Na atual era da conetividade global, a capacidade de gerir eficazmente vários calendários é uma competência imprescindível para qualquer profissional ocupado. E devido ao facto de ser um cliente de correio eletrónico e de calendário amplamente utilizado em todos os tipos de ambientes empresariais de grande dimensão, Microsoft Outlook muitas vezes aumenta a necessidade de práticas eficazes de sincronização de calendários.
Para abordar este assunto de frente, neste artigo, vamos analisar três maneiras diferentes de sincronizar itens em vários calendários Outlook: Sincronização manual, recorrendo a uma funcionalidade incorporada do Outlook e aproveitando os recursos avançados de uma solução de terceiros do Connecting Software, o CB Exchange Server Sync. Vamos lá!
Sincronização manual: A abordagem a evitar
Quando se trata de sincronizar vários calendários Outlook, uma abordagem manual pode, por vezes, ser a solução imediata que ocorre aos utilizadores. Veja isso como uma reação instintiva, se preferir.
A abordagem manual para a sincronização do calendário Outlook envolve a adição manual de itens de calendário entre os diferentes calendários Outlook de cada conta. Embora esse método seja simples, certamente não é o caminho a ser seguido em ambientes comerciais. Além de ter pouca ou nenhuma escalabilidade, a manutenção manual de itens em vários calendários Outlook é:
- Demora muito tempo: Consome uma parte significativa do tempo, afectando negativamente a produtividade e revelando-se um processo incrivelmente aborrecido.
- Prisioneiro do erro: A probabilidade de erro humano, como a falta de entradas, é significativamente elevada quando se assegura a sincronização manualmente.
Por estas razões, a sincronização manual de vários calendários Outlook é uma abordagem inadequada para o mundo dos negócios, onde praticamente todos os funcionários estão a fazer malabarismos com várias reuniões e eventos nos seus calendários. No entanto, é importante notar que pode servir como uma solução temporária para utilizadores individuais com muito poucas necessidades de sincronização, oferecendo o nível mais básico de controlo sobre as entradas do calendário.
Funcionalidade Abrir e Exportar da Microsoft
Uma abordagem mais realista para sincronizar eficazmente informações de calendário em várias contas Outlook é o recurso "Abrir e Exportar" no Microsoft Outlook. Isto permite-lhe importar e exportar e-mails, contactos, calendários e outros itens das suas contas, o que é útil para consolidar todos os seus dados numa localização centralizada.
Eis como pode sincronizar dois ou mais calendários Outlook utilizando a funcionalidade Abrir e Exportar:
1. Abrir Outlook: Comece por abrir a aplicação Outlook onde se encontra o calendário A.
2. Seleccione o botão Separador Ficheiro.
5. Escolha o calendário que pretende exportar: Certifique-se de que selecciona o calendário correto se tiver vários calendários na sua conta Outlook.
6. Guardar o ficheiro exportado: Escolha um local para guardar o ficheiro exportado e dê-lhe um nome. Este ficheiro .pst contém os dados do calendário A do Outlook que está a tentar importar para o calendário B do Outlook.
Depois de ter guardado o ficheiro:
7. Abrir a segunda conta Outlook onde se encontra o calendário B.
8. Procurar a opção Importar/Exportar: Aceder a 'Arquivo' > 'Abrir e exportar' > 'Importação/Exportação'.
9. Selecionar 'Importar de outro programa ou ficheiro' > 'Ficheiro de dados Outlook (.pst)'.
10. Localizar o ficheiro exportado: Navegue até ao local onde guardou o ficheiro de calendário exportado e seleccione-o.
11. Selecionar o calendário: Seleccione o calendário para o qual pretende importar os eventos. Mais uma vez, certifique-se de que está a selecionar o calendário correto na conta B do Outlook.
12. Concluir a importação: Siga as instruções adicionais e termine o processo de importação.
As entradas de calendário do calendário A devem agora ser replicadas no calendário B. No entanto, embora esta abordagem pareça promissora no início, ela ainda é um processo de sincronização manual. Depois de exportar e importar inicialmente os dados do calendário, nada mais é adicionado, atualizado ou eliminado automaticamente. Terá de repetir este tutorial mais uma vez para ver as informações actualizadas no seu calendárioo que continuaria a não ser uma solução óptima.
