Tenemos noticias emocionantes: Document Extractor tiene muchas actualizaciones. La solución de ahorro que convierte su integración de Salesforce a SharePoint en una herramienta avanzada de colaboración de documentos, se ha vuelto aún mejor. Si está buscando integración de la gestión de documentos externa a Salesforce, siga leyendo.
Nos gustaría guiarle a través del nuevo lanzamiento y demostrarle las últimas características del Document Extractor. Dos expertos, Alexander Vallat, desarrollador senior de Connecting Software, y Eduardo Coreixo, director de desarrollo de negocios, van a ayudarnos.
Integración de Salesforce SharePoint en todo el mundo
El Document Extractor es uno de los productos estrella del Connecting Software que ya ha anidado entre Salesforce y el SharePoint en muchas organizaciones de todo el mundo. Permite una mejor gestión de documentos y equipos gracias a las funciones de edición en línea y de creación de versiones que proporciona el SharePoint, y ofrece un considerable ahorro de costes debido al traslado de archivos de gran tamaño fuera de Salesforce.
Lo que hace el servicio es mover archivos y adjuntos de Salesforce a SharePoint, dejando solo un enlace al archivo. La experiencia del usuario sigue siendo la misma: se accede a los archivos en Salesforce desde las mismas cuentas en las que se dejaron, pero no ocupan espacio, no cuestan GB adicionales y no afectan al rendimiento del CRM.
“Ningún otro producto del mercado comprime archivos de 1 TP44T a 1 TP42T”.”
- Alexander Vallat, Desarrollador Senior en Connecting Software
Nuevas características del Document Extractor
Entonces, ¿qué trae el nuevo lanzamiento? Varias actualizaciones mejoran la usabilidad y la rentabilidad de la integración de Salesforce a SharePoint.
- Sincronizar con movimientos de archivos, renombrar y borrar en SharePoint
Alex Vallat explica cómo funciona esta función. “Supongamos que renombras o mueves algún archivo en SharePoint. Lo que hacemos con esta nueva función es renombrar el archivo en Salesforce para que el enlace apunte al archivo correcto. Si eliminas el archivo en SharePoint, también podemos eliminar opcionalmente el archivo en Salesforce, para que no haya ningún enlace roto al archivo que ya no existe”.
- Sincronización completa con SharePoint
Para completar la sincronización entre Salesforce y SharePoint, Document Extractor ahora también permite a los usuarios cargar archivos directamente en SharePoint y que los enlaces a ellos aparezcan en los lugares correctos en Salesforce también. “Imagina que has guardado algunos archivos adjuntos a una cuenta en Salesforce: ahora se encuentran en una carpeta dedicada en SharePoint. Con la actualización, puedes subir otro archivo en SharePoint a la misma carpeta y crearemos un enlace en Salesforce para la misma cuenta en la que se encuentran los otros archivos de la misma carpeta”, explica el desarrollador sénior.
- Capacidad de restringir el stubbing para que sólo procesen los archivos usuarios específicos y
- Ahora se requiere una licencia específica del producto con un límite de usuarios activos
Estas dos características tienen que ver con las licencias de productos y el ahorro de costes. “En muchas organizaciones, no todos los usuarios de CRM trabajan con archivos. Algunos pueden ser usuarios gratuitos de la comunidad o formar parte de equipos en los que los archivos no forman parte de su flujo de trabajo. Con la nueva versión, la organización puede configurar un grupo de usuarios Salesforce, lo cual es bastante flexible. Podrán designar qué personas necesitan Document Extractor y cuáles continúan con el manejo habitual de archivos Salesforce. Esto puede reducir los costes de licencia, ya que no es necesario pagar por el servicio para toda la organización”, afirma Alex Vallat.
- Manejo de archivos de mayor tamaño
El tamaño máximo de los archivos estará limitado principalmente por el tamaño de la RAM disponible en su sistema, y en esta nueva versión Document Extractor es mucho más eficiente en cuanto al uso de la RAM. Aún así, si usted tiene sólo una pequeña cantidad de memoria disponible, estará restringido a tamaños de archivo más pequeños. Como explica el representante del Connecting Software, han probado los archivos de hasta 200-300 MB. La prueba demuestra: mientras tenga una cantidad razonable de memoria disponible, seguirá funcionando.
- Obtener documentos de SharePoint sin necesidad de que los usuarios tengan la licencia de SharePoint
A veces hay personas en una organización que no son usuarios de SharePoint, pero que necesitan acceder a los archivos que se han copiado desde Salesforce. Esta nueva función es útil para proporcionar acceso al archivo en SharePoint a cualquier persona que tenga acceso al archivo copiado en Salesforce. Cuando acceden al archivo en Salesforce, reciben un enlace público temporal al archivo en SharePoint al que pueden acceder sin una cuenta de SharePoint. Esto también permite establecer una mayor seguridad en SharePoint, ya que incluso aquellos usuarios que tienen cuentas SharePoint no necesitan que se les concedan permisos para toda la biblioteca de documentos de todos los archivos que se han extraído de SharePoint, sino que solo tendrán acceso a los archivos que abran desde un archivo extraído al que tengan permiso para acceder en Salesforce.
