Wir haben aufregende Neuigkeiten: Document Extractor hat eine Menge Updates. Die kostensparende Lösung, die Ihre Salesforce-zu-SharePoint-Integration in ein fortschrittliches Tool zur Zusammenarbeit mit Dokumenten verwandelt, ist noch besser geworden. Wenn Sie auf der Suche sind nach externen Dokumentenmanagement-Integration zu Salesforce, lesen Sie weiter.
Wir möchten Sie durch die neue Version führen und Ihnen die neuesten Funktionen von Document Extractor demonstrieren. Zwei Experten, Alexander Vallat, Senior Developer bei Connecting Software, und Eduardo Coreixo, Director of Business Development, werden uns dabei helfen.
Salesforce SharePoint Integration auf der ganzen Welt
Document Extractor ist eines der Vorzeigeprodukte von Connecting Software, das sich bereits in vielen Organisationen auf der ganzen Welt zwischen Salesforce und SharePoint eingenistet hat. Mit den Online-Bearbeitungsfunktionen und der Versionierung von SharePoint sorgt es für ein besseres Dokumenten- und Teammanagement und bietet außerdem erhebliche Kosteneinsparungen durch das Verschieben großer Dateien aus Salesforce heraus.
Der Dienst verschiebt Dateien und Anhänge von Salesforce nach SharePoint und hinterlässt nur einen Link zur Datei. Für den Nutzer bleibt die Erfahrung dieselbe - der Zugriff auf die Dateien erfolgt in Salesforce von genau den Konten aus, in denen sie hinterlassen wurden, aber sie belegen keinen Speicherplatz, kosten keine zusätzlichen GBs und beeinträchtigen nicht die CRM-Leistung.
“Kein anderes Produkt auf dem Markt stuft Dateien von Salesforce auf SharePoint um”
- Alexander Vallat, Senior-Entwickler bei Connecting Software
Neue Merkmale von Document Extractor
Also, was bringt die neue Version? Mehrere Aktualisierungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz der Integration von Salesforce in SharePoint.
- Synchronisieren mit Dateiverschiebungen, Umbenennungen und Löschungen in SharePoint
Alex Vallat erklärt, wie diese Funktion funktioniert. “Angenommen, Sie benennen eine Datei in SharePoint um oder verschieben sie. Mit dieser neuen Funktion benennen wir die Datei in Salesforce um, so dass der Link auf die richtige Datei verweist. Wenn Sie die Datei in SharePoint löschen, können wir die Datei optional auch in Salesforce löschen, so dass es keinen unterbrochenen Link zu der Datei gibt, die nicht mehr existiert”.
- Vollständige Synchronisierung mit SharePoint
Um die Synchronisation zwischen Salesforce und SharePoint zu vervollständigen, erlaubt Document Extractor den Nutzern nun auch, Dateien direkt in SharePoint hochzuladen und die Links dazu an den richtigen Stellen in Salesforce erscheinen zu lassen. “Stellen Sie sich vor, Sie haben ein paar Dateien zu einem Konto in Salesforce hochgeladen - sie befinden sich jetzt in einem speziellen Ordner in SharePoint. Mit dem Update können Sie eine weitere Datei in SharePoint in denselben Ordner hochladen, und wir erstellen einen Link in Salesforce für dasselbe Konto, in dem sich die anderen Dateien im selben Ordner befinden”, - erklärt der Senior Developer.
- Möglichkeit, das Stubbing auf die Verarbeitung von Dateien nur durch bestimmte Benutzer zu beschränken und
- Produktspezifische Lizenz mit aktiver Benutzerbegrenzung ist jetzt erforderlich
Diese beiden Funktionen haben mit der Produktlizenzierung und der Kosteneinsparung zu tun. “In vielen Unternehmen hat nicht jeder CRM-Benutzer mit Dateien zu tun. Einige sind vielleicht freie Community-Benutzer oder arbeiten in Teams, in denen Dateien keine Rolle in ihrem Arbeitsablauf spielen. Mit der neuen Version kann das Unternehmen eine Salesforce-Benutzergruppe einrichten, die sehr flexibel ist. Sie können festlegen, welche Personen Document Extractor benötigen und welche mit der regulären Salesforce-Dateiverarbeitung fortfahren. Dadurch können die Lizenzkosten gesenkt werden, da der Dienst nicht für die gesamte Organisation bezahlt werden muss”, sagt Alex Vallat.
