We hebben opwindend nieuws: Document Extractor heeft veel updates. De kostenbesparende oplossing die uw Salesforce naar SharePoint integratie verandert in een geavanceerde document collaboration tool, is nog beter geworden. Als u op zoek bent naar externe document management integratie met Salesforce, lees dan verder.
We willen u graag wegwijs maken in de nieuwe release en de nieuwste features van Document Extractor demonstreren. Twee experts, Alexander Vallat, Senior Developer bij Connecting Software, en Eduardo Coreixo, Director of Business Development, gaan ons daarbij helpen.
Salesforce SharePoint integratie over de hele wereld
Document Extractor is een van de vlaggenschipproducten van Connecting Software dat zich al in veel organisaties over de hele wereld tussen Salesforce en SharePoint heeft genesteld. Het zorgt voor beter document- en teambeheer via de online bewerkingsfuncties en versiebeheer die SharePoint biedt, en biedt ook aanzienlijke kostenbesparingen door grote bestanden uit Salesforce te halen.
De service verplaatst bestanden en bijlagen van Salesforce naar SharePoint, waarbij alleen een link naar het bestand wordt achtergelaten. De ervaring van de gebruiker blijft hetzelfde - de bestanden zijn toegankelijk in Salesforce vanaf de accounts waar ze waren achtergelaten, maar ze nemen geen ruimte in beslag, kosten geen extra GB's en hebben geen invloed op de CRM-prestaties.
"Geen ander product op de markt stubs bestanden van Salesforce naar SharePoint"
- Alexander Vallat, Senior Ontwikkelaar bij Connecting Software
Nieuwe kenmerken van Document Extractor
Dus, wat brengt de nieuwe release? Verschillende updates verbeteren de bruikbaarheid en kosteneffectiviteit van Salesforce naar SharePoint integratie.
- Synchroniseren met bestandsverplaatsingen, hernoemingen en verwijderingen in SharePoint
Alex Vallat legt uit hoe deze functie werkt. "Stel, je hernoemt of verplaatst een bestand in SharePoint. Wat we met deze nieuwe functie doen, is het bestand in Salesforce hernoemen, zodat de link naar het juiste bestand wijst. Als je het bestand in SharePoint verwijdert, kunnen we optioneel het bestand in Salesforce ook verwijderen, zodat er geen gebroken link is naar het bestand dat niet meer bestaat".
- Volledige synchronisatie met SharePoint
Om de synchronisatie tussen Salesforce en SharePoint te voltooien kunnen gebruikers met Document Extractor nu ook bestanden rechtstreeks uploaden naar SharePoint en de links daarnaar ook op de juiste plaatsen in Salesforce laten verschijnen. "Stel, je stubbed een paar bestanden gekoppeld aan een account in Salesforce - ze zijn in een speciale map in SharePoint nu. Met de update, kunt u een ander bestand uploaden in SharePoint in dezelfde map, en we zullen een link maken in Salesforce voor dezelfde account dat de andere bestanden in dezelfde map zijn", - legt de Senior Developer.
- Mogelijkheid om stubbing te beperken tot het verwerken van bestanden door specifieke gebruikers en
- Productspecifieke licentie met limiet voor actieve gebruikers is nu vereist
Deze twee functies hebben te maken met productlicenties en kostenbesparing. "In veel organisaties heeft niet elke CRM-gebruiker te maken met bestanden. Sommigen zijn misschien gratis community-gebruikers, of zitten in teams waar bestanden geen rol spelen in hun workflow. Met de nieuwe release kan de organisatie een Salesforce-gebruikersgroep opzetten, die heel flexibel is. Zij zullen kunnen aanwijzen welke mensen Document Extractor nodig hebben en welke doorgaan met de reguliere Salesforce bestandsafhandeling. Dit kan de licentiekosten verlagen, omdat ze niet voor de hele organisatie voor de service hoeven te betalen", - zegt Alex Vallat.
- Verwerken van grotere bestandsgroottes
De maximale bestandsgrootte wordt vooral beperkt door de beschikbare hoeveelheid RAM op uw systeem, en in deze nieuwe versie is Document Extractor veel efficiënter wat betreft RAM-gebruik. Maar toch, als je maar een kleine hoeveelheid geheugen beschikbaar hebt, zal je beperkt worden tot kleinere bestandsgroottes. Zoals de Connecting Software vertegenwoordiger uitlegt, hebben ze de bestanden tot 200-300 MB getest. De test bewijst: zolang je een redelijke hoeveelheid geheugen beschikbaar hebt, zal het nog steeds werken.
- Documenten uit SharePoint halen zonder dat gebruikers een SharePoint-licentie hoeven te hebben
Soms zijn er mensen in een organisatie die geen gebruiker zijn van SharePoint, maar die wel toegang nodig hebben tot de bestanden die vanuit Salesforce zijn gestubd. Deze nieuwe functie is handig om toegang tot het bestand in SharePoint te geven aan iedereen die toegang heeft tot het stub-bestand in Salesforce. Wanneer zij toegang krijgen tot het stub-bestand in Salesforce, krijgen zij een tijdelijke publieke link naar het bestand in SharePoint waartoe zij toegang kunnen krijgen zonder een SharePoint account. Dit maakt het ook mogelijk om sterkere beveiliging in te stellen in SharePoint, omdat zelfs de gebruikers die wel een SharePoint account hebben, geen rechten hoeven te krijgen op de hele documentbibliotheek van alle bestanden die vanuit SharePoint zijn gestubd - ze krijgen alleen toegang tot bestanden als ze die openen vanuit een file stub waartoe ze toegang hebben in Salesforce.
