Integration von Salesforce und SharePoint: Document Extractor bietet mit einem neuen Release noch mehr Funktionen

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Wir haben aufregende Neuigkeiten: Document Extractor hat eine Menge Updates. Die kostensparende Lösung, die Ihre Salesforce-zu-SharePoint-Integration in ein fortschrittliches Tool zur Zusammenarbeit mit Dokumenten verwandelt, ist noch besser geworden. Wenn Sie auf der Suche sind nach externen Dokumentenmanagement-Integration zu Salesforce, lesen Sie weiter.

Wir möchten Sie durch die neue Version führen und Ihnen die neuesten Funktionen von Document Extractor demonstrieren. Zwei Experten, Alexander Vallat, Senior Developer bei Connecting Software, und Eduardo Coreixo, Director of Business Development, werden uns dabei helfen.

Salesforce SharePoint Integration auf der ganzen Welt

Document Extractor ist eines der Vorzeigeprodukte von Connecting Software, das sich bereits in vielen Organisationen auf der ganzen Welt zwischen Salesforce und SharePoint eingenistet hat. Mit den Online-Bearbeitungsfunktionen und der Versionierung von SharePoint sorgt es für ein besseres Dokumenten- und Teammanagement und bietet außerdem erhebliche Kosteneinsparungen durch das Verschieben großer Dateien aus Salesforce heraus.

Der Dienst verschiebt Dateien und Anhänge von Salesforce nach SharePoint, wobei nur ein Link zu der Datei übrig bleibt. Die Benutzererfahrung bleibt dieselbe - die Dateien werden in Salesforce genau von den Accounts aus aufgerufen, bei denen sie abgelegt wurden, aber sie belegen keinen Speicherplatz, kosten keine zusätzlichen GBs und beeinträchtigen die CRM-Leistung nicht.

"Kein anderes Produkt auf dem Markt führt Dateien von Salesforce zu SharePoint"

- Alexander Vallat, Leitender Entwickler bei Connecting Software

Neue Merkmale von Document Extractor

Also, was bringt die neue Version? Mehrere Aktualisierungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz der Integration von Salesforce in SharePoint.

  • Synchronisieren mit Dateiverschiebungen, Umbenennungen und Löschungen in SharePoint

Alex Vallat erklärt, wie diese Funktion funktioniert. "Sagen wir, Sie benennen eine Datei in SharePoint um oder verschieben sie. Mit dieser neuen Funktion benennen wir die Datei in Salesforce so um, dass der Link auf die richtige Datei zeigt. Wenn Sie die Datei in SharePoint löschen, können wir die Datei optional auch in Salesforce löschen, so dass es keinen defekten Link zu der Datei gibt, die nicht mehr existiert.

  • Vollständige Synchronisierung mit SharePoint

Zur Vervollständigung der Synchronisierung zwischen Salesforce und SharePoint ermöglicht Document Extractor den Benutzern nun auch, Dateien direkt auf SharePoint hochzuladen und die Links zu diesen Dateien auch in Salesforce an den richtigen Stellen erscheinen zu lassen. "Stellen Sie sich vor, Sie haben ein paar Dateien, die an einen Account in Salesforce angehängt sind, kopiert - sie befinden sich jetzt in einem speziellen Ordner in SharePoint. Mit der Aktualisierung können Sie eine weitere Datei in SharePoint im selben Ordner hochladen, und wir werden in Salesforce für denselben Account einen Link erstellen, der die anderen Dateien im selben Ordner enthält", - erklärt der Senior Developer.

  • Möglichkeit, das Stubbing auf die Verarbeitung von Dateien nur durch bestimmte Benutzer zu beschränken und
  • Produktspezifische Lizenz mit aktiver Benutzerbegrenzung ist jetzt erforderlich

Diese beiden Merkmale haben mit Produktlizenzen und Kosteneinsparungen zu tun. "In vielen Organisationen hat nicht jeder CRM-Anwender mit Dateien zu tun. Einige sind vielleicht freie Community-Benutzer oder in Teams, in denen Dateien keine Rolle in ihrem Arbeitsablauf spielen. Mit der neuen Version kann das Unternehmen eine Salesforce-Benutzergruppe einrichten, was recht flexibel ist. Sie können festlegen, welche Personen Document Extractor benötigen und welche weiterhin regelmäßig mit Salesforce-Dateien arbeiten. Dies kann die Lizenzkosten senken, da sie nicht für den Service für die gesamte Organisation zahlen müssen", - sagt Alex Vallat.

