Verbessern Sie Ihr Geschäft mit Dynamics 365 und SharePoint Integration

Verbessern Sie Ihr Geschäft mit Dynamics 365 und SharePoint Integration

Matteo GiordaniProducts and Solutions Leave a Comment

Stellen Sie sich vor, Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und Ihr gesamtes Dokumentenmanagementsystem funktioniert wie eine gut geölte Maschine. Jedes Dokument ist dort, wo es hingehört, und nur die, die es brauchen, haben Zugriff darauf, und der gesamte Prozess ist einfach und dennoch leistungsstark. Dies muss kein Traum sein, sondern ist durch die einfache Integration von Microsoft Dynamics 365 mit SharePoint sehr gut möglich.

Um diese Art von perfektionierter Dokumentenverwaltung zu erreichen, ist es jedoch unerlässlich, die Werkzeuge zu nutzen, die wir bei Connecting Software von Grund auf entwickelt haben, um sicherzustellen, dass jeder ein Experte für die Integration von Dynamics 365 und SharePoint werden kann.

Warum Dynamics 365 mit SharePoint integrieren?

Die Bündelung der Kräfte von Dynamics 365 und SharePoint eröffnet eine Reihe von Möglichkeiten, die den Umgang mit Dokumenten in Unternehmen optimieren. Bei dieser Integration geht es nicht nur um die Übertragung von Dateien von einem Ort zum anderen, sondern um eine Weiterentwicklung der betrieblichen Effizienz.

Die Integration von Dynamics und SharePoint birgt einige Herausforderungen, die jedoch nicht das Ende einer leistungsstarken Partnerschaft bedeuten, da wir bei Connecting Software die Lösung für die meisten technischen Herausforderungen haben, die mit der Integration von SharePoint und Dynamics einhergehen.

Dynamics-Berechtigungen werden nicht mit dem SharePoint synchronisiert

Ohne Frage ist die Datensicherheit von größter Bedeutung. Die Integration von Dynamics 365 in SharePoint hinterlässt jedoch eine Sicherheitslücke, da die Berechtigungen auf der Dynamics-Seite nicht auf SharePoint übertragen werden. Dies stellt ein ernsthaftes Sicherheitsproblem dar, da Personen, die in Dynamics keinen Zugriff auf etwas haben sollen, in SharePoint darauf zugreifen können, vorausgesetzt, sie haben einen Link dazu. Die einfachste Lösung für dieses Problem wäre unser CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Betrachten Sie es als den digitalen Bodyguard für Ihre Dokumente, der dafür sorgt, dass die Sicherheitsstufen auf beiden Plattformen synchronisiert bleiben. Das bedeutet, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben - nicht mehr und nicht weniger.

Dynamics-Daten in SharePoint sind unstrukturiert

Es geht nicht nur darum, wo Sie Dokumente speichern, sondern auch darum, wie sie organisiert sind. Bei der Integration von Dynamics 365 in SharePoint wird einfach alles in einem SharePoint-Ordner abgelegt und das war's. Das kann eine ziemliche Herausforderung sein, den Überblick zu behalten und zu prüfen. Aus diesem Grund ist die SharePoint Structure Creator bietet Unternehmen eine intuitive Möglichkeit, Dokumente in SharePoint nach bestimmten Dynamics 365-Datensätzen zu strukturieren. Dieses Tool hilft auch dabei, eindeutige Berechtigungsgrenzen zu umgehen und stellt sicher, dass alles dort ist, wo es sein soll, genau dann, wenn es gebraucht wird.

Dynamics-Anlagen werden nicht in SharePoint gespeichert

Die Integration von SharePoint in Dynamics ermöglicht eine bessere Organisation und immense Speicherplatzeinsparungen. Allerdings scheinen Anhänge nicht unter denselben Schirm zu fallen wie die übrigen Dateien, so dass sie immer noch in Dynamics gespeichert sind und langsam aber sicher den verfügbaren Speicherplatz aufbrauchen. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor macht die mühsame Aufgabe der Anhangsverwaltung zu einem Kinderspiel. Dieses Tool automatisiert den Prozess der Extraktion von Anhängen aus Dynamics 365-Datensätzen und legt sie sauber in der von Ihnen gewählten Speicherlösung ab, sei es SharePoint oder Azure. Diese Funktion erleichtert die Speicherung und verbessert den Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens.

