Temos notícias excitantes: Document Extractor tem muitas atualizações. A solução econômica que transforma sua Salesforce na integração do SharePoint em uma ferramenta avançada de colaboração de documentos, tornou-se ainda melhor. Se você está procurando por integração da gestão de documentos externos à Salesforce, continue lendo.
Gostaríamos de guiá-lo através do novo lançamento e de demonstrar as últimas características do Document Extractor. Dois especialistas, Alexander Vallat, Desenvolvedor Sênior do Connecting Software, e Eduardo Coreixo, Diretor de Desenvolvimento de Negócios, vão nos ajudar.
Salesforce SharePoint Integração em todo o mundo
O Document Extractor é um dos principais produtos do Connecting Software que já se aninhou entre Salesforce e SharePoint em muitas organizações em todo o mundo. Ele conduz uma melhor gestão de documentos e equipes através dos recursos de edição on-line e versionamento fornecidos pelo SharePoint, além de oferecer considerável economia de custos devido à movimentação de grandes arquivos para fora do Salesforce.
O que o serviço faz é mover ficheiros e anexos do Salesforce para o SharePoint, deixando apenas um link para o ficheiro. A experiência do utilizador continua a ser a mesma - os ficheiros são acedidos no Salesforce a partir das contas exactas onde foram deixados, mas não ocupam espaço, não custam GBs extra e não afectam o desempenho do CRM.
“Nenhum outro produto no mercado reduz os ficheiros de Salesforce para SharePoint”
- Alexander Vallat, Desenvolvedor Sênior do Connecting Software
Novas Características do Document Extractor
Então, o que é que o novo lançamento está a trazer? Várias atualizações melhoram a usabilidade e a relação custo-benefício da Salesforce para a integração do SharePoint.
- Sincronizar com movimentos de arquivos, renomeia e exclui no SharePoint
Alex Vallat explica como funciona esta funcionalidade. “Digamos que renomeia ou move um ficheiro no SharePoint. O que fazemos com esta nova funcionalidade é mudar o nome do ficheiro no Salesforce para que a ligação aponte para o ficheiro correto. Se apagar o ficheiro no SharePoint, podemos opcionalmente apagar o ficheiro no Salesforce também, para que não haja uma ligação quebrada para o ficheiro que já não existe”.
- Sincronização total com SharePoint
Para completar a sincronização entre o Salesforce e o SharePoint, o Document Extractor agora também permite que os usuários carreguem arquivos diretamente no SharePoint e que os links para eles apareçam nos locais corretos no Salesforce também. “Imagine que carregou alguns ficheiros ligados a uma conta no Salesforce - agora estão numa pasta específica no SharePoint. Com a atualização, pode carregar outro ficheiro no SharePoint na mesma pasta, e nós criaremos uma ligação no Salesforce para a mesma conta em que se encontram os outros ficheiros na mesma pasta”, - explica o Programador Sénior.
- Capacidade de restringir o stubbing a arquivos de processamento apenas por usuários específicos e
- Licença específica de produto com limite de usuário ativo agora é necessária
Estas duas caraterísticas estão relacionadas com o licenciamento do produto e a poupança de custos. “Em muitas organizações, nem todos os utilizadores de CRM lidam com ficheiros. Alguns podem ser utilizadores da comunidade livre ou pertencer a equipas em que os ficheiros não desempenham um papel no seu fluxo de trabalho. Com a nova versão, a organização pode criar um grupo de utilizadores Salesforce, que é bastante flexível. Eles poderão indicar quais pessoas precisam do Document Extractor e quais continuam com o manuseio regular de arquivos Salesforce. Isso pode reduzir os custos de licenciamento, pois não é necessário pagar pelo serviço para toda a organização”, - diz Alex Vallat.
- Manuseamento de ficheiros de maiores dimensões
O tamanho máximo do arquivo será limitado principalmente pelo tamanho de RAM disponível em seu sistema, e nesta nova versão Document Extractor é muito mais eficiente sobre o uso de RAM. Mesmo assim, se você tiver apenas uma pequena quantidade de memória disponível, você estará restrito a tamanhos de arquivo menores. Como o representante do Connecting Software explica, eles testaram os arquivos de até 200-300 MB. O teste prova: desde que você tenha uma quantidade razoável de memória disponível, ele ainda funcionará.
- Obtenção de documentos do SharePoint sem a necessidade de os utilizadores terem a licença do SharePoint
Às vezes, há pessoas em uma organização que não são usuários do SharePoint, mas que precisam acessar os arquivos que foram esboçados a partir do Salesforce. Esse novo recurso é útil para fornecer acesso ao arquivo no SharePoint a qualquer pessoa que tenha acesso ao arquivo stub no Salesforce. Quando eles acessam o arquivo stub em Salesforce, eles recebem um link público temporário para o arquivo em SharePoint que eles podem acessar sem uma conta SharePoint. Isso também permite uma segurança mais forte no SharePoint, pois mesmo os usuários que têm contas no SharePoint não precisam receber permissões para toda a biblioteca de documentos de todos os arquivos que foram esboçados no SharePoint - eles receberão acesso apenas aos arquivos quando os abrirem a partir de um esboço de arquivo que eles têm permissão para acessar no Salesforce.
