ワクワクするようなニュースがあります。 Document Extractor には多くのアップデートがあります。SalesforceからSharePointへの連携を高度な文書連携ツールに変えるコスト削減ソリューションがさらに良くなりました。をお探しの方は 外部文書管理をSalesforceに統合した、続きを読む
今回は、Document Extractorの最新機能をデモンストレーションしながら、新しいリリースをご案内したいと思います。Connecting SoftwareのシニアデベロッパーであるAlexander Vallat氏と、ビジネス開発ディレクターのEduardo Coreixo氏の2人のエキスパートにご協力いただきます。
世界中のSalesforce SharePointの統合
Document Extractorは、世界中の多くの組織でSalesforceとSharePointの間にすでに入れ子になっているConnecting Softwareの主力製品の1つです。SharePointが提供するオンライン編集機能やバージョニング機能により、ドキュメントやチーム管理の改善を促進するだけでなく、Salesforceから大容量ファイルを移動することで大幅なコスト削減を実現します。
このサービスは、SalesforceからSharePointへファイルと添付ファイルを移動し、ファイルへのリンクのみを残します。ユーザー体験は変わりません。ファイルは元のアカウントからSalesforceでアクセス可能であり、ストレージ容量を占有せず、追加のGB料金も発生せず、CRMのパフォーマンスにも影響を与えません。.
“「市場でSalesforceからSharePointまでのファイルを処理できる製品は他にありません」”
- Connecting Softwareのシニアデベロッパー、Alexander Vallat氏
Document Extractorの新機能
では、新しいリリースでは何がもたらされるのでしょうか？いくつかのアップデートにより、SalesforceからSharePointへの統合の使い勝手と費用対効果が改善されています。
- SharePointでファイルの移動、名前の変更、削除を同期させる
アレックス・ヴァラットがこの機能の仕組みを説明します。 「例えば、SharePoint内のファイルをリネームまたは移動したとします。この新機能では、リンクが正しいファイルを指すよう、Salesforce内のファイル名も変更します。SharePoint内のファイルを削除した場合、オプションでSalesforce内のファイルも削除可能です。これにより、存在しないファイルへのリンク切れが発生しません」.
- SharePointとのフル同期
SalesforceとSharePoint間の同期を完了するため、Document ExtractorではユーザーがファイルをSharePointに直接アップロードできるようになり、それらのリンクがSalesforceの適切な場所にも表示されるようになりました。 「例えば、Salesforceのアカウントに添付されたファイルをいくつかスタブした場合、それらはSharePointの専用フォルダに保存されます。今回のアップデートにより、同じフォルダ内にSharePointで別のファイルをアップロードすると、同じフォルダ内の他のファイルと同じアカウント向けに、Salesforce内にリンクが自動生成されます」とシニア開発者は説明しています。.
- 特定のユーザーによるファイルの処理のみにスタブを制限する機能 そして
- アクティブユーザーを制限した製品固有のライセンスが必要になりました。
これらの2つの機能は、製品ライセンスとコスト削減に関連しています。「多くの組織では、すべてのCRMユーザーがファイルを扱うわけではありません。一部のユーザーは無料のコミュニティユーザーであったり、ファイルがワークフローに関与しないチームに所属している場合があります。 新リリースでは、組織はSalesforceユーザーグループを設定可能となり、非常に柔軟性が高まります。これにより、Document Extractorを必要とするユーザーと、通常のSalesforceファイル処理を継続するユーザーを割り当てられます。組織全体分のサービス料金を支払う必要がなくなるため、ライセンスコストを削減できるのです」とアレックス・ヴァラは述べています。.
- より大きなファイルサイズを扱う
最大ファイルサイズは、お使いのシステムで利用可能なRAMのサイズによってほとんど制限され、この新しいバージョンのDocument Extractorでは、RAMの使用量についてはるかに効率的です。それでも、利用可能なメモリの量が少ない場合は、より小さなファイルサイズに制限されます。Connecting Softwareの担当者が説明するように、彼らは200～300MBまでのファイルをテストしました。このテストで証明されたのは、適度なメモリ使用量がある限り、それはまだ動作するということです。
- ユーザーがSharePointライセンスを持っていなくても、SharePointからドキュメントを取得することができます。
組織内には、SharePointのユーザーではないものの、Salesforceからスタブ化されたファイルへのアクセスが必要なユーザーが存在する場合があります。この新機能は、Salesforceのスタブファイルへのアクセス権を持つユーザーなら誰でも、SharePoint内のファイルにアクセスできるようにするのに便利です。 Salesforce内のスタブファイルにアクセスすると、SharePointアカウントなしでアクセス可能な一時的な公開リンクが発行されます。 これによりSharePoint側でより強固なセキュリティ設定が可能になります。SharePointアカウントを所有するユーザーであっても、SharePointからスタブ化された全ファイルを含むドキュメントライブラリ全体のアクセス権を付与する必要がなく、Salesforceでアクセス権限を持つファイルスタブから開いたファイルのみにアクセスが許可されるためです。.
