Abbiamo una notizia entusiasmante: Document Extractor ha un sacco di aggiornamenti. La soluzione a basso costo che trasforma la vostra forza vendita in un'integrazione SharePoint in uno strumento avanzato di collaborazione documentale, è diventata ancora migliore. Se state cercando integrazione della gestione documentale esterna a Salesforce, continua a leggere.
Vorremmo guidarvi attraverso la nuova release e mostrarvi le ultime caratteristiche di Document Extractor. Due esperti, Alexander Vallat, Senior Developer di Connecting Software, ed Eduardo Coreixo, Direttore del Business Development, ci aiuteranno.
Salesforce SharePoint Integrazione in tutto il mondo
Document Extractor è uno dei prodotti di punta di Connecting Software che ha già fatto il nido tra Salesforce e SharePoint in molte organizzazioni in tutto il mondo. Consente una migliore gestione dei documenti e del team grazie alle funzionalità di editing online e al versioning fornito da SharePoint, oltre ad offrire un notevole risparmio sui costi grazie allo spostamento di file di grandi dimensioni da Salesforce.
Quello che il servizio fa è spostare file e allegati da Salesforce a SharePoint, lasciando solo un link al file. L'esperienza dell'utente rimane la stessa - i file sono accessibili in Salesforce dagli account esatti dove sono stati lasciati, ma non occupano lo spazio, non costano GB extra e non incidono sulle prestazioni del CRM.
"Nessun altro prodotto sul mercato stubs file da Salesforce a SharePoint".
- Alexander Vallat, sviluppatore senior di Connecting Software
Nuove caratteristiche di Document Extractor
Allora, cosa porta la nuova release? Diversi aggiornamenti migliorano l'usabilità e l'economicità dell'integrazione SharePoint di Salesforce.
- Sincronizza con i movimenti dei file, rinomina e cancella in SharePoint
Alex Vallat spiega come funziona questa funzione. "Diciamo che si rinomina o si sposta qualche file in SharePoint. Quello che facciamo con questa nuova funzione è rinominare il file in Salesforce in modo che il link punti al file giusto. Se si elimina il file in SharePoint, possiamo opzionalmente eliminare anche il file in Salesforce, in modo che non ci sia un collegamento interrotto al file che non esiste più".
- Sincronizzazione completa con SharePoint
Per completare la sincronizzazione tra Salesforce e SharePoint Document Extractor ora permette anche agli utenti di caricare i file direttamente su SharePoint e far apparire i link ad essi nei posti corretti anche in Salesforce. "Immagina di aver caricato alcuni file allegati a un account in Salesforce - ora sono in una cartella dedicata in SharePoint. Con l'aggiornamento, puoi caricare un altro file in SharePoint nella stessa cartella, e noi creeremo un link in Salesforce per lo stesso account in cui si trovano gli altri file nella stessa cartella", - spiega lo sviluppatore senior.
- Possibilità di limitare lo stubbing ai soli file di elaborazione di specifici utenti e
- È ora necessaria una licenza specifica per il prodotto con limite di utenti attivi
Queste due caratteristiche hanno a che fare con le licenze del prodotto e il risparmio dei costi. "In molte organizzazioni, non tutti gli utenti CRM hanno a che fare con i file. Alcuni possono essere utenti della comunità gratuita, o in team in cui i file non giocano un ruolo nel loro flusso di lavoro. Con la nuova release, l'organizzazione può impostare un gruppo di utenti Salesforce, che è abbastanza flessibile. Saranno in grado di nominare quali persone hanno bisogno di Document Extractor e quali continuano con la normale gestione dei file di Salesforce. Questo può ridurre i costi di licenza perché non hanno bisogno di pagare il servizio per l'intera organizzazione", - dice Alex Vallat.
- Gestione di file di dimensioni maggiori
La dimensione massima del file sarà limitata principalmente dalla dimensione della RAM disponibile sul vostro sistema, e in questa nuova versione Document Extractor è molto più efficiente nell'uso della RAM. Anche così, se avete solo una piccola quantità di memoria disponibile, sarete limitati a dimensioni di file più piccole. Come spiega il rappresentante Connecting Software, ha testato i file fino a 200-300 MB. Il test dimostra: finché si dispone di una quantità ragionevole di memoria disponibile, funzionerà comunque.
- Ottenere documenti da SharePoint senza la necessità per gli utenti di avere la licenza SharePoint
A volte ci sono persone in un'organizzazione che non sono utenti SharePoint, ma che hanno bisogno di accedere ai file che sono stati bloccati da Salesforce. Questa nuova funzionalità è utile per fornire l'accesso al file in SharePoint a chiunque abbia accesso al file stub in Salesforce. Quando accedono al file stub in Salesforce, ricevono un link pubblico temporaneo al file in SharePoint a cui possono accedere senza un account SharePoint. Questo permette anche di impostare una maggiore sicurezza in SharePoint, in quanto anche gli utenti che hanno un account SharePoint non hanno bisogno di permessi per l'intera libreria di documenti di tutti i file che sono stati archiviati da SharePoint - essi riceveranno l'accesso solo ai file quando li apriranno da una stub di file a cui hanno il permesso di accedere in Salesforce.
