У нас захватывающие новости: Document Extractor много обновлений. Экономичное решение, которое превращает интеграцию Salesforce в SharePoint в современный инструмент для совместной работы с документами, стало еще лучше. Если вы ищете интеграция внешнего документооборота в Salesforce, читать дальше.
Мы хотели бы рассказать вам о новом релизе и продемонстрировать новейшие возможности Document Extractor. Нам помогут два эксперта: Александр Валлат, старший разработчик Connecting Software, и Эдуардо Кореихо, директор по развитию бизнеса.
Интеграция Salesforce SharePoint по всему миру
Document Extractor является одним из флагманских продуктов Connecting Software, который уже вложился между Salesforce и SharePoint во многих организациях по всему миру. Он обеспечивает лучшее управление документами и командами благодаря функциям онлайн-редактирования и версионности, предоставляемым SharePoint, а также обеспечивает значительную экономию затрат благодаря перемещению больших файлов из системы Salesforce.
Сервис перемещает файлы и вложения из Salesforce в SharePoint, оставляя только ссылку на файл. При этом пользователь получает доступ к файлам в Salesforce с тех же аккаунтов, где они были оставлены, но они не занимают места, не стоят лишних гигабайт и не влияют на производительность CRM.
“Ни один другой продукт на рынке не переводит файлы с Salesforce на SharePoint”.”
- Александр Валлат, старший разработчик в Connecting Software
Новые возможности Document Extractor
Итак, что принесет новый релиз? Несколько обновлений улучшают удобство использования и экономическую эффективность интеграции Salesforce с SharePoint.
- Синхронизировать с перемещением, переименованием и удалением файлов в SharePoint
Алекс Валлат объясняет, как работает эта функция. “Допустим, вы переименовываете или перемещаете какой-то файл в SharePoint. С помощью этой новой функции мы переименуем файл в Salesforce, чтобы ссылка указывала на нужный файл. Если вы удалите файл в SharePoint, мы можем удалить его и в Salesforce, чтобы не было битых ссылок на файл, который больше не существует”.
- Полная синхронизация с SharePoint
Для завершения синхронизации между Salesforce и SharePoint Document Extractor теперь также позволяет пользователям загружать файлы непосредственно в SharePoint, и ссылки на них будут появляться в нужных местах в Salesforce. “Представьте себе, что вы выложили несколько файлов, привязанных к аккаунту в Salesforce - теперь они находятся в специальной папке в SharePoint. С обновлением вы можете загрузить еще один файл в SharePoint в ту же папку, и мы создадим ссылку в Salesforce для той же учетной записи, что и остальные файлы в той же папке”, - объясняет старший разработчик.
- Возможность ограничения обработкой файлов только определенными пользователями. и
- Теперь требуется лицензия для конкретного продукта с активным лимитом пользователя
Эти две функции связаны с лицензированием продукта и экономией средств. “Во многих организациях не все пользователи CRM работают с файлами. Некоторые из них могут быть пользователями свободных сообществ или работать в командах, где файлы не играют роли в рабочем процессе. В новом выпуске организация может создать группу пользователей Salesforce, которая является достаточно гибкой. Они смогут определять, кому нужен Document Extractor, а кто продолжает работать с файлами в обычном режиме Salesforce. Это позволяет сократить расходы на лицензирование, поскольку им не нужно оплачивать услугу для всей организации”, - говорит Алекс Валлат.
- Обработка файлов больших размеров
Максимальный размер файла будет ограничен в основном размером оперативной памяти, доступной на вашей системе, и в этой новой версии Document Extractor гораздо более эффективно использует оперативную память. Тем не менее, если у вас есть только небольшой объем памяти, вы будете ограничены меньшим размером файлов. Как объясняет представитель Connecting Software, они протестировали файлы размером до 200-300 Мб. Тест доказывает: пока у вас есть разумный объем доступной памяти, он все равно будет работать.
- Получение документов с SharePoint без необходимости иметь лицензию SharePoint для пользователей.
Иногда в организации есть люди, которые не являются пользователями SharePoint, но которым нужен доступ к файлам, которые были созданы из Salesforce. Эта новая функция удобна для предоставления доступа к файлу в SharePoint всем, у кого есть доступ к файлу-заглушке в Salesforce. Когда они получают доступ к файлу-заглушке в Salesforce, они получают временную публичную ссылку на файл в SharePoint, к которому они могут получить доступ без учетной записи SharePoint. Это также позволяет повысить уровень безопасности в SharePoint, так как даже тем пользователям, у которых есть учетные записи в SharePoint, не нужно предоставлять права на всю библиотеку документов всех файлов, к которым были созданы заглушки в SharePoint, - они получат доступ только к файлам, когда откроют их из заглушки файла, к которому у них есть разрешение на доступ в Salesforce.
