Immaginate di arrivare sul posto di lavoro e che l'intero sistema di gestione dei documenti funzioni come una macchina ben oliata. Ogni documento è al suo posto, accessibile solo a chi ne ha bisogno, e l'intero processo è semplice e potente. Questo non deve essere un sogno, anzi è possibile semplicemente integrando Microsoft Dynamics 365 con SharePoint.
Tuttavia, per raggiungere questo tipo di perfezione nella gestione dei documenti, è essenziale utilizzare gli strumenti che noi di Connecting Software abbiamo costruito da zero per garantire che chiunque possa diventare un esperto di integrazioni con Dynamics 365 e SharePoint.
Perché integrare l'Dynamics 365 con l'SharePoint?
L'unione delle forze dell'Dynamics 365 e dell'SharePoint apre una suite di funzionalità che ottimizza il modo in cui le aziende gestiscono i documenti. Questa integrazione non riguarda semplicemente il trasferimento di file da un luogo all'altro, ma rappresenta un'evoluzione dell'efficienza operativa.
L'integrazione tra Dynamics e SharePoint non è un'esperienza senza soluzione di continuità, in quanto l'integrazione di Dynamics e SharePoint comporta alcune sfide, ma questo non significa la fine di una potente partnership, in quanto noi di Connecting Software abbiamo la soluzione alla maggior parte delle sfide tecniche che si presentano con l'integrazione tra SharePoint e Dynamics.
Le autorizzazioni di Dynamics non vengono sincronizzate con l'SharePoint
Senza dubbio, la sicurezza dei dati è fondamentale. Tuttavia, l'integrazione dell'Dynamics 365 con l'SharePoint lascia una lacuna nella sicurezza, in quanto le autorizzazioni del lato Dynamics non vengono trasferite all'SharePoint. Questo diventa un grave problema di sicurezza, in quanto coloro che non dovrebbero avere accesso a qualcosa su Dynamics sono liberi di accedervi su SharePoint, purché abbiano un link. La soluzione più semplice per questo problema sarebbe il nostro CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. È la guardia del corpo digitale dei vostri documenti, che garantisce la sincronizzazione dei livelli di sicurezza su entrambe le piattaforme. Ciò significa che le persone giuste hanno accesso alle informazioni giuste, né più né meno.
I dati dinamici in SharePoint non sono strutturati.
Non si tratta solo di dove si archiviano i documenti, ma anche di come vengono organizzati. L'integrazione dell'Dynamics 365 con l'SharePoint consiste nell'inserire tutto in una cartella dell'SharePoint e chiudere il cerchio. Questo può essere piuttosto impegnativo da tenere sotto controllo e verificare. Per questo motivo il SharePoint Structure Creator è parte integrante di questo sistema, che offre alle aziende un modo intuitivo per strutturare i documenti in SharePoint in base a specifici record Dynamics 365. Questo strumento aiuta anche a bypassare i limiti delle autorizzazioni uniche, assicurando che tutto sia dove dovrebbe essere, proprio quando serve.
Gli allegati di Dynamics non vengono memorizzati in SharePoint
L'integrazione di SharePoint in Dynamics consente una maggiore organizzazione e un immenso risparmio di spazio. Tuttavia, gli allegati non sembrano ricadere sotto lo stesso ombrello del resto dei file, lasciandoli quindi ancora memorizzati in Dynamics e consumando lentamente ma inesorabilmente lo spazio disponibile. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor rende la noiosa gestione degli allegati un gioco da ragazzi. Questo strumento automatizza il processo di estrazione degli allegati dai record Dynamics 365 e li deposita ordinatamente nella soluzione di archiviazione scelta, sia essa SharePoint o Azure. Questa funzione allevia i problemi di archiviazione e migliora il flusso di informazioni all'interno dell'organizzazione.
Come potete dimostrare l'autenticità dei vostri documenti?
In ambienti in cui l'integrità dei documenti non è negoziabile, si potrebbe pensare che i grandi nomi abbiano implementato un sistema che certifichi l'autenticità di un documento. La realtà è che non esiste un sistema di questo tipo né in Dynamics 365 né in SharePoint, né in Azure. Truth Enforcer for SharePoint diventa indispensabile. Questo strumento assicura che i documenti rimangano inalterati, garantendo l'autenticità di tutti i file archiviati. Nelle aziende che hanno a che fare con dati sensibili o che necessitano di conformità, questo strumento fornisce una grande credibilità e aiuta a svolgere i numerosi passaggi necessari per la conformità. Ciò contribuisce a ridurre drasticamente i problemi legali che si possono incontrare senza soddisfare i requisiti di conformità.
Riduzione della necessità di passare da Dynamics a SharePoint
Ora che tutto è collegato in modo così fluido, alcune azioni avvengono... non in modo così fluido: ad esempio, il caricamento di un batch di file che necessitano dell'aggiornamento dei metadati gestiti. Di solito, questo processo comporta il caricamento individuale dei file richiesti e il passaggio a SharePoint per aggiornare i file con i metadati gestiti richiesti. Entrare in Drag & Drop e metadati per Dynamics 365 CE. Semplificando le modalità di spostamento dei documenti nell'Dynamics 365 e la gestione dei metadati, questo strumento riduce la curva di apprendimento e aumenta la produttività. I dipendenti passano meno tempo a smanettare con il sistema e più tempo a svolgere il proprio lavoro.
L'integrazione dell'Dynamics 365 con l'SharePoint è vantaggiosa per il mio settore?
Tali integrazioni hanno implicazioni di vasta portata in diversi settori. Si pensi al settore sanitario, dove le cartelle cliniche dei pazienti devono rimanere riservate e facilmente accessibili al personale autorizzato. Oppure il settore legale, che richiede un sistema solido per la tracciabilità dei documenti e il rispetto della conformità. Questa integrazione risponde a queste esigenze e non solo, offrendo una soluzione personalizzata per le esigenze di flusso di lavoro specifiche di ogni azienda.
È complicato o impegnativo integrare l'Dynamics 365 con l'SharePoint?
Sebbene i vantaggi siano evidenti, l'implementazione di un sistema così completo comporta delle sfide. Le aziende devono considerare la complessità dell'impostazione e della manutenzione di queste integrazioni, nonché la formazione del personale per massimizzarne il potenziale. Tuttavia, grazie alla varietà di strumenti disponibili, molti di questi ostacoli possono essere efficacemente mitigati.
Pensieri di chiusura
L'integrazione di Dynamics 365 e SharePoint rappresenta un significativo passo avanti per le aziende che intendono migliorare i propri sistemi di gestione dei documenti. Sfruttando la suite Dynamics 365 che abbiamo creato da zero, le aziende possono costruire una struttura che supporta una gestione dei documenti sicura, efficiente e facile da usare.
L'adozione di questi progressi tecnologici non solo semplifica le operazioni, ma prepara le aziende ad affrontare il futuro con fiducia, sostenendo la crescita e l'innovazione in un mondo sempre più digitale.
Ulteriori informazioni su Dynamics 365 e SharePoint
Sull'autore

"Come Solution Architect di Connecting Software, è importante conoscere tutte le piccole complessità degli strumenti che si utilizzano quotidianamente. Mi aiuta a fare meglio il mio lavoro e ho pensato: perché non condividere con tutti voi alcune di queste informazioni poco comuni? Se questo articolo può aiutare almeno una persona, credo che sia valsa la pena di scriverlo."