- Vistas previas de los archivos
Ahora puedes ver vistas previas en Salesforce de los archivos que Document Extractor movió, sin tener que descargarlos. Esto funciona para todos los tipos de archivos soportados por SharePoint.
- Comando de reversión disponible
En caso de que quiera restaurar todos los archivos que fueron movidos de SharePoint de nuevo a Salesforce, tiene disponible un comando de reversión.
- Notificación por correo electrónico servicio
Si se produce algún problema durante la sincronización, puedes recibir una notificación por correo electrónico. No hay necesidad de seguir revisando los registros - ¡un regalo especial para todos los administradores!
- Más simple para los archivos preexistentes
El traslado de archivos ya existentes se ha simplificado. Ya no es necesario compartir los archivos por lotes con el usuario del servicio. También puede definir una fecha de inicio para que no se trasladen los archivos más antiguos, sino solo los que desee a partir de esa fecha.
- Nueva y potente configuración opciones
Hay más opciones de configuración disponibles, y puedes lograr muchas cosas diferentes con ellas:
-
- Puede hacer que Document Extractor ignore archivos específicos a través de un campo personalizado de Salesforce. También puede hacer que ignore archivos muy grandes o muy pequeños, y así podrá decidir qué es grande y qué es pequeño. Para ello, puede utilizar la nueva configuración de Tamaño de archivo mínimo y máximo.
- Puedes mostrar la URL de SharePoint en un campo personalizado del archivo, si quieres
- Puede personalizar la jerarquía, la carpeta de destino, el subsitio de destino y la biblioteca de destino a través de los campos personalizados de Salesforce
¿Cuál es la característica más fuerte del Document Extractor?
¿Quién es la mejor persona para comentar el diferenciador clave del producto si no es la persona responsable del desarrollo del producto durante más de 2 años?
Según Alex Vallat, hay una característica concreta que hace que Document Extractor destaque sobre la competencia: “En Salesforce, tenemos archivos stub que son nativos del sistema. Son muy pequeños, solo unos 100 bytes. Pero existen. Lo que esto significa es que los documentos aparecen en todas partes, están que se puede buscar por el nombre del archivo. Puedes vincularlos a otros objetos. Cuando intentas descargarlos, simplemente se te redirige a ese archivo en SharePoint. No necesitas ningún widget ni ninguna interfaz de usuario personalizada. Funciona de forma sencilla y fácil., tanto con la nueva edición de Iluminación como con la clásica Salesforce".
Por qué las organizaciones obtienen Document Extractor
Como explica Eduardo Coreixo, desde su experiencia, las organizaciones buscan dos beneficios principales al alcanzar el Document Extractor.
“Punto uno: las empresas buscan crear una estructura para almacenar documentos en lugar de guardarlos todos en una carpeta. Las empresas más grandes realmente buscan eso, y en última instancia les supone un ahorro de costes. SharePoint, en combinación con Document Extractor, cuenta con todas las herramientas necesarias para ello, ya que ofrece funciones de edición en línea y le permite controlar sus documentos.
En segundo lugar, buscan formas de ahorrar en almacenamiento. Las cifras varían mucho, pero normalmente trasladar los archivos pesados fuera de Salesforce aumenta la rentabilidad”.
Según Eduardo Coreixo, la gente encuentra el Document Extractor de forma orgánica buscando en Google una solución a su problema, a través de Salesforce AppExchange o recomendado por aquellos que ya están familiarizados con el Document Extractor.
En su mayoría son empresas de América del Norte y Europa, pero actualmente la geografía se está expandiendo. No hay un patrón de industria: los clientes pueden ser de finanzas, bienes raíces, servicios, producción, incluso del sector público. Una cosa que los une es que quieren que su integración de Salesforce y SharePoint funcione mejor y aporte beneficios.
¿Cuál es la opinión de los clientes sobre Document Extractor?
Como nuestro Director de Desarrollo de Negocios se comunica con los clientes, ha recogido algunos comentarios específicos sobre el Document Extractor.
“A la gente le gusta tener solo un enlace a un archivo en Salesforce. Les gusta que funcione rápido: no hay que esperar a que la interfaz abra otra ventana para subir el archivo. Al hacer clic en el enlace, pueden abrir fácilmente los archivos almacenados en SharePoint”.”
- Eduardo Coreixo, Director de Desarrollo de Negocio de Connecting Software
Otra característica importante que destacan los clientes, según Eduardo Coreixo, es que aprecian la opción de utilizar el servicio en sus dispositivos móviles. “Un comercial está con un cliente. Sube un contrato. Listo. El personal de la oficina ya puede acceder a él en SharePoint. Es más rápido y fácil que enviar correos electrónicos”, afirma.
“El hecho de que ofrezcamos una opción autohospedada también es muy apreciado. A los clientes también les gusta que la solución se ejecute en segundo plano, sin afectar a la experiencia del usuario de Salesforce y proporcionando una velocidad de carga y generación de enlaces sorprendentemente rápida”, añade.
“A nuestros clientes les gusta la velocidad y la experiencia de usuario. Dicen que Document Extractor simplemente hace lo que promete. Y ese es el mejor cumplido para nuestro trabajo”.