"Это было лучшее решение, оно делает именно то, что нам было нужно".
- Даниэль Майер, специалист по применению CRM Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Имя: Даниэль Майер
Роль: Сотрудник по применению CRM
Заказчик: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Деятельность: Розничная торговля
Продукты:CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
SharePoint Structure Creator
Введение
Являясь крупнейшим в Европе частным производителем холодильников и морозильников для бытового и коммерческого использования, Liebherr-Hausgeräte выпускает более 2,1 миллиона единиц техники в год. Штаб-квартира компании находится в городе Охсенхаузен, Германия, и она распространяет свой ассортимент холодильного и морозильного оборудования по всему миру.
В своей ИТ-среде они используют Microsoft Dynamics 365 для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и Microsoft SharePoint для управления документами. Давайте посмотрим, как они оптимизировали управление разрешениями между этими двумя системами с помощью Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator и SharePoint Structure Creator.
Бизнес-вызов
При интеграции Dynamics 365 с SharePoint все документы в Dynamics 365 были видны в SharePoint, что давало преимущества в плане совместной работы над документами и контроля версий. Тем не менее, существующая схема разрешений в Dynamics 365 была сложной, и сторона SharePoint не отражала этого.
В какой-то момент они поняли, что это означает, что кто-то, кто не мог получить доступ к определенному документу в Dynamics, потому что не имел на него прав, мог иметь доступ к этому документу в SharePoint. Осознание этой проблемы в конечном итоге привело к внутреннему запросу на решение для улучшения управления разрешениями.
Решение
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator и SharePoint Structure Creator это те решения, которые искала компания.
- Репликатор разрешений автоматизирует репликацию разрешений между SharePoint и Dynamics 365, позволяя сотрудникам иметь доступ к документу в SharePoint только в том случае, если они имеют доступ к этому же документу в Dynamics 365. Это значительно улучшает возможности компании по управлению разрешениями, гарантируя, что нужные люди имеют доступ к нужным документам. Кроме того, репликация разрешений происходит полностью автоматически.
- SharePoint Structure Creator использовался для создания новой папки для каждой организации на еженедельной основе. Это сделало папки SharePoint меньше и более управляемыми для пользователей SharePoint, и в то же время позволило избежать страшного ограничения уникальных разрешений.
Развертывание
Развертывание этих решений было сопряжено с трудностями.
Ранее компания Liebherr-Hausgeräte использовала местоположения SharePoint, автоматически создаваемые при интеграции Dynamics и SharePoint в Microsoft. Возможности в этом отношении весьма ограничены (по счетам или по контактам), и в результате некоторые папки счетов содержали более 40 000 элементов.
Из-за этих специфических потребностей и большого количества мест SharePoint, они решили использовать SharePoint Structure Creator и новую структуру (новая папка для каждого подразделения каждую неделю) Это уже было большим изменением, поэтому они решили пойти до конца и очистить старые файлы. В итоге они получили идеально организованную структуру, к которой стремились, и все усилия окупились.
Результат
Решение об использовании решений Connecting Software было принято быстро после успешного пробного периода и внутренней рекомендации. В настоящее время в компании Liebherr-Hausgeräte около 900 пользователей Dynamics 365, причем примерно половина из них использует SharePoint.
Решение позволило компании управлять разрешениями таким образом, чтобы обеспечить совместимость с GDPR, а это экономит время. Фактически, все происходит автоматически, что означает, что члены команды вообще не тратят на это время... и никто никогда не забывает установить правильные разрешения!
Еще одним преимуществом является то, что доступ к документам Dynamics, хранящимся в SharePoint, теперь осуществляется по выбранной компанией логике, организованной по неделям года. Это позволяет пользователям гораздо быстрее находить нужный документ.
Takeaways
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator и SharePoint Structure Creator значительно улучшили управление разрешениями в Liebherr-Hausgeräte, позволяя сотрудникам легко получать доступ к необходимым им документам, соблюдая при этом установленную схему разрешений.
Развертывание решения, хотя и было непростым, привело к созданию упорядоченной и автоматизированной системы, которая делает именно то, что нужно компании.
Мы были рады узнать, что ИТ-команда Liebherr-Hausgeräte была покорена этим решением с комбинацией двух продуктов. Вот как они выразились: "Это лучшее решение, оно делает именно то, что нам нужно".