Comment synchroniser de manière fiable les calendriers Gmail et Outlook/Exchange en 2020

Comment synchroniser de manière fiable les calendriers Gmail et Outlook/Exchange en 2020

Anastasia Mazur Nouvelles de l'entreprise, Produits et solutions Laissez un commentaire

Gmail et Outlook sont deux services de messagerie électronique et de productivité très populaires, et de nombreux professionnels débattent pour savoir lequel est le meilleur. Mais qu'en est-il si vous ne vous souciez pas de la concurrence parce que vous utilisez les deux - et que vous devez les intégrer en douceur, notamment en ce qui concerne les calendriers ? Dans cet article, nous parlerons de la synchronisation des calendriers de Gmail/G Suite avec Microsoft Office 365, Outlook/Exchange et Hotmail - pour rester dans les temps et ne manquer aucun rendez-vous. 

Les deux géants du courrier électronique 

Gmail et Outlook sont parmi les plus grands services de courrier électronique que les gens utilisent pour leurs affaires et leur vie privée.  

Selon une enquête récenteGmail représente 43% du marché du courrier électronique et est le plus grand fournisseur de courrier électronique au monde. Il a été lancé en 2004 et offrait à l'époque 1 Go de stockage, soit plus que tout autre service de courrier à l'époque. Gmail est principalement utilisé comme courrier électronique privé et comme boîte aux lettres pour les petites entreprises, tandis que sa suite d'informatique en nuage - G Suite - est plus populaire en tant que courrier électronique professionnel, stockage de fichiers en nuage, vidéoconférence, chat et ensemble d'outils de productivité et de collaboration.  

Le concurrent de Gmail/G Suite, Outlook, qui est numéro quatre dans la liste de popularité totale des courriels, est toujours un service prioritaire pour la correspondance commerciale. (Un autre nom qui lui est associé Outlook est Exchange. Mais même s'ils vont ensemble ou même s'utilisent à la place l'un de l'autre, ils ne sont pas la même chose. Microsoft Exchange fournit l'arrière-plan d'un système centralisé pour vos courriels, messages, calendriers et tâches, tandis que Outlook est un client de messagerie de bureau qui reste synchronisé avec le serveur Exchange). 

Intégration des calendriers Gmail et Outlook 

Si vous lisez ce post, vous serez peut-être intéressé par l'intégration des calendriers Gmail/G Suite et Outlook/Exchange ou par la migration de l'un vers l'autre. Quelles peuvent être les raisons de l'intégration ou de la migration ?   

Premièrement, vous utilisez Outlook pour votre courrier électronique professionnel et Gmail pour votre correspondance privée (comme beaucoup d'entre nous). Les invitations à l'agenda arrivent dans les deux boîtes aux lettres et - sans surprise - elles se chevauchent parfois, créant un désordre dans votre emploi du temps, vous faisant reporter des événements ou même manquer des rendez-vous importants. 

Le cas suivant est inverse : vous avez la G Suite au travail mais vous utilisez Outlook sur votre ordinateur Windows à la maison et vous avez besoin d'un calendrier global. 

Un autre cas d'utilisation est pendant les fusions et acquisitionslorsque l'entreprise A utilise Gmail/G Suite et l'entreprise B - Outlook/Exchange, et que les organisations doivent coordonner leurs activités dans le calendrier.  

Voir aussi, les fusions et acquisitions peuvent être incroyablement longues, donc pour un période de transition différents serveurs de courrier électronique doivent coexister. Les temps d'arrêt du service de courrier électronique sont inacceptables pendant les fusions et acquisitions, d'où la nécessité d'une synchronisation harmonieuse entre les serveurs de courrier électronique.    

En tant qu'administrateur informatique, vous pouvez également permettre à un fournisseur externe ou partenaire pour synchroniser et écrire des données dans le calendrier interne de l'organisation sur le serveur Exchange.  
Enfin, il est possible que plusieurs organisations disposant d'un mélange de boîtes aux lettres doivent partager des ressources communes telles que des salles de conférence dans un bâtiment géré par un serveur Exchange interne. Les conflits de rendez-vous dans le calendrier sont un véritable problème pour de nombreuses organisations. Dans ce cas, un calendrier commun qui se synchronise avec tous les comptes est une solution. 

