrompere i processi esistenti
Nel 2024, SN Groupe ha avviato il processo di migrazione della propria infrastruttura di posta elettronica da un server Microsoft Exchange on-premise a Microsoft 365. Abbiamo intervistato Stéphane Nardo, direttore tecnico dell'azienda, per capire in che modo la migrazione abbia influito sulla sua organizzazione e come il suo team abbia affrontato questa sfida.
"Siamo riusciti a completare la migrazione a Microsoft 365 senza sostituire il nostro CRM on-premises né compromettere la sincronizzazione del calendario,", dice.
E continua spiegando: “Il nostro CRM on-premise includeva un modulo che garantiva la sincronizzazione bidirezionale del calendario con il nostro server Exchange on-premise. Tuttavia, tale modulo non era compatibile con Exchange Online e Microsoft 365.” Il trasferimento delle caselle di posta su Microsoft 365 avrebbe quindi richiesto a SN Groupe di riorganizzare completamente una parte importante del proprio flusso di lavoro esistente.
La sincronizzazione dei calendari ha svolto un ruolo centrale nelle attività quotidiane dei team. Era necessario che gli appuntamenti e gli eventi inseriti nel CRM fossero disponibili anche in Outlook e che le modifiche apportate in Outlook si riflettessero nel CRM. Ciò ha consentito di supportare processi essenziali quali la pianificazione del lavoro, l’accesso al calendario e la fatturazione.
SN Groupe aveva quindi bisogno di una soluzione che le consentisse di modernizzare la propria infrastruttura di posta elettronica senza sostituire il proprio CRM né interferire con le modalità di lavoro dei dipendenti.
"Avevamo bisogno di una soluzione provvisoria che ci consentisse di migrare le nostre caselle di posta verso Microsoft 365, mantenendo al contempo la sincronizzazione dei calendari tra il nostro CRM on-premise e i calendari Outlook dei nostri utenti.”, sottolinea Stéphane Nardo.
Trovare la soluzione di sincronizzazione più adatta
SN Groupe ha scoperto Connecting Software mentre era alla ricerca di soluzioni compatibili con il proprio ambiente tecnico.
Dopo il primo contatto, l’azienda è riuscita in breve tempo a mettersi in contatto con il team di Connecting Software e a fissare una dimostrazione del prodotto. La possibilità di assistere a una dimostrazione con un esperto di Connecting Software in grado di rispondere alle loro domande è stata fondamentale, come sottolinea Stéphane Nardo: “Queste discussioni ci hanno permesso di confermare che la soluzione soddisfaceva sia i nostri requisiti tecnici che quelli funzionali."
SN Groupe ha valutato anche altri prodotti disponibili sul mercato, tra cui CiraSync. La soluzione di Connecting Software si è distinta perché offriva la combinazione di cui SN Groupe aveva bisogno:
- Supporto per un'implementazione in proprio
- Sincronizzazione bidirezionale del calendario
- Possibilità di sincronizzare i calendari senza introdurre funzionalità superflue
- Compatibilità con la loro versione on-premises di Exchange e con Microsoft 365
- Prezzi in linea con le esigenze dell'azienda
La compatibilità con la loro versione on-premise di Exchange era particolarmente importante perché ciò significava che SN Groupe non avrebbe dovuto modificare la propria integrazione CRM già consolidata con Exchange. Sebbene la migrazione a Microsoft 365 fosse diventata necessaria, l’azienda ha scelto di mantenere operativi per un periodo prolungato l’attuale Microsoft Exchange on-premise e i propri processi CRM consolidati.
La soluzione: integrare un CRM on-premise con Microsoft 365
SN Groupe ha implementato CB Exchange Server Sync nel proprio ambiente. La soluzione self-hosted funge da intermediario tra il server Microsoft Exchange on-premise (integrato con il CRM on-premise) e i calendari associati alle caselle di posta Microsoft 365 degli utenti.
Come funziona
La sincronizzazione funziona secondo i seguenti meccanismi:
- Metodo di sincronizzazione: La sincronizzazione avviene tramite polling e il team IT di SN Groupe ha configurato un intervallo che rispondesse al meglio alle esigenze operative e prestazionali dell'organizzazione.
- Copertura del calendario: CB Exchange Server Sync supporta più calendari per utente, compresi quelli condivisi, quelli relativi a risorse/sale e quelli delegati.
- Dati sincronizzati: Sincronizza tutti i campi relativi agli appuntamenti, compresi i partecipanti e le categorie, e supporta gli eventi ricorrenti.
- Controllo dell'ambito: SN Groupe potrebbe anche stabilire una data di inizio, in modo che vengano sincronizzati solo gli eventi a partire da quella data.
- Direzione: Gli appuntamenti e gli eventi vengono sincronizzati in entrambe le direzioni: le attività create o aggiornate nel CRM on-premise vengono riportate nel calendario di Microsoft 365 visualizzato dagli utenti in Outlook, mentre le modifiche apportate al calendario in Outlook vengono sincronizzate a loro volta nel CRM.
