У нас захватывающие новости: Document Extractor много обновлений. Экономичное решение, которое превращает интеграцию Salesforce в SharePoint в современный инструмент для совместной работы с документами, стало еще лучше. Если вы ищете интеграция внешнего документооборота в Salesforce, читать дальше.
Мы хотели бы рассказать вам о новом релизе и продемонстрировать новейшие возможности Document Extractor. Нам помогут два эксперта: Александр Валлат, старший разработчик Connecting Software, и Эдуардо Кореихо, директор по развитию бизнеса.
Интеграция Salesforce SharePoint по всему миру
Document Extractor является одним из флагманских продуктов Connecting Software, который уже вложился между Salesforce и SharePoint во многих организациях по всему миру. Он обеспечивает лучшее управление документами и командами благодаря функциям онлайн-редактирования и версионности, предоставляемым SharePoint, а также обеспечивает значительную экономию затрат благодаря перемещению больших файлов из системы Salesforce.
Служба перемещает файлы и вложения из Salesforce на SharePoint, оставляя только ссылку на файл. Опыт пользователя остается прежним - доступ к файлам в Salesforce осуществляется с тех же учетных записей, где они были оставлены, но они не занимают места, не стоят лишних гигабайт и не влияют на производительность CRM.
"Никакой другой продукт на рынке не загружает файлы из Salesforce в SharePoint".
- Александр Валлат, старший разработчик в Connecting Software
Новые возможности Document Extractor
Итак, что принесет новый релиз? Несколько обновлений улучшают удобство использования и экономическую эффективность интеграции Salesforce с SharePoint.
- Синхронизировать с перемещением, переименованием и удалением файлов в SharePoint
Алекс Валлат объясняет, как работает эта функция. "Скажем, вы переименовываете или перемещаете какой-нибудь файл в SharePoint". Что мы делаем с этой новой функцией, так это переименовываем файл в Salesforce так, чтобы ссылка указывала на нужный файл. Если вы удалите файл в SharePoint, мы можем дополнительно удалить файл и в Salesforce, так чтобы не было разорванной ссылки на файл, который больше не существует".
- Полная синхронизация с SharePoint
Для завершения синхронизации между Salesforce и SharePoint Document Extractor теперь также позволяет пользователям загружать файлы непосредственно в SharePoint, и ссылки на них появляются в нужных местах в Salesforce. "Представьте, что вы выгрузили несколько файлов, прикрепленных к учетной записи в Salesforce - теперь они находятся в специальной папке в SharePoint. С обновлением вы можете загрузить еще один файл в SharePoint в ту же папку, и мы создадим ссылку в Salesforce для той же учетной записи, что и другие файлы в той же папке", - объясняет старший разработчик.
- Возможность ограничения обработкой файлов только определенными пользователями. и
- Теперь требуется лицензия для конкретного продукта с активным лимитом пользователя
Эти две особенности связаны с лицензированием продукта и экономией затрат. "Во многих организациях не все пользователи CRM имеют дело с файлами. Некоторые из них могут быть пользователями свободного сообщества или работать в командах, где файлы не играют роли в их рабочем процессе. В новом релизе организация может создать группу пользователей Salesforce, которая является достаточно гибкой. Они смогут назначить, кому из них нужен Document Extractor, а кто продолжает работать с файлами Salesforce в обычном режиме. Это может снизить расходы на лицензирование, поскольку им не нужно платить за услугу для всей организации", - говорит Алекс Валлат.
- Обработка файлов больших размеров
Максимальный размер файла будет ограничен в основном размером оперативной памяти, доступной на вашей системе, и в этой новой версии Document Extractor гораздо более эффективно использует оперативную память. Тем не менее, если у вас есть только небольшой объем памяти, вы будете ограничены меньшим размером файлов. Как объясняет представитель Connecting Software, они протестировали файлы размером до 200-300 Мб. Тест доказывает: пока у вас есть разумный объем доступной памяти, он все равно будет работать.
- Получение документов с SharePoint без необходимости иметь лицензию SharePoint для пользователей.
Иногда в организации есть люди, которые не являются пользователями SharePoint, но которым нужен доступ к файлам, которые были загружены из Salesforce. Эта новая функция удобна для предоставления доступа к файлу SharePoint любому, кто имеет доступ к файлу, который был заглушен в Salesforce. Когда они получают доступ к корешковому файлу в системе Salesforce, они получают временную публичную ссылку на файл в системе SharePoint, к которому они могут получить доступ без учетной записи SharePoint. Это также позволяет установить более высокий уровень безопасности в SharePoint, так как даже тем пользователям, которые имеют аккаунты SharePoint, не нужно давать разрешения на всю библиотеку документов всех файлов, которые были загружены с SharePoint - они получат доступ только к файлам, так как они открывают их из корешка файла, к которому у них есть разрешение на доступ в Salesforce.