- Pré-visualização de ficheiros
Agora você pode ver previews no Salesforce para os arquivos que o Document Extractor moveu, sem ter que baixá-los. Isso funciona para todos os tipos de arquivos suportados pelo SharePoint.
- Comando de inversão disponível
Caso você queira restaurar todos os arquivos que foram movidos do SharePoint de volta para o Salesforce, você tem um comando de reversão disponível.
- Notificação por e-mail serviço
Se ocorrer algum problema durante a sincronização, você pode receber uma notificação por e-mail. Não há necessidade de continuar a verificar os registos - um tratamento especial para todos os administradores lá fora!
- Mais simples para arquivos pré-existentes
A deslocação de ficheiros já existentes é simplificada. Já não é necessário partilhar os ficheiros em lote com o utilizador do serviço. Também é possível definir uma data de início para que os ficheiros mais antigos não sejam movidos - mova apenas a partir da data pretendida.
- Nova configuração potente opções
Mais opções de configuração estão disponíveis, e você pode conseguir muitas coisas diferentes com elas:
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- Você pode ter Document Extractor ignorar arquivos específicos através de um campo personalizado da Salesforce. Você também pode ter que ignorar arquivos muito grandes ou muito pequenos, e você pode decidir o que é grande e pequeno. Você pode usar a nova configuração de Tamanho Mínimo e Máximo de Arquivo para isso.
- Você pode exibir o URL SharePoint em um campo personalizado do arquivo, se quiser
- É possível personalizar a hierarquia, pasta de destino, subsite de destino e biblioteca de destino por meio dos campos personalizados da Salesforce
Qual é a característica mais forte do Document Extractor?
Quem é a melhor pessoa para comentar o diferencial chave do produto se não a pessoa responsável pelo desenvolvimento do produto por mais de 2 anos?
De acordo com Alex Vallat, uma caraterística particular faz com que o Document Extractor se destaque da concorrência: “No Salesforce, temos ficheiros stubbed que são nativos do sistema. Eles são muito pequenos, apenas cerca de 100 bytes. Mas eles existem. O que significa que os documentos são listados em todo o lado, são pesquisável pelo nome do ficheiro. Pode ligá-los a outros objectos. Quando tentar descarregá-los, será simplesmente redireccionado para esse ficheiro no SharePoint. Não precisa de widgets, nem de qualquer interface personalizada. Funciona de forma simples e fácil, tanto com a nova edição da Lighting como com a clássica Salesforce".
Por que as organizações recebem Document Extractor
Como explica Eduardo Coreixo, a partir da sua experiência, as organizações procuram dois benefícios principais quando se chega ao Document Extractor.
“Ponto um: as empresas procuram criar uma estrutura para armazenar documentos em vez de os colocarem todos numa pasta. As empresas de maior dimensão procuram realmente isso e, em última análise, é uma poupança de custos para elas. O SharePoint, em combinação com o Document Extractor, dispõe de todas as ferramentas necessárias para o efeito, fornecendo funcionalidades de edição em linha e dando-lhe controlo sobre os seus documentos.
Em segundo lugar, procuram formas de poupar no armazenamento. Os números variam muito, mas, normalmente, o facto de os ficheiros pesados serem transferidos para fora do Salesforce aumenta a relação custo-eficácia”.
De acordo com Eduardo Coreixo, as pessoas encontram o Document Extractor organicamente, procurando no Google uma solução para o seu problema, através Salesforce AppExchange ou recomendado por aqueles que já estão familiarizados com o Document Extractor.
Na sua maioria são empresas da América do Norte e da Europa, mas actualmente a geografia está em expansão. Não existe um padrão industrial: os clientes podem ser das finanças, bens imóveis, serviços, produção, até mesmo do setor público. Uma coisa que os une é que eles querem que sua força de vendas e integração com o SharePoint funcione melhor e traga benefícios.
Qual é a opinião dos clientes sobre o Document Extractor?
Como nosso Diretor de Desenvolvimento de Negócios se comunica com os clientes, ele tem coletado alguns comentários específicos sobre o Document Extractor.
“As pessoas gostam de ter apenas uma ligação para um ficheiro no Salesforce. Gostam que funcione rapidamente: não é necessário esperar que a interface abra outra janela para carregar o ficheiro. Ao clicar na ligação, abrem facilmente os ficheiros armazenados no SharePoint”
- Eduardo Coreixo, Diretor de Desenvolvimento de Negócios do Connecting Software
Outra caraterística importante apontada pelos clientes, de acordo com Eduardo Coreixo, é o facto de apreciarem a opção de utilizar o serviço nos seus dispositivos móveis. “Um vendedor está com um cliente. Carrega um contrato. Está feito. O pessoal do back office já pode aceder a ele no SharePoint. É mais rápido e mais fácil do que enviar e-mails”, diz ele.
“O facto de oferecermos uma opção auto-hospedada também é muito apreciado. Os clientes também gostam do facto de a solução funcionar em segundo plano, não afectando a experiência do utilizador do Salesforce e proporcionando um carregamento e criação de ligações surpreendentemente rápidos”, acrescenta.
“Os nossos clientes gostam da velocidade e da experiência de utilização. Eles dizem que o Document Extractor simplesmente faz o que diz. E esse é o melhor elogio para o nosso trabalho”.