Wie können Sie die Echtheit Ihrer Unterlagen nachweisen?

In Umgebungen, in denen die Integrität von Dokumenten nicht verhandelbar ist, sollte man meinen, dass die großen Namen ein System implementiert haben, das die Authentizität eines Dokuments bescheinigt. In Wirklichkeit gibt es weder in Dynamics 365 oder SharePoint noch in Azure ein solches System. Truth Enforcer for SharePoint unverzichtbar wird. Dieses Tool stellt sicher, dass die Dokumente unverändert bleiben und die Authentizität aller gespeicherten Dateien gewährleistet ist. In Unternehmen, die mit sensiblen oder Compliance-lastigen Daten zu tun haben, sorgt dies für ein hohes Maß an Glaubwürdigkeit und hilft bei den vielen Schritten, die für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind. Dies trägt dazu bei, die rechtlichen Probleme, die sich ergeben können, wenn die Compliance-Anforderungen nicht erfüllt werden, drastisch zu reduzieren.

Weniger Notwendigkeit, zwischen Dynamics und SharePoint zu wechseln

Jetzt, wo alles so nahtlos miteinander verbunden ist, laufen bestimmte Aktionen nicht mehr so nahtlos ab - zum Beispiel das Hochladen eines Stapels von Dateien, deren verwaltete Metadaten aktualisiert werden müssen. Normalerweise müssen bei diesem Vorgang die erforderlichen Dateien einzeln hochgeladen werden, und man muss zu SharePoint wechseln, um die Datei mit den erforderlichen verwalteten Metadaten zu aktualisieren. Geben Sie ein. Drag & Drop und Metadaten für Dynamics 365 CE. Durch die Vereinfachung der Art und Weise, wie Dokumente in Dynamics 365 verschoben werden und wie Metadaten verwaltet werden, reduziert dieses Tool die Lernkurve und steigert die Produktivität. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, sich mit dem System herumzuschlagen, und haben mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Bringt mir die Integration von Dynamics 365 mit SharePoint in meiner Branche Vorteile?

Solche Integrationen haben weitreichende Auswirkungen auf verschiedene Branchen. Denken Sie an das Gesundheitswesen, wo Patientenakten sowohl vertraulich als auch für autorisiertes Personal leicht zugänglich sein müssen. Oder das Rechtswesen, das ein robustes System für die Nachverfolgung von Dokumenten und die Einhaltung von Vorschriften benötigt. Diese Integration erfüllt diese und weitere Anforderungen und bietet eine maßgeschneiderte Lösung für die individuellen Workflow-Anforderungen eines jeden Unternehmens.

Ist es kompliziert oder schwierig, Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren?

Die Vorteile liegen auf der Hand, aber die Implementierung eines solch umfassenden Systems ist auch mit Herausforderungen verbunden. Unternehmen müssen die Komplexität der Einrichtung und Pflege dieser Integrationen sowie die Schulung der Mitarbeiter berücksichtigen, um das Potenzial des Systems voll auszuschöpfen. Mit der Vielzahl der verfügbaren Tools lassen sich viele dieser Hürden jedoch wirksam abbauen.

Abschließende Gedanken

Die Integration von Dynamics 365 und SharePoint ist ein bedeutender Schritt nach vorn für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltungssysteme verbessern wollen. Durch die Nutzung der Dynamics 365-Suite, die wir von Grund auf entwickelt haben, können Unternehmen einen Rahmen schaffen, der eine sichere, effiziente und benutzerfreundliche Dokumentenverarbeitung unterstützt.

Die Nutzung dieser technologischen Fortschritte vereinfacht nicht nur die Abläufe, sondern bereitet die Unternehmen auch darauf vor, der Zukunft zuversichtlich entgegenzusehen und Wachstum und Innovation in einer zunehmend digitalen Welt zu fördern.

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Über den Autor

Matteo
Durch Matteo Giordani,Architekt der Lösung bei Connecting Software.

"Als Solution Architect bei Connecting Software ist es wichtig, all die kleinen Feinheiten der Tools zu kennen, die man tagtäglich verwendet. Es hilft mir, meine Arbeit besser zu machen, und ich dachte mir, warum nicht einige dieser ungewöhnlichen Informationen mit Ihnen allen teilen. Wenn dies am Ende wenigstens einer einzigen Person hilft, dann war es den Bericht wert."

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