Stel je voor dat je op je werkplek aankomt en je hele documentbeheersysteem werkt als een goed geoliede machine. Elk document is waar het moet zijn, alleen toegankelijk voor degenen die het nodig hebben, en het hele proces is eenvoudig maar krachtig. Dit hoeft geen droom te zijn, in feite is het heel goed mogelijk door simpelweg Microsoft Dynamics 365 te integreren met SharePoint.
Echter, om dit soort geperfectioneerde document management prestatie te bereiken, is het essentieel om de tools die we bij Connecting Software hebben gebouwd vanaf de grond op te gebruiken om ervoor te zorgen dat iedereen kan een integratie-expert met Dynamics 365 en SharePoint te worden.
Waarom Dynamics 365 integreren met SharePoint?
Door de krachten van zowel Dynamics 365 als SharePoint te bundelen, ontstaat een reeks mogelijkheden die de manier waarop bedrijven met documenten omgaan stroomlijnen. Deze integratie gaat niet alleen over het overbrengen van bestanden van de ene plaats naar de andere; het is een evolutie in operationele efficiëntie.
Dit is niet allemaal een naadloze ervaring als er een aantal uitdagingen die komen met de integratie van Dynamics en SharePoint, maar dit betekent niet het einde van een krachtige samenwerking als wij bij Connecting Software hebben de oplossing voor de meeste van de technische uitdagingen die komen samen met SharePoint en Dynamics integratie.
Dynamics-machtigingen synchroniseren niet met SharePoint
Zonder twijfel, beveiliging van gegevens is van het grootste belang. Echter, Dynamics 365 de integratie met SharePoint laat een gat in de beveiliging waar machtigingen op de Dynamics-kant worden niet overgedragen aan SharePoint. Dit wordt een ernstig beveiligingsprobleem als degenen die niet worden verondersteld om toegang te hebben tot iets op Dynamics zijn vrij om het te openen op SharePoint, op voorwaarde dat ze een link naar het. De eenvoudigste oplossing hiervoor zou onze CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Zie het als de digitale bodyguard voor uw documenten, die ervoor zorgt dat de beveiligingsniveaus op beide platformen gesynchroniseerd blijven. Dit betekent dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste informatie, niet meer en niet minder.
Dynamiekgegevens in SharePoint zijn ongestructureerd
Het gaat niet alleen om waar je documenten op te slaan, maar hoe ze zijn georganiseerd. Dynamics 365 integratie met SharePoint soort van gooit alles in een SharePoint map en noemt het een dag. Dit kan heel uitdagend om bij te houden en te controleren. Dat is de reden waarom de SharePoint Structure Creator maakt hier integraal deel van uit en biedt bedrijven een intuïtieve manier om documenten in SharePoint te structureren volgens specifieke Dynamics 365 records. Deze tool helpt ook om unieke permissielimieten te omzeilen, zodat alles is waar het moet zijn, precies wanneer het nodig is.
Dynamics bijlagen worden niet opgeslagen in SharePoint
De integratie van SharePoint in Dynamics zorgt voor een betere organisatie en een enorme besparing op opslagruimte. Bijlagen lijken echter niet onder dezelfde paraplu te vallen als de rest van de bestanden, waardoor ze nog steeds worden opgeslagen in Dynamics en langzaam maar zeker de beschikbare ruimte opeten. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor maakt de vervelende taak van het beheren van bijlagen tot een fluitje van een cent. Deze tool automatiseert het proces van het extraheren van bijlagen uit Dynamics 365 records en deponeert ze netjes in de door jou gekozen opslagoplossing, of dat nu SharePoint of Azure is. Deze functie verlicht opslaghoofdpijn en verbetert de informatiestroom binnen uw organisatie.
Hoe kun je de authenticiteit van je gegevens bewijzen?
