我们有一个令人兴奋的消息。 Document Extractor 有很多更新。将您的Salesforce到SharePoint集成到一个先进的文档协作工具，这个节省成本的解决方案已经变得更好。如果您正在寻找 外部文档管理集成到Salesforce，请继续阅读。
我们想带领大家了解新版本，并展示Document Extractor的最新功能。两位专家，Connecting Software的高级开发人员Alexander Vallat和业务开发总监Eduardo Coreixo将帮助我们。
世界各地的Salesforce SharePoint集成情况
Document Extractor是Connecting Software的旗舰产品之一，已经在全球许多组织中嵌套在Salesforce和SharePoint之间。它通过SharePoint提供的在线编辑功能和版本管理，推动了更好的文档和团队管理，同时由于将大文件从Salesforce中移出，也节省了大量成本。
该服务所做的是将文件和附件从Salesforce转移到SharePoint，只留下一个文件的链接。用户的体验仍然是一样的--文件在Salesforce中被访问的位置正是它们离开的账户，但它们不会占用空间，不会花费额外的GB，也不会影响CRM的性能。
"市场上没有其他产品将Salesforce的文件存根到SharePoint"
- Alexander Vallat，Connecting Software的高级开发人员
Document Extractor的新特点
那么，新版本带来了什么？一些更新提高了Salesforce到SharePoint集成的可用性和成本效益。
- 在SharePoint中同步进行文件移动、重命名和删除。
Alex Vallat解释了这个功能的工作原理。"比如说，你在SharePoint中重命名或移动一些文件。我们用这个新功能做的是重命名Salesforce中的文件，这样链接就会指向正确的文件。如果你删除了SharePoint中的文件，我们可以选择性地将Salesforce中的文件也删除，这样就不会出现链接到不再存在的文件的断点"。
- 与SharePoint完全同步
为了完成Salesforce和SharePoint之间的同步，Document Extractor现在还允许用户直接将文件上传到SharePoint，并让它们的链接也出现在Salesforce的正确位置。"想象一下，你在Salesforce中存根了一些附在账户上的文件--它们现在在SharePoint的一个专门文件夹中。随着更新，你可以在SharePoint的同一文件夹中上传另一个文件，我们将在Salesforce中为同一文件夹中的其他文件创建一个链接"， - 高级开发人员解释说。
- 能够限制存根只处理特定用户的文件。 和
- 现在需要特定产品的许可证，并有活跃用户的限制。
这两个功能与产品许可和节约成本有关。"在许多组织中，并非每个CRM用户都与文件打交道。有些人可能是免费的社区用户，或者在团队中，文件在他们的工作流程中并不占优势。有了新版本，组织可以建立一个Salesforce用户组，这相当灵活。他们将能够指定哪些人需要Document Extractor，哪些人继续进行常规的Salesforce文件处理。这可以减少许可成本，因为他们不需要为整个组织支付服务费用"， - Alex Vallat说。
- 处理较大的文件大小
最大的文件大小将主要受制于你的系统可用内存的大小，在新版本中，Document Extractor对内存的使用效率更高。即便如此，如果你只有少量的可用内存，你也会被限制在较小的文件大小上。正如Connecting Software代表所解释的那样，他们已经测试了高达200-300MB的文件。测试证明：只要你有合理的可用内存，它仍然可以工作。
- 从SharePoint中获取文件，而不需要用户拥有SharePoint许可证。
有时，组织中有些人不是SharePoint用户，但他们需要访问从Salesforce中存根的文件。这个新功能很方便，可以为任何能够访问Salesforce中存根文件的人提供对SharePoint中文件的访问。当他们访问Salesforce中的存根文件时，他们会收到一个指向SharePoint中文件的临时公共链接，他们可以在没有SharePoint账户的情况下访问该文件。这样也可以在SharePoint中设置更强的安全性，因为即使是那些确实拥有SharePoint账户的用户，也不需要被授予从SharePoint中存根的所有文件的整个文件库的权限--当他们从他们在Salesforce中拥有访问权限的文件存根中打开文件时，他们将只收到对文件的访问。
- 文件预览
现在，您可以在 Salesforce 中看到 Document Extractor 移动的文件的预览，而无需下载它们。这适用于SharePoint支持的所有文件类型。
- 可使用返回命令
如果您想将所有从SharePoint移回Salesforce的文件恢复到Salesforce中，您可以使用一个还原命令。
- 电子邮件通知 服务
如果在同步过程中出现任何问题，你可以通过电子邮件收到通知。不需要不断地检查日志--这对所有的管理员来说是一种特别的待遇!
