O SN Groupe migrou as caixas de correio dos utilizadores do Microsoft Exchange local para o Microsoft 365, mantendo intactos os fluxos de trabalho do calendário do CRM Saleslogix.
Para tal, implementaram o CB Exchange Server Sync numa configuração auto-hospedada, que sincronizava bidirecionalmente o Microsoft Exchange local com o Exchange Online, pelo que não foi necessário substituir o CRM nem reformular a forma como as equipas trabalhavam.
“A solução cumpriu todos os nossos requisitos técnicos e funcionais, a implementação decorreu sem problemas e a equipa da Connecting Software revelou-se disponível e atenciosa”
– - Stéphane Nardo, diretor técnico do SN Groupe
Cliente: SN Groupe – Rede de Serviços Groupe
Atividade: Serviços de TI
Sede: Montpellier, França
Desafio: Migrar de um servidor Exchange local para o Microsoft 365, mantendo a sincronização do calendário com o servidor Exchange local e o CRM local
Solução: CB Exchange Server Sync, implementado no ambiente auto-hospedado do SN Groupe
Resultado: Sincronização bidirecional fiável do calendário, processos empresariais ininterruptos e uma transição suave para o Exchange Online
O desafio: migrar do Exchange local para o Microsoft 365 sem interromper os processos existentes
Em 2024, o SN Groupe decidiu migrar a sua infraestrutura de e-mail de um servidor Microsoft Exchange instalado nas próprias instalações para o Microsoft 365. Conversámos com Stéphane Nardo, diretor técnico da empresa, para saber como a migração afetou a sua organização e como a sua equipa enfrentou o desafio.
"Conseguimos concluir a nossa migração para o Microsoft 365 sem substituir o nosso CRM local nem perder a sincronização do calendário,", diz ele.
Ele continua a explicar: “O nosso CRM local incluía um módulo que permitia a sincronização bidirecional do calendário com o nosso servidor Exchange local. No entanto, este módulo não era compatível com o Exchange Online e com o Microsoft 365.” A migração das suas caixas de correio para o Microsoft 365 teria, por conseguinte, obrigado o SN Groupe a reformular por completo uma parte importante do seu fluxo de trabalho atual.
A sincronização do calendário desempenhou um papel central nas atividades quotidianas das equipas. Era necessário que as marcações e os eventos introduzidos no CRM permanecessem disponíveis no Outlook e que as alterações efetuadas no Outlook fossem refletidas no CRM. Isto apoiava processos essenciais, tais como o planeamento do trabalho, o acesso ao calendário e a faturação.
Consequentemente, o SN Groupe precisava de uma solução que lhe permitisse modernizar a sua infraestrutura de e-mail sem substituir o seu CRM nem perturbar a forma como os colaboradores trabalhavam.
“Precisávamos de uma solução provisória que nos permitisse migrar as nossas caixas de correio para o Microsoft 365, mantendo ao mesmo tempo a sincronização do calendário entre o nosso CRM local e os calendários Outlook dos nossos utilizadores.”, salienta Stéphane Nardo.
Encontrar a solução de sincronização adequada
A SN Groupe descobriu a Connecting Software enquanto procurava soluções compatíveis com o seu ambiente técnico.
Após o contacto inicial, a empresa conseguiu rapidamente falar com a equipa da Connecting Software e marcar uma demonstração do produto. Ter uma demonstração com um especialista da Connecting Software capaz de responder às suas perguntas foi fundamental, como salienta Stéphane Nardo: “Estas discussões permitiram-nos confirmar que a solução cumpria tanto os nossos requisitos técnicos como funcionais."
O SN Groupe também avaliou outros produtos disponíveis no mercado, incluindo o CiraSync. A solução da Connecting Software destacou-se por oferecer a combinação de que o SN Groupe necessitava:
- Suporte para uma implementação auto-hospedada
- Sincronização bidirecional do calendário
- Capacidade de sincronizar calendários sem introduzir funcionalidades desnecessárias
- Compatibilidade com a sua versão do Exchange no local e com o Microsoft 365
- Preços em conformidade com os requisitos da empresa
A compatibilidade com a sua versão local do Exchange foi particularmente importante, uma vez que isso significava que o SN Groupe não teria de alterar a sua integração de CRM já estabelecida com o Exchange. Embora a migração para o Microsoft 365 se tivesse tornado necessária, a empresa optou por manter em funcionamento o Microsoft Exchange local existente e os seus processos de CRM já estabelecidos durante um período prolongado.
A solução: ligar um CRM local ao Microsoft 365
O SN Groupe implementou o CB Exchange Server Sync no seu próprio ambiente. A solução auto-hospedada atua como intermediária entre o servidor Microsoft Exchange local (integrado com o CRM local) e os calendários associados às caixas de correio do Microsoft 365 dos utilizadores.
Como funciona
A sincronização funciona da seguinte forma:
- Método de sincronização: A sincronização é baseada em polling, e a equipa de TI do SN Groupe configurou um intervalo que melhor se adequava aos requisitos operacionais e de desempenho da organização.
- Cobertura do calendário: O CB Exchange Server Sync suporta vários calendários por utilizador, incluindo calendários partilhados, de recursos/salas e delegados.