- Handhabung größerer Dateigrößen
Die maximale Dateigröße wird hauptsächlich durch die Größe des auf Ihrem System verfügbaren RAM begrenzt, und in dieser neuen Version ist Document Extractor viel effizienter in der RAM-Nutzung. Selbst wenn Sie nur über eine geringe Menge an verfügbarem Speicher verfügen, werden Sie auf kleinere Dateigrößen beschränkt sein. Wie der Vertreter von Connecting Software erklärt, hat man die Dateien von bis zu 200-300 MB getestet. Der Test beweist: Solange Sie eine vernünftige Menge an verfügbarem Speicher zur Verfügung haben, wird es immer noch funktionieren.
- Dokumente von SharePoint erhalten, ohne dass die Benutzer eine SharePoint Lizenz benötigen
Manchmal gibt es in einem Unternehmen Personen, die keine SharePoint-Benutzer sind, die aber Zugang zu den Dateien benötigen, die von Salesforce abgezweigt wurden. Diese neue Funktion ist praktisch, um allen Personen, die Zugriff auf die Stub-Datei in Salesforce haben, den Zugriff auf die Datei in SharePoint zu ermöglichen. Wenn sie auf die Stub-Datei in Salesforce zugreifen, erhalten sie einen temporären öffentlichen Link zu der Datei in SharePoint, auf die sie ohne ein SharePoint-Konto zugreifen können. Auf diese Weise lässt sich auch die Sicherheit in SharePoint erhöhen, da selbst Benutzer, die über ein SharePoint-Konto verfügen, keine Berechtigungen für die gesamte Dokumentenbibliothek aller Dateien erhalten müssen, die von SharePoint aus geöffnet wurden - sie erhalten nur Zugriff auf die Dateien, wenn sie diese von einem Dateistub aus öffnen, für den sie eine Zugriffsberechtigung in Salesforce haben.
- Datei-Vorschauen
Sie können jetzt in Salesforce Voransichten für die von Document Extractor verschobenen Dateien anzeigen, ohne sie herunterladen zu müssen. Dies funktioniert für alle von SharePoint unterstützten Dateitypen.
- Befehl umkehren verfügbar
Für den Fall, dass Sie jemals alle Dateien wiederherstellen möchten, die von SharePoint zurück in Salesforce verschoben wurden, steht Ihnen ein Befehl zum Zurücksetzen zur Verfügung.
- E-Mail-Benachrichtigung Dienst
Wenn bei der Synchronisierung ein Problem auftritt, können Sie eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten. Sie müssen nicht ständig die Protokolle überprüfen - ein besonderes Vergnügen für alle Admins da draußen!
- Einfacher für bereits existierende Dateien
Das Verschieben bereits vorhandener Dateien wird vereinfacht. Es ist nicht mehr erforderlich, die Dateien im Stapelverfahren mit dem Dienstbenutzer zu teilen. Sie können auch ein Startdatum festlegen, damit ältere Dateien nicht verschoben werden - verschieben Sie nur ab dem von Ihnen gewünschten Datum.
- Neue leistungsstarke Konfiguration Optionen
Es stehen mehr Konfigurationsoptionen zur Verfügung, mit denen Sie viele verschiedene Dinge erreichen können:
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- Sie können Document Extractor bestimmte Dateien über ein benutzerdefiniertes Salesforce-Feld ignorieren lassen. Sie können es auch sehr große oder sehr kleine Dateien ignorieren lassen, und Sie können entscheiden, was groß und was klein ist. Sie können dafür die neue Konfigurationseinstellung Minimale und Maximale Dateigröße verwenden.
- Sie können die SharePoint-URL in einem benutzerdefinierten Feld der Datei anzeigen, wenn Sie möchten
- Sie können die Hierarchie, den Zielordner, die Zielunterwebsite und die Zielbibliothek über benutzerdefinierte Salesforce-Felder anpassen
Was ist das stärkste Merkmal von Document Extractor?
Wer ist die beste Person, um zum Hauptunterscheidungsmerkmal des Produkts Stellung zu nehmen, wenn nicht die Person, die seit über 2 Jahren für die Produktentwicklung verantwortlich ist?
