Nous avons des nouvelles passionnantes : Document Extractor a beaucoup de mises à jour. La solution économique qui transforme votre intégration Salesforce to SharePoint en un outil de collaboration documentaire avancé, est devenue encore meilleure. Si vous recherchez intégration de la gestion des documents externes à Salesforce, lire la suite.
Nous aimerions vous guider à travers la nouvelle version et vous présenter les dernières fonctionnalités du Document Extractor. Deux experts, Alexander Vallat, développeur principal de Connecting Software, et Eduardo Coreixo, directeur du développement commercial, vont nous aider.
Intégration de Salesforce SharePoint dans le monde entier
Le Document Extractor est l'un des produits phares du Connecting Software qui s'est déjà imbriqué entre Salesforce et SharePoint dans de nombreuses organisations à travers le monde. Il permet une meilleure gestion des documents et des équipes grâce aux fonctions d'édition et de versionnement en ligne fournies par SharePoint, et offre des économies considérables grâce au transfert de fichiers volumineux hors de Salesforce.
Ce service déplace les fichiers et les pièces jointes de Salesforce vers SharePoint, en ne laissant qu'un lien vers le fichier. L'expérience de l'utilisateur reste la même - les fichiers sont accessibles dans Salesforce à partir des comptes exacts où ils ont été laissés, mais ils n'occupent pas l'espace, ne coûtent pas de Go supplémentaires et n'ont pas d'impact sur les performances du CRM.
"Aucun autre produit sur le marché ne bloque les fichiers de Salesforce à SharePoint"
- Alexander Vallat, développeur principal chez Connecting Software
Nouvelles caractéristiques du Document Extractor
Alors, qu'apporte cette nouvelle version ? Plusieurs mises à jour améliorent la convivialité et la rentabilité de l'intégration de Salesforce à SharePoint.
- Synchronisation avec les déplacements, renommages et suppressions de fichiers dans SharePoint
Alex Vallat explique le fonctionnement de ce dispositif. "Disons que vous renommez ou déplacez un fichier dans SharePoint. Ce que nous faisons avec cette nouvelle fonctionnalité, c'est renommer le fichier dans Salesforce de sorte que le lien pointe vers le bon fichier. Si vous supprimez le fichier dans SharePoint, nous pouvons éventuellement supprimer le fichier dans Salesforce également, de sorte qu'il n'y ait pas de lien rompu avec le fichier qui n'existe plus".
- Synchronisation complète avec SharePoint
Pour compléter la synchronisation entre Salesforce et SharePoint, Document Extractor permet désormais aux utilisateurs de télécharger des fichiers directement sur SharePoint et de faire apparaître les liens vers ces fichiers aux bons endroits dans Salesforce également. "Imaginons que vous ayez téléchargé quelques fichiers attachés à un compte dans Salesforce - ils se trouvent maintenant dans un dossier dédié dans SharePoint. Avec la mise à jour, vous pouvez télécharger un autre fichier dans SharePoint dans le même dossier, et nous allons créer un lien dans Salesforce pour le même compte que les autres fichiers dans le même dossier", - explique le développeur principal.
- Possibilité de limiter le stubbing au traitement de fichiers par des utilisateurs spécifiques et
- Une licence spécifique à un produit avec une limite d'utilisation active est désormais requise
Ces deux fonctionnalités ont trait aux licences de produits et à la réduction des coûts. "Dans de nombreuses organisations, tous les utilisateurs de CRM ne traitent pas de fichiers. Certains peuvent être des utilisateurs de la communauté libre, ou faire partie d'équipes où les fichiers ne jouent pas de rôle dans leur flux de travail. Avec la nouvelle version, l'entreprise peut créer un groupe d'utilisateurs Salesforce, qui est assez flexible. Elle pourra désigner les personnes qui ont besoin de Document Extractor et celles qui continuent à gérer les fichiers Salesforce de manière habituelle. Cela peut réduire les coûts de licence car ils ne doivent pas payer le service pour l'ensemble de l'organisation", - dit Alex Vallat.
- Traitement des fichiers de grande taille
La taille maximale du fichier sera principalement limitée par la taille de la mémoire vive disponible sur votre système, et dans cette nouvelle version, Document Extractor est beaucoup plus efficace en ce qui concerne l'utilisation de la mémoire vive. Même ainsi, si vous ne disposez que d'une petite quantité de mémoire, vous serez limité à des fichiers de taille plus réduite. Comme l'explique le représentant de Connecting Software, ils ont testé les fichiers jusqu'à 200-300 Mo. Le test prouve que tant que vous disposez d'une quantité raisonnable de mémoire, le système fonctionne.
- Obtenir des documents de SharePoint sans que les utilisateurs aient besoin d'une licence SharePoint
Parfois, il y a des personnes dans une organisation qui ne sont pas des utilisateurs de SharePoint, mais qui ont besoin d'accéder aux fichiers qui ont été arrachés à Salesforce. Cette nouvelle fonctionnalité est pratique pour donner accès au fichier dans SharePoint à toute personne qui a accès au fichier stub dans Salesforce. Lorsqu'ils accèdent au fichier de blocage dans Salesforce, ils reçoivent un lien public temporaire vers le fichier dans SharePoint auquel ils peuvent accéder sans compte SharePoint. Cela permet également de renforcer la sécurité dans SharePoint, car même les utilisateurs qui disposent d'un compte SharePoint n'ont pas besoin d'obtenir des autorisations pour accéder à l'ensemble de la bibliothèque de documents de tous les fichiers qui ont été soustraits à SharePoint - ils ne recevront l'accès aux fichiers que lorsqu'ils les ouvriront à partir d'un talon de fichier auquel ils sont autorisés à accéder dans Salesforce.