  • Handhabung größerer Dateigrößen

Die maximale Dateigröße wird hauptsächlich durch die Größe des auf Ihrem System verfügbaren RAM begrenzt, und in dieser neuen Version ist Document Extractor viel effizienter in der RAM-Nutzung. Selbst wenn Sie nur über eine geringe Menge an verfügbarem Speicher verfügen, werden Sie auf kleinere Dateigrößen beschränkt sein. Wie der Vertreter von Connecting Software erklärt, hat man die Dateien von bis zu 200-300 MB getestet. Der Test beweist: Solange Sie eine vernünftige Menge an verfügbarem Speicher zur Verfügung haben, wird es immer noch funktionieren.

  • Dokumente von SharePoint erhalten, ohne dass die Benutzer eine SharePoint Lizenz benötigen

Manchmal gibt es in einer Organisation Personen, die keine SharePoint-Benutzer sind, aber Zugriff auf die Dateien benötigen, die von Salesforce abgerufen wurden. Diese neue Funktion ist praktisch, um den Zugriff auf die Datei in SharePoint allen Personen zu ermöglichen, die Zugriff auf die Stub-Datei in Salesforce haben. Wenn sie auf die Stub-Datei in Salesforce zugreifen, erhalten sie einen temporären öffentlichen Link zu der Datei in SharePoint, auf die sie ohne einen SharePoint-Account zugreifen können. Auf diese Weise kann auch eine höhere Sicherheit in SharePoint eingestellt werden, da selbst Benutzer, die SharePoint-Accounts haben, keine Berechtigungen für die gesamte Dokumentbibliothek aller Dateien benötigen, die von SharePoint aus abgerufen wurden - sie erhalten nur Zugriff auf Dateien, wenn sie diese von einem Datei-Stub aus öffnen, auf den sie in Salesforce zugreifen dürfen.

  • Datei-Vorschauen

Sie können jetzt in Salesforce Voransichten für die von Document Extractor verschobenen Dateien anzeigen, ohne sie herunterladen zu müssen. Dies funktioniert für alle von SharePoint unterstützten Dateitypen.

  • Befehl umkehren verfügbar

Für den Fall, dass Sie jemals alle Dateien wiederherstellen möchten, die von SharePoint zurück in Salesforce verschoben wurden, steht Ihnen ein Befehl zum Zurücksetzen zur Verfügung.

  • E-Mail-Benachrichtigung Dienst

Wenn bei der Synchronisierung ein Problem auftritt, können Sie eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten. Sie brauchen die Protokolle nicht ständig zu überprüfen - ein besonderer Leckerbissen für alle Admins da draußen!

  • Einfacher für bereits existierende Dateien

Das Verschieben bereits vorhandener Dateien wird vereinfacht. Es ist nicht mehr erforderlich, die Dateien stapelweise mit dem Dienstbenutzer zu teilen. Sie können auch ein Startdatum festlegen, so dass ältere Dateien nicht verschoben werden - verschieben Sie nur ab dem von Ihnen gewünschten Datum.

  • Neue leistungsstarke Konfiguration Optionen

Es stehen mehr Konfigurationsoptionen zur Verfügung, mit denen Sie viele verschiedene Dinge erreichen können:

    • Sie können Document Extractor bestimmte Dateien über ein benutzerdefiniertes Salesforce-Feld ignorieren lassen. Sie können es auch sehr große oder sehr kleine Dateien ignorieren lassen, und Sie können entscheiden, was groß und was klein ist. Sie können dafür die neue Konfigurationseinstellung Minimale und Maximale Dateigröße verwenden.
    • Sie können die SharePoint-URL in einem benutzerdefinierten Feld der Datei anzeigen, wenn Sie möchten
    • Sie können die Hierarchie, den Zielordner, die Zielunterwebsite und die Zielbibliothek über benutzerdefinierte Salesforce-Felder anpassen

Was ist das stärkste Merkmal von Document Extractor?

Wer ist die beste Person, um zum Hauptunterscheidungsmerkmal des Produkts Stellung zu nehmen, wenn nicht die Person, die seit über 2 Jahren für die Produktentwicklung verantwortlich ist?

