Een burger, werknemer, student of bedrijf die of dat een kwalificatie, vergunning of akte uit het bevolkingsregister grensoverschrijdend wil aantonen, zou daar niet een hele reeks PDF’s, e-mails, beëdigde vertalingen, verzoeken om uittreksels uit het register en persoonlijke bezoeken voor nodig moeten hebben. Toch is grensoverschrijdende administratie nog steeds sterk afhankelijk van het uitwisselen van bewijsstukken tussen gefragmenteerde systemen – en van de beslissing van de ontvangende partij of dat bewijs betrouwbaar is.
Het probleem is niet langer alleen maar digitalisering. Een PDF-bestand maakt papier misschien wel overbodig, maar het onderliggende vertrouwensprobleem blijft bestaan: Hoe kan de ontvanger aantonen dat het document authentiek is, niet is gewijzigd en een getrouwe weergave vormt van het oorspronkelijke document van de uitgever?
Dat onderscheid is van belang voor compliance-teams, IT-verantwoordelijken in de publieke sector en organisaties die in meerdere rechtsgebieden actief zijn. De Europese Unie is al bezig met het opzetten van infrastructuur voor geautomatiseerde uitwisseling van bewijsmateriaal en digitale referenties. De volgende vraag is of het bewijsmateriaal zelf een onafhankelijk verifieerbaar bewijs van integriteit kan bevatten.
Hier komt een integriteitslaag zoals Truth Enforcer om de hoek kijken – niet als vervanging voor burgerlijke standregisters of identiteitssystemen van de overheid, maar om neutraal bewijs te leveren dat een bepaald digitaal document op een bepaald moment in een bepaalde toestand bestond.
Van papieren naar digitale referenties
Het openbaar bestuur is steeds meer overgestapt van fysieke certificaten naar digitale bewijsstukken die tussen systemen kunnen worden uitgewisseld.
De Europese Commissie's One-Time Technical System (OOTS) is een belangrijk voorbeeld. Het systeem is zo opgezet dat bevoegde autoriteiten in verschillende EU-lidstaten automatisch bewijsmateriaal kunnen uitwisselen wanneer een burger of een bedrijf daarom verzoekt. Het systeem kan betrekking hebben op bewijsmateriaal in verband met onderwijs, bevolkingsregisters, beroepskwalificaties en andere administratieve procedures.
Digitale referenties ontwikkelen zich parallel. Europese digitale leercertificaten kunnen diploma’s, certificaten en andere leerresultaten weergeven in de vorm van digitaal ondertekende kwalificaties. Ze zijn ontworpen om kwalificaties machinaal leesbaar, deelbaar en verifieerbaar te maken, ook over de grenzen heen.
Dit is de juiste richting. Maar interoperabiliteit biedt de oplossing hoe bewijs zich verspreidt. Het geeft niet automatisch antwoord op elke vraag over hoe de integriteit van het bewijsmateriaal wordt vastgesteld en in de loop van de tijd wordt gewaarborgd.
Digitaal betekent niet automatisch betrouwbaar
Stel je een grensoverschrijdende transactie voor waarbij een uittreksel uit het handelsregister aan een andere jurisdictie moet worden voorgelegd.
In de effectbeoordeling van de Europese Commissie wordt een een echt voorbeeld van een consult waarin een advocatenkantoor meldde dat het bijna twee maanden duurde om de informatie te verkrijgen die nodig was voor de afronding van de grensoverschrijdende overname van een Spaans bedrijf door een Frans bedrijf, voornamelijk vanwege vertragingen bij het verkrijgen van een apostille voor informatie uit het handelsregister. Uit dezelfde analyse blijkt dat er nog steeds onzekerheid heerst over de aanvaarding van documenten, apostillevereisten en vertalingen bij grensoverschrijdende bedrijfstransacties.
De belangrijke les reikt verder dan apostilles.
Zelfs als een document digitaal wordt, moet de ontvanger er nog steeds zeker van zijn dat het herkomst, integriteit en bewijskracht. Een via e-mail verzonden PDF-bestand kan authentiek zijn. Het kan echter ook een gewijzigde kopie van een authentiek document zijn. Een gescand certificaat kan een authentiek papieren document weergeven. Het kan echter ook na het scannen zijn gemanipuleerd.
Dat leidt tot een subtiele lacune in de controle: organisaties beschikken wellicht over een procedure voor het verzamelen van bewijsmateriaal, maar hebben geen onafhankelijk mechanisme om aan te tonen dat het bewijsmateriaal sinds het moment van vastlegging ongewijzigd is gebleven.
Voor een CISO of een compliance-verantwoordelijke is dit in wezen een probleem met de integriteit van bewijsmateriaal.
Het zich ontwikkelende vertrouwenskader van de EU
Het Europese kader voor vertrouwensdiensten vormt een belangrijke basis.
Op grond van de eIDAS-kader, kunnen elektronische zegels de herkomst en integriteit van elektronische documenten, terwijl elektronische tijdstempels het bewijs leveren dat elektronische informatie op een bepaald moment bestond. Elektronische aangetekende verzending kan ook bewijs leveren met betrekking tot de verzending en aflevering van gegevens.