- Gestione dei conflitti: Se vengono apportate modifiche sia nel CRM on-premise che in Outlook, i conflitti vengono risolti secondo le regole definite nella configurazione.
Con questa sincronizzazione bidirezionale attiva, i dipendenti continuano a lavorare come prima, anche se l'infrastruttura di posta elettronica sottostante è stata trasferita da un server Exchange on-premises a Exchange Online.
Stéphane Nardo descrive la soluzione come segue:
"Connecting Software offre una soluzione che consente la sincronizzazione bidirezionale dei calendari tra il nostro CRM on-premise e i calendari delle nostre caselle di posta Microsoft 365. Ciò ci ha permesso di mantenere il nostro CRM esistente mentre trasferivamo la nostra infrastruttura di posta elettronica sul cloud."
Il risultato: una migrazione senza intoppi con sincronizzazione continua
L'implementazione ha consentito a SN Groupe di completare la migrazione a Microsoft 365 senza apportare modifiche all'integrazione CRM esistente con Exchange e senza rinunciare alla sincronizzazione del calendario.
Per i dipendenti, la transizione non ha comportato alcuna interruzione. I team continuano a pianificare il proprio lavoro e ad accedere agli appuntamenti tramite i calendari Outlook a cui sono abituati. I processi che dipendono da informazioni precise sulla pianificazione, tra cui la gestione delle attività e la fatturazione, continuano a essere supportati.
Per l'azienda, il progetto ha permesso di raggiungere due obiettivi che altrimenti avrebbero potuto entrare in conflitto: modernizzare l'infrastruttura di posta elettronica mantenendo al contempo il sistema CRM già in uso.
"Il cambiamento più significativo è che siamo riusciti a completare la migrazione a Microsoft 365 senza sostituire il nostro CRM on-premises né perdere la sincronizzazione del calendario.”, conclude Stéphane Nardo.
Assistenza reattiva durante tutto il progetto
SN Groupe ha inoltre sottolineato il supporto ricevuto durante l'implementazione e dopo la messa in funzione. Il team Connecting Software si è dimostrato sempre disponibile durante l'intero processo e ha risposto prontamente ogni volta che è stato necessario un intervento.
"Un grande grazie al vostro team di assistenza, che si è dimostrato molto efficiente e professionale.”, osserva Stéphane Nardo.
Alla domanda su quanto sarebbe disposto a raccomandare Connecting Software e la soluzione a un collega o a un pari, assegna un punteggio di 9 su 10 e spiega:
"La soluzione soddisfa pienamente le nostre esigenze, l'implementazione è avvenuta senza intoppi e il team di Connecting Software si è dimostrato disponibile e reattivo, sia durante l'implementazione che nella gestione delle nostre richieste di assistenza."
Mantenere i sistemi esistenti mentre si va avanti
L'esperienza di SN Groupe dimostra che la migrazione a Microsoft 365 non richiede necessariamente la sostituzione di tutte le applicazioni collegate a un server Exchange on-premises.
Grazie a CB Exchange Server Sync, che funge da ponte tra il CRM on-premise e Exchange, SN Groupe ha modernizzato il proprio ambiente di posta elettronica preservando al contempo i flussi di lavoro relativi al calendario su cui fanno affidamento i propri team. Il risultato è stato una transizione senza intoppi, il mantenimento della produttività e un percorso concreto verso la modernizzazione futura.
È necessario mantenere la sincronizzazione del calendario durante una migrazione online da Exchange?
Risposte alle domande chiave
Perché SN Groupe non ha potuto optare per una semplice migrazione a Microsoft 365?
Il loro modulo CRM sincronizzava i calendari con Exchange on-premise, ma non era compatibile con Exchange Online e Microsoft 365, quindi una migrazione una tantum avrebbe compromesso tale integrazione.
Quale soluzione ha scelto SN Groupe?
Hanno implementato CB Exchange Server Sync da Connecting Software in un ambiente self-hosted, che funge da intermediario per la sincronizzazione bidirezionale del loro Exchange on-premise (integrato con un CRM on-premise) con Microsoft 365.
Perché hanno scelto Connecting Software invece di altre soluzioni come CiraSync?
La soluzione di Connecting Software supportava l’implementazione in proprio, la sincronizzazione bidirezionale, la compatibilità con la loro specifica versione on-premise di Exchange e con Microsoft 365, oltre a un modello di prezzi in linea con le loro esigenze senza aggiungere funzionalità superflue.
Qual è stato l'impatto sui dipendenti e sulle attività quotidiane?
Non si sono verificati disservizi. I dipendenti hanno continuato a lavorare esattamente come prima, utilizzando i calendari Outlook sincronizzati con il CRM, e i processi quali la gestione delle attività e la fatturazione sono proseguiti senza interruzioni.
Con quale probabilità SN Groupe avrebbe raccomandato Connecting Software?
Stéphane Nardo, direttore tecnico di SN Groupe, ha assegnato un punteggio di 9 su 10, sottolineando la fluidità dell'implementazione e la reattività e professionalità del team di assistenza.