我们有一个令人兴奋的消息。 Document Extractor 有很多更新。将您的Salesforce到SharePoint集成到一个先进的文档协作工具，这个节省成本的解决方案已经变得更好。如果您正在寻找 外部文档管理集成到Salesforce，请继续阅读。
我们想带领大家了解新版本，并展示Document Extractor的最新功能。两位专家，Connecting Software的高级开发人员Alexander Vallat和业务开发总监Eduardo Coreixo将帮助我们。
世界各地的Salesforce SharePoint集成情况
Document Extractor是Connecting Software的旗舰产品之一，已经在全球许多组织中嵌套在Salesforce和SharePoint之间。它通过SharePoint提供的在线编辑功能和版本管理，推动了更好的文档和团队管理，同时由于将大文件从Salesforce中移出，也节省了大量成本。
该服务的作用是将文件和附件从 Salesforce 转移到 SharePoint，只留下文件的链接。用户的体验保持不变--在 Salesforce 中访问的文件与原来的账户完全相同，但不会占用空间，不会产生额外的 GB 费用，也不会影响客户关系管理的性能。.
“市场上没有其他产品能将文件从 Salesforce 存根到 SharePoint”
- Alexander Vallat，Connecting Software的高级开发人员
Document Extractor的新特点
那么，新版本带来了什么？一些更新提高了Salesforce到SharePoint集成的可用性和成本效益。
- 在SharePoint中同步进行文件移动、重命名和删除。
Alex Vallat 解释了该功能的工作原理。“例如，您在 SharePoint 中重命名或移动了某个文件。我们使用这项新功能要做的就是重命名 Salesforce 中的文件，以便链接指向正确的文件。如果您删除了 SharePoint 中的文件，我们也可以选择删除 Salesforce 中的文件，这样就不会出现指向不复存在的文件的中断链接”。.
- 与SharePoint完全同步
为了完成 Salesforce 和 SharePoint 之间的同步，Document Extractor 现在还允许用户将文件直接上传到 SharePoint，并在 Salesforce 的正确位置显示这些文件的链接。“试想一下，您在 Salesforce 中删除了一些附加到账户的文件，这些文件现在就在 SharePoint 的专用文件夹中。更新后，您可以在 SharePoint 中的同一文件夹中上传另一个文件，我们将在 Salesforce 中为同一文件夹中的其他文件所在的同一账户创建一个链接”，高级开发人员解释说。.
- 能够限制存根只处理特定用户的文件。 和
- 现在需要特定产品的许可证，并有活跃用户的限制。
这两项功能与产品许可和节约成本有关。“在许多组织中，并非每个 CRM 用户都要处理文件。有些人可能是免费社区用户，或者是在工作流程中不使用文件的团队用户。有了新版本，企业就可以建立一个 Salesforce 用户组，非常灵活。他们可以指定哪些人需要 Document Extractor，哪些人继续使用常规的 Salesforce 文件处理。这可以降低许可成本，因为他们不需要为整个组织支付服务费用”，Alex Vallat 说。.
- 处理较大的文件大小
最大的文件大小将主要受制于你的系统可用内存的大小，在新版本中，Document Extractor对内存的使用效率更高。即便如此，如果你只有少量的可用内存，你也会被限制在较小的文件大小上。正如Connecting Software代表所解释的那样，他们已经测试了高达200-300MB的文件。测试证明：只要你有合理的可用内存，它仍然可以工作。
- 从SharePoint中获取文件，而不需要用户拥有SharePoint许可证。
有时，组织中有些人不是 SharePoint 用户，但他们需要访问 Salesforce 中的存根文件。这项新功能可以方便地让任何可以访问 Salesforce 存根文件的人访问 SharePoint 中的文件。当他们访问 Salesforce 中的存根文件时，他们会收到一个指向 SharePoint 中文件的临时公共链接，无需 SharePoint 账户即可访问该文件。这样还可以在 SharePoint 中设置更强的安全性，因为即使是那些拥有 SharePoint 账户的用户，也不需要被授予访问 SharePoint 中所有存根文件的整个文档库的权限，他们只能在打开他们有权在 Salesforce 中访问的存根文件时，才能访问这些文件。.