Het nieuwere Europese kader voor digitale identiteit breidt de vertrouwensdiensten het landschap verder, waaronder elektronische verklaringen inzake kenmerken, validatie- en bewaarservices, elektronische tijdstempels en elektronische archivering.
De koers is dan ook duidelijk: de digitale overheid streeft naar bewijsmateriaal dat elektronisch kan worden geauthenticeerd, in plaats van dat het louter als bestand wordt aangeboden.
Organisaties moeten echter onderscheid maken tussen verificatie van de uitgever en bewijs dat het document nog steeds intact is. Dit zijn verwante bedieningselementen, die niet onderling uitwisselbaar zijn.
Een onafhankelijk integriteitsbewijs toevoegen
De praktische aanpak bestaat erin een onafhankelijke integriteitslaag rond belangrijke documenten en dossiers in te voeren.
Wanneer een officieel document wordt aangemaakt of ontvangen, kan op basis van de inhoud ervan een cryptografische vingerafdruk worden berekend. Die vingerafdruk kan vervolgens worden verzegeld en van een tijdstempel worden voorzien, zonder dat het onderliggende document in het integriteitssysteem wordt opgeslagen. Later kan het huidige document opnieuw van een vingerafdruk worden voorzien en met het oorspronkelijke bewijs worden vergeleken.
Als de vingerafdrukken overeenkomen, komt de inhoud overeen met de geregistreerde toestand. Als dat niet het geval is, is het document gewijzigd.
Dit is de functie Truth Enforcer kan in een bestaande omgeving worden gebruikt.
Het onderscheid is belangrijk: Truth Enforcer biedt een aanvullend, onafhankelijk verifieerbaar bewijs van de integriteit van de digitale informatie. Het zorgt ervoor dat niet in de plaats treden van de instantie die een geboorteakte, beroepsvergunning, academisch diploma of uittreksel uit het handelsregister heeft afgegeven. Dat doet het wel niet bepalen of iemand wettelijk bevoegd is om een beroep uit te oefenen.
Daardoor kan het mogelijk van nut zijn op het overgangspunt tussen de betrouwbare bron en de verdere verificatie.
De Europese Commissie's OOTS-architectuur Dit toont al aan hoe waardevol het is om bestaande nationale systemen te integreren in plaats van ze te vervangen door één centrale database. Een integriteitslaag volgt hetzelfde principe: het bestaande ecosysteem van bewijsmateriaal uitbreiden in plaats van te proberen het opnieuw op te bouwen.
De toets is eenvoudig: als er morgen twijfel zou rijzen over een cruciaal certificaat, zou uw organisatie dan niet alleen kunnen aantonen waar het vandaan komt, maar ook dat het voorgelegde bewijs identiek is aan de oorspronkelijk geregistreerde, geverifieerde status?
Als het antwoord ‘nee’ is, Het digitaliseren van de werkstroom heeft het vertrouwensprobleem nog niet volledig opgelost.
De toekomst van grensoverschrijdende openbare diensten houdt niet alleen in dat de administratie papierloos wordt. OOTS, Europese digitale referenties en het Europese kader voor digitale identiteit laten zien dat de infrastructuur voor betrouwbare digitale uitwisseling zich al aan het ontwikkelen is.
De volgende stap in het rijpingsproces is ervoor te zorgen dat het bewijsmateriaal zelf onafhankelijk verifieerbaar is.
Dat is de rol van een integriteitslaag zoals Truth Enforcer: het bewaren van een verifieerbaar bewijs van de digitale status van het identiteitsbewijs terwijl dit door de steeds complexere systemen van grensoverschrijdende administratie wordt geleid.
Wil je zien hoe onafhankelijke integriteitscontrole er in de praktijk uitziet?
Probeer het gratis uit – geheel vrijblijvend:
Waarheidscontroleur voor IP-makers: https://truth-verifier.com/landing
Waarheidscontroleur voor journalisten: https://truthverifier.news/landing
Neem contact met ons op om de implementatie van Truth Enforcer in uw organisatie te bespreken: https://www.connecting-software.com/truth-enforcer-sign-up/
Door Francisco Rodrigues, Product Manager
"Ik schrijf over hoe software-integraties zich kunnen aanpassen aan bedrijfsomgevingen en kunnen inspelen op branchespecifieke eisen. Ik wil ondernemingen de weg wijzen om processen te stroomlijnen, knelpunten te elimineren en compliance te garanderen door teams en C-suite executives te voorzien van de juiste tools."
Gerelateerd
Wanneer digitaal bewijsmateriaal een risico vormt: voorbereiding op rechtszaken door middel van verifieerbare documentatie
Waarom er bij e-facturering in de EU een laag voor de integriteit van bewijsmateriaal nodig is
Hoe digitaal bewijsmateriaal te bewaren: het aantonen van integriteit, herkomst en bewakingsketen