SalesforceとSharePointの統合。Document Extractorは新リリースでさらに多くの機能を提供

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ワクワクするようなニュースがあります。 Document Extractor には多くのアップデートがあります。SalesforceからSharePointへの連携を高度な文書連携ツールに変えるコスト削減ソリューションがさらに良くなりました。をお探しの方は 外部文書管理をSalesforceに統合した、続きを読む

今回は、Document Extractorの最新機能をデモンストレーションしながら、新しいリリースをご案内したいと思います。Connecting SoftwareのシニアデベロッパーであるAlexander Vallat氏と、ビジネス開発ディレクターのEduardo Coreixo氏の2人のエキスパートにご協力いただきます。

世界中のSalesforce SharePointの統合

Document Extractorは、世界中の多くの組織でSalesforceとSharePointの間にすでに入れ子になっているConnecting Softwareの主力製品の1つです。SharePointが提供するオンライン編集機能やバージョニング機能により、ドキュメントやチーム管理の改善を促進するだけでなく、Salesforceから大容量ファイルを移動することで大幅なコスト削減を実現します。

このサービスは、ファイルと添付ファイルを Salesforce から SharePoint に移動し、ファイルへのリンクだけを残します。ユーザーのエクスペリエンスは変わりません。ファイルはSalesforce内のアカウントからそのままアクセスされますが、スペースを占有せず、余分なGBのコストもかからず、CRMのパフォーマンスにも影響を与えません。

"SalesforceからSharePointへのファイルのスタブは市場には他にない"

- Alexander Vallat、Connecting Softwareのシニア開発者

Document Extractorの新機能

では、新しいリリースでは何がもたらされるのでしょうか?いくつかのアップデートにより、SalesforceからSharePointへの統合の使い勝手と費用対効果が改善されています。

  • SharePointでファイルの移動、名前の変更、削除を同期させる

Alex Vallat氏は、この機能がどのように動作するかを説明しています。"SharePointでファイルの名前を変更したり、移動したりしたとします。この新機能では、Salesforce のファイルの名前を変更して、リンクが正しいファイルを指すようにします。SharePoint内のファイルを削除した場合、Salesforce内のファイルもオプションで削除することができるので、もはや存在しないファイルへのリンクが切れてしまうことはありません。

  • SharePointとのフル同期

Salesforce と SharePoint の間の同期を完了するために、Document Extractor では、ユーザーが SharePoint に直接ファイルをアップロードして、Salesforce の正しい場所にリンクを表示させることもできるようになりました。"想像してみてください、Salesforceのアカウントに添付されているいくつかのファイルをスタブしたとします。今回のアップデートでは、SharePoint内の別のファイルを同じフォルダにアップロードすることができ、同じフォルダ内の他のファイルと同じアカウントのSalesforce内にリンクが作成されます。

  • 特定のユーザーによるファイルの処理のみにスタブを制限する機能 そして
  • アクティブユーザーを制限した製品固有のライセンスが必要になりました。

この2つの機能は、製品のライセンスとコスト削減に関係しています。"多くの組織では、すべてのCRMユーザーがファイルを扱うわけではありません。中には、無料のコミュニティユーザーであったり、ファイルがワークフローの一部になっていないチームに所属している人もいるかもしれません。新しいリリースでは、組織はSalesforceのユーザーグループを設定することができ、非常に柔軟性があります。Document Extractorを必要とする人と、通常のSalesforceファイル処理を継続する人を指定することができるようになります。これにより、組織全体のサービスにお金を払う必要がないため、ライセンスコストを削減することができます」と、アレックス・ヴァラット氏は述べています。

  • より大きなファイルサイズを扱う

最大ファイルサイズは、お使いのシステムで利用可能なRAMのサイズによってほとんど制限され、この新しいバージョンのDocument Extractorでは、RAMの使用量についてはるかに効率的です。それでも、利用可能なメモリの量が少ない場合は、より小さなファイルサイズに制限されます。Connecting Softwareの担当者が説明するように、彼らは200~300MBまでのファイルをテストしました。このテストで証明されたのは、適度なメモリ使用量がある限り、それはまだ動作するということです。

  • ユーザーがSharePointライセンスを持っていなくても、SharePointからドキュメントを取得することができます。

組織内には、SharePointのユーザーではないが、Salesforceからスタブ化されたファイルへのアクセスが必要な人がいることがあります。この新機能は、Salesforceのスタブファイルにアクセスできる人にSharePointのファイルへのアクセスを提供するのに便利です。その人がSalesforceのスタブファイルにアクセスすると、SharePointのアカウントがなくてもアクセスできるSharePointのファイルへの一時的なパブリックリンクが送られてきます。これにより、SharePoint アカウントを持っているユーザであっても、SharePoint からスタブされたすべてのファイルのドキュメントライブラリ全体に対する権限を付与する必要がないため、SharePoint でより強力なセキュリティを設定することができます。

