Imaginez que vous arriviez sur votre lieu de travail et que votre système de gestion documentaire fonctionne comme une machine bien huilée. Chaque document se trouve là où il devrait être, accessible uniquement par ceux qui en ont besoin, et l'ensemble du processus est à la fois simple et puissant. Cela ne doit pas être un rêve ; en fait, c'est tout à fait possible en intégrant simplement Microsoft Dynamics 365 à SharePoint.
Toutefois, pour parvenir à une gestion documentaire aussi parfaite, il est essentiel d'utiliser les outils que Connecting Software a conçus dès le départ pour que chacun puisse devenir un expert en matière d'intégration avec Dynamics 365 et SharePoint.
Pourquoi intégrer Dynamics 365 à SharePoint ?
La combinaison des forces de Dynamics 365 et de SharePoint ouvre la voie à une série de fonctionnalités qui rationalisent la manière dont les entreprises traitent les documents. Cette intégration ne consiste pas simplement à transférer des fichiers d'un endroit à un autre ; il s'agit d'une évolution de l'efficacité opérationnelle.
Cependant, cela ne signifie pas la fin d'un partenariat puissant, car chez Connecting Software, nous avons la solution à la plupart des défis techniques qui accompagnent l'intégration de SharePoint et de Dynamics.
Les permissions de Dynamics ne sont pas synchronisées avec SharePoint
Il ne fait aucun doute que la sécurité des données est primordiale. Cependant, l'intégration de Dynamics 365 avec SharePoint laisse une faille dans la sécurité, car les autorisations du côté de Dynamics ne sont pas transférées à SharePoint. Cela pose un sérieux problème de sécurité, car les personnes qui ne sont pas censées avoir accès à quelque chose dans Dynamics sont libres d'y accéder dans SharePoint, à condition de disposer d'un lien vers cet élément. La solution la plus simple à ce problème serait notre CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Considérez-le comme le garde du corps numérique de vos documents, qui veille à ce que les niveaux de sécurité restent synchronisés entre les deux plates-formes. Cela signifie que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations, ni plus ni moins.
Les données dynamiques de SharePoint ne sont pas structurées.
Il ne s'agit pas seulement de l'endroit où vous stockez les documents, mais aussi de la manière dont ils sont organisés. L'intégration de Dynamics 365 avec SharePoint consiste en quelque sorte à tout placer dans un dossier SharePoint et à s'arrêter là. Cela peut s'avérer difficile à suivre et à auditer. C'est pourquoi l'outil SharePoint Structure Creator fait partie intégrante de ce processus, offrant aux entreprises un moyen intuitif de structurer les documents en SharePoint en fonction d'enregistrements Dynamics 365 spécifiques. Cet outil permet également de contourner les limites de permissions uniques et de s'assurer que tout se trouve là où il faut, exactement quand il le faut.
Les pièces jointes de Dynamics ne sont pas stockées dans SharePoint
L'intégration de SharePoint dans Dynamics permet une meilleure organisation et d'immenses économies de stockage. Cependant, les pièces jointes ne semblent pas relever de la même catégorie que le reste des fichiers, ce qui fait qu'elles sont toujours stockées dans Dynamics et qu'elles grignotent lentement mais sûrement l'espace disponible. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor rend la tâche fastidieuse de la gestion des pièces jointes un jeu d'enfant. Cet outil automatise le processus d'extraction des pièces jointes des documents Dynamics 365 et les dépose proprement dans la solution de stockage de votre choix, qu'il s'agisse de SharePoint ou d'Azure. Cette fonctionnalité permet d'alléger les problèmes de stockage et d'améliorer le flux d'informations au sein de votre organisation.
Comment prouver l'authenticité de vos documents ?
Dans les environnements où l'intégrité des documents n'est pas négociable, on pourrait penser que les grands noms ont mis en place un système qui certifie l'authenticité d'un document. En réalité, il n'existe aucun système de ce type dans Dynamics 365 ou SharePoint, ni dans Azure. Truth Enforcer for SharePoint devient indispensable. Cet outil permet de s'assurer que les documents restent inchangés et de garantir l'authenticité de tous les fichiers stockés. Dans les entreprises qui traitent des données sensibles ou soumises à des contraintes de conformité, cet outil apporte une grande crédibilité et facilite les nombreuses étapes nécessaires à la mise en conformité. Cela permet de réduire considérablement les problèmes juridiques auxquels une entreprise peut être confrontée si elle ne respecte pas les exigences de conformité.
Réduire la nécessité de passer de Dynamics à SharePoint
Maintenant que tout est lié de manière si transparente, certaines actions se produisent... pas de manière si transparente - par exemple, le téléchargement d'un lot de fichiers dont les métadonnées gérées doivent être mises à jour. Habituellement, ce processus implique le téléchargement individuel des fichiers requis et le passage à SharePoint pour mettre à jour le fichier avec les métadonnées gérées requises. Entrer Glisser-déposer et métadonnées pour Dynamics 365 CE. En simplifiant la manière dont les documents sont transférés dans Dynamics 365 et dont les métadonnées sont gérées, cet outil réduit la courbe d'apprentissage et améliore la productivité. Les employés passent moins de temps à manipuler le système et plus de temps à travailler.
L'intégration de Dynamics 365 avec SharePoint est-elle bénéfique pour mon secteur d'activité ?
Ces intégrations ont des implications considérables dans divers secteurs d'activité. Prenons l'exemple des soins de santé, où les dossiers des patients doivent rester à la fois confidentiels et facilement accessibles au personnel autorisé. Ou encore le domaine juridique, qui nécessite un système robuste pour le suivi des documents et le respect de la conformité. Cette intégration répond à ces besoins et à bien d'autres encore, en offrant une solution sur mesure pour les exigences uniques de chaque entreprise en matière de flux de travail.
Est-il compliqué ou difficile d'intégrer Dynamics 365 à SharePoint ?
Si les avantages sont évidents, la mise en œuvre d'un système aussi complet ne va pas sans difficultés. Les entreprises doivent tenir compte de la complexité de la mise en place et de la maintenance de ces intégrations, ainsi que de la formation du personnel pour maximiser leur potentiel. Toutefois, grâce à la variété des outils disponibles, bon nombre de ces obstacles peuvent être atténués de manière efficace.
Réflexions finales
L'intégration de Dynamics 365 et de SharePoint représente une avancée significative pour les entreprises qui souhaitent améliorer leurs systèmes de gestion des documents. En tirant parti de la suite Dynamics 365 que nous avons créée de toutes pièces, les entreprises peuvent mettre en place un cadre qui favorise un traitement sécurisé, efficace et convivial des documents.
L'adoption de ces avancées technologiques permet non seulement de simplifier les opérations, mais aussi de préparer les entreprises à affronter l'avenir avec confiance, en soutenant la croissance et l'innovation dans un monde de plus en plus numérique.
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A propos de l'auteur

"En tant qu'architecte de solutions chez Connecting Software, il est important de connaître toutes les petites subtilités des outils que l'on utilise au quotidien. Cela m'aide à mieux faire ce que je fais et je me suis dit, pourquoi ne pas partager certaines de ces informations peu communes avec vous tous. Si cela peut aider au moins une personne, je pense que cela valait la peine d'être écrit."