想象一下,当您来到工作场所时,整个文档管理系统就像一台运转良好的机器。每份文档都在应该在的地方,只有需要的人才能访问,整个过程简单而强大。这并不一定是梦想;事实上,只需将 Microsoft Dynamics 365 与 SharePoint 整合,就能实现。
然而,要实现这种完美的文档管理成就,必须使用我们 Connecting Software 从头开始打造的工具,以确保任何人都能成为 Dynamics 365 和 SharePoint 的集成专家。
为什么要将 Dynamics 365 与 SharePoint 整合?
结合 Dynamics 365 和 SharePoint 的力量,可提供一整套功能,简化企业处理文档的方式。这种整合不仅仅是将文件从一个地方传输到另一个地方,而是一种运营效率的进化。
然而,这并不意味着强大合作关系的终结,因为我们 Connecting Software 可以解决 SharePoint 和 Dynamics 集成过程中遇到的大多数技术难题。
Dynamics 权限无法同步到 SharePoint
毫无疑问,数据安全是最重要的。然而,Dynamics 365 与 SharePoint 的集成却在安全方面留下了漏洞,Dynamics 方面的权限无法转移到 SharePoint。这就成了一个严重的安全问题,因为那些不应该访问Dynamics上某些内容的人,只要有链接,就可以在SharePoint上随意访问。最简单的解决方案是我们的 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.将其视为文档的数字保镖,确保两个平台的安全级别保持同步。这意味着正确的人可以访问正确的信息,不多也不少。
SharePoint 中的动态数据是非结构化的
这不仅关系到文档的存储位置,还关系到文档的组织方式。Dynamics 365 与 SharePoint 集成后,就像把所有东西都扔进 SharePoint 文件夹一样。这对于跟踪和审计来说是相当具有挑战性的。这就是为什么 SharePoint Structure Creator 是不可或缺的,它为企业提供了一种直观的方式,可根据特定的 Dynamics 365 记录在 SharePoint 中构建文档。该工具还有助于绕过独特的权限限制,确保一切都能在需要的时候准确地找到它应该在的位置。
SharePoint 中未存储动态附件
将 SharePoint 集成到 Dynamics 中可以提高组织能力,节省大量存储空间。然而,附件似乎并不像其他文件那样属于同一范畴,因此,附件仍然存储在 Dynamics 中,并缓慢但稳步地侵蚀着可用空间。 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 让繁琐的附件管理任务变得轻而易举。该工具可自动从 Dynamics 365 记录中提取附件,并将其整齐地存入您选择的存储解决方案(无论是 SharePoint 还是 Azure)。这一功能减轻了存储方面的麻烦,并增强了企业内部的信息流。
如何证明记录的真实性?
在对文档完整性要求极高的环境中,你会认为大公司都会实施一套系统来认证文档的真实性。现实情况是,无论是 Dynamics 365 还是 SharePoint,还是 Azure,都没有这样的系统。 Truth Enforcer for SharePoint 变得不可或缺。该工具可确保文件不被更改,确保所有存储文件的真实性。对于处理敏感数据或合规性较强的数据的企业来说,这不仅能提供大量可信度,还能帮助完成合规性所需的许多步骤。这有助于在不满足合规要求的情况下大幅减少可能面临的法律问题。
减少在 Dynamics 和 SharePoint 之间翻转的需要
既然一切都如此无缝地联系在一起,某些操作的发生......就不那么无缝了--例如,上传一批需要更新管理元数据的文件。通常,这个过程需要单独上传所需的文件,然后切换到 SharePoint 用所需的托管元数据更新文件。进入 Dynamics 365 CE 的拖放和元数据.通过简化文件进入 Dynamics 365 的方式和元数据的管理方式,该工具降低了学习曲线,提高了工作效率。员工花在摆弄系统上的时间更少,而花在完成工作上的时间更多。
将 Dynamics 365 与 SharePoint 集成是否有利于我所在的行业?
这种集成对各行各业都有深远的影响。考虑到医疗保健行业,病人记录必须保密,并便于授权人员访问。或者法律领域,它需要一个强大的系统来进行文档跟踪和合规性遵守。这种集成可以满足这些需求,甚至更多,为每个企业独特的工作流程需求提供定制的解决方案。
将 Dynamics 365 与 SharePoint 整合起来是否复杂或具有挑战性?
虽然好处显而易见,但实施如此全面的系统也会带来挑战。企业必须考虑设置和维护这些集成的复杂性,以及培训员工以最大限度地发挥其潜力。不过,有了各种可用的工具,许多障碍都可以得到有效缓解。
闭幕思考
整合 Dynamics 365 和 SharePoint 标志着旨在增强文档管理系统的企业向前迈出了重要一步。通过利用我们从头开始创建的 Dynamics 365 套件,企业可以建立一个支持安全、高效和用户友好型文档处理的框架。
拥抱这些技术进步不仅能简化运营,还能让企业自信地面对未来,在日益数字化的世界中支持增长和创新。
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关于作者

"作为 Connecting Software 的解决方案架构师,了解日常使用的工具中所有错综复杂的小细节非常重要。这有助于我更好地开展工作,我想,为什么不与大家分享这些不常见的信息呢?如果这篇文章最终至少能帮助到一个人,我觉得就值得一写。"