Abbiamo una notizia entusiasmante: Document Extractor ha un sacco di aggiornamenti. La soluzione a basso costo che trasforma la vostra forza vendita in un'integrazione SharePoint in uno strumento avanzato di collaborazione documentale, è diventata ancora migliore. Se state cercando integrazione della gestione documentale esterna a Salesforce, continua a leggere.
Vorremmo guidarvi attraverso la nuova release e mostrarvi le ultime caratteristiche di Document Extractor. Due esperti, Alexander Vallat, Senior Developer di Connecting Software, ed Eduardo Coreixo, Direttore del Business Development, ci aiuteranno.
Salesforce SharePoint Integrazione in tutto il mondo
Document Extractor è uno dei prodotti di punta di Connecting Software che ha già fatto il nido tra Salesforce e SharePoint in molte organizzazioni in tutto il mondo. Consente una migliore gestione dei documenti e del team grazie alle funzionalità di editing online e al versioning fornito da SharePoint, oltre ad offrire un notevole risparmio sui costi grazie allo spostamento di file di grandi dimensioni da Salesforce.
Il servizio sposta i file e gli allegati da Salesforce a SharePoint, lasciando solo un link al file. L'esperienza dell'utente rimane la stessa: i file sono accessibili in Salesforce dagli stessi account in cui sono stati lasciati, ma non occupano spazio, non comportano costi aggiuntivi in GB e non influiscono sulle prestazioni del CRM.
“Nessun altro prodotto sul mercato supporta file da Salesforce a SharePoint”.”
- Alexander Vallat, sviluppatore senior di Connecting Software
Nuove caratteristiche di Document Extractor
Allora, cosa porta la nuova release? Diversi aggiornamenti migliorano l'usabilità e l'economicità dell'integrazione SharePoint di Salesforce.
- Sincronizza con i movimenti dei file, rinomina e cancella in SharePoint
Alex Vallat spiega come funziona questa funzione. “Supponiamo che tu rinomini o sposti un file in SharePoint. Con questa nuova funzione, rinominiamo il file in Salesforce in modo che il collegamento punti al file corretto. Se elimini il file in SharePoint, possiamo opzionalmente eliminare anche il file in Salesforce, in modo che non ci siano collegamenti interrotti al file che non esiste più”.
- Sincronizzazione completa con SharePoint
Per completare la sincronizzazione tra Salesforce e SharePoint, Document Extractor ora consente agli utenti anche di caricare file direttamente su SharePoint e di visualizzarne i link nei punti corretti anche in Salesforce. “Immaginate di aver copiato alcuni file allegati a un account in Salesforce: ora si trovano in una cartella dedicata in SharePoint. Con l'aggiornamento, è possibile caricare un altro file in SharePoint nella stessa cartella e noi creeremo un link in Salesforce per lo stesso account in cui si trovano gli altri file nella stessa cartella”, spiega lo sviluppatore senior.
- Possibilità di limitare lo stubbing ai soli file di elaborazione di specifici utenti e
- È ora necessaria una licenza specifica per il prodotto con limite di utenti attivi
Queste due funzionalità riguardano le licenze dei prodotti e il risparmio sui costi. “In molte organizzazioni, non tutti gli utenti CRM gestiscono file. Alcuni potrebbero essere utenti gratuiti della community o far parte di team in cui i file non hanno alcun ruolo nel flusso di lavoro. Con la nuova versione, l'organizzazione può impostare un gruppo di utenti Salesforce, che è piuttosto flessibile. Sarà possibile stabilire quali persone necessitano di Document Extractor e quali possono continuare con la normale gestione dei file Salesforce. Ciò consente di ridurre i costi di licenza, poiché non è necessario pagare il servizio per l'intera organizzazione”, afferma Alex Vallat.
- Gestione di file di dimensioni maggiori
La dimensione massima del file sarà limitata principalmente dalla dimensione della RAM disponibile sul vostro sistema, e in questa nuova versione Document Extractor è molto più efficiente nell'uso della RAM. Anche così, se avete solo una piccola quantità di memoria disponibile, sarete limitati a dimensioni di file più piccole. Come spiega il rappresentante Connecting Software, ha testato i file fino a 200-300 MB. Il test dimostra: finché si dispone di una quantità ragionevole di memoria disponibile, funzionerà comunque.
- Ottenere documenti da SharePoint senza la necessità per gli utenti di avere la licenza SharePoint
A volte in un'organizzazione ci sono persone che non sono utenti SharePoint, ma che hanno bisogno di accedere ai file che sono stati copiati da Salesforce. Questa nuova funzione è utile per fornire l'accesso al file in SharePoint a chiunque abbia accesso al file stub in Salesforce. Quando accedono al file stub in Salesforce, ricevono un collegamento pubblico temporaneo al file in SharePoint a cui possono accedere senza un account SharePoint. Ciò consente anche di impostare una sicurezza più elevata in SharePoint, poiché anche gli utenti che dispongono di account SharePoint non devono necessariamente ottenere le autorizzazioni per l'intera libreria di documenti di tutti i file che sono stati sostituiti da SharePoint: riceveranno l'accesso solo ai file che aprono da uno stub di file a cui hanno il permesso di accedere in Salesforce.
