Melhorar o seu negócio com a integração Dynamics 365 e SharePoint

Melhorar o seu negócio com a integração Dynamics 365 e SharePoint

Matteo GiordaniProducts and Solutions Leave a Comment

Imagine chegar ao seu local de trabalho e todo o seu sistema de gestão documental funcionar como uma máquina bem oleada. Cada documento está onde deveria estar, acessível apenas para quem precisa dele, e todo o processo é simples, mas poderoso. Isto não tem de ser um sonho; de facto, é muito possível através da simples integração do Microsoft Dynamics 365 com o SharePoint.

No entanto, para alcançar este tipo de perfeição na gestão de documentos, é essencial usar as ferramentas que nós do Connecting Software construímos desde o início para garantir que qualquer pessoa possa se tornar um especialista em integrações com o Dynamics 365 e o SharePoint.

Porquê integrar o Dynamics 365 com o SharePoint?

A combinação de forças do Dynamics 365 e do SharePoint abre um conjunto de recursos que simplificam a forma como as empresas lidam com documentos. Esta integração não se trata apenas de transferir ficheiros de um local para outro; é uma evolução na eficiência operacional.

No entanto, isso não significa o fim de uma parceria poderosa, pois nós do Connecting Software temos a solução para a maioria dos desafios técnicos que acompanham a integração do SharePoint e do Dynamics.

As permissões do Dynamics não estão a ser sincronizadas com o SharePoint

Sem dúvida, a segurança dos dados é fundamental. No entanto, a integração do Dynamics 365 com o SharePoint deixa uma lacuna na segurança, pois as permissões do Dynamics não são transferidas para o SharePoint. Isso se torna um sério problema de segurança, pois aqueles que não deveriam ter acesso a algo no Dynamics podem acessá-lo livremente no SharePoint, desde que tenham um link para ele. A solução mais simples para este problema seria o nosso CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator. Pense nele como o guarda-costas digital dos seus documentos, assegurando que os níveis de segurança permanecem sincronizados em ambas as plataformas. Isto significa que as pessoas certas têm acesso à informação certa - nem mais, nem menos.

Os dados dinâmicos no SharePoint não estão estruturados

Não se trata apenas do local onde os documentos são armazenados, mas também da forma como são organizados. A integração do Dynamics 365 com o SharePoint praticamente coloca tudo numa pasta do SharePoint e pronto. Isso pode ser bastante difícil de acompanhar e auditar. É por isso que o SharePoint Structure Creator é fundamental neste contexto, proporcionando às empresas uma forma intuitiva de estruturar documentos no SharePoint de acordo com registos específicos do Dynamics 365. Esta ferramenta também ajuda a contornar os limites de permissões únicas, assegurando que tudo está onde deve estar, exatamente quando é necessário.

Os anexos do Dynamics não estão a ser armazenados no SharePoint

A integração do SharePoint no Dynamics permite uma maior organização e uma enorme poupança de espaço. No entanto, os anexos parecem não se enquadrar na mesma categoria que os restantes ficheiros, pelo que continuam a ser armazenados no Dynamics e a consumir lenta mas seguramente o espaço disponível. CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor torna fácil a tediosa tarefa de gestão de anexos. Esta ferramenta automatiza o processo de extração de anexos dos registos do Dynamics 365 e deposita-os ordenadamente na solução de armazenamento escolhida, seja ela o SharePoint ou o Azure. Este recurso alivia as dores de cabeça de armazenamento e melhora o fluxo de informações dentro da sua organização.

Como pode provar a autenticidade dos seus registos?

Em ambientes onde a integridade dos documentos não é negociável, seria de esperar que os grandes nomes tivessem um sistema implementado que certificasse a autenticidade de um documento. A realidade é que esse sistema não existe nem no Dynamics 365 nem no SharePoint, nem no Azure. Truth Enforcer for SharePoint torna-se indispensável. Esta ferramenta garante que os documentos permanecem inalterados, reforçando a autenticidade de todos os ficheiros armazenados. Nas empresas que lidam com dados sensíveis ou de elevada conformidade, isto proporciona uma grande credibilidade, para além de ajudar nas várias etapas necessárias para a conformidade. Isto ajuda a reduzir drasticamente os problemas legais que se podem enfrentar sem cumprir os requisitos de conformidade.

Reduzir a necessidade de alternar entre Dynamics e SharePoint

Agora que tudo está interligado de forma tão perfeita, certas acções acontecem... não tão facilmente - por exemplo, carregar um lote de ficheiros que necessitam de atualização dos metadados geridos. Normalmente, este processo implica carregar individualmente os ficheiros necessários e ter de passar para o SharePoint para atualizar o ficheiro com os metadados geridos necessários. Introduzir Arrastar e largar e metadados para Dynamics 365 CE. Ao simplificar a forma como os documentos são transferidos para o Dynamics 365 e como os metadados são geridos, esta ferramenta reduz a curva de aprendizagem e aumenta a produtividade. Os funcionários passam menos tempo a manipular o sistema e mais tempo a trabalhar.

A integração do Dynamics 365 com o SharePoint é vantajosa para o meu sector?

Estas integrações têm implicações de grande alcance em diversos sectores. Pense nos cuidados de saúde, onde os registos dos pacientes devem permanecer confidenciais e facilmente acessíveis ao pessoal autorizado. Ou a área jurídica, que requer um sistema robusto para o controlo de documentos e cumprimento da conformidade. Esta integração responde a estas necessidades e a outras mais, oferecendo uma adaptação personalizada às exigências de fluxo de trabalho específicas de cada empresa.

É complicado ou difícil integrar o Dynamics 365 com o SharePoint?

Embora as vantagens sejam evidentes, a implementação de um sistema tão abrangente acarreta desafios. As empresas têm de considerar a complexidade da configuração e manutenção destas integrações, bem como a formação do pessoal para maximizar o seu potencial. No entanto, com a variedade de ferramentas disponíveis, muitos destes obstáculos podem ser efetivamente mitigados.

Pensamentos finais

A integração do Dynamics 365 e do SharePoint representa um avanço significativo para as empresas que pretendem melhorar os seus sistemas de gestão documental. Ao aproveitar o conjunto Dynamics 365 que criámos desde o início, as empresas podem construir uma estrutura que suporta um tratamento de documentos seguro, eficiente e fácil de utilizar.

A adoção destes avanços tecnológicos não só simplifica as operações, como também prepara as empresas para enfrentarem o futuro com confiança, apoiando o crescimento e a inovação num mundo cada vez mais digital.

Mais informações sobre o Dynamics 365 e o SharePoint


Sobre o Autor

Matteo
Por Matteo Giordani,Arquitecto de soluções em Connecting Software.

Como Arquiteto de Soluções na Connecting Software, é importante conhecer todas as pequenas complexidades das ferramentas que utilizamos no dia a dia. Ajuda-me a fazer melhor o que faço e pensei: porque não partilhar algumas destas informações pouco comuns com todos vós? Se isto acabar por ajudar pelo menos uma pessoa, acho que valeu a pena escrever."

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