"最適なソリューションであり、私たちが必要としていたものを正確に実現している"
- Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH CRMアプリケーションオフィサー Daniel Maier氏
名前 ダニエル・マイヤー
役です： CRMアプリケーション担当
お客様です。 Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
活動しています。 小売
製品CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
SharePoint Structure Creator
序章
家庭用および業務用冷蔵庫・冷凍庫のヨーロッパ最大の民間メーカーとして、Liebherr-Hausgeräte社は毎年210万台以上を生産している。ドイツのオクセンハウゼンに本社を置き、冷凍・冷蔵ソリューションを世界中に販売しています。
同社のIT環境では、顧客関係管理（CRM）のニーズにMicrosoft Dynamics 365を使用し、文書管理にはMicrosoft SharePointを使用しています。Connecting Softwareの助けを借りて、2つの権限管理をどのように合理化したかを見てみよう。 CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして SharePoint Structure Creator.
ビジネスチャレンジ
Dynamics 365がSharePointと統合されたことで、Dynamics 365の文書がSharePointですべて見えるようになり、文書の共同作業やバージョン管理の面でメリットがありました。とはいえ、Dynamics 365の既存の権限体系が複雑で、SharePoint側にはそれが反映されていなかった。
ある時、Dynamicsでは権限が与えられていないため特定のドキュメントにアクセスできない人が、SharePointではそのドキュメントにアクセスできることを意味することに気づきました。この問題に気づいたことで、最終的には権限管理を改善するソリューションを求める声が社内に上がりました。
ソリューション
Connecting Softwareの CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして SharePoint Structure Creator は、同社が求めていたソリューションであった。
- Permissions Replicatorは、SharePointとDynamics 365間の権限の複製を自動化し、従業員がDynamics 365で同じ文書にアクセスできる場合にのみ、SharePoint文書にアクセスできるようにします。これにより、企業の権限管理能力が大幅に向上し、適切な人が適切な文書にアクセスできることが保証されます。さらに、権限の複製は完全に自動化されています。
- SharePoint Structure Creatorは、各エンティティの新しいフォルダを週単位で作成するために使用されました。これにより、SharePointのフォルダーは小さくなり、SharePointのユーザーにとって管理しやすくなると同時に、恐ろしいユニークな権限制限を回避することができました。
デプロイメント
これらのソリューションの導入は困難でした。
Liebherr-Hausgeräteは以前、DynamicsとSharePointのMicrosoft統合により自動的に作成されたSharePointロケーションを使用していました。その際、選択肢はかなり限られており（アカウント別またはコンタクト別）、その結果、アカウントフォルダには40,000以上のアイテムが含まれているものもありました。
このような特殊なニーズとSharePointの拠点数が多いことから、SharePoint Structure Creatorを使用し、新しい構造（毎週、各エンティティに新しいフォルダを作成）にすることにしました。これはすでに大きな変化でしたので、徹底的に古いファイルを整理することにしました。最終的には、目指していた完璧に整理された構造を手に入れることができ、すべての努力が報われました。
アウトカム
Connecting Softwareのソリューションの利用は、試用期間の成功や社内での推奨により、すぐに決定されました。Liebherr-Hausgeräteでは現在、約900人のユーザーがDynamics 365を利用しており、そのうち約半数がSharePointを利用しています。
このソリューションのおかげで、GDPRに対応した形で権限を管理できるようになり、時間の節約になりました。実際、すべて自動で行われるため、チームメンバーはこの作業にまったく時間を費やすことなく、誰も正しい権限を設定し忘れることはありません！
また、SharePointに保存されているDynamics文書へのアクセスは、同社が選択したロジックに従って、1年の週ごとに整理されていることも利点です。これにより、ユーザーは必要なドキュメントをより迅速に探し出すことができるようになりました。
テークアウト
Connecting Softwareの CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator そして SharePoint Structure Creator は、Liebherr-Hausgeräteの権限管理を大幅に改善し、従業員が定義された権限スキームに準拠しながら、必要なドキュメントに簡単にアクセスできるようになりました。
このソリューションの導入は困難を極めたが、その結果、同社のニーズにぴったり合った合理的で自動化されたシステムが実現した。
私たちは、リープヘル-ハウスゲレートのITチームが、この2つの製品の組み合わせによるソリューションに征服されたことを発見して嬉しく思いました。彼らはこう言っています：「最高のソリューションで、まさに私たちが必要としていたものでした。