Imagine que llega a su lugar de trabajo y todo su sistema de gestión de documentos funciona como una máquina bien engrasada. Cada documento está donde debe estar, accesible sólo para aquellos que lo necesitan, y todo el proceso es sencillo pero potente. Esto no tiene por qué ser un sueño; de hecho, es muy posible con sólo integrar Microsoft Dynamics 365 con SharePoint.
Sin embargo, para lograr este tipo de perfeccionamiento en la gestión de documentos, es esencial utilizar las herramientas que en Connecting Software hemos creado desde cero para garantizar que cualquiera pueda convertirse en un experto en integraciones con Dynamics 365 y SharePoint.
¿Por qué integrar Dynamics 365 con SharePoint?
La combinación de fuerzas de Dynamics 365 y SharePoint abre un conjunto de capacidades que agilizan la forma en que las empresas gestionan los documentos. Esta integración no consiste simplemente en transferir archivos de un lugar a otro; es una evolución de la eficiencia operativa.
No todo es perfecto, ya que la integración de Dynamics y SharePoint conlleva algunos retos. Sin embargo, esto no significa el fin de una potente asociación, ya que en Connecting Software tenemos la solución a la mayoría de los retos técnicos que conlleva la integración de SharePoint y Dynamics.
Los permisos de Dynamics no se sincronizan con el SharePoint
Sin duda, la seguridad de los datos es primordial. Sin embargo, la integración de Dynamics 365 con SharePoint deja un vacío en la seguridad, ya que los permisos de Dynamics no se transfieren a SharePoint. Esto se convierte en un grave problema de seguridad, ya que aquellos que se supone que no tienen acceso a algo en Dynamics son libres de acceder a ello en SharePoint, siempre que tengan un enlace a ello. La solución más sencilla para esto sería nuestro CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Considérelo como el guardaespaldas digital de sus documentos, que garantiza que los niveles de seguridad permanezcan sincronizados en ambas plataformas. Esto significa que las personas adecuadas tienen acceso a la información adecuada, ni más ni menos.
Los datos dinámicos en SharePoint no están estructurados
No se trata sólo de dónde guardas los documentos, sino de cómo los organizas. La integración de Dynamics 365 con SharePoint consiste en meter todo en una carpeta SharePoint y ya está. Esto puede ser bastante difícil de controlar y auditar. Por ello, el SharePoint Structure Creator es integral aquí, proporcionando a las empresas una forma intuitiva de estructurar documentos en SharePoint según registros Dynamics 365 específicos. Esta herramienta también ayuda a eludir los límites de permisos únicos, asegurándose de que todo está donde debe estar, precisamente cuando se necesita.
Los archivos adjuntos de Dynamics no se almacenan en SharePoint
La integración de SharePoint en Dynamics permite una mayor organización y un inmenso ahorro de almacenamiento. Sin embargo, los archivos adjuntos no parecen estar bajo el mismo paraguas que el resto de los archivos, por lo que siguen almacenados en Dynamics y, poco a poco, van consumiendo el espacio disponible. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor convierte la tediosa tarea de gestión de archivos adjuntos en un juego de niños. Esta herramienta automatiza el proceso de extracción de archivos adjuntos de registros Dynamics 365 y los deposita ordenadamente en la solución de almacenamiento que elija, ya sea SharePoint o Azure. Esta función alivia los quebraderos de cabeza del almacenamiento y mejora el flujo de información dentro de su organización.
¿Cómo puede demostrar la autenticidad de sus registros?
En entornos en los que la integridad de los documentos no es negociable, cabría pensar que los grandes nombres tendrían implementado un sistema que certificara la autenticidad de un documento. La realidad es que no existe tal sistema ni en Dynamics 365 ni en SharePoint, ni en Azure. Truth Enforcer for SharePoint se convierte en indispensable. Esta herramienta garantiza que los documentos permanezcan inalterados, reforzando la autenticidad en todos los archivos almacenados. En las empresas que manejan datos delicados o que exigen el cumplimiento de normativas, esto proporciona una gran credibilidad, además de ayudar en los numerosos pasos necesarios para el cumplimiento de las normativas. Esto ayuda a reducir drásticamente los problemas legales a los que uno podría enfrentarse sin cumplir los requisitos de conformidad.
Reduce la necesidad de cambiar entre Dynamics y SharePoint
Ahora que todo está enlazado a la perfección, hay ciertas acciones que no lo están tanto, por ejemplo, cargar un lote de archivos que necesitan actualizar sus metadatos gestionados. Normalmente, este proceso implica cargar individualmente los archivos necesarios y tener que cambiar a SharePoint para actualizar el archivo con los metadatos gestionados necesarios. Introduzca Arrastrar y soltar y metadatos para Dynamics 365 CE. Al simplificar el traslado de documentos a Dynamics 365 y la gestión de metadatos, esta herramienta reduce la curva de aprendizaje y aumenta la productividad. Los empleados dedican menos tiempo a manipular el sistema y más a hacer su trabajo.
¿La integración de Dynamics 365 con SharePoint me beneficia en mi sector?
Estas integraciones tienen implicaciones de gran alcance en diversos sectores. Pensemos en la sanidad, donde los historiales de los pacientes deben ser confidenciales y fácilmente accesibles para el personal autorizado. O el ámbito jurídico, que requiere un sistema sólido para el seguimiento de documentos y el cumplimiento de la normativa. Esta integración satisface estas necesidades y otras más, ofreciendo un ajuste personalizado a las demandas de flujo de trabajo únicas de cada empresa.
¿Es complicado o difícil integrar Dynamics 365 con SharePoint?
Aunque las ventajas son evidentes, la implantación de un sistema tan completo conlleva ciertos retos. Las empresas deben tener en cuenta la complejidad de configurar y mantener estas integraciones, así como de formar al personal para aprovechar al máximo su potencial. Sin embargo, con la variedad de herramientas disponibles, muchos de estos obstáculos pueden mitigarse eficazmente.
Reflexiones finales
La integración de Dynamics 365 y SharePoint representa un importante paso adelante para las empresas que desean mejorar sus sistemas de gestión de documentos. Aprovechando la suite Dynamics 365 que hemos creado desde cero, las empresas pueden construir un marco que favorezca una gestión de documentos segura, eficiente y fácil de usar.
Adoptar estos avances tecnológicos no sólo simplifica las operaciones, sino que prepara a las empresas para afrontar el futuro con confianza, apoyando el crecimiento y la innovación en un mundo cada vez más digital.
Más información sobre Dynamics 365 y SharePoint
Sobre el autor
"Como arquitecto de soluciones en Connecting Software, es importante conocer todas las pequeñas complejidades de las herramientas que utilizamos a diario. Me ayuda a hacer mejor lo que hago y he pensado por qué no compartir algunos de estos datos poco comunes con todos vosotros. Si esto ayuda al menos a una persona, creo que ha merecido la pena escribirlo."