Integração com Salesforce e SharePoint: O Document Extractor fornece ainda mais recursos com um novo lançamento

Ana Neto Notícias da empresa, Produtos e Soluções Deixe um Comentário

Temos notícias excitantes: Document Extractor tem muitas atualizações. A solução econômica que transforma sua Salesforce na integração do SharePoint em uma ferramenta avançada de colaboração de documentos, tornou-se ainda melhor. Se você está procurando por integração da gestão de documentos externos à Salesforce, continue lendo.

Gostaríamos de guiá-lo através do novo lançamento e de demonstrar as últimas características do Document Extractor. Dois especialistas, Alexander Vallat, Desenvolvedor Sênior do Connecting Software, e Eduardo Coreixo, Diretor de Desenvolvimento de Negócios, vão nos ajudar.

Salesforce SharePoint Integração em todo o mundo

O Document Extractor é um dos principais produtos do Connecting Software que já se aninhou entre Salesforce e SharePoint em muitas organizações em todo o mundo. Ele conduz uma melhor gestão de documentos e equipes através dos recursos de edição on-line e versionamento fornecidos pelo SharePoint, além de oferecer considerável economia de custos devido à movimentação de grandes arquivos para fora do Salesforce.

O que o serviço faz é mover arquivos e anexos do Salesforce para o SharePoint, deixando apenas um link para o arquivo. A experiência do usuário permanece a mesma - os arquivos são acessados no Salesforce a partir das contas exatas onde foram deixados, mas não ocupam o espaço, não custam GBs extras e não impactam o desempenho do CRM.

"Nenhum outro produto no mercado crava arquivos da Salesforce para o SharePoint"

- Alexander Vallat, Desenvolvedor Sênior do Connecting Software

Novas Características do Document Extractor

Então, o que é que o novo lançamento está a trazer? Várias atualizações melhoram a usabilidade e a relação custo-benefício da Salesforce para a integração do SharePoint.

  • Sincronizar com movimentos de arquivos, renomeia e exclui no SharePoint

Alex Vallat explica como este recurso funciona. "Diga, você renomeia ou move algum arquivo no SharePoint. O que fazemos com este novo recurso é renomear o arquivo no Salesforce para que o link aponte para o arquivo certo. Se você apagar o arquivo no SharePoint, podemos opcionalmente apagar o arquivo no Salesforce também, para que não haja mais um link quebrado para o arquivo que não existe".

  • Sincronização total com SharePoint

Para completar a sincronização entre o Salesforce e o SharePoint Document Extractor agora também permite que os usuários carreguem arquivos diretamente para o SharePoint e tenham links para eles nos lugares corretos no Salesforce também. "Imagine, você pegou alguns arquivos anexados a uma conta no Salesforce - eles estão em uma pasta dedicada no SharePoint agora. Com a atualização, você pode carregar outro arquivo no SharePoint na mesma pasta, e nós criaremos um link no Salesforce para a mesma conta que os outros arquivos na mesma pasta", - explica o Desenvolvedor Sênior.

  • Capacidade de restringir o stubbing a arquivos de processamento apenas por usuários específicos e
  • Licença específica de produto com limite de usuário ativo agora é necessária

Estas duas características têm a ver com licenciamento de produtos e economia de custos. "Em muitas organizações, nem todos os usuários de CRM lidam com arquivos. Alguns podem ser usuários gratuitos da comunidade, ou em equipes onde os arquivos não desempenham um papel em seu fluxo de trabalho. Com o novo lançamento, a organização pode criar um grupo de usuários Salesforce, que é bastante flexível. Eles serão capazes de indicar quais pessoas precisam do Document Extractor e quais continuam com o manuseio regular de arquivos do Salesforce. Isso pode reduzir os custos de licenciamento, pois eles não precisam pagar pelo serviço para toda a organização", - diz Alex Vallat.

  • Manuseamento de ficheiros de maiores dimensões

O tamanho máximo do arquivo será limitado principalmente pelo tamanho de RAM disponível em seu sistema, e nesta nova versão Document Extractor é muito mais eficiente sobre o uso de RAM. Mesmo assim, se você tiver apenas uma pequena quantidade de memória disponível, você estará restrito a tamanhos de arquivo menores. Como o representante do Connecting Software explica, eles testaram os arquivos de até 200-300 MB. O teste prova: desde que você tenha uma quantidade razoável de memória disponível, ele ainda funcionará.

  • Obtenção de documentos do SharePoint sem a necessidade de os utilizadores terem a licença do SharePoint

Às vezes há pessoas em uma organização que não são SharePoint usuários, mas que precisam ter acesso aos arquivos que foram roubados do Salesforce. Este novo recurso é útil para fornecer acesso ao arquivo no SharePoint a qualquer pessoa que tenha acesso ao arquivo stub no Salesforce. Quando eles acessam o arquivo stub no Salesforce, recebem um link público temporário para o arquivo no SharePoint que podem acessar sem uma conta no SharePoint. Isso também permite uma maior segurança no SharePoint, pois mesmo aqueles usuários que possuem contas no SharePoint não precisam ter permissões para toda a biblioteca de documentos de todos os arquivos que foram stub do SharePoint - eles receberão acesso apenas aos arquivos quando os abrirem a partir de um arquivo stub que tenham permissão de acesso no Salesforce.