- Просмотр файлов
Теперь вы можете просматривать предварительные просмотры в Salesforce для файлов, которые Document Extractor переместил, без необходимости их скачивания. Это работает для всех типов файлов, поддерживаемых SharePoint.
- Команда Revert доступна
Если вам когда-нибудь понадобится восстановить все файлы, которые были перемещены с SharePoint обратно в Salesforce, у вас будет доступна команда возврата.
- уведомление по электронной почте сервис
Если во время синхронизации возникнет какая-либо проблема, вы сможете получить уведомление по электронной почте. Нет необходимости постоянно проверять журналы - особое удовольствие для всех администраторов!
- Проще в использовании для ранее существовавших файлов
Перемещение уже существующих файлов упрощено. Больше не требуется пакетный обмен файлами с пользователем. Вы также можете определить дату начала, чтобы старые файлы не перемещались - перемещение будет осуществляться только с нужной вам даты.
- Новая мощная конфигурация варианты
Доступно больше вариантов конфигурации, и с их помощью можно достичь многого:
-
- Вы можете заставить Document Extractor игнорировать определенные файлы через пользовательское поле Salesforce. Вы также можете заставить его игнорировать очень большие или очень маленькие файлы, и вы сможете решить, что такое большие и маленькие файлы. Для этого вы можете использовать новую настройку Минимальный и Максимальный Размер Файла.
- Вы можете отобразить SharePoint URL в пользовательском поле файла, если хотите.
- Вы можете настроить иерархию, целевую папку, целевой подсайт и целевую библиотеку с помощью настраиваемых полей Salesforce.
Что является самой сильной особенностью Document Extractor?
Кто лучше всего прокомментирует ключевой дифференциатор продукта, если не человек, отвечающий за разработку продукта более 2 лет?
По словам Алекса Валлата, одна особенность выделяет Document Extractor на фоне конкурентов: “В Salesforce у нас есть файлы-заглушки, которые являются родными для системы. Они очень маленькие, всего около 100 байт. Но они существуют. Это означает, что документы перечислены везде, они с возможностью поиска по имени файла. Вы можете связывать их с другими объектами. Когда вы попытаетесь их загрузить, вас просто перенаправят на этот файл на SharePoint. Вам не нужны ни виджеты, ни пользовательский интерфейс. Все работает просто и легко, как с новым изданием Lighting, так и с классическим Salesforce.".
Почему организации получают 1ТП14Т
Как объясняет Эдуардо Корейшо, по его опыту, организации ищут два главных преимущества когда протягиваешь руку к 1ТП14Т.
“Пункт первый: компании стремятся создать структуру для хранения документов, а не сваливать их в одну папку. Крупные компании действительно стремятся к этому, и в конечном итоге это экономит их средства. SharePoint в сочетании с Document Extractor имеет все инструменты для этого, предоставляя возможности онлайн-редактирования и обеспечивая контроль над документами".
Во-вторых, они ищут способы сэкономить на хранении. Цифры сильно разнятся, но обычно перемещение тяжелых файлов за пределы Salesforce повышает экономическую эффективность”.
По словам Эдуардо Корейшо, люди находят Document Extractor органически, погуглив решение своей проблемы, через Торговая сила AppExchange или рекомендуется теми, кто уже знаком с Document Extractor.
В основном это компании из Северной Америки и Европы, но в настоящее время география расширяется. Отраслевой модели не существует: клиентами могут быть финансы, недвижимость, услуги, производство, даже государственный сектор. Одно их объединяет в том, что они хотят, чтобы их система сбыта и интеграция 1ТП24Т работали лучше и приносили пользу.
Каковы отзывы покупателей о Document Extractor?
По мере того, как наш директор по развитию бизнеса общается с клиентами, он собирает некоторые специфические отзывы по 1ТП14Т.
“Люди ценят то, что в Salesforce есть только ссылка на файл. Им нравится, что это работает быстро: не нужно ждать, пока интерфейс откроет еще одно окно для загрузки файла. Щелкнув по ссылке, они легко открывают файлы, хранящиеся в SharePoint”.”
- Эдуардо Корейшо, директор по развитию бизнеса компании Connecting Software
По словам Эдуардо Корейшо, еще одна важная особенность, которую отмечают клиенты, - возможность использования сервиса на мобильных устройствах. “Продавец находится с клиентом. Они загружают договор. Готово. Люди в бэк-офисе уже могут получить к нему доступ в SharePoint. Это быстрее и проще, чем отправлять электронные письма”, - говорит он.
“Тот факт, что мы предлагаем возможность самостоятельного размещения, также очень ценится. Клиентам также нравится, что решение работает в фоновом режиме, не влияя на работу пользователей Salesforce и обеспечивая удивительно быструю загрузку и генерацию ссылок”, - добавляет он.
“Нашим клиентам нравится скорость и удобство использования. Они говорят, что Document Extractor просто делает то, что говорит. И это лучший комплимент для нашей работы”.