Die SN Groupe hat die Benutzerpostfächer von einem lokalen Microsoft Exchange-System auf Microsoft 365 migriert und dabei die Kalender-Workflows des Saleslogix-CRM-Systems beibehalten.
Um dies zu erreichen, setzten sie CB Exchange Server Sync in einer selbst gehosteten Umgebung ein, die das lokal installierte Microsoft Exchange bidirektional mit Exchange Online synchronisierte, sodass weder das CRM ersetzt noch die Arbeitsabläufe der Teams neu organisiert werden mussten.
“Die Lösung erfüllte sowohl unsere technischen als auch unsere funktionalen Anforderungen, die Implementierung verlief reibungslos, und das Connecting Software-Team zeigte sich stets erreichbar und reaktionsschnell.”
– - Stéphane Nardo, Technischer Leiter bei der SN Groupe
Kunde: SN Groupe – Dienstleistungsnetzwerk Groupe
Aktivität: IT-Dienstleistungen
Hauptquartier: Montpellier, Frankreich
Herausforderung: Migration von einem lokalen Exchange-Server zu Microsoft 365 unter Beibehaltung der Kalendersynchronisierung mit dem lokalen Exchange-Server und dem lokalen CRM
Lösung: CB Exchange Server Sync, bereitgestellt in der selbst gehosteten Umgebung der SN Groupe
Ergebnis: Zuverlässige bidirektionale Kalendersynchronisation, unterbrechungsfreie Geschäftsprozesse und ein reibungsloser Übergang zu Exchange Online
Die Herausforderung: Migration von On-Prem Exchange zu Microsoft 365 ohne Unterbrechung bestehender Prozesse
Im Jahr 2024 begann die SN Groupe mit der Migration ihrer E-Mail-Infrastruktur von einem lokalen Microsoft Exchange-Server auf Microsoft 365. Wir haben uns mit Stéphane Nardo, dem technischen Leiter des Unternehmens, unterhalten, um zu erfahren, wie sich die Migration auf sein Unternehmen ausgewirkt hat und wie sein Team diese Herausforderung gemeistert hat.
"Wir konnten unsere Migration zu Microsoft 365 abschließen, ohne unser lokales CRM zu ersetzen oder die Kalendersynchronisierung zu verlieren.,", sagt er.
Er fährt fort: “Unser lokal installiertes CRM enthielt ein Modul, das eine bidirektionale Kalendersynchronisierung mit unserem lokal installierten Exchange-Server ermöglichte. Dieses Modul war jedoch nicht mit Exchange Online und Microsoft 365 kompatibel.”Die Umstellung der Postfächer auf Microsoft 365 hätte daher bedeutet, dass die SN Groupe einen wesentlichen Teil ihres bestehenden Arbeitsablaufs komplett neu gestalten hätte müssen.“.
Die Kalendersynchronisation spielte eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Teams. Termine und Ereignisse mussten im CRM eingetragen werden, damit sie in Outlook verfügbar blieben, und Änderungen, die in Outlook vorgenommen wurden, mussten im CRM übernommen werden. Dies unterstützte wesentliche Prozesse wie die Arbeitsplanung, den Kalendereingriff und die Rechnungsstellung.
Die SN Groupe benötigte daher eine Lösung, mit der sie ihre E-Mail-Infrastruktur modernisieren konnte, ohne ihr CRM-System zu ersetzen oder die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu beeinträchtigen.
"Wir benötigten eine Übergangslösung, die es uns ermöglichen würde, unsere Postfächer zu Microsoft 365 zu migrieren und gleichzeitig die Kalendersynchronisierung zwischen unserem lokalen CRM und den Outlook-Kalendern unserer Benutzer aufrechtzuerhalten.”, betont Stéphane Nardo.
Die richtige Synchronisationslösung finden
Die SN Groupe stieß bei der Suche nach Lösungen, die mit ihrer technischen Umgebung kompatibel sind, auf Connecting Software.
Nach der ersten Kontaktaufnahme gelang es dem Unternehmen, schnell mit dem Team von Connecting Software ins Gespräch zu kommen und eine Produktvorführung zu vereinbaren. Eine Vorführung mit einem Experten von Connecting Software, der ihre Fragen beantworten konnte, war von entscheidender Bedeutung, wie Stéphane Nardo betont: “Diese Gespräche haben uns die Gewissheit gegeben, dass die Lösung sowohl unseren technischen als auch unseren funktionalen Anforderungen gerecht wird."