Também é importante ter em conta que estes passos podem variar ligeiramente, dependendo da versão do Outlook que está a utilizar e das políticas definidas pela sua organização para contas empresariais.
Ultrapassar as limitações de abertura e exportação com uma solução de terceiros
Embora a funcionalidade 'Abrir e Exportar' do Outlook ofereça um ligeiro avanço em relação à sincronização manual, continua a ficar aquém da eficiência e fiabilidade necessárias às organizações que empregam profissionais com necessidades substanciais de sincronização de calendários. Como acabámos de explicar, esta funcionalidade continua a necessitar de sincronização manual frequente, o que é um processo repetitivo que consome muito tempo, e oferece opções de personalização limitadas.
Tendo isto em conta, as empresas que procuram opções robustas e escaláveis devem investigar soluções de terceiros e a sua gama de vantagens, que provavelmente vão muito além das capacidades nativas do Outlook. CB Exchange Server Sync por Connecting Software é uma ferramenta versátil que ganhou força numa gama diversificada de indústrias, incluindo bancáriosectores públicos, e O sector imobiliário francêstendo sido reconhecido por ter "Caraterísticas do calendário "10 em 10:
CB Exchange Server Sync: A melhor opção para sincronização múltipla de calendários Outlook
CB Exchange Server Sync é a melhor opção porque trata da sincronização ao nível do servidor. A sincronização ao nível do servidor é substancialmente benéfica para empresas e organizações, uma vez que existem frequentemente várias contas nestes ambientes e não é possível ter a sincronização dependente de dispositivos específicos ligados. Fornece uma forma centralizada e eficiente de gerir dados porque as alterações efectuadas num dispositivo são automaticamente comunicadas a todos os dispositivos ligados e contas relacionadas, garantindo um conjunto de dados consistente e atualizado em toda a organização.
Por esta razão, para além de se destacar pela sua robustez, facilidade de utilização e flexibilidade, CB Exchange Server Sync foi desenvolvido para suportar a sincronização automática de várias contas Exchange, independentemente de estarem no mesmo servidor Exchange ou em servidores Exchange diferentes. Possui caraterísticas:
- Sincronização em tempo real: O CB Exchange Server Sync garante que os seus calendários estão sempre actualizados, reflectindo as alterações em todas as contas envolvidas na sincronização.
- Opções de sincronização bi e unidirecional: O serviço oferece sincronização bidirecional e unidirecional. Esta flexibilidade permite uma abordagem personalizada ao fluxo de dados, garantindo que a informação pode ser partilhada ou isolada conforme necessário, ideal para gerir diferentes níveis de acesso e privacidade dos dados.
- Sincronização personalizável: Os utilizadores obtêm um controlo detalhado sobre as suas definições de sincronização. Esta funcionalidade permite a seleção de calendários, pastas, e-mails, notas, contactos e outros itens específicos a sincronizar, satisfazendo as necessidades e preferências específicas do utilizador.
- Suporta várias contas de correio eletrónico: O CB Exchange Server Sync amplia seus recursos para incluir a sincronização de itens do Gmail/Google Workspace (antigo G Suite) e Outlook/Exchange, incluindo calendáriospara uma integração e coordenação perfeitas entre plataformas. Isto é conseguido através da utilização de CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace, uma iteração de CB Exchange Server Sync.
Encontre-os no AppSource
Atualização recente 🚀: CB Exchange Server Sync e CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace estão agora disponíveis para compra através do Microsoft AppSource. Isto significa que os utilizadores podem facilmente descobrir e iniciar o processo para aproveitar o poder do CB Exchange Server Sync para uma sincronização eficaz de calendários diretamente a partir desta plataforma de confiança da Microsoft.
Para obter um teste gratuito ou para esclarecer quaisquer dúvidas que possa ter, tudo o que precisa de fazer é entrar em contacto connosco e entraremos em contacto consigo o mais rapidamente possível!
Publicado originalmente em 20 de setembro de 2023
Última atualização em 30 de setembro de 2024
Sobre o Autor
Por Diogo Gouveia
"Depois de concluir os meus estudos no Reino Unido, juntei-me à equipa de Marketing da Connecting Software para criar conteúdos sobre integração de software e uma variedade de outros tópicos de TI. Se tiver alguma observação ou sugestão, entre em contacto comigo."
Colaboração: Ana Neto