- Anteprime dei file
Ora è possibile vedere le anteprime in Salesforce per i file che Document Extractor ha spostato, senza doverli scaricare. Questo funziona per tutti i tipi di file supportati da SharePoint.
- Comando di inversione disponibile
Nel caso in cui si desideri ripristinare tutti i file che sono stati spostati da SharePoint a Salesforce, è disponibile un comando di ripristino.
- Notifica via e-mail servizio
Se si verifica qualche problema durante la sincronizzazione, puoi ricevere una notifica via e-mail. Non c'è bisogno di continuare a controllare i registri - un trattamento speciale per tutti voi amministratori là fuori!
- Più semplice per i file preesistenti
Lo spostamento dei file già esistenti è semplificato. Non è più necessario condividere i file in batch con l'utente del servizio. È anche possibile definire una data di inizio in modo che i file più vecchi non vengano spostati - spostare solo dalla data desiderata.
- Nuova potente configurazione opzioni
Sono disponibili più opzioni di configurazione e con esse si possono ottenere molte cose diverse:
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- È possibile far sì che Document Extractor ignori file specifici attraverso un campo personalizzato Salesforce. Si può anche far sì che ignori i file molto grandi o molto piccoli, e si arriva a decidere cosa è grande e piccolo. Per questo si può usare la nuova impostazione di configurazione della dimensione minima e massima dei file.
- È possibile visualizzare l'URL SharePoint su un campo personalizzato del file, se si desidera
- È possibile personalizzare la gerarchia, la cartella di destinazione, il sottosuolo di destinazione e la libreria di destinazione attraverso i campi personalizzati di Salesforce
Qual è la caratteristica più forte di Document Extractor?
Chi è la persona migliore per commentare il differenziatore chiave del prodotto se non la persona responsabile dello sviluppo del prodotto per oltre 2 anni?
Secondo Alex Vallat, una caratteristica particolare distingue Document Extractor dalla concorrenza: "In Salesforce, abbiamo dei file bloccati che sono nativi per il sistema. Sono molto piccoli, solo circa 100 byte. Ma esistono. Ciò significa che i documenti sono elencati ovunque, sono ricercabile per nome del file. È possibile collegarli ad altri oggetti. Quando si tenta di scaricarli, si viene semplicemente reindirizzati a quel file su SharePoint. Non hai bisogno di alcun widget, né di un'interfaccia utente personalizzata. Funziona semplicemente e facilmente, sia con la nuova edizione Lighting che con la classica Salesforce”.
Perché le organizzazioni ricevono Document Extractor
Come spiega Eduardo Coreixo, in base alla sua esperienza, le organizzazioni cercano due vantaggi principali quando si arriva a Document Extractor.
"Punto primo: le aziende cercano di creare una struttura per l'archiviazione dei documenti piuttosto che scaricarli tutti in una cartella. Le aziende più grandi lo cercano davvero, e in ultima analisi è un risparmio per loro. SharePoint in combinazione con Document Extractor ha tutti gli strumenti per questo, fornendo funzioni di editing online e dandovi il controllo sui vostri documenti.
In secondo luogo, cercano il modo di risparmiare sulla conservazione. I numeri variano molto, ma di solito l'allontanamento dei file pesanti da Salesforce aumenta l'efficacia dei costi".
Secondo Eduardo Coreixo, le persone trovano Document Extractor organicamente cercando su Google una soluzione al loro problema, tramite Salesforce AppExchange o raccomandato da coloro che hanno già familiarità con Document Extractor.
Si tratta per lo più di aziende del Nord America e dell'Europa, ma attualmente la geografia è in espansione. Non c'è un modello di settore: i clienti possono provenire dalla finanza, dal settore immobiliare, dai servizi, dalla produzione, persino dal settore pubblico. Una cosa che li unisce è che vogliono che la loro forza vendita e l'integrazione SharePoint funzionino meglio e portino benefici.
Qual è il feedback del cliente su Document Extractor?
Mentre il nostro Direttore del Business Development comunica con i clienti, ha raccolto alcuni feedback specifici su Document Extractor.
"La gente apprezza il fatto di avere solo un link ad un file in Salesforce. A loro piace che funzioni velocemente: non c'è bisogno di aspettare che l'interfaccia apra un'altra finestra per caricare il file. Cliccando sul link, aprono facilmente i file memorizzati in SharePoint".
- Eduardo Coreixo, direttore dello sviluppo commerciale di Connecting Software
Un'altra importante caratteristica portata avanti dai clienti, secondo Eduardo Coreixo, è che apprezzano la possibilità di utilizzare il servizio sui loro dispositivi mobili. "Un venditore è con un cliente. Caricano un contratto. Fatto. Le persone del back office possono già accedervi in SharePoint. È più veloce e più facile che inviare e-mail", dice.
"È molto apprezzato anche il fatto che offriamo un'opzione autogestita. I clienti apprezzano anche il fatto che la soluzione funzioni in background, lasciando inalterata l'esperienza utente di Salesforce e fornendo un caricamento e una generazione di link sorprendentemente rapidi", aggiunge.
"I nostri clienti apprezzano la velocità e l'esperienza d'uso. Dicono che Document Extractor fa semplicemente quello che dice. E questo è il miglior complimento per il nostro lavoro".