- 对已有的文件更简单
移动已经存在的文件被简化。它不再需要与服务用户批量共享文件。你也可以定义一个开始日期，这样旧文件就不会被移动--只从你想要的日期开始移动。
- 新的强大配置 选项
更多的配置选项，你可以用它们实现很多不同的东西。
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- 您可以通过Salesforce自定义字段让Document Extractor忽略特定文件。你也可以让它忽略非常大或非常小的文件，你可以决定什么是大和小。你可以使用新的最小和最大文件大小配置设置来实现。
- 如果你想的话，你可以在文件的自定义字段上显示SharePoint URL。
- 您可以通过Salesforce自定义字段自定义层次结构、目标文件夹、目标子站点和目标库。
Document Extractor最大的特点是什么？
如果不是负责产品研发2年以上的人，谁最适合评论产品的关键差异化？
根据Alex Vallat的说法，有一个特殊的功能使得Document Extractor在竞争中脱颖而出。"在Salesforce中，我们的存根文件是系统的原生文件，它们非常小，只有100字节左右。它们非常小，只有100字节左右。但它们是存在的。它的意思是，文件被列在各个地方，它们是 可通过文件名搜索.您可以将它们链接到其他对象。当你试图下载它们时，你会被简单地重定向到SharePoint上的那个文件。你不需要任何小工具，或者任何自定义的用户界面。它的工作原理简单而容易。 既有新的Lighting版本，也有经典的Salesforce”.
为什么组织会得到Document Extractor
正如Eduardo Coreixo所解释的那样，根据他的经验，组织寻找的是 两大好处 当伸出Document Extractor。
"第一点：公司寻求建立一个存储文件的结构，而不是把它们全部倾倒在一个文件夹里。大公司真正看中的是这一点，这最终是为他们节省成本。SharePoint与Document Extractor结合的工具都能做到这一点，提供在线编辑功能，让你对文件进行控制。
其次，他们寻找节省存储的方法。数字变化很大，但通常将你的重型文件从Salesforce中移走，会提高成本效益"。
根据Eduardo Coreixo的说法，人们通过谷歌找到Document Extractor的解决方案，有机地通过 Salesforce AppExchange 或已经熟悉Document Extractor的朋友推荐。
大部分是来自北美和欧洲的公司，但目前地域正在扩大。没有行业模式：客户可以来自金融、房地产、服务、生产，甚至公共部门。他们有一点是一致的，那就是他们希望自己的Salesforce和SharePoint的整合能够更好地发挥作用，带来效益。
客户对Document Extractor的反馈是什么？
在我们的业务发展总监与客户沟通的过程中，他收集了一些关于Document Extractor的具体反馈。
"人们很欣赏在Salesforce中仅有一个文件的链接。他们喜欢它的快速工作：不需要等待界面打开另一个窗口来上传文件。通过点击链接，他们可以轻松打开存储在SharePoint中的文件"。
- Eduardo Coreixo, Connecting Software的业务发展总监
Eduardo Coreixo称，客户提出的另一个重要特点是，他们欣赏在移动设备上使用服务的选择。"一个销售人员与客户在一起。他们上传一份合同。完成了。后台的人已经可以在SharePoint中访问它。这比发送电子邮件更快、更方便"，他说。
"我们提供了一个自我托管的选项，这一点也非常值得赞赏。客户还喜欢该解决方案在后台运行，使Salesforce用户体验不受影响，并提供令人惊讶的快速上传和链接生成"，他补充说。
"我们的客户喜欢速度和用户体验。他们说，Document Extractor只是做了它所说的事情。这是对我们工作最好的褒奖"。