In omgevingen waar de integriteit van documenten niet onderhandelbaar is, zou je denken dat de grote namen een systeem zouden hebben geïmplementeerd dat de authenticiteit van een document certificeert. De realiteit is dat er noch binnen Dynamics 365 of SharePoint, noch binnen Azure een dergelijk systeem bestaat. Truth Enforcer for SharePoint onmisbaar. Deze tool zorgt ervoor dat documenten ongewijzigd blijven en dwingt authenticiteit af in alle opgeslagen bestanden. Voor bedrijven die te maken hebben met gevoelige gegevens of gegevens die onderhevig zijn aan compliance, biedt dit een grote mate van geloofwaardigheid en hulp bij de vele stappen die nodig zijn voor compliance. Dit helpt de juridische problemen drastisch te verminderen waarmee men te maken kan krijgen als niet aan de compliance-eisen wordt voldaan.
Verminder de noodzaak om te schakelen tussen Dynamics en SharePoint
Nu alles zo naadloos met elkaar is verbonden, gebeuren bepaalde acties... niet zo naadloos - bijvoorbeeld het uploaden van een batch bestanden waarvan de beheerde metadata moeten worden bijgewerkt. Normaal gesproken betekent dit dat de benodigde bestanden individueel moeten worden geüpload en dat moet worden overgeschakeld naar SharePoint om het bestand bij te werken met de vereiste beheerde metagegevens. Voer in. Slepen en neerzetten en metagegevens voor Dynamics 365 CE. Door de manier waarop documenten naar Dynamics 365 worden verplaatst en metadata worden beheerd te vereenvoudigen, verkleint deze tool de leercurve en verhoogt hij de productiviteit. Medewerkers zijn minder tijd kwijt met het systeem en hebben meer tijd om hun werk te doen.
Heb ik in mijn branche baat bij integratie van Dynamics 365 met SharePoint?
Dergelijke integraties hebben verstrekkende gevolgen in verschillende sectoren. Denk aan de gezondheidszorg, waar patiëntendossiers zowel vertrouwelijk als gemakkelijk toegankelijk moeten blijven voor bevoegd personeel. Of de juridische sector, waar een robuust systeem nodig is voor het bijhouden van documenten en het naleven van de wet- en regelgeving. Deze integratie komt tegemoet aan deze en andere behoeften en biedt een oplossing op maat voor de unieke workflowvereisten van elk bedrijf.
Is het ingewikkeld of een uitdaging om Dynamics 365 te integreren met SharePoint?
Hoewel de voordelen duidelijk zijn, brengt het implementeren van zo'n uitgebreid systeem uitdagingen met zich mee. Bedrijven moeten rekening houden met de complexiteit van het opzetten en onderhouden van deze integraties, evenals het trainen van personeel om het potentieel ervan te maximaliseren. Maar met de verscheidenheid aan beschikbare tools kunnen veel van deze hindernissen effectief worden genomen.
Afsluitende gedachten
De integratie van Dynamics 365 en SharePoint betekent een belangrijke stap voorwaarts voor bedrijven die hun documentbeheersystemen willen verbeteren. Door gebruik te maken van de Dynamics 365 suite die we vanaf de basis hebben ontwikkeld, kunnen bedrijven een raamwerk bouwen dat veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke documentverwerking ondersteunt.
Het omarmen van deze technologische ontwikkelingen vereenvoudigt niet alleen de bedrijfsvoering, maar bereidt bedrijven ook voor om de toekomst met vertrouwen tegemoet te zien en groei en innovatie te ondersteunen in een wereld die steeds digitaler wordt.
Meer over Dynamics 365 en SharePoint
Over de auteur

"Als Solution Architect bij Connecting Software is het belangrijk om alle kleine fijne kneepjes te weten van de tools die je dagelijks gebruikt. Het helpt me beter te doen wat ik doe en ik dacht, waarom zou ik niet een aantal van deze ongewone stukjes informatie met jullie delen. Als dit ook maar één persoon helpt, dan denk ik dat het het schrijven waard was."