Salesforce与SharePoint整合。Document Extractor新版本提供更多功能

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我们有一个令人兴奋的消息。 Document Extractor 有很多更新。将您的Salesforce到SharePoint集成到一个先进的文档协作工具,这个节省成本的解决方案已经变得更好。如果您正在寻找 外部文档管理集成到Salesforce,请继续阅读。

我们想带领大家了解新版本,并展示Document Extractor的最新功能。两位专家,Connecting Software的高级开发人员Alexander Vallat和业务开发总监Eduardo Coreixo将帮助我们。

世界各地的Salesforce SharePoint集成情况

Document Extractor是Connecting Software的旗舰产品之一,已经在全球许多组织中嵌套在Salesforce和SharePoint之间。它通过SharePoint提供的在线编辑功能和版本管理,推动了更好的文档和团队管理,同时由于将大文件从Salesforce中移出,也节省了大量成本。

该服务所做的是将文件和附件从Salesforce转移到SharePoint,只留下一个文件的链接。用户的体验仍然是一样的--文件在Salesforce中被访问的位置正是它们离开的账户,但它们不会占用空间,不会花费额外的GB,也不会影响CRM的性能。

"市场上没有其他产品将Salesforce的文件存根到SharePoint"

- Alexander Vallat,Connecting Software的高级开发人员。

Document Extractor的新特点

那么,新版本带来了什么?一些更新提高了Salesforce到SharePoint集成的可用性和成本效益。

  • 在SharePoint中同步进行文件移动、重命名和删除。

Alex Vallat解释了这个功能的工作原理。"比如说,你在SharePoint中重命名或移动一些文件。我们用这个新功能做的是重命名Salesforce中的文件,这样链接就会指向正确的文件。如果你删除了SharePoint中的文件,我们可以选择性地将Salesforce中的文件也删除,这样就不会出现链接到不再存在的文件的断点"。

  • 与SharePoint完全同步

为了完成Salesforce和SharePoint之间的同步,Document Extractor现在还允许用户将文件直接上传到SharePoint,并让这些文件的链接也出现在Salesforce的正确位置。"想象一下,你在Salesforce中存根了几个附加在账户上的文件--它们现在在SharePoint的专用文件夹中。随着更新,您可以在SharePoint中上传同一文件夹中的另一个文件,我们将在Salesforce中为同一账户创建一个链接,同一文件夹中的其他文件是",--高级开发人员解释道。

  • 能够限制存根只处理特定用户的文件。
  • 现在需要特定产品的许可证,并有活跃用户的限制。

这两个功能与产品授权和节约成本有关。"在许多组织中,并不是每个CRM用户都与文件打交道。有些人可能是免费的社区用户,或者在团队中,文件在他们的工作流程中并不发挥作用。通过新版本,组织可以建立一个Salesforce用户组,这是相当灵活的。他们将能够指定哪些人需要Document Extractor,哪些人继续进行常规的Salesforce文件处理。这可以降低许可成本,因为他们不需要为整个组织支付服务费用",- Alex Vallat说。

  • 处理较大的文件大小

最大的文件大小将主要受制于你的系统可用内存的大小,在新版本中,Document Extractor对内存的使用效率更高。即便如此,如果你只有少量的可用内存,你也会被限制在较小的文件大小上。正如Connecting Software代表所解释的那样,他们已经测试了高达200-300MB的文件。测试证明:只要你有合理的可用内存,它仍然可以工作。

  • 从SharePoint中获取文件,而不需要用户拥有SharePoint许可证。

有时,组织中有些人不是SharePoint用户,但他们需要访问从Salesforce中存根的文件。这个新功能很方便,可以为任何能够访问Salesforce中存根文件的人提供对SharePoint中文件的访问。当他们访问Salesforce中的存根文件时,他们会收到一个指向SharePoint中文件的临时公共链接,他们可以在没有SharePoint账户的情况下访问该文件。这样也可以在SharePoint中设置更强的安全性,因为即使是那些确实拥有SharePoint账户的用户,也不需要被授予从SharePoint中存根的所有文件的整个文件库的权限--当他们从他们在Salesforce中拥有访问权限的文件存根中打开文件时,他们将只收到对文件的访问。