- 文件预览
现在，您可以在 Salesforce 中看到 Document Extractor 移动的文件的预览，而无需下载它们。这适用于SharePoint支持的所有文件类型。
- 可使用返回命令
如果您想将所有从SharePoint移回Salesforce的文件恢复到Salesforce中，您可以使用一个还原命令。
- 电子邮件通知 服务
如果在同步过程中出现任何问题，你可以通过电子邮件收到通知。不需要不断地检查日志--这对所有的管理员来说是一种特别的待遇!
- 对已有的文件更简单
移动已存在的文件变得更简单。它不再需要与服务用户批量共享文件。您还可以定义一个开始日期，这样就不会移动较旧的文件--只从您想要的日期开始移动。.
- 新的强大配置 选项
更多的配置选项，你可以用它们实现很多不同的东西。
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- 您可以通过Salesforce自定义字段让Document Extractor忽略特定文件。你也可以让它忽略非常大或非常小的文件，你可以决定什么是大和小。你可以使用新的最小和最大文件大小配置设置来实现。
- 如果你想的话，你可以在文件的自定义字段上显示SharePoint URL。
- 您可以通过Salesforce自定义字段自定义层次结构、目标文件夹、目标子站点和目标库。
Document Extractor最大的特点是什么？
如果不是负责产品研发2年以上的人，谁最适合评论产品的关键差异化？
Alex Vallat 认为，Document Extractor 的一个特殊功能使其在竞争中脱颖而出：“在 Salesforce 中，我们有系统原生的存根文件。它们非常小，只有 100 字节左右。但它们确实存在。这意味着这些文件随处可见，它们是 可通过文件名搜索. .您可以将它们链接到其他对象。当您尝试下载它们时，只需将其重定向到 SharePoint 上的文件即可。您不需要任何小工具，也不需要任何自定义用户界面。它的工作原理简单易行、, 既有新的Lighting版本，也有经典的Salesforce".
为什么组织会得到Document Extractor
正如Eduardo Coreixo所解释的那样，根据他的经验，组织寻找的是 两大好处 当伸出Document Extractor。
“第一点：公司希望创建一个存储文件的结构，而不是把它们都放在一个文件夹里。大公司非常重视这一点，这最终会为他们节省成本。SharePoint 与 Document Extractor 结合使用，可以提供在线编辑功能，让您控制您的文档。.
其次，他们想方设法节省存储空间。数字变化很大，但通常情况下，将重型文件从 Salesforce 转移到其他地方会提高成本效益”。.
根据Eduardo Coreixo的说法，人们通过谷歌找到Document Extractor的解决方案，有机地通过 Salesforce AppExchange 或已经熟悉Document Extractor的朋友推荐。
大部分是来自北美和欧洲的公司，但目前地域正在扩大。没有行业模式：客户可以来自金融、房地产、服务、生产，甚至公共部门。他们有一点是一致的，那就是他们希望自己的Salesforce和SharePoint的整合能够更好地发挥作用，带来效益。
客户对 Document Extractor 的反馈如何？
在我们的业务发展总监与客户沟通的过程中，他收集了一些关于Document Extractor的具体反馈。
“人们非常喜欢 Salesforce 中的文件链接。他们喜欢这样的快速操作：无需等待界面打开另一个窗口来上传文件。通过点击链接，他们可以轻松打开存储在 SharePoint 中的文件”。”
- Eduardo Coreixo, Connecting Software的业务发展总监
Eduardo Coreixo 说，客户提出的另一个重要特点是，他们非常喜欢在移动设备上使用服务的选择。“销售人员与客户在一起。他们上传一份合同。完成。后台办公室的人已经可以通过 SharePoint 访问合同。这比发送电子邮件更快、更方便”，他说。.
“他补充说：”我们提供的自托管选项也很受客户欢迎。客户还喜欢该解决方案在后台运行，不会影响 Salesforce 的用户体验，而且上传和生成链接的速度出奇地快"，他补充说。.
“我们的客户喜欢这种速度和用户体验。他们说 Document Extractor 说到做到。这是对我们工作最好的褒奖”。.