- Anteprime dei file
Ora è possibile vedere le anteprime in Salesforce per i file che Document Extractor ha spostato, senza doverli scaricare. Questo funziona per tutti i tipi di file supportati da SharePoint.
- Comando di inversione disponibile
Nel caso in cui si desideri ripristinare tutti i file che sono stati spostati da SharePoint a Salesforce, è disponibile un comando di ripristino.
- Notifica via e-mail servizio
Se si verifica qualche problema durante la sincronizzazione, puoi ricevere una notifica via e-mail. Non c'è bisogno di continuare a controllare i registri - un trattamento speciale per tutti voi amministratori là fuori!
- Più semplice per i file preesistenti
Lo spostamento dei file già esistenti è stato semplificato. Non è più necessario condividere i file in batch con l'utente del servizio. È anche possibile definire una data di inizio in modo che i file più vecchi non vengano spostati, ma solo quelli a partire dalla data desiderata.
- Nuova potente configurazione opzioni
Sono disponibili più opzioni di configurazione e con esse si possono ottenere molte cose diverse:
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- È possibile far sì che Document Extractor ignori file specifici attraverso un campo personalizzato Salesforce. Si può anche far sì che ignori i file molto grandi o molto piccoli, e si arriva a decidere cosa è grande e piccolo. Per questo si può usare la nuova impostazione di configurazione della dimensione minima e massima dei file.
- È possibile visualizzare l'URL SharePoint su un campo personalizzato del file, se si desidera
- È possibile personalizzare la gerarchia, la cartella di destinazione, il sottosuolo di destinazione e la libreria di destinazione attraverso i campi personalizzati di Salesforce
Qual è la caratteristica più forte di Document Extractor?
Chi è la persona migliore per commentare il differenziatore chiave del prodotto se non la persona responsabile dello sviluppo del prodotto per oltre 2 anni?
Secondo Alex Vallat, una caratteristica particolare distingue Document Extractor dalla concorrenza: “In Salesforce abbiamo file stub nativi per il sistema. Sono molto piccoli, solo circa 100 byte. Ma esistono. Ciò significa che i documenti sono elencati ovunque, sono ricercabile per nome del file. È possibile collegarli ad altri oggetti. Quando si tenta di scaricarli, si viene semplicemente reindirizzati al file su SharePoint. Non sono necessari widget o interfacce utente personalizzate. Funziona in modo semplice e intuitivo., sia con la nuova edizione Lighting che con la classica Salesforce".
Perché le organizzazioni ricevono Document Extractor
Come spiega Eduardo Coreixo, in base alla sua esperienza, le organizzazioni cercano due vantaggi principali quando si arriva a Document Extractor.
“Punto uno: le aziende cercano di creare una struttura per archiviare i documenti piuttosto che scaricarli tutti in una cartella. Le aziende più grandi lo cercano davvero, e alla fine per loro è un risparmio sui costi. SharePoint in combinazione con Document Extractor ha tutti gli strumenti per farlo, fornendo funzionalità di modifica online e dandoti il controllo sui tuoi documenti.
In secondo luogo, cercano modi per risparmiare sullo spazio di archiviazione. I numeri variano molto, ma di solito spostare i file pesanti da Salesforce aumenta l'efficienza in termini di costi.
Secondo Eduardo Coreixo, le persone trovano Document Extractor organicamente cercando su Google una soluzione al loro problema, tramite Salesforce AppExchange o raccomandato da coloro che hanno già familiarità con Document Extractor.
Si tratta per lo più di aziende del Nord America e dell'Europa, ma attualmente la geografia è in espansione. Non c'è un modello di settore: i clienti possono provenire dalla finanza, dal settore immobiliare, dai servizi, dalla produzione, persino dal settore pubblico. Una cosa che li unisce è che vogliono che la loro forza vendita e l'integrazione SharePoint funzionino meglio e portino benefici.
Qual è il feedback dei clienti su Document Extractor?
Mentre il nostro Direttore del Business Development comunica con i clienti, ha raccolto alcuni feedback specifici su Document Extractor.
“Le persone apprezzano il fatto di avere solo un link a un file in Salesforce. Apprezzano la sua rapidità: non è necessario attendere che l'interfaccia apra un'altra finestra per caricare il file. Cliccando sul link, è possibile aprire facilmente i file archiviati in SharePoint”.”
- Eduardo Coreixo, direttore dello sviluppo commerciale di Connecting Software
Un'altra caratteristica importante segnalata dai clienti, secondo Eduardo Coreixo, è che apprezzano la possibilità di utilizzare il servizio sui propri dispositivi mobili. “Un venditore è con un cliente. Carica un contratto. Fatto. Il personale dell'ufficio amministrativo può già accedervi in SharePoint. È più veloce e più facile che inviare e-mail”, afferma.
“Anche il fatto che offriamo un'opzione self-hosted è molto apprezzato. Ai clienti piace anche che la soluzione funzioni in background, senza influire sull'esperienza utente di Salesforce e fornendo un upload e una generazione di link sorprendentemente veloci”, aggiunge.
“I nostri clienti apprezzano la velocità e l'esperienza utente. Dicono che Document Extractor fa semplicemente quello che promette. E questo è il miglior complimento per il nostro lavoro”.