- Aperçu des dossiers
Vous pouvez maintenant voir des aperçus dans Salesforce pour les fichiers que Document Extractor a déplacés, sans avoir à les télécharger. Cela fonctionne pour tous les types de fichiers pris en charge par SharePoint.
- Commande de retour disponible
Si jamais vous souhaitez restaurer tous les fichiers qui ont été déplacés de SharePoint vers Salesforce, vous disposez d'une commande de retour.
- Notification par courrier électronique service
Si un problème survient pendant la synchronisation, vous pouvez recevoir une notification par e-mail. Il n'est pas nécessaire de vérifier les journaux - un cadeau spécial pour tous les administrateurs !
- Plus simple pour les dossiers préexistants
Le déplacement de fichiers déjà existants est simplifié. Il n'est plus nécessaire de partager les fichiers par lots avec l'utilisateur du service. Vous pouvez également définir une date de début afin que les anciens fichiers ne soient pas déplacés - déplacez-les uniquement à partir de la date que vous souhaitez.
- Nouvelle configuration puissante options
D'autres options de configuration sont disponibles, et vous pouvez réaliser de nombreuses choses différentes avec elles :
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- Vous pouvez faire en sorte que Document Extractor ignore des fichiers spécifiques grâce à un champ personnalisé de Salesforce. Vous pouvez également lui demander d'ignorer les très gros ou très petits fichiers, et c'est vous qui décidez ce qui est gros ou petit. Pour cela, vous pouvez utiliser le nouveau paramètre de configuration de la taille minimale et maximale des fichiers.
- Vous pouvez afficher l'URL SharePoint dans un champ personnalisé du fichier, si vous voulez
- Vous pouvez personnaliser la hiérarchie, le dossier de destination, le sous-site de destination et la bibliothèque de destination grâce aux champs personnalisés de Salesforce
Quelle est la principale caractéristique du Document Extractor ?
Quelle est la meilleure personne pour commenter le différentiateur clé du produit si ce n'est la personne responsable du développement du produit depuis plus de 2 ans ?
Selon Alex Vallat, une caractéristique particulière fait que le Document Extractor se distingue de la concurrence : "Dans Salesforce, nous avons des fichiers stubbed qui sont natifs du système. Ils sont très petits, environ 100 octets seulement. Mais ils existent. Cela signifie que les documents sont répertoriés partout, ils sont consultable par le nom du fichier. Vous pouvez les relier à d'autres objets. Lorsque vous essayez de les télécharger, vous êtes alors simplement redirigé vers ce fichier sur SharePoint. Vous n'avez besoin d'aucun widget, ni d'aucune interface utilisateur personnalisée. Le fonctionnement est simple et facile, tant avec la nouvelle édition de Lighting qu'avec le classique Salesforce”.
Pourquoi les organisations obtiennent le Document Extractor
Comme l'explique Eduardo Coreixo, d'après son expérience, les organisations recherchent deux avantages principaux lorsqu'il s'agit d'atteindre le Document Extractor.
"Premier point : les entreprises cherchent à créer une structure pour le stockage des documents plutôt que de les jeter tous dans un dossier. Les grandes entreprises recherchent vraiment cela, et cela leur permet en fin de compte de faire des économies. Le SharePoint combiné au Document Extractor dispose de tous les outils nécessaires pour cela, en offrant des fonctions d'édition en ligne et en vous donnant le contrôle de vos documents.
Ensuite, ils cherchent des moyens d'économiser sur le stockage. Les chiffres varient beaucoup, mais en général, le fait d'éloigner vos dossiers lourds de Salesforce augmente la rentabilité".
Selon Eduardo Coreixo, les gens trouvent le Document Extractor de façon organique en cherchant sur Google une solution à leur problème, via Force de vente AppExchange ou recommandé par ceux qui sont déjà familiers avec le Document Extractor.
Il s'agit principalement d'entreprises d'Amérique du Nord et d'Europe, mais la géographie est actuellement en expansion. Il n'y a pas de modèle industriel : les clients peuvent être issus des finances, de l'immobilier, des services, de la production, voire du secteur public. Une chose qui les unit est qu'ils souhaitent que leur intégration de Salesforce et de SharePoint fonctionne mieux et apporte des avantages.
Quel est le retour d'information du client sur le Document Extractor ?
Notre directeur du développement commercial communique avec les clients et a recueilli des informations spécifiques sur le Document Extractor.
"Les gens apprécient de n'avoir qu'un lien vers un fichier dans Salesforce. Ils aiment le fait que cela fonctionne rapidement : pas besoin d'attendre que l'interface ouvre une autre fenêtre pour télécharger le fichier. En cliquant sur le lien, ils ouvrent facilement les fichiers stockés dans SharePoint".
- Eduardo Coreixo, directeur du développement commercial chez Connecting Software
Selon Eduardo Coreixo, une autre caractéristique importante mentionnée par les clients est qu'ils apprécient la possibilité d'utiliser le service sur leurs appareils mobiles. "Un vendeur est avec un client. Ils téléchargent un contrat. C'est fait. Les gens du back office peuvent déjà y accéder dans SharePoint. C'est plus rapide et plus facile que l'envoi de courriels", dit-il.
"Le fait que nous offrions une option d'auto-hébergement est également très apprécié. Les clients apprécient également le fait que la solution fonctionne en arrière-plan, ce qui n'affecte pas l'expérience utilisateur de Salesforce et permet un téléchargement et une génération de liens étonnamment rapides", ajoute-t-il.
"Nos clients apprécient la rapidité et l'expérience de l'utilisateur. Ils disent que le Document Extractor fait simplement ce qu'il dit. Et c'est le meilleur compliment que l'on puisse faire pour notre travail".