- Просмотр файлов
Теперь вы можете просматривать предварительные просмотры в Salesforce для файлов, которые Document Extractor переместил, без необходимости их скачивания. Это работает для всех типов файлов, поддерживаемых SharePoint.
- Команда Revert доступна
Если вам когда-нибудь понадобится восстановить все файлы, которые были перемещены с SharePoint обратно в Salesforce, у вас будет доступна команда возврата.
- уведомление по электронной почте сервис
Если во время синхронизации возникнет какая-либо проблема, вы сможете получить уведомление по электронной почте. Нет необходимости постоянно проверять журналы - особое удовольствие для всех администраторов!
- Проще в использовании для ранее существовавших файлов
Перемещение уже существующих файлов упрощено. Больше не требуется пакетный обмен файлами с пользователем сервиса. Вы также можете определить дату начала, чтобы старые файлы не перемещались - перемещайте только с той даты, которая вам нужна.
- Новая мощная конфигурация варианты
Доступно больше вариантов конфигурации, и с их помощью можно достичь многого:
-
- Вы можете заставить Document Extractor игнорировать определенные файлы через пользовательское поле Salesforce. Вы также можете заставить его игнорировать очень большие или очень маленькие файлы, и вы сможете решить, что такое большие и маленькие файлы. Для этого вы можете использовать новую настройку Минимальный и Максимальный Размер Файла.
- Вы можете отобразить SharePoint URL в пользовательском поле файла, если хотите.
- Вы можете настроить иерархию, целевую папку, целевой подсайт и целевую библиотеку с помощью настраиваемых полей Salesforce.
Что является самой сильной особенностью Document Extractor?
Кто лучше всего прокомментирует ключевой дифференциатор продукта, если не человек, отвечающий за разработку продукта более 2 лет?
По словам Алекса Валлата, одной из особенностей является то, что 1ТР14Т выделяется на фоне конкурентов: "В Salesforce у нас есть корешковые файлы, которые являются родными для системы". Они очень маленькие, всего около 100 байт. Но они существуют. Это означает, что документы перечислены повсюду, они с возможностью поиска по имени файла. Вы можете связать их с другими объектами. Когда вы пытаетесь их скачать, вы просто перенаправляетесь в этот файл на SharePoint. Вам не нужны ни виджеты, ни пользовательский интерфейс. Это работает просто и легко, как с новым изданием Lighting, так и с классическим Salesforce.”.
Почему организации получают 1ТП14Т
Как объясняет Эдуардо Корейшо, по его опыту, организации ищут два главных преимущества когда протягиваешь руку к 1ТП14Т.
"Пункт первый: компании ищут возможность создать структуру для хранения документов, а не выбрасывать их все в папку. Более крупные компании действительно ищут это, и в конечном итоге для них это экономит средства. SharePoint в сочетании с Document Extractor имеет для этого все инструменты, предоставляющие возможности онлайн-редактирования и дающие вам контроль над вашими документами.
Во-вторых, они ищут способы сэкономить на хранении. Цифры сильно различаются, но, как правило, перемещение тяжелых файлов из отдела продаж повышает экономическую эффективность".
По словам Эдуардо Корейшо, люди находят Document Extractor органически, погуглив решение своей проблемы, через Торговая сила AppExchange или рекомендуется теми, кто уже знаком с Document Extractor.
В основном это компании из Северной Америки и Европы, но в настоящее время география расширяется. Отраслевой модели не существует: клиентами могут быть финансы, недвижимость, услуги, производство, даже государственный сектор. Одно их объединяет в том, что они хотят, чтобы их система сбыта и интеграция 1ТП24Т работали лучше и приносили пользу.
Каковы отзывы клиентов на Document Extractor?
По мере того, как наш директор по развитию бизнеса общается с клиентами, он собирает некоторые специфические отзывы по 1ТП14Т.
"Люди ценят, что у них есть только ссылка на файл в отделе продаж". Им нравится, что это работает быстро: не нужно ждать, пока интерфейс откроет еще одно окно, чтобы загрузить файл. Щелкнув по ссылке, они легко открывают файлы, хранящиеся в SharePoint".
- Эдуардо Корейшо, директор по развитию бизнеса компании Connecting Software
Еще одной важной особенностью, о которой говорят клиенты, по словам Эдуардо Корейшо, является то, что они ценят возможность использования сервиса на своих мобильных устройствах. "У продавца есть клиент. Они загружают контракт. Готово. Люди в бэк-офисе уже имеют доступ к нему в SharePoint. Это быстрее и проще, чем отправлять электронную почту", - говорит он.
"Тот факт, что мы предлагаем возможность самообслуживания, также очень ценится". Клиентам также нравится, что решение работает в фоновом режиме, оставляя пользовательский опыт Salesforce незатронутым и обеспечивая удивительно быструю загрузку и генерацию ссылок", - добавляет он.
"Нашим клиентам нравится скорость и пользовательский опыт. Они говорят, что Document Extractor просто делает то, что он говорит. И это лучший комплимент для нашей работы".