Nous avons des nouvelles passionnantes : Document Extractor a beaucoup de mises à jour. La solution économique qui transforme votre intégration Salesforce to SharePoint en un outil de collaboration documentaire avancé, est devenue encore meilleure. Si vous recherchez intégration de la gestion des documents externes à Salesforce, lire la suite.
Nous aimerions vous guider à travers la nouvelle version et vous présenter les dernières fonctionnalités du Document Extractor. Deux experts, Alexander Vallat, développeur principal de Connecting Software, et Eduardo Coreixo, directeur du développement commercial, vont nous aider.
Intégration de Salesforce SharePoint dans le monde entier
Le Document Extractor est l'un des produits phares du Connecting Software qui s'est déjà imbriqué entre Salesforce et SharePoint dans de nombreuses organisations à travers le monde. Il permet une meilleure gestion des documents et des équipes grâce aux fonctions d'édition et de versionnement en ligne fournies par SharePoint, et offre des économies considérables grâce au transfert de fichiers volumineux hors de Salesforce.
Ce service permet de déplacer les fichiers et les pièces jointes de Salesforce à SharePoint, en ne laissant qu'un lien vers le fichier. L'expérience de l'utilisateur reste la même - les fichiers sont accessibles dans Salesforce à partir des comptes exacts où ils ont été laissés, mais ils n'occupent pas d'espace, ne coûtent pas de Go supplémentaires et n'ont pas d'impact sur les performances de la gestion de la relation client.
“Aucun autre produit sur le marché ne permet de convertir des fichiers de Salesforce en SharePoint.”
- Alexander Vallat, développeur principal chez Connecting Software
Nouvelles caractéristiques du Document Extractor
Alors, qu'apporte cette nouvelle version ? Plusieurs mises à jour améliorent la convivialité et la rentabilité de l'intégration de Salesforce à SharePoint.
- Synchronisation avec les déplacements, renommages et suppressions de fichiers dans SharePoint
Alex Vallat explique le fonctionnement de cette fonctionnalité. “Supposons que vous renommiez ou déplaciez un fichier dans SharePoint. Cette nouvelle fonctionnalité nous permet de renommer le fichier dans Salesforce afin que le lien pointe vers le bon fichier. Si vous supprimez le fichier dans SharePoint, nous pouvons également supprimer le fichier dans Salesforce, de sorte qu'il n'y ait pas de lien brisé vers le fichier qui n'existe plus”.
- Synchronisation complète avec SharePoint
Pour compléter la synchronisation entre Salesforce et SharePoint, Document Extractor permet désormais aux utilisateurs de télécharger des fichiers directement vers SharePoint et de faire apparaître les liens vers ces fichiers au bon endroit dans Salesforce. “Imaginez que vous ayez bloqué quelques fichiers attachés à un compte dans Salesforce - ils se trouvent désormais dans un dossier dédié dans SharePoint. Avec la mise à jour, vous pouvez télécharger un autre fichier dans SharePoint dans le même dossier, et nous créerons un lien dans Salesforce pour le même compte que les autres fichiers dans le même dossier”, explique le développeur principal.
- Possibilité de limiter le stubbing au traitement de fichiers par des utilisateurs spécifiques et
- Une licence spécifique à un produit avec une limite d'utilisation active est désormais requise
Ces deux fonctionnalités sont liées à l'octroi de licences de produits et à la réduction des coûts. “Dans de nombreuses organisations, tous les utilisateurs de CRM ne traitent pas de fichiers. Certains peuvent être des utilisateurs de la communauté libre, ou faire partie d'équipes où les fichiers ne jouent pas un rôle dans leur flux de travail. Avec la nouvelle version, l'organisation peut créer un groupe d'utilisateurs Salesforce, ce qui est assez flexible. Elle pourra désigner les personnes qui ont besoin de Document Extractor et celles qui continuent à manipuler des fichiers Salesforce. Cela permet de réduire les coûts de licence puisqu'il n'est pas nécessaire de payer le service pour l'ensemble de l'organisation”, explique Alex Vallat.
- Traitement des fichiers de grande taille
La taille maximale du fichier sera principalement limitée par la taille de la mémoire vive disponible sur votre système, et dans cette nouvelle version, Document Extractor est beaucoup plus efficace en ce qui concerne l'utilisation de la mémoire vive. Même ainsi, si vous ne disposez que d'une petite quantité de mémoire, vous serez limité à des fichiers de taille plus réduite. Comme l'explique le représentant de Connecting Software, ils ont testé les fichiers jusqu'à 200-300 Mo. Le test prouve que tant que vous disposez d'une quantité raisonnable de mémoire, le système fonctionne.
- Obtenir des documents de SharePoint sans que les utilisateurs aient besoin d'une licence SharePoint
Il arrive que certaines personnes dans une organisation ne soient pas des utilisateurs de SharePoint, mais qu'elles aient besoin d'accéder aux fichiers qui ont été extraits de Salesforce. Cette nouvelle fonctionnalité est pratique pour donner accès au fichier dans SharePoint à toute personne ayant accès au fichier de référence dans Salesforce. Lorsqu'ils accèdent au fichier stub dans Salesforce, ils reçoivent un lien public temporaire vers le fichier dans SharePoint auquel ils peuvent accéder sans avoir de compte SharePoint. Cela permet également de renforcer la sécurité dans SharePoint, car même les utilisateurs disposant d'un compte SharePoint n'ont pas besoin d'obtenir des autorisations pour accéder à l'ensemble de la bibliothèque de documents de tous les fichiers qui ont été extraits de SharePoint - ils n'auront accès qu'aux fichiers qu'ils ouvrent à partir d'un fichier extrait auquel ils ont le droit d'accéder dans Salesforce.