- Dados sincronizados: Sincroniza todos os campos dos compromissos, incluindo participantes e categorias, e suporta eventos recorrentes.
- Controlo do âmbito: O SN Groupe também poderia definir uma data de início, de modo a que apenas os eventos a partir dessa data fossem sincronizados.
- Direção: Os compromissos e eventos são sincronizados nos dois sentidos: as atividades criadas ou atualizadas no CRM local são refletidas no calendário do Microsoft 365 que os utilizadores visualizam no Outlook, e as alterações feitas no calendário do Outlook são sincronizadas de volta para o CRM.
- Gestão de conflitos: Se forem efetuadas alterações tanto no CRM local como no Outlook, os conflitos são resolvidos de acordo com as regras definidas na configuração.
Com esta sincronização bidirecional em funcionamento, os colaboradores continuam a trabalhar da mesma forma que antes, apesar de a infraestrutura de e-mail subjacente ter sido transferida de um servidor Exchange no local para o Exchange Online.
Stéphane Nardo descreve a solução da seguinte forma:
“O Connecting Software oferece uma solução que permite a sincronização bidirecional de calendários entre o nosso CRM local e os calendários das nossas caixas de correio do Microsoft 365. Isso permitiu-nos manter o nosso CRM atual enquanto migrávamos a nossa infraestrutura de e-mail para a nuvem."
O resultado: uma migração sem complicações com sincronização contínua
A implementação permitiu à SN Groupe concluir a sua migração para o Microsoft 365 sem alterar a integração existente do CRM com o Exchange, nem ter de abdicar da sincronização do calendário.
Para os colaboradores, a transição não causou qualquer perturbação. As equipas continuam a planear o seu trabalho e a aceder às reuniões através dos seus calendários Outlook habituais. Os processos que dependem de informações precisas sobre a programação, incluindo a gestão de atividades e a faturação, continuam a ser suportados.
Para a empresa, o projeto alcançou dois objetivos que, de outra forma, poderiam ter entrado em conflito: modernizar a infraestrutura de e-mail e, ao mesmo tempo, manter o seu sistema de CRM já estabelecido.
“A mudança mais significativa é que conseguimos concluir a nossa migração para o Microsoft 365 sem substituir o nosso CRM local nem perder a sincronização do calendário.”, conclui Stéphane Nardo.
Apoio atencioso ao longo de todo o projeto
O SN Groupe destacou também o apoio que recebeu durante a implementação e após a colocação em funcionamento. A equipa da Connecting Software manteve-se disponível ao longo de todo o processo e respondeu prontamente sempre que foi necessária assistência.
“Um grande obrigado à vossa equipa de apoio, que se revelou muito eficiente e profissional.”, observa Stéphane Nardo.
Quando questionado sobre a probabilidade de recomendar o Connecting Software e a solução a um colega ou par, atribui uma pontuação de 9 em 10 e explica:
“A solução satisfaz eficazmente as nossas necessidades, a implementação decorreu sem problemas e a equipa da Connecting Software revelou-se disponível e atenciosa, tanto durante a implementação como no tratamento dos nossos pedidos de assistência."
Preservar os sistemas existentes enquanto avançamos
A experiência do SN Groupe demonstra que a migração para o Microsoft 365 não implica necessariamente a substituição de todas as aplicações ligadas a um servidor Exchange local.
Com o CB Exchange Server Sync a servir de ponte entre o CRM local e o Exchange, o SN Groupe modernizou o seu ambiente de e-mail, preservando simultaneamente os fluxos de trabalho do calendário de que as suas equipas dependem. O resultado foi uma transição harmoniosa, produtividade contínua e um caminho prático para a modernização futura.
É necessário manter a sincronização do calendário durante uma migração online do Exchange?
Respostas às principais perguntas
Porque é que a SN Groupe não optou por uma simples migração para o Microsoft 365?
O módulo de CRM deles sincronizava os calendários com o Exchange instalado localmente, mas não era compatível com o Exchange Online nem com o Microsoft 365, pelo que uma migração pontual teria interrompido essa integração.
Que solução escolheu o SN Groupe?
Implementaram o CB Exchange Server Sync a partir do Connecting Software numa configuração auto-hospedada, que funciona como um intermediário que sincroniza bidirecionalmente o seu Exchange local (integrado com um CRM local) com o Microsoft 365.
Por que é que escolheram o Connecting Software em vez de outras opções, como o CiraSync?
A solução da Connecting Software permitia a implementação em servidor próprio, a sincronização bidirecional, a compatibilidade com a sua versão específica do Exchange instalada no local e com o Microsoft 365, além de um modelo de preços que se adequava às suas necessidades sem incluir funcionalidades desnecessárias.
Qual foi o impacto nos colaboradores e nas operações do dia-a-dia?
Não houve qualquer perturbação. Os colaboradores continuaram a trabalhar exatamente como antes, utilizando os calendários do Outlook sincronizados com o CRM, e os processos, como a gestão de atividades e a faturação, decorreram sem interrupções.
Qual era a probabilidade de o SN Groupe recomendar o Connecting Software?
Stéphane Nardo, diretor técnico do SN Groupe, atribuiu uma pontuação de 9 em 10, destacando uma implementação sem complicações e uma equipa de apoio atenciosa e profissional.