  • 文件预览

现在,您可以在 Salesforce 中看到 Document Extractor 移动的文件的预览,而无需下载它们。这适用于SharePoint支持的所有文件类型。

  • 可使用返回命令

如果您想将所有从SharePoint移回Salesforce的文件恢复到Salesforce中,您可以使用一个还原命令。

  • 电子邮件通知 服务

如果在同步过程中出现任何问题,你可以通过电子邮件收到通知。不需要不停地检查日志--这是对所有管理员的特殊待遇。

  • 对已有的文件更简单

移动已经存在的文件被简化。它不再需要与服务用户批量共享文件。你也可以定义一个开始日期,这样旧文件就不会被移动--只从你想要的日期开始移动。

  • 新的强大配置 选项

更多的配置选项,你可以用它们实现很多不同的东西。

    • 您可以通过Salesforce自定义字段让Document Extractor忽略特定文件。你也可以让它忽略非常大或非常小的文件,你可以决定什么是大和小。你可以使用新的最小和最大文件大小配置设置来实现。
    • 如果你想的话,你可以在文件的自定义字段上显示SharePoint URL。
    • 您可以通过Salesforce自定义字段自定义层次结构、目标文件夹、目标子站点和目标库。

Document Extractor最大的特点是什么?

如果不是负责产品研发2年以上的人,谁最适合评论产品的关键差异化?

根据Alex Vallat的说法,有一个特殊的功能使得Document Extractor在竞争中脱颖而出。"在Salesforce中,我们的存根文件是系统的原生文件,它们非常小,只有100字节左右。它们非常小,只有100字节左右。但它们是存在的。它的意思是,文件被列在各个地方,它们是 可通过文件名搜索.您可以将它们链接到其他对象。当你试图下载它们时,你会被简单地重定向到SharePoint上的那个文件。你不需要任何小工具,或者任何自定义的用户界面。它的工作原理简单而容易。 既有新的Lighting版本,也有经典的Salesforce”.

为什么组织会得到Document Extractor

正如Eduardo Coreixo所解释的那样,根据他的经验,组织寻找的是 两大好处 当伸出Document Extractor。

"第一点:公司寻求建立一个存储文件的结构,而不是把它们全部倾倒在一个文件夹里。大公司真正看中的是这一点,这最终是为他们节省成本。SharePoint与Document Extractor结合的工具都能做到这一点,提供在线编辑功能,让你对文件进行控制。

其次,他们寻找节省存储的方法。数字变化很大,但通常将你的重型文件从Salesforce中移走,会提高成本效益"。

根据Eduardo Coreixo的说法,人们通过谷歌找到Document Extractor的解决方案,有机地通过 Salesforce AppExchange 或已经熟悉Document Extractor的朋友推荐。

大部分是来自北美和欧洲的公司,但目前地域正在扩大。没有行业模式:客户可以来自金融、房地产、服务、生产,甚至公共部门。他们有一点是一致的,那就是他们希望自己的Salesforce和SharePoint的整合能够更好地发挥作用,带来效益。

客户对Document Extractor的反馈是什么?

在我们的业务发展总监与客户沟通的过程中,他收集了一些关于Document Extractor的具体反馈。

"人们很欣赏在Salesforce中仅有一个文件的链接。他们喜欢它的快速工作:不需要等待界面打开另一个窗口来上传文件。通过点击链接,他们可以轻松打开存储在SharePoint中的文件"。

- Connecting Software公司业务发展总监Eduardo Coreixo

Eduardo Coreixo称,客户提出的另一个重要特点是,他们欣赏在移动设备上使用服务的选择。"一个销售人员与客户在一起。他们上传一份合同。完成了。后台的人已经可以在SharePoint中访问它。这比发送电子邮件更快、更方便",他说。

"我们提供了一个自我托管的选项,这一点也非常值得赞赏。客户还喜欢该解决方案在后台运行,使Salesforce用户体验不受影响,并提供令人惊讶的快速上传和链接生成",他补充说。

"我们的客户喜欢速度和用户体验。他们说,Document Extractor只是做了它所说的事情。这是对我们工作最好的褒奖"。

关于Document Extractor的第一手客户评价,请阅读。

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