  • Pré-visualização de ficheiros

Agora você pode ver previews no Salesforce para os arquivos que o Document Extractor moveu, sem ter que baixá-los. Isso funciona para todos os tipos de arquivos suportados pelo SharePoint.

  • Comando de inversão disponível

Caso você queira restaurar todos os arquivos que foram movidos do SharePoint de volta para o Salesforce, você tem um comando de reversão disponível.

  • Notificação por e-mail serviço

Se ocorrer algum problema durante a sincronização, você pode receber uma notificação por e-mail. Não há necessidade de continuar a verificar os registos - um tratamento especial para todos os administradores lá fora!

  • Mais simples para arquivos pré-existentes

A movimentação de arquivos já existentes é simplificada. Não é mais necessário compartilhar os arquivos em lote com o usuário do serviço. Você também pode definir uma data de início para que os arquivos mais antigos não sejam movidos - mova apenas a partir da data desejada.

  • Nova configuração potente opções

Mais opções de configuração estão disponíveis, e você pode conseguir muitas coisas diferentes com elas:

    • Você pode ter Document Extractor ignorar arquivos específicos através de um campo personalizado da Salesforce. Você também pode ter que ignorar arquivos muito grandes ou muito pequenos, e você pode decidir o que é grande e pequeno. Você pode usar a nova configuração de Tamanho Mínimo e Máximo de Arquivo para isso.
    • Você pode exibir o URL SharePoint em um campo personalizado do arquivo, se quiser
    • É possível personalizar a hierarquia, pasta de destino, subsite de destino e biblioteca de destino por meio dos campos personalizados da Salesforce

Qual é a característica mais forte do Document Extractor?

Quem é a melhor pessoa para comentar o diferencial chave do produto se não a pessoa responsável pelo desenvolvimento do produto por mais de 2 anos?

De acordo com Alex Vallat, uma característica em particular faz com que o Document Extractor se destaque em relação à concorrência: "Na Salesforce, temos ficheiros nativos para o sistema. Eles são muito pequenos, apenas cerca de 100 bytes". Mas eles existem. O que isso significa é que os documentos estão listados em todos os lugares, eles são pesquisável pelo nome do ficheiro. Você pode ligá-los a outros objetos. Quando você tenta baixá-los, você é então simplesmente redirecionado para aquele arquivo no SharePoint. Você não precisa de nenhum widget, ou qualquer UI personalizado. Funciona de forma simples e fácil, tanto com a nova edição da Lighting como com a clássica Salesforce”.

Por que as organizações recebem Document Extractor

Como explica Eduardo Coreixo, a partir da sua experiência, as organizações procuram dois benefícios principais quando se chega ao Document Extractor.

"Ponto um: as empresas procuram criar uma estrutura para armazenar documentos em vez de os despejar todos em uma pasta. As empresas maiores procuram realmente isso e, em última análise, é uma economia de custos para elas. O SharePoint em combinação com o Document Extractor tem todas as ferramentas para isso, fornecendo funcionalidades de edição online e dando-lhe controlo sobre os seus documentos.

Segundo, eles procuram formas de poupar no armazenamento. Os números variam muito, mas normalmente ter seus arquivos pesados afastados do Salesforce aumenta a relação custo-benefício".

De acordo com Eduardo Coreixo, as pessoas encontram o Document Extractor organicamente, procurando no Google uma solução para o seu problema, através Salesforce AppExchange ou recomendado por aqueles que já estão familiarizados com o Document Extractor.

Na sua maioria são empresas da América do Norte e da Europa, mas actualmente a geografia está em expansão. Não existe um padrão industrial: os clientes podem ser das finanças, bens imóveis, serviços, produção, até mesmo do setor público. Uma coisa que os une é que eles querem que sua força de vendas e integração com o SharePoint funcione melhor e traga benefícios.

Qual é o feedback do cliente sobre o Document Extractor?

Como nosso Diretor de Desenvolvimento de Negócios se comunica com os clientes, ele tem coletado alguns comentários específicos sobre o Document Extractor.

"As pessoas apreciam ter apenas um link para um ficheiro na Salesforce. Elas gostam que funcione rápido: não é preciso esperar que a interface abra outra janela para carregar o arquivo. Ao clicar no link, eles abrem facilmente os arquivos armazenados no SharePoint".

- Eduardo Coreixo, Diretor de Desenvolvimento de Negócios do Connecting Software

Outra característica importante trazida pelos clientes, segundo Eduardo Coreixo, é que eles apreciam a opção de usar o serviço em seus dispositivos móveis. "Um vendedor está com um cliente. Eles fazem o upload de um contrato. Feito. As pessoas do back office já podem acessá-lo no SharePoint. É mais rápido e fácil do que enviar e-mails", diz ele.

"O facto de oferecermos uma opção de auto-hospedagem também é muito apreciado. Os clientes também gostam que a solução funcione em segundo plano, deixando a experiência do usuário do Salesforce inalterada e proporcionando um upload e geração de links surpreendentemente rápidos", acrescenta ele.

"Os nossos clientes gostam da velocidade e da experiência do utilizador. Eles dizem que o Document Extractor simplesmente faz o que diz. E esse é o melhor elogio para o nosso trabalho".

Para uma revisão em primeira mão do cliente no Document Extractor, leia:

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