Die SN Groupe hat auch andere auf dem Markt erhältliche Produkte geprüft, darunter CiraSync. Die Lösung von Connecting Software stach hervor, da sie genau die Kombination bot, die die SN Groupe benötigte:
- Unterstützung für eine selbst gehostete Bereitstellung
- Bidirektionale Kalendersynchronisierung
- Möglichkeit, Kalender zu synchronisieren, ohne unnötige Funktionen einzuführen
- Kompatibilität mit ihrer Version von Exchange für den lokalen Einsatz und Microsoft 365
- Preisgestaltung entsprechend den Anforderungen des Unternehmens
Die Kompatibilität mit der firmeneigenen Version von Exchange war besonders wichtig, da die SN Groupe dadurch ihre etablierte CRM-Integration mit Exchange nicht anpassen musste. Obwohl eine Migration zu Microsoft 365 notwendig geworden war, entschied sich das Unternehmen dafür, das bestehende lokale Microsoft Exchange und die etablierten CRM-Prozesse noch über einen längeren Zeitraum weiter zu nutzen.
Die Lösung: Anbindung eines lokal installierten CRM-Systems an Microsoft 365
Die SN Groupe hat CB Exchange Server Sync in ihrer eigenen Umgebung implementiert. Die selbst gehostete Lösung fungiert als Vermittler zwischen dem lokalen Microsoft Exchange-Server (der in das lokale CRM integriert ist) und den Kalendern, die mit den Microsoft 365-Postfächern der Benutzer verknüpft sind.
So funktioniert es
Die Synchronisation funktioniert nach folgendem Prinzip:
- Synchronisierungsmethode: Die Synchronisierung erfolgt auf Polling-Basis, und das IT-Team von SN Groupe hat ein Intervall festgelegt, das den betrieblichen und leistungsbezogenen Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht.
- Kalenderabdeckung: CB Exchange Server Sync unterstützt mehrere Kalender pro Benutzer, darunter gemeinsam genutzte Kalender, Ressourcen-/Raumkalender und delegierte Kalender.
- Daten synchronisiert: Es synchronisiert alle Terminfelder, einschließlich Teilnehmer und Kategorien, und unterstützt wiederkehrende Termine.
- Umfangskontrolle: Die SN Groupe könnte außerdem ein Startdatum festlegen, sodass nur Ereignisse ab diesem Datum synchronisiert würden.
- Richtung: Termine und Ereignisse werden in beide Richtungen synchronisiert: Aktivitäten, die im lokalen CRM erstellt oder aktualisiert werden, werden im Microsoft 365-Kalender angezeigt, den die Benutzer in Outlook sehen, und Kalenderänderungen, die in Outlook vorgenommen werden, werden zurück ins CRM synchronisiert.
- Umgang mit Konflikten: Werden sowohl im lokalen CRM als auch in Outlook Änderungen vorgenommen, werden Konflikte gemäß den in der Konfiguration festgelegten Regeln aufgelöst.
Solange diese bidirektionale Synchronisierung läuft, arbeiten die Mitarbeiter wie bisher weiter, auch wenn die zugrunde liegende E-Mail-Infrastruktur von einem lokalen Exchange-Server auf Exchange Online umgestellt wurde.
Stéphane Nardo beschreibt die Lösung wie folgt:
"Connecting Software bietet eine Lösung, die eine bidirektionale Kalendersynchronisierung zwischen unserem lokalen CRM und den Kalendern unserer Microsoft 365-Postfächer ermöglicht. Dadurch konnten wir unser bestehendes CRM beibehalten und gleichzeitig unsere E-Mail-Infrastruktur in die Cloud verlagern."
Das Ergebnis: Eine reibungslose Migration mit fortlaufender Synchronisierung
Dank dieser Implementierung konnte die SN Groupe ihre Migration zu Microsoft 365 abschließen, ohne Änderungen an ihrer bestehenden CRM-Integration mit Exchange vornehmen zu müssen oder auf die Kalendersynchronisierung verzichten zu müssen.
Für die Mitarbeiter war der Übergang mit keinerlei Beeinträchtigungen verbunden. Die Teams planen ihre Arbeit weiterhin wie gewohnt und greifen über ihre vertrauten Outlook-Kalender auf Termine zu. Prozesse, die auf genauen Termininformationen beruhen, darunter das Aktivitätsmanagement und die Rechnungsstellung, werden weiterhin unterstützt.