- Bestand previews
U kunt nu previews zien in Salesforce voor de bestanden die Document Extractor verplaatst heeft, zonder ze te hoeven downloaden. Dit werkt voor alle bestandstypen die door SharePoint worden ondersteund.
- Terugkeren commando beschikbaar
Voor het geval dat u ooit alle bestanden die zijn verplaatst van SharePoint terug wilt zetten in Salesforce, heeft u een revert commando beschikbaar.
- Kennisgeving per e-mail service
Als er een probleem optreedt tijdens de synchronisatie, kunt u een notificatie krijgen via e-mail. U hoeft niet steeds de logboeken te controleren - een speciale traktatie voor alle beheerders die er zijn!
- Eenvoudiger voor reeds bestaande bestanden
Het verplaatsen van reeds bestaande bestanden is vereenvoudigd. Het is niet langer nodig om de bestanden in batch te delen met de service gebruiker. U kunt ook een startdatum definiëren, zodat oudere bestanden niet worden verplaatst - verplaats alleen vanaf de datum die u wilt.
- Nieuwe krachtige configuratie opties
Er zijn meer configuratie-opties beschikbaar, en u kunt er veel verschillende dingen mee bereiken:
-
- U kunt Document Extractor specifieke bestanden laten negeren via een Salesforce aangepast veld. Je kunt ook zeer grote of zeer kleine bestanden laten negeren, en jij mag bepalen wat groot en klein is. Je kan daarvoor de nieuwe Minimum en Maximum bestandsgrootte configuratie-instelling gebruiken.
- U kunt de SharePoint URL weergeven op een aangepast veld van het bestand, als u dat wilt
- U kunt de hiërarchie, doelmap, doelsubsite en doelbibliotheek aanpassen via aangepaste Salesforce-velden
Wat is de sterkste eigenschap van Document Extractor?
Wie is de beste persoon om commentaar te geven op de belangrijkste onderscheidende factor van het product als niet de persoon die al meer dan 2 jaar verantwoordelijk is voor de productontwikkeling?
Volgens Alex Vallat onderscheidt Document Extractor zich van de concurrentie door één specifieke functie: "In Salesforce hebben we stubbed bestanden die native zijn voor het systeem. Ze zijn erg klein, slechts ongeveer 100 bytes. Maar ze bestaan. Wat het betekent is dat de documenten overal worden vermeld, ze zijn doorzoekbaar op de bestandsnaam. U kunt ze koppelen aan andere objecten. Wanneer u ze probeert te downloaden, wordt u dan gewoon doorgestuurd naar dat bestand op SharePoint. Je hebt geen widgets nodig, of een aangepaste UI. Het werkt eenvoudig en gemakkelijk, zowel met de nieuwe Lighting editie als de klassieke Salesforce”.
Waarom organisaties Document Extractor krijgen
Zoals Eduardo Coreixo uit zijn ervaring uitlegt, zijn organisaties op zoek naar twee belangrijke voordelen bij het uitreiken van Document Extractor.
"Punt één: bedrijven zoeken naar het creëren van een structuur voor het opslaan van documenten in plaats van ze allemaal in een map te dumpen. Grotere bedrijven zijn daar echt naar op zoek, en het is uiteindelijk een kostenbesparing voor hen. SharePoint in combinatie met Document Extractor heeft daar alle tools voor in huis, biedt online bewerkingsmogelijkheden en geeft je controle over je documenten.
Ten tweede zoeken ze naar manieren om op opslag te besparen. Aantallen variëren nogal, maar meestal verhoogt het verplaatsen van zware bestanden uit Salesforce de kosteneffectiviteit".
Volgens Eduardo Coreixo vinden mensen Document Extractor organisch door te googelen naar een oplossing voor hun probleem, via Salesforce AppExchange of aanbevolen door degenen die al bekend zijn met Document Extractor.
Meestal gaat het om bedrijven uit Noord-Amerika en Europa, maar momenteel breidt de geografie zich uit. Er is geen industrieel patroon: klanten kunnen afkomstig zijn uit financiën, onroerend goed, diensten, productie, zelfs de publieke sector. Eén ding dat hen verenigt is dat ze willen dat hun Salesforce en SharePoint integratie beter werkt en voordelen oplevert.
Wat is de feedback van de klant over Document Extractor?
Aangezien onze directeur bedrijfsontwikkeling met klanten communiceert, heeft hij wat specifieke feedback over Document Extractor verzameld.
"Mensen waarderen het dat ze gewoon een link naar een bestand in Salesforce hebben. Ze vinden het prettig dat het snel werkt: ze hoeven niet te wachten tot de interface een ander venster opent om het bestand te uploaden. Door op de link te klikken, openen ze gemakkelijk bestanden die in SharePoint zijn opgeslagen."
- Eduardo Coreixo, directeur bedrijfsontwikkeling bij Connecting Software
Een ander belangrijk punt dat volgens Eduardo Coreixo door klanten naar voren is gebracht, is dat zij de mogelijkheid waarderen om de dienst op hun mobiele apparaten te gebruiken. "Een verkoper is bij een klant. Ze uploaden een contract. Klaar. De mensen op de backoffice kunnen er al bij in SharePoint. Het is sneller en eenvoudiger dan e-mails versturen", zegt hij.
"Het feit dat we een self-hosted optie bieden, wordt ook erg gewaardeerd. Klanten vinden het ook prettig dat de oplossing op de achtergrond draait, waardoor de gebruikerservaring van Salesforce onaangetast blijft en een verrassend snelle upload en linkgeneratie mogelijk is", voegt hij eraan toe.
"Onze klanten houden van de snelheid en de gebruikerservaring. Ze zeggen dat de Document Extractor gewoon doet wat hij zegt. En dat is het beste compliment voor ons werk".