SN Groupe heeft de mailboxen van gebruikers gemigreerd van de lokale Microsoft Exchange-omgeving naar Microsoft 365, waarbij de agendaworkflows van het Saleslogix CRM-systeem intact zijn gebleven.
Om dit te realiseren, hebben ze CB Exchange Server Sync in een zelfgehoste omgeving geïmplementeerd, waardoor de on-premise versie van Microsoft Exchange bidirectioneel werd gesynchroniseerd met Exchange Online. Daardoor hoefde het CRM-systeem niet te worden vervangen en hoefde de manier waarop teams werkten niet te worden aangepast.
“De oplossing voldeed aan zowel onze technische als functionele eisen, de implementatie verliep vlekkeloos en het Connecting Software-team bleek altijd bereikbaar en reageerde snel”
– - Stéphane Nardo, technisch directeur bij SN Groupe
Klant: SN Groupe – Services Network Groupe
Activiteit: IT-diensten
Hoofdkantoor: Montpellier, Frankrijk
Uitdaging: Migreer van een lokale Exchange-server naar Microsoft 365, waarbij de agendasynchronisatie met de lokale Exchange-server en het lokale CRM behouden blijft
Oplossing: CB Exchange Server Sync, geïmplementeerd in de eigen hostingomgeving van SN Groupe
Resultaat: Betrouwbare bidirectionele kalendersynchronisatie, ononderbroken bedrijfsprocessen en een soepele overgang naar Exchange Online
De uitdaging: migratie van On-prem Exchange naar Microsoft 365 zonder de bestaande processen te verstoren
In 2024 besloot SN Groupe om zijn e-mailinfrastructuur te migreren van een lokale Microsoft Exchange-server naar Microsoft 365. We spraken met Stéphane Nardo, de technisch directeur van het bedrijf, om te horen welke gevolgen de migratie had voor zijn organisatie en hoe zijn team deze uitdaging heeft aangepakt.
"We hebben onze migratie naar Microsoft 365 kunnen voltooien zonder ons on-premises CRM te vervangen of de synchronisatie van de agenda’s te verliezen," zegt hij.
Vervolgens legt hij uit: “Ons on-premises CRM-systeem bevatte een module die zorgde voor bidirectionele agendasynchronisatie met onze on-premises Exchange-server. Deze module was echter niet compatibel met Exchange Online en Microsoft 365.”Om zijn mailboxen naar Microsoft 365 over te zetten, zou SN Groupe dus een belangrijk deel van zijn bestaande workflow volledig opnieuw moeten opzetten.
De synchronisatie van agenda’s speelde een centrale rol in de dagelijkse werkzaamheden van de teams. Het was noodzakelijk dat afspraken en evenementen die in het CRM werden ingevoerd, ook beschikbaar bleven in Outlook, en dat wijzigingen die in Outlook werden aangebracht, werden doorgevoerd in het CRM. Dit ondersteunde essentiële processen zoals werkplanning, toegang tot agenda’s en facturering.
SN Groupe had daarom een oplossing nodig waarmee het zijn e-mailinfrastructuur kon moderniseren zonder het CRM-systeem te vervangen of de werkwijze van de medewerkers te verstoren.
"We hadden een tussentijdse oplossing nodig waarmee we onze mailboxen naar Microsoft 365 konden migreren en tegelijkertijd de agendasynchronisatie tussen ons on-premises CRM-systeem en de Outlook-agenda’s van onze gebruikers konden behouden.”, merkt Stéphane Nardo op.
De juiste synchronisatieoplossing vinden
SN Groupe ontdekte Connecting Software tijdens het zoeken naar oplossingen die compatibel zijn met haar technische omgeving.
Na het eerste contact kon het bedrijf al snel in contact komen met het team van Connecting Software en een productdemonstratie inplannen. Een demo met een expert van Connecting Software die hun vragen kon beantwoorden, was van cruciaal belang, zoals Stéphane Nardo benadrukt: “Dankzij deze gesprekken konden we vaststellen dat de oplossing aan zowel onze technische als functionele eisen voldeed."
