"Es war die beste Lösung, die genau das tut, was wir brauchten.
- Daniel Maier, CRM-Anwendungsbeauftragter Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Name: Daniel Maier
Die Rolle: CRM-Anwendungsbeauftragter
Kunde: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Aktivität: Einzelhandel
Einführung
Als Europas größter privater Hersteller von Kühl- und Gefriergeräten für den privaten und gewerblichen Gebrauch produziert Liebherr-Hausgeräte jedes Jahr mehr als 2,1 Millionen Geräte. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Ochsenhausen, Deutschland, vertreibt seine Kühl- und Gefriergeräte weltweit.
In ihrer IT-Umgebung verwenden sie Microsoft Dynamics 365 für ihre CRM-Anforderungen (Customer Relationship Management) und Microsoft SharePoint für die Dokumentenverwaltung. Sehen wir uns an, wie sie ihre Rechteverwaltung zwischen den beiden mit Hilfe von Connecting Software's rationalisiert haben CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und SharePoint Structure Creator.
Geschäftliche Herausforderung
Durch die Integration von Dynamics 365 mit SharePoint waren alle Dokumente in Dynamics 365 in SharePoint sichtbar, was Vorteile bei der Zusammenarbeit an Dokumenten und der Versionskontrolle bot. Dennoch war das bestehende Berechtigungsschema in Dynamics 365 komplex, und die SharePoint-Seite spiegelte dies nicht wider.
Irgendwann stellte man fest, dass dies bedeutete, dass jemand, der in Dynamics nicht auf ein bestimmtes Dokument zugreifen konnte, weil er keine Berechtigung dafür hatte, in SharePoint Zugriff auf dieses Dokument haben konnte. Die Erkenntnis, dass dies ein Problem darstellte, führte schließlich zu einer internen Anfrage nach einer Lösung zur Verbesserung der Rechteverwaltung.
Lösung
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und SharePoint Structure Creator waren die Lösungen, die das Unternehmen suchte.
- Der Permissions Replicator automatisiert die Replikation von Berechtigungen zwischen SharePoint und Dynamics 365, so dass Mitarbeiter nur dann Zugriff auf ein SharePoint-Dokument haben, wenn sie auch Zugriff auf dasselbe Dokument in Dynamics 365 haben. Dadurch wird die Verwaltung von Berechtigungen im Unternehmen erheblich verbessert und sichergestellt, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Dokumente haben - und das vollautomatisch.
- Das SharePoint Structure Creator wurde verwendet, um wöchentlich einen neuen Ordner für jede Einheit zu erstellen. Dadurch wurden die SharePoint-Ordner kleiner und für die SharePoint-Benutzer besser handhabbar, während gleichzeitig die gefürchtete Begrenzung der eindeutigen Berechtigungen vermieden wurde.
Einsatz
Die Einführung dieser Lösungen war eine Herausforderung.
Liebherr-Hausgeräte hat bisher die SharePoint-Standorte verwendet, die automatisch durch die Microsoft-Integration von Dynamics und SharePoint erstellt wurden. Die Optionen sind in dieser Hinsicht recht begrenzt (nach Konto oder nach Kontakt) und führten dazu, dass einige Kontoordner über 40.000 Elemente enthielten.
Aufgrund dieser besonderen Anforderungen und der großen Anzahl von SharePoint-Standorten entschied man sich für SharePoint Structure Creator und eine neue Struktur (jede Woche ein neuer Ordner für jede Einheit). Dies war bereits eine große Umstellung, so dass man beschloss, den ganzen Weg zu gehen und auch die alten Dateien zu entrümpeln. Am Ende hatten sie die perfekt organisierte Struktur, die sie anstrebten, und der ganze Aufwand hat sich gelohnt.
Ergebnis
Die Entscheidung, die Lösungen von Connecting Software zu nutzen, wurde nach einer erfolgreichen Testphase und einer internen Empfehlung schnell getroffen. Liebherr-Hausgeräte hat derzeit etwa 900 Nutzer von Dynamics 365, von denen etwa die Hälfte SharePoint nutzt.
Die Lösung hat das Unternehmen in die Lage versetzt, Berechtigungen so zu verwalten, dass die Kompatibilität mit GDPR gewährleistet ist, und das spart Zeit. Tatsächlich läuft alles automatisch ab, was bedeutet, dass die Teammitglieder überhaupt keine Zeit damit verbringen... und niemand vergisst jemals, die richtigen Berechtigungen zu setzen!
Ein weiterer Vorteil ist, dass der Zugriff auf die in SharePoint gespeicherten Dynamics-Dokumente jetzt nach der vom Unternehmen gewählten Logik erfolgt, d. h. nach Wochen des Jahres geordnet. Dadurch können die Benutzer viel schneller das gewünschte Dokument finden.
Essen zum Mitnehmen
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator und SharePoint Structure Creator haben das Berechtigungsmanagement von Liebherr-Hausgeräte deutlich verbessert, so dass die Mitarbeiter unter Einhaltung des definierten Berechtigungsschemas problemlos auf die benötigten Dokumente zugreifen können.
Die Einführung der Lösung war zwar eine Herausforderung, hat aber zu einem rationalisierten und automatisierten System geführt, das genau das tut, was das Unternehmen braucht.
Wir haben mit Freude festgestellt, dass das IT-Team von Liebherr-Hausgeräte von dieser Lösung mit der Kombination der beiden Produkte überzeugt war. Hier ist, wie sie es ausdrücken: "Es war die beste Lösung, die genau das tut, was wir brauchten".