"最適なソリューションであり、私たちが必要としていたものを正確に実現している"
– ダニエル・マイヤー、CRMアプリケーション担当官、リープヘル・ハウスゲレーテ・オクセンハウゼン社
名前 ダニエル・マイヤー
役です： CRMアプリケーション担当
お客様です。 Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
活動しています。 小売
製品CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
SharePoint Structure Creator
序章
家庭用および業務用冷蔵庫・冷凍庫のヨーロッパ最大の民間メーカーとして、Liebherr-Hausgeräte社は毎年210万台以上を生産している。ドイツのオクセンハウゼンに本社を置き、冷凍・冷蔵ソリューションを世界中に販売しています。
同社のIT環境では、顧客関係管理（CRM）のニーズにMicrosoft Dynamics 365を使用し、文書管理にはMicrosoft SharePointを使用しています。Connecting Softwareの助けを借りて、2つの権限管理をどのように合理化したかを見てみよう。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして SharePoint Structure Creator.
ビジネスチャレンジ
Dynamics 365がSharePointと統合されたことで、Dynamics 365の文書がSharePointですべて見えるようになり、文書の共同作業やバージョン管理の面でメリットがありました。とはいえ、Dynamics 365の既存の権限体系が複雑で、SharePoint側にはそれが反映されていなかった。
ある時、Dynamicsでは権限が与えられていないため特定のドキュメントにアクセスできない人が、SharePointではそのドキュメントにアクセスできることを意味することに気づきました。この問題に気づいたことで、最終的には権限管理を改善するソリューションを求める声が社内に上がりました。
ソリューション
Connecting Softwareの CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして SharePoint Structure Creator は、同社が求めていたソリューションであった。
- Permissions Replicatorは、SharePointとDynamics 365間の権限の複製を自動化し、従業員がDynamics 365で同じ文書にアクセスできる場合にのみ、SharePoint文書にアクセスできるようにします。これにより、企業の権限管理能力が大幅に向上し、適切な人が適切な文書にアクセスできることが保証されます。さらに、権限の複製は完全に自動化されています。
- SharePoint Structure Creatorは、各エンティティの新しいフォルダを週単位で作成するために使用されました。これにより、SharePointのフォルダーは小さくなり、SharePointのユーザーにとって管理しやすくなると同時に、恐ろしいユニークな権限制限を回避することができました。
デプロイメント
これらのソリューションの導入は困難でした。
リープヘル・ハウスゲレーテ社は以前、Microsoft DynamicsとSharePointの統合によって自動的に作成されたSharePointの場所を使用していました。この点においてオプションは非常に限定的（アカウント別または連絡先別）であり、結果として一部のアカウントフォルダーには40,000件を超えるアイテムが含まれる事態が生じました。.
このような特殊なニーズとSharePointの拠点数が多いことから、SharePoint Structure Creatorを使用し、新しい構造（毎週、各エンティティに新しいフォルダを作成）にすることにしました。これはすでに大きな変化でしたので、徹底的に古いファイルを整理することにしました。最終的には、目指していた完璧に整理された構造を手に入れることができ、すべての努力が報われました。
アウトカム
Connecting Softwareのソリューション採用決定は、試験運用期間の成功と社内推薦を受けて迅速に行われた。リープヘル・ハウスゲレーテ社では現在、約900名のユーザーがDynamics 365を利用しており、そのうち約半数がSharePointを使用している。.
このソリューションにより、当社はGDPR準拠を確保しつつ権限管理を効率化できました。実際、すべて自動化されているため、チームメンバーがこの作業に時間を費やすことは一切なく…正しい権限設定を忘れることもありません！
また、SharePointに保存されているDynamics文書へのアクセスは、同社が選択したロジックに従って、1年の週ごとに整理されていることも利点です。これにより、ユーザーは必要なドキュメントをより迅速に探し出すことができるようになりました。
テークアウト
Connecting Softwareの CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして SharePoint Structure Creator は、Liebherr-Hausgeräteの権限管理を大幅に改善し、従業員が定義された権限スキームに準拠しながら、必要なドキュメントに簡単にアクセスできるようになりました。
このソリューションの導入は困難を極めたが、その結果、同社のニーズにぴったり合った合理的で自動化されたシステムが実現した。
私たちは、リープヘル-ハウスゲレートのITチームが、この2つの製品の組み合わせによるソリューションに征服されたことを発見して嬉しく思いました。彼らはこう言っています：「最高のソリューションで、まさに私たちが必要としていたものでした。