SN Groupe heeft ook andere producten op de markt beoordeeld, waaronder CiraSync. De oplossing van Connecting Software viel op omdat deze precies de combinatie bood die SN Groupe nodig had:
- Ondersteuning voor een zelfgehoste implementatie
- Bidirectionele kalendersynchronisatie
- De mogelijkheid om agenda’s te synchroniseren zonder onnodige functionaliteit toe te voegen
- Compatibiliteit met hun versie van de on-premises Exchange en Microsoft 365
- Prijzen afgestemd op de eisen van het bedrijf
Compatibiliteit met hun versie van de on-premises Exchange was bijzonder belangrijk, omdat dit betekende dat SN Groupe haar bestaande CRM-integratie met Exchange niet hoefde aan te passen. Hoewel de migratie naar Microsoft 365 noodzakelijk was geworden, koos het bedrijf ervoor om de bestaande on-prem Microsoft Exchange en de gevestigde CRM-processen nog geruime tijd operationeel te houden.
De oplossing: een lokaal CRM-systeem koppelen aan Microsoft 365
SN Groupe heeft CB Exchange Server Sync in zijn eigen omgeving geïmplementeerd. Deze zelfgehoste oplossing fungeert als tussenpersoon tussen de lokale Microsoft Exchange-server (geïntegreerd met het lokale CRM-systeem) en de agenda’s die gekoppeld zijn aan de Microsoft 365-mailboxen van gebruikers.
Hoe het werkt
De synchronisatie werkt volgens de volgende principes:
- Synchronisatiemethode: De synchronisatie werkt op basis van polling, en het IT-team van SN Groupe heeft een interval ingesteld dat het beste aansluit bij de operationele en prestatie-eisen van de organisatie.
- Kalenderoverzicht: CB Exchange Server Sync ondersteunt meerdere agenda’s per gebruiker, waaronder gedeelde agenda’s, agenda’s voor ruimtes en middelen, en gedelegeerde agenda’s.
- Gegevens gesynchroniseerd: Het synchroniseert alle afsprakvelden, inclusief deelnemers en categorieën, en ondersteunt terugkerende afspraken.
- Reikwijdtebeheer: SN Groupe zou ook een startdatum kunnen vaststellen, zodat alleen gebeurtenissen vanaf die datum worden gesynchroniseerd.
- Richting: Afspraken en evenementen worden in beide richtingen gesynchroniseerd: activiteiten die in het on-premises CRM worden aangemaakt of bijgewerkt, worden weergegeven in de Microsoft 365-agenda die gebruikers in Outlook zien, en wijzigingen in de agenda die in Outlook worden aangebracht, worden teruggesynchroniseerd naar het CRM.
- Omgaan met conflicten: Als er wijzigingen worden aangebracht in zowel het on-premises CRM als Outlook, worden conflicten opgelost volgens de regels die in de configuratie zijn gedefinieerd.
Zolang deze bidirectionele synchronisatie actief is, blijven medewerkers op dezelfde manier werken als voorheen, ook al is de onderliggende e-mailinfrastructuur verplaatst van een on-premises Exchange-server naar Exchange Online.
Stéphane Nardo beschrijft de oplossing als volgt:
"Connecting Software biedt een oplossing die bidirectionele agendasynchronisatie mogelijk maakt tussen ons on-premises CRM-systeem en de agenda’s van onze Microsoft 365-mailboxen. Hierdoor konden we ons bestaande CRM-systeem behouden terwijl we onze e-mailinfrastructuur naar de cloud verplaatsten."
Het resultaat: een soepele migratie met doorlopende synchronisatie
Dankzij de implementatie kon SN Groupe de migratie naar Microsoft 365 voltooien zonder wijzigingen aan te brengen in de bestaande CRM-integratie met Exchange en zonder af te zien van de agendasynchronisatie.
Voor de medewerkers heeft de overgang geen verstoring veroorzaakt. Teams blijven hun werk plannen en afspraken bekijken via hun vertrouwde Outlook-agenda’s. Processen die afhankelijk zijn van nauwkeurige planningsinformatie, waaronder activiteitenbeheer en facturering, worden nog steeds ondersteund.