Laut Alex Vallat hebt sich Document Extractor durch ein besonderes Merkmal von der Konkurrenz ab: “In Salesforce haben wir Stubbed-Dateien, die systemeigen sind. Sie sind sehr klein, nur etwa 100 Byte. Aber sie existieren. Das bedeutet, dass die Dokumente überall aufgeführt sind, sie sind durchsuchbar nach dem Dateinamen. Sie können sie mit anderen Objekten verknüpfen. Wenn Sie versuchen, sie herunterzuladen, werden Sie dann einfach zu dieser Datei auf SharePoint weitergeleitet. Sie brauchen keine Widgets oder eine eigene Benutzeroberfläche. Es funktioniert einfach und problemlos, sowohl mit der neuen Lighting-Ausgabe als auch mit der klassischen Salesforce".
Warum Organisationen Document Extractor erhalten
Wie Eduardo Coreixo aus seiner Erfahrung erklärt, suchen Organisationen zwei Hauptvorteile als er die Hand nach Document Extractor ausstreckte.
“Punkt eins: Unternehmen legen Wert darauf, eine Struktur für die Speicherung von Dokumenten zu schaffen, anstatt sie alle in einem Ordner abzulegen. Größere Unternehmen achten wirklich darauf, und das spart ihnen letztlich Kosten. Das SharePoint in Kombination mit dem Document Extractor verfügt über alle Werkzeuge dafür, bietet Online-Bearbeitungsfunktionen und gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Dokumente.
Zweitens suchen sie nach Möglichkeiten, um Speicherplatz zu sparen. Die Zahlen variieren stark, aber in der Regel erhöht es die Kosteneffizienz, wenn man seine schweren Dateien von Salesforce wegbewegt.
Laut Eduardo Coreixo finden die Menschen Document Extractor organisch, indem sie eine Lösung für ihr Problem googeln, über Salesforce AppExchange oder von denjenigen empfohlen, die bereits mit Document Extractor vertraut sind.
Meistens handelt es sich dabei um Unternehmen aus Nordamerika und Europa, aber derzeit erweitert sich die Geographie. Es gibt kein Branchenmuster: Kunden können aus den Bereichen Finanzen, Immobilien, Dienstleistungen, Produktion und sogar aus dem öffentlichen Sektor kommen. Was sie eint, ist, dass sie wollen, dass ihre Integration von Salesforce und SharePoint besser funktioniert und Vorteile bringt.
Wie lautet das Feedback der Kunden zum Document Extractor?
Da unser Direktor für Geschäftsentwicklung mit Kunden kommuniziert, hat er einige spezifische Rückmeldungen zu Document Extractor gesammelt.
“Die Leute schätzen es, in Salesforce nur einen Link zu einer Datei zu haben. Sie mögen, dass es schnell geht: Sie müssen nicht warten, bis die Schnittstelle ein weiteres Fenster öffnet, um die Datei hochzuladen. Wenn sie auf den Link klicken, können sie ganz einfach die in SharePoint gespeicherten Dateien öffnen.”
- Eduardo Coreixo, Leiter der Geschäftsentwicklung bei Connecting Software
Ein weiteres wichtiges Merkmal, das von den Kunden genannt wurde, ist laut Eduardo Coreixo, dass sie die Möglichkeit schätzen, den Dienst auf ihren mobilen Geräten zu nutzen. “Ein Vertriebsmitarbeiter ist bei einem Kunden. Er lädt einen Vertrag hoch. Das war's. Die Mitarbeiter im Backoffice können bereits in SharePoint darauf zugreifen. Das ist schneller und einfacher als das Versenden von E-Mails”, sagt er.
“Die Tatsache, dass wir eine selbst gehostete Option anbieten, wird ebenfalls sehr geschätzt. Die Kunden mögen auch, dass die Lösung im Hintergrund läuft, so dass die Salesforce-Benutzererfahrung nicht beeinträchtigt wird und ein überraschend schneller Upload und Link-Generierung möglich ist”, fügt er hinzu.
“Unseren Kunden gefallen die Geschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit. Sie sagen, dass das Document Extractor einfach hält, was es verspricht. Und das ist das beste Kompliment für unsere Arbeit”.