Für das Unternehmen wurden mit dem Projekt zwei Ziele erreicht, die andernfalls möglicherweise im Widerspruch zueinander gestanden hätten: die Modernisierung der E-Mail-Infrastruktur bei gleichzeitiger Beibehaltung des etablierten CRM-Systems.
"Die wichtigste Änderung besteht darin, dass wir die Migration zu Microsoft 365 abschließen konnten, ohne unser lokales CRM zu ersetzen oder die Kalendersynchronisierung zu verlieren.”, schließt Stéphane Nardo.
Reaktionsschnelle Unterstützung während des gesamten Projekts
Die SN Groupe hob zudem die Unterstützung hervor, die sie während der Implementierung und nach der Inbetriebnahme erhalten hat. Das Connecting Software-Team stand während des gesamten Prozesses zur Verfügung und reagierte umgehend, wenn Hilfe benötigt wurde.
"Ein großes Dankeschön an Ihr Support-Team, das sehr effizient und professionell gearbeitet hat.”, bemerkt Stéphane Nardo.
Auf die Frage, wie wahrscheinlich es sei, dass er Connecting Software und die Lösung einem Kollegen oder Gleichgestellten weiterempfehlen würde, vergibt er eine Bewertung von 9 von 10 Punkten und erklärt:
"Die Lösung entspricht voll und ganz unseren Anforderungen, die Einführung verlief reibungslos, und das Connecting Software-Team hat sich sowohl während der Implementierung als auch bei der Bearbeitung unserer Supportanfragen als jederzeit erreichbar und reaktionsschnell erwiesen."
Bestehende Systeme erhalten und gleichzeitig voranschreiten
Die Erfahrungen der SN Groupe zeigen, dass für die Migration zu Microsoft 365 nicht zwangsläufig jede Anwendung ersetzt werden muss, die mit einem lokalen Exchange-Server verbunden ist.
Da CB Exchange Server Sync die Brücke zwischen dem lokalen CRM und Exchange schlägt, konnte die SN Groupe ihre E-Mail-Umgebung modernisieren und gleichzeitig die Kalender-Workflows beibehalten, auf die sich ihre Teams verlassen. Das Ergebnis war ein reibungsloser Übergang, anhaltende Produktivität und ein praktikabler Weg für die zukünftige Modernisierung.
Muss die Kalendersynchronisierung während einer Exchange-Online-Migration aufrechterhalten werden?
Antworten auf wichtige Fragen
Warum konnte die SN Groupe nicht einfach eine Migration auf Microsoft 365 durchführen?
Ihr CRM-Modul synchronisierte Kalender mit der lokalen Exchange-Version, war jedoch nicht mit Exchange Online und Microsoft 365 kompatibel, sodass eine einmalige Migration diese Integration unterbrochen hätte.
Für welche Lösung hat sich die SN Groupe entschieden?
Sie haben CB Exchange Server Sync aus Connecting Software in einer selbst gehosteten Umgebung bereitgestellt, das als Vermittler fungiert und ihr lokales Exchange (das in ein lokales CRM integriert ist) bidirektional mit Microsoft 365 synchronisiert.
Warum haben sie sich für Connecting Software und nicht für andere Optionen wie CiraSync entschieden?
Die Lösung von Connecting Software bot Unterstützung für die selbst gehostete Bereitstellung, bidirektionale Synchronisierung, Kompatibilität mit der spezifischen On-Premises-Version Exchange des Unternehmens sowie mit Microsoft 365 und eine Preisgestaltung, die den Anforderungen des Unternehmens entsprach, ohne unnötige Funktionen zu enthalten.
Welche Auswirkungen hatte dies auf die Mitarbeiter und den täglichen Betriebsablauf?
Es gab keinerlei Störungen. Die Mitarbeiter arbeiteten genau wie zuvor weiter, nutzten die mit dem CRM synchronisierten Outlook-Kalender, und Prozesse wie das Aktivitätsmanagement und die Rechnungsstellung liefen unterbrechungsfrei weiter.
Wie wahrscheinlich war es, dass die SN Groupe Connecting Software empfohlen hat?
Stéphane Nardo, Technischer Leiter bei der SN Groupe, vergab 9 von 10 Punkten und hob dabei die reibungslose Implementierung sowie ein reaktionsschnelles, professionelles Support-Team hervor.