Voor het bedrijf heeft het project twee doelstellingen gerealiseerd die anders wellicht met elkaar in conflict zouden zijn gekomen: het moderniseren van de e-mailinfrastructuur en tegelijkertijd het behoud van het bestaande CRM-systeem.
"De belangrijkste verandering is dat we onze migratie naar Microsoft 365 hebben kunnen voltooien zonder ons lokale CRM-systeem te vervangen of de synchronisatie van de agenda’s te verliezen.”, concludeert Stéphane Nardo.
Responsieve ondersteuning gedurende het hele project
SN Groupe benadrukte ook de ondersteuning die het bedrijf tijdens de implementatie en na de ingebruikname heeft gekregen. Het Connecting Software-team stond gedurende het hele proces paraat en reageerde snel wanneer er hulp nodig was.
"Hartelijk dank aan jullie ondersteuningsteam, dat zeer efficiënt en professioneel te werk is gegaan.”, merkt Stéphane Nardo op.
Op de vraag hoe waarschijnlijk het is dat hij Connecting Software en de oplossing aan een collega of vakgenoot zou aanbevelen, geeft hij een score van 9 op 10 en legt hij uit:
"De oplossing voldoet uitstekend aan onze behoeften, de implementatie verliep vlekkeloos en het Connecting Software-team bleek zowel tijdens de implementatie als bij het afhandelen van onze supportverzoeken altijd bereikbaar en responsief te zijn."
Bestaande systemen behouden en tegelijkertijd vooruitgang boeken
Uit de ervaring van SN Groupe blijkt dat bij een migratie naar Microsoft 365 niet per se alle applicaties die zijn gekoppeld aan een on-premises Exchange-server hoeven te worden vervangen.
Met CB Exchange Server Sync als schakel tussen het on-premises CRM-systeem en Exchange heeft SN Groupe haar e-mailomgeving gemoderniseerd, zonder afbreuk te doen aan de agendaworkflows waarop haar teams vertrouwen. Dit resulteerde in een soepele overgang, ononderbroken productiviteit en een praktisch traject naar toekomstige modernisering.
Moet de synchronisatie van de agenda tijdens een Exchange Online-migratie worden behouden?
Antwoorden op belangrijke vragen
Waarom kon SN Groupe niet gewoon kiezen voor een eenvoudige migratie naar Microsoft 365?
Hun CRM-module synchroniseerde agenda's met de lokale versie van Exchange, maar was niet compatibel met Exchange Online en Microsoft 365, waardoor een eenmalige migratie die integratie zou hebben verstoord.
Voor welke oplossing heeft SN Groupe gekozen?
Ze hebben CB Exchange Server Sync vanuit Connecting Software geïmplementeerd in een zelfgehoste omgeving, waarbij het fungeert als tussenpersoon die hun on-premises Exchange (geïntegreerd met een on-premises CRM) in beide richtingen synchroniseert met Microsoft 365.
Waarom hebben ze voor Connecting Software gekozen in plaats van andere opties, zoals CiraSync?
De oplossing van Connecting Software bood ondersteuning voor zelfgehoste implementatie, bidirectionele synchronisatie, compatibiliteit met hun specifieke on-premises versie van Exchange en Microsoft 365, en een prijsstelling die aan hun eisen voldeed zonder onnodige functionaliteit toe te voegen.
Wat waren de gevolgen voor de medewerkers en de dagelijkse bedrijfsvoering?
Er was geen sprake van verstoring. De medewerkers bleven gewoon doorwerken zoals voorheen, met behulp van Outlook-agenda’s die waren gesynchroniseerd met het CRM, en processen zoals activiteitenbeheer en facturering verliepen zonder onderbreking.
Hoe groot was de kans dat SN Groupe Connecting Software zou aanbevelen?
Stéphane Nardo, technisch directeur bij SN Groupe, gaf een score van 9 op 10 en noemde daarbij de soepele implementatie en het responsieve, professionele ondersteuningsteam.