Comment synchroniser les calendriers Google et Outlook 

Comme le besoin d'intégrer la G Suite et le Office 365 ou Outlook existe depuis un certain temps, les parties intéressées telles que Microsoft, Google et les ISV ont développé divers outils d'intégration. En 2019, Google a publié G Suite Sync pour Microsoft Outlook (GSSMO - lien à la fin) qui synchronise le courrier électronique, les événements du calendrier, les contacts, les notes, les tâches et les entrées du journal.  

Bien que les OGM a gone assez loin en termes d'intégration de la G Suite et du Outlook, en ce qui concerne le calendrier, il ne fait pas certaines choses importantes - tout comme certains autres outils de synchronisation disponibles sur le marché.  

Un nouvel outil de Connecting Software appelé CB Gmail Exchange Sync synchronise la suite G et les comptes Exchange/Outlook d'une manière plus avancée. Après le succès de l'entreprise avec CB Exchange Server Sync qui intègre plusieurs boîtes aux lettres Exchange, Office 365 et Outlook de toutes les manières et combinaisons possibles, Connecting Software a décidé de créer un outil de synchronisation pour les calendriers Google et Outlook.  

CB Gmail Exchange Sync est la solution pour la synchronisation et la migration sécurisées des données de calendrier entre le serveur Exchange et Gmail ou G Suite. Il permet de synchroniser plusieurs comptes Outlook hébergés sur le serveur Exchange ou Office 365 avec des comptes Gmail ou G Suite.  

Sa principale différence par rapport aux autres solutions est la manière dont elle intègre exactement les calendriers. 

Les autres outils d'intégration permettent de passer d'un calendrier Google ou Outlook à l'autre dans un même client de messagerie. Ils permettent également d'afficher côte à côte des événements provenant de différents calendriers. 

À notre avis, ce mode d'intégration ne résout pas complètement le problème des calendriers multiples. 

Imaginez que quelqu'un vous envoie une invitation pour une certaine date et heure en pensant que vous êtes libre à ce moment-là, comme le montre votre calendrier Outlook. Ce que la personne ne voit pas, c'est un autre événement du calendrier Google qui se trouve dans la même tranche horaire. Et puis vous commencez un ping-pong par e-mail, en expliquant et en vous excusant - vous connaissez la chanson. 

Intégrer la suite G et les calendriers Outlook avec CB Gmail Exchange Sync

Quoi CB Gmail Exchange Sync est de fusionner tous vos calendriers de courrier en un seul afin qu'ils fonctionnent comme un tout. Elle présente beaucoup plus d'avantages que les autres intégrations : vous n'avez pas besoin de vérifier à chaque fois vos créneaux horaires et de vous inquiéter si vous manquez certains événements qui se chevauchent. C'est pratique à la fois pour vous et pour les personnes avec qui vous partagez votre calendrier : vous ne pouvez pas réserver deux fois un créneau horaire, et la personne voit que vous n'êtes pas disponible pour une date et une heure particulières même si le créneau est réservé dans votre courrier électronique personnel. Le service permet de fournir toutes les informations du calendrier ou simplement de les afficher en tant que statut libre/occupé. 

Une autre différence importante entre CB Gmail Exchange Sync et autres services est qu'ici vos données sont synchronisées sur le serveur, et non sur le client ou l'appareil que vous utilisez - pas en combinaison G ou Outlook ou seulement sur votre téléphone portable. Pour une synchronisation continue, vous n'avez même pas besoin d'avoir votre téléphone portable allumé. Vous pouvez être à différents endroits, avec des appareils allumés ou éteints - chaque rendez-vous est correctement synchronisé.  

En tant que professionnel qui a besoin de synchroniser son agenda privé et professionnel, vous pouvez configurer les options de synchronisation, telles que la période de synchronisation, les éléments à synchroniser, etc. - l'interface graphique est facile à utiliser. Le service permet également la synchronisation d'éléments privés, la synchronisation de sous-dossiers, la création de paires d'éléments en lot, etc.  

CB Gmail Exchange Sync fonctionne en parallèle avec les services Microsoft Exchange en mode non bloquant. Cela signifie qu'il n'a aucun impact sur les performances du serveur Exchange, ce qui est important tant pour les organisations que pour les particuliers.  

Voir la vidéo qui explique le fonctionnement du CB Gmail Exchange Sync. Et si vous voulez augmenter votre productivité et ne plus manquer de rendez-vous importants, vous pouvez le faire :

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Y a-t-il d'autres informations en ligne ?

Vérifiez les différentes options de synchronisation des boîtes aux lettres avec le CB Exchange Server Sync :

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