Laut Alex Vallat hebt sich Document Extractor durch ein besonderes Merkmal von der Konkurrenz ab: "In Salesforce haben wir Dateien gerubbelt, die für das System nativ sind. Sie sind sehr klein, nur etwa 100 Byte. Aber sie existieren. Das bedeutet, dass die Dokumente überall aufgelistet sind, sie sind durchsuchbar nach dem Dateinamen. Sie können sie mit anderen Objekten verknüpfen. Wenn Sie versuchen, sie herunterzuladen, werden Sie dann einfach zu dieser Datei auf SharePoint umgeleitet. Sie benötigen keine Widgets oder eine benutzerdefinierte UI. Es funktioniert einfach und leicht, sowohl mit der neuen Lighting-Ausgabe als auch mit der klassischen Salesforce”.

Warum Organisationen Document Extractor erhalten

Wie Eduardo Coreixo aus seiner Erfahrung erklärt, suchen Organisationen zwei Hauptvorteile als er die Hand nach Document Extractor ausstreckte.

"Punkt eins: Unternehmen wollen eine Struktur für die Speicherung von Dokumenten schaffen, anstatt sie alle in einem Ordner abzulegen. Größere Unternehmen suchen das wirklich, und es ist letztendlich eine Kostenersparnis für sie. SharePoint in Kombination mit Document Extractor hat alle Werkzeuge dafür, bietet Online-Bearbeitungsfunktionen und gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Dokumente.

Zweitens suchen sie nach Möglichkeiten, Speicherplatz zu sparen. Die Zahlen variieren sehr stark, aber in der Regel erhöht sich die Kosteneffizienz, wenn Sie Ihre schweren Dateien aus Salesforce entfernen lassen".

Laut Eduardo Coreixo finden die Menschen Document Extractor organisch, indem sie eine Lösung für ihr Problem googeln, über Salesforce AppExchange oder von denjenigen empfohlen, die bereits mit Document Extractor vertraut sind.

Meistens handelt es sich dabei um Unternehmen aus Nordamerika und Europa, aber derzeit erweitert sich die Geographie. Es gibt kein Branchenmuster: Kunden können aus den Bereichen Finanzen, Immobilien, Dienstleistungen, Produktion und sogar aus dem öffentlichen Sektor kommen. Was sie eint, ist, dass sie wollen, dass ihre Integration von Salesforce und SharePoint besser funktioniert und Vorteile bringt.

Was ist das Feedback des Kunden zu Document Extractor?

Da unser Direktor für Geschäftsentwicklung mit Kunden kommuniziert, hat er einige spezifische Rückmeldungen zu Document Extractor gesammelt.

"Die Leute schätzen es, nur einen Link zu einer Datei in Salesforce zu haben. Sie mögen es, dass es schnell funktioniert: Man muss nicht warten, bis die Schnittstelle ein weiteres Fenster öffnet, um die Datei hochzuladen. Wenn sie auf den Link klicken, öffnen sie einfach Dateien, die in SharePoint gespeichert sind".

- Eduardo Coreixo, Direktor für Unternehmensentwicklung bei Connecting Software

Ein weiteres wichtiges Merkmal, das von den Kunden angesprochen wurde, so Eduardo Coreixo, ist laut Eduardo Coreixo, dass sie die Möglichkeit schätzen, den Dienst auf ihren mobilen Geräten zu nutzen. "Ein Verkäufer ist bei einem Kunden. Er lädt einen Vertrag hoch. Erledigt. Die Mitarbeiter im Backoffice können bereits in SharePoint darauf zugreifen. Das ist schneller und einfacher als das Versenden von E-Mails", sagt er.

"Die Tatsache, dass wir eine Option zur Selbstunterbringung anbieten, wird ebenfalls sehr geschätzt. Die Kunden schätzen auch, dass die Lösung im Hintergrund läuft, wodurch die Salesforce-Benutzererfahrung nicht beeinträchtigt wird und ein überraschend schnelles Hochladen und Erstellen von Links möglich ist", fügt er hinzu.

"Unsere Kunden mögen die Geschwindigkeit und das Benutzererlebnis. Sie sagen, dass Document Extractor einfach das tut, was es sagt. Und das ist das beste Kompliment für unsere Arbeit".

Eine Kundenrezension aus erster Hand über Document Extractor finden Sie hier:

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