- Aperçu des dossiers
Vous pouvez maintenant voir des aperçus dans Salesforce pour les fichiers que Document Extractor a déplacés, sans avoir à les télécharger. Cela fonctionne pour tous les types de fichiers pris en charge par SharePoint.
- Commande de retour disponible
Si jamais vous souhaitez restaurer tous les fichiers qui ont été déplacés de SharePoint vers Salesforce, vous disposez d'une commande de retour.
- Notification par courrier électronique service
Si un problème survient pendant la synchronisation, vous pouvez recevoir une notification par e-mail. Il n'est pas nécessaire de vérifier les journaux - un cadeau spécial pour tous les administrateurs !
- Plus simple pour les dossiers préexistants
Le déplacement de fichiers déjà existants est simplifié. Il n'est plus nécessaire de partager les fichiers par lots avec l'utilisateur du service. Vous pouvez également définir une date de début afin que les fichiers plus anciens ne soient pas déplacés - ils ne le sont qu'à partir de la date souhaitée.
- Nouvelle configuration puissante options
D'autres options de configuration sont disponibles, et vous pouvez réaliser de nombreuses choses différentes avec elles :
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- Vous pouvez faire en sorte que Document Extractor ignore des fichiers spécifiques grâce à un champ personnalisé de Salesforce. Vous pouvez également lui demander d'ignorer les très gros ou très petits fichiers, et c'est vous qui décidez ce qui est gros ou petit. Pour cela, vous pouvez utiliser le nouveau paramètre de configuration de la taille minimale et maximale des fichiers.
- Vous pouvez afficher l'URL SharePoint dans un champ personnalisé du fichier, si vous voulez
- Vous pouvez personnaliser la hiérarchie, le dossier de destination, le sous-site de destination et la bibliothèque de destination grâce aux champs personnalisés de Salesforce
Quelle est la principale caractéristique du Document Extractor ?
Quelle est la meilleure personne pour commenter le différentiateur clé du produit si ce n'est la personne responsable du développement du produit depuis plus de 2 ans ?
Selon Alex Vallat, une caractéristique particulière permet à Document Extractor de se démarquer de la concurrence : “Dans Salesforce, nous avons des fichiers stubbed qui sont natifs pour le système. Ils sont très petits, seulement une centaine d'octets. Mais ils existent. Cela signifie que les documents sont répertoriés partout, ils sont consultable par le nom du fichier. Vous pouvez les lier à d'autres objets. Lorsque vous essayez de les télécharger, vous êtes simplement redirigé vers ce fichier sur SharePoint. Vous n'avez besoin d'aucun widget, ni d'aucune interface utilisateur personnalisée. Cela fonctionne simplement et facilement, tant avec la nouvelle édition de Lighting qu'avec le classique Salesforce".
Pourquoi les organisations obtiennent le Document Extractor
Comme l'explique Eduardo Coreixo, d'après son expérience, les organisations recherchent deux avantages principaux lorsqu'il s'agit d'atteindre le Document Extractor.
“Premier point : les entreprises cherchent à créer une structure de stockage des documents plutôt que de les jeter dans un dossier. Les grandes entreprises recherchent vraiment cette solution, qui leur permet en fin de compte de réaliser des économies. Le SharePoint, associé au Document Extractor, offre tous les outils nécessaires à cette fin, en proposant des fonctions d'édition en ligne et en vous permettant de contrôler vos documents.
Deuxièmement, ils cherchent à économiser sur le stockage. Les chiffres varient beaucoup, mais en général, le fait de déplacer les fichiers lourds hors de Salesforce augmente la rentabilité”.
Selon Eduardo Coreixo, les gens trouvent le Document Extractor de façon organique en cherchant sur Google une solution à leur problème, via Force de vente AppExchange ou recommandé par ceux qui sont déjà familiers avec le Document Extractor.
Il s'agit principalement d'entreprises d'Amérique du Nord et d'Europe, mais la géographie est actuellement en expansion. Il n'y a pas de modèle industriel : les clients peuvent être issus des finances, de l'immobilier, des services, de la production, voire du secteur public. Une chose qui les unit est qu'ils souhaitent que leur intégration de Salesforce et de SharePoint fonctionne mieux et apporte des avantages.
Quel est l'avis des consommateurs sur Document Extractor ?
Notre directeur du développement commercial communique avec les clients et a recueilli des informations spécifiques sur le Document Extractor.
“Les gens apprécient de n'avoir qu'un lien vers un fichier dans Salesforce. Ils apprécient la rapidité du fonctionnement : il n'est pas nécessaire d'attendre que l'interface ouvre une autre fenêtre pour télécharger le fichier. En cliquant sur le lien, ils ouvrent facilement les fichiers stockés dans SharePoint”
- Eduardo Coreixo, directeur du développement commercial chez Connecting Software
Selon Eduardo Coreixo, une autre caractéristique importante soulevée par les clients est qu'ils apprécient la possibilité d'utiliser le service sur leurs appareils mobiles. “Un vendeur est avec un client. Il télécharge un contrat. C'est fait. Le personnel du back-office peut déjà y accéder dans SharePoint. C'est plus rapide et plus facile que d'envoyer des courriels”, explique-t-il.
“Le fait que nous proposions une option d'auto-hébergement est également très apprécié. Les clients apprécient également le fait que la solution fonctionne en arrière-plan, ce qui n'affecte pas l'expérience de l'utilisateur de Salesforce et permet un téléchargement et une génération de liens étonnamment rapides”, ajoute-t-il.
“Nos clients apprécient la vitesse et l'expérience utilisateur. Ils disent que le Document Extractor fait tout simplement ce qu'il dit. C'est le meilleur compliment que l'on puisse faire à notre travail”.