- ファイルプレビュー
Document Extractor が移動したファイルのプレビューを Salesforce で表示できるようになりました。これは、SharePoint がサポートするすべてのファイルタイプで動作します。
- 利用可能な復帰コマンド
SharePoint から移動したすべてのファイルを Salesforce に戻したい場合に備えて、元に戻すコマンドが用意されています。
- メールでの通知 奉仕
同期中に何か問題が発生した場合は、メールで通知を受けることができます。わざわざログをチェックする必要がないので、管理者の方には嬉しいサービスですね。
- 既存のファイルをよりシンプルに
既存ファイルの移動が簡素化されました。サービスユーザーとの一括共有は不要です。開始日を設定すれば古いファイルは移動されず、指定した日付以降のファイルのみを移動できます。.
- 新しい強力な設定 選択肢
より多くの設定オプションが用意されており、それらを使って様々なことを実現することができます。
-
- Document Extractor は、Salesforce のカスタムフィールドを使用して特定のファイルを無視させることができます。また、非常に大きなファイルや小さなファイルを無視させることもできます。これには、新しい最小ファイルサイズと最大ファイルサイズの構成設定を使用できます。
- SharePointのURLをファイルのカスタムフィールドに表示することができます。
- Salesforceのカスタムフィールドを使用して、階層、保存先フォルダ、保存先サブサイト、保存先ライブラリをカスタマイズすることができます。
Document Extractorの最強の特徴は？
2年以上の製品開発責任者でなければ、製品の重要な差別化要因についてコメントするのは誰がいいのでしょうか？
アレックス・ヴァラットによれば、Document Extractorが競合他社を凌駕する特筆すべき特徴があるという：「Salesforceでは、システム固有のスタブファイルが存在します。これらは非常に小さく、わずか100バイト程度です。しかし確かに存在します。つまり、文書があらゆる場所でリスト化され、それらは ファイル名で検索可能. それらを他のオブジェクトにリンクできます。ダウンロードしようとすると、SharePoint上のそのファイルに単純にリダイレクトされます。ウィジェットやカスタムUIは一切不要です。シンプルで簡単に動作します。, 新しいLightingエディションとクラシックなSalesforceの両方で".
組織がDocument Extractorを取得する理由
エドゥアルド・コレクソが説明しているように、彼の経験から、組織は次のようなことを探しています。 二大特典 Document Extractorに手を伸ばすとき。
“第一に、企業は文書を単なるフォルダに放り込むのではなく、保存構造を構築することを求めています。特に大企業ではこの点が重視され、結果的にコスト削減につながります。SharePointとDocument Extractorの組み合わせは、オンライン編集機能を提供し文書管理を可能にする、そのためのあらゆるツールを備えています。.
次に、ストレージの節約方法を探ります。数値は大きく異なりますが、通常、重いファイルをSalesforceから移動させることで費用対効果が向上します。.
Eduardo Coreixoによると、人々は自分の問題を解決するためのソリューションをググることによって、有機的にDocument Extractorを見つけることができます。 Salesforce AppExchange または、すでにDocument Extractorに慣れている方にお勧めです。
これらの企業の多くは北米とヨーロッパの企業ですが、現在は地域が拡大しています。業界のパターンはなく、金融、不動産、サービス、製造業、公共部門など、顧客は多岐にわたっています。これらの企業に共通しているのは、SalesforceとSharePointの統合がより良く機能し、メリットをもたらすことを望んでいるということです。
Document Extractorに関するお客様のフィードバックはどのようなものですか？
事業開発部長がクライアントとコミュニケーションをとる中で、Document Extractorの具体的なフィードバックをいくつか集めました。
“ユーザーはSalesforce内のファイルへのリンクだけで済む点を高く評価しています。操作が迅速な点も好評です：ファイルをアップロードするためにインターフェースが別ウィンドウを開くのを待つ必要がありません。リンクをクリックするだけで、SharePointに保存されたファイルを簡単に開くことができます。”
- Connecting Softwareビジネスディベロップメントディレクター Eduardo Coreixo氏
エドゥアルド・コレイショによれば、顧客から指摘されたもう一つの重要な特徴は、モバイル端末でサービスを利用できる選択肢を高く評価している点だ。「営業担当者が顧客と面会中に契約書をアップロードする。完了。バックオフィスの担当者はすぐにSharePointでアクセスできる。メールを送るよりも迅速で簡単だ」と彼は語る。.
“「自社ホスティングオプションを提供している点も高く評価されています。また、ソリューションがバックグラウンドで動作するため、Salesforceのユーザー体験に影響を与えず、驚くほど高速なアップロードとリンク生成を実現している点も顧客に好評です」と彼は付け加えた。.
“「お客様はスピードとユーザー体験を高く評価しています。Document Extractorはまさにその名の通りだとおっしゃっています。これこそが私たちの仕事に対する最高の賛辞です」.