  • ファイルプレビュー

Document Extractor が移動したファイルのプレビューを Salesforce で表示できるようになりました。これは、SharePoint がサポートするすべてのファイルタイプで動作します。

  • 利用可能な復帰コマンド

SharePoint から移動したすべてのファイルを Salesforce に戻したい場合に備えて、元に戻すコマンドが用意されています。

  • メールでの通知 奉仕

同期中に問題が発生した場合は、電子メールで通知を受け取ることができます。ログをチェックし続ける必要はありません。

  • 既存のファイルをよりシンプルに

既存のファイルの移動が簡素化されます。サービスユーザーとファイルをバッチで共有する必要はありません。また、開始日を定義して、古いファイルを移動させないようにすることもできます。

  • 新しい強力な設定 選択肢

より多くの設定オプションが用意されており、それらを使って様々なことを実現することができます。

    • Document Extractor は、Salesforce のカスタムフィールドを使用して特定のファイルを無視させることができます。また、非常に大きなファイルや小さなファイルを無視させることもできます。これには、新しい最小ファイルサイズと最大ファイルサイズの構成設定を使用できます。
    • SharePointのURLをファイルのカスタムフィールドに表示することができます。
    • Salesforceのカスタムフィールドを使用して、階層、保存先フォルダ、保存先サブサイト、保存先ライブラリをカスタマイズすることができます。

Document Extractorの最強の特徴は?

2年以上の製品開発責任者でなければ、製品の重要な差別化要因についてコメントするのは誰がいいのでしょうか?

Alex Vallat氏によると、Document Extractorを競合他社よりも際立たせているのは、ある特定の機能だという。"Salesforceでは、システム用にネイティブなスタブファイルを用意しています。Salesforceでは、システム用にネイティブなスタブファイルがあります。しかし、それらは存在しています。これが意味するのは、ドキュメントがどこにでもリストアップされているということです。 ファイル名で検索可能.他のオブジェクトにリンクすることができます。ダウンロードしようとすると、SharePoint上のファイルにリダイレクトされます。ウィジェットやカスタム UI は必要ありません。シンプルで簡単に動作します。 新しいLightingエディションとクラシックなSalesforceの両方で”.

組織がDocument Extractorを取得する理由

エドゥアルド・コレクソが説明しているように、彼の経験から、組織は次のようなことを探しています。 二大特典 Document Extractorに手を伸ばすとき。

"ポイント1: 企業は、文書をフォルダにまとめて保管するのではなく、文書を保管するための構造を作りたいと考えています。大企業はそれを本当に求めており、最終的にはコスト削減につながります。SharePointとDocument Extractorを組み合わせたSharePointは、オンライン編集機能を提供し、文書をコントロールするためのすべてのツールを備えています。

次に、ストレージを節約する方法を探します。数字は様々ですが、通常は重いファイルをSalesforceから移動させることで費用対効果を高めることができます。

Eduardo Coreixoによると、人々は自分の問題を解決するためのソリューションをググることによって、有機的にDocument Extractorを見つけることができます。 Salesforce AppExchange または、すでにDocument Extractorに慣れている方にお勧めです。

これらの企業の多くは北米とヨーロッパの企業ですが、現在は地域が拡大しています。業界のパターンはなく、金融、不動産、サービス、製造業、公共部門など、顧客は多岐にわたっています。これらの企業に共通しているのは、SalesforceとSharePointの統合がより良く機能し、メリットをもたらすことを望んでいるということです。

Document Extractorを購入されたお客様の声を教えてください。

事業開発部長がクライアントとコミュニケーションをとる中で、Document Extractorの具体的なフィードバックをいくつか集めました。

"人々は、Salesforce でファイルへのリンクだけで済むことを高く評価しています。ファイルをアップロードするために別のウィンドウを開いてインターフェイスを待つ必要がありません。リンクをクリックすることで、SharePointに保存されているファイルを簡単に開くことができます。

- Connecting Softwareの事業開発ディレクター、エドゥアルド・コレクソ

Eduardo Coreixo氏によると、顧客が持ち出したもう一つの重要な特徴は、モバイルデバイスでサービスを利用できるオプションを高く評価していることです。"営業担当者は顧客と一緒にいます。彼らは契約書をアップロードします。完了です。バックオフィスの人々はすでにSharePointでアクセスすることができます。それは電子メールを送信するよりも速くて簡単です」と彼は言います。

"セルフホスティングオプションを提供していることも非常に評価されています。また、顧客は、ソリューションがバックグラウンドで実行され、Salesforce のユーザーエクスペリエンスに影響を与えず、驚くほど迅速なアップロードとリンク生成を提供していることも気に入っています。

"当社のお客様は、スピードとユーザーエクスペリエンスが気に入っています。彼らは、Document Extractorは単にそれが言うことを行うと言います。そして、それは私たちの仕事にとって最高の褒め言葉です。

Document Extractor のカスタマーレビューはこちらをご覧ください。

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