職場に到着したとき、文書管理システム全体が、まるでよく動く機械のように動いていることを想像してみてください。すべての文書はあるべき場所にあり、必要な人だけがアクセスでき、プロセス全体はシンプルでありながら強力です。これは夢である必要はありません。実際、Microsoft Dynamics 365とSharePointを統合するだけで、非常に可能になります。
しかし、このような完璧な文書管理を実現するためには、私たちConnecting Softwareが、誰でもDynamics 365とSharePointで統合のエキスパートになれるように一から構築したツールを使うことが不可欠です。
なぜDynamics 365とSharePointを統合するのか?
Dynamics 365とSharePointの両方の力を組み合わせることで、ビジネスにおけるドキュメントの扱い方を合理化する一連の機能が開放されます。この統合は、単にある場所から別の場所へファイルを転送するということではなく、業務効率の進化なのです。
DynamicsとSharePointの統合にはいくつかの課題があるため、すべてがシームレスな経験というわけではありませんが、Connecting SoftwareはSharePointとDynamicsの統合に伴う技術的課題のほとんどを解決するソリューションを持っているため、強力なパートナーシップの終わりを告げるものではありません。
DynamicsのパーミッションがSharePointに同期されない
間違いなく、データセキュリティは最重要である。しかし、Dynamics 365とSharePointの統合では、Dynamics側の権限がSharePointに引き継がれないというセキュリティ上のギャップがある。Dynamics上でアクセスできないはずの人が、SharePoint上ではリンクさえあれば自由にアクセスできてしまうため、これは深刻なセキュリティ問題となります。これを解決する最も簡単な方法は CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator.セキュリティレベルが両方のプラットフォームで同期されたままであることを保証します。これは、適切な人が適切な情報にアクセスできることを意味し、それ以上でも以下でもありません。
SharePointのダイナミクス・データは構造化されていない
ドキュメントを保存する場所だけでなく、どのように整理するかが重要だ。Dynamics 365とSharePointの統合は、すべてをSharePointのフォルダーに放り込んで、その日を終えるようなものだ。これは、追跡し、監査するのはかなり難しいかもしれない。そのため SharePoint Structure Creator は、特定のDynamics 365レコードに従ってSharePointのドキュメントを構造化する直感的な方法を企業に提供します。このツールはまた、ユニークな権限制限を回避するのに役立ち、必要なときに必要なものがあるべき場所にあることを確認します。
Dynamicsの添付ファイルがSharePointに保存されない
SharePointをDynamicsに統合することで、より整理され、膨大なストレージの節約が可能になります。しかし、添付ファイルは他のファイルと同じ傘の下に入らないため、Dynamicsに保存されたままとなり、徐々に、しかし確実に利用可能なスペースを食いつぶしています。 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor は、添付ファイル管理の面倒な作業を簡単にします。このツールは、Dynamics 365のレコードから添付ファイルを抽出するプロセスを自動化し、SharePointやAzureなど、選択したストレージ・ソリューションにきちんと格納します。この機能は、ストレージの頭痛の種を軽減し、組織内の情報フローを強化します。
記録の信憑性をどのように証明するのか?
ドキュメントの完全性が譲れない環境では、大手ならドキュメントの真正性を証明するシステムを実装していると思うだろう。現実には、Dynamics 365にもSharePointにも、Azureにもそのようなシステムはない。 Truth Enforcer for SharePoint が不可欠となる。このツールは、文書が変更されていないことを保証し、保存されているすべてのファイルの真正性を確保します。機密性の高いデータやコンプライアンスを重視するデータを扱うビジネスでは、コンプライアンスに必要な多くのステップを支援するだけでなく、大きな信頼性を提供します。これにより、コンプライアンスの要件を満たさずに直面する可能性のある法的問題を大幅に軽減することができます。
DynamicsとSharePointを切り替える必要性を減らす
すべてがシームレスにリンクされている今、特定のアクションが発生します...それほどシームレスではありません - たとえば、管理メタデータを更新する必要があるファイルのバッチをアップロードします。通常、このプロセスでは、必要なファイルを個別にアップロードし、必要な管理メタデータでファイルを更新するためにSharePointに切り替える必要があります。入力 Dynamics 365 CE用ドラッグ&ドロップとメタデータ.ドキュメントのDynamics 365への移動方法とメタデータの管理方法を簡素化することで、このツールは学習曲線を減らし、生産性を向上させます。従業員はシステムをいじる時間を減らし、実際に仕事をこなす時間を増やすことができます。
Dynamics 365とSharePointの統合は、私の業界においてメリットがありますか?
このような統合は、様々な業界において広範囲に影響を及ぼす。患者記録の機密性を保ちつつ、権限を与えられた担当者が容易にアクセスできるようにしなければならない医療を考えてみよう。あるいは、文書追跡とコンプライアンス遵守のための堅牢なシステムを必要とする法律分野。この統合は、このようなニーズやそれ以上のニーズにも対応し、各ビジネスのユニークなワークフロー要求にカスタムフィットを提供します。
Dynamics 365とSharePointの統合は複雑ですか?
メリットは明らかだが、このような包括的なシステムの導入には課題も伴う。企業は、このような統合のセットアップやメンテナンスの複雑さ、そしてその可能性を最大限に引き出すためのスタッフのトレーニングを考慮しなければならない。しかし、利用可能なさまざまなツールを使えば、これらのハードルの多くを効果的に軽減することができる。
閉会挨拶
Dynamics 365とSharePointの統合は、文書管理システムの強化を目指す企業にとって大きな前進です。私たちが一から作り上げたDynamics 365スイートを活用することで、企業は安全で効率的、そしてユーザーフレンドリーな文書処理をサポートするフレームワークを構築することができます。
このような技術の進歩を取り入れることは、業務を簡素化するだけでなく、企業が自信を持って未来に立ち向かうための準備となり、ますますデジタル化が進む世界での成長とイノベーションをサポートする。
Dynamics 365とSharePointの詳細
著者について

"Connecting Softwareのソリューション・アーキテクトとして、日々使用するツールのちょっとした複雑さを知っておくことは重要です。私は、このような珍しい情報を皆さんと共有できないかと考えました。もしこれが少なくとも一人の人の助けになるのであれば、書く価値があると思う。"