"È stata la soluzione migliore, fa esattamente ciò di cui avevamo bisogno".
- Daniel Maier, responsabile applicazioni CRM Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Nome: Daniel Maier
Ruolo: Addetto alle applicazioni CRM
Cliente: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Attività: Vendita al dettaglio
Introduzione
Liebherr-Hausgeräte, il più grande produttore privato europeo di frigoriferi e congelatori per uso residenziale e commerciale, produce ogni anno oltre 2,1 milioni di unità. Con sede a Ochsenhausen, in Germania, l'azienda distribuisce la propria gamma di soluzioni di refrigerazione e congelamento in tutto il mondo.
Nel loro ambiente IT utilizzano Microsoft Dynamics 365 per le esigenze di Customer Relationship Management (CRM) e Microsoft SharePoint per la gestione dei documenti. Vediamo come hanno ottimizzato la gestione dei permessi tra i due sistemi con l'aiuto di Connecting Software. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator.
Sfida commerciale
Con l'integrazione dell'Dynamics 365 con l'SharePoint, tutti i documenti dell'Dynamics 365 erano visibili nell'SharePoint, con vantaggi in termini di collaborazione sui documenti e di controllo delle versioni. Tuttavia, lo schema di permessi esistente nell'Dynamics 365 era complesso e il lato SharePoint non lo rifletteva.
A un certo punto si sono resi conto che questo significava che chi non poteva accedere a un documento specifico in Dynamics perché non gli erano state concesse le relative autorizzazioni, poteva avere accesso a quel documento in SharePoint. La constatazione di questo problema ha portato alla richiesta interna di una soluzione per migliorare la gestione dei permessi.
Soluzione
Connecting Software di CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator erano le soluzioni che l'azienda stava cercando.
- Il replicatore di permessi automatizza la replica dei permessi tra SharePoint e Dynamics 365, consentendo ai dipendenti di accedere a un documento SharePoint solo se hanno accesso allo stesso documento in Dynamics 365. Questo migliora notevolmente la capacità dell'azienda di gestire le autorizzazioni, garantendo che le persone giuste abbiano accesso ai documenti giusti. Inoltre, la replica delle autorizzazioni è completamente automatica.
- L'SharePoint Structure Creator è stato utilizzato per creare una nuova cartella per ogni entità su base settimanale. In questo modo le cartelle dell'SharePoint sono diventate più piccole e più gestibili per gli utenti dell'SharePoint, evitando al contempo il temuto limite delle autorizzazioni uniche.
Distribuzione
L'implementazione di queste soluzioni è stata impegnativa.
In precedenza, Liebherr-Hausgeräte utilizzava le posizioni SharePoint create automaticamente dall'integrazione Microsoft di Dynamics e SharePoint. Le opzioni sono piuttosto limitate (per account o per contatto) e alcune cartelle di account contenevano oltre 40.000 articoli.
A causa di queste esigenze specifiche e dell'elevato numero di sedi SharePoint, hanno deciso di utilizzare SharePoint Structure Creator e una nuova struttura (una nuova cartella per ogni entità ogni settimana). Alla fine hanno ottenuto la struttura perfettamente organizzata a cui miravano e tutti gli sforzi sono stati ripagati.
Risultato
La decisione di utilizzare le soluzioni Connecting Software è stata presa rapidamente dopo un periodo di prova di successo e una raccomandazione interna. Attualmente Liebherr-Hausgeräte ha circa 900 utenti con l'Dynamics 365, di cui circa la metà utilizza l'SharePoint.
La soluzione ha permesso all'azienda di gestire le autorizzazioni in modo da garantire la compatibilità con il GDPR e di risparmiare tempo. Infatti, è tutto automatico, il che significa che i membri del team non perdono tempo a farlo... e nessuno dimentica mai di impostare le autorizzazioni corrette!
Un altro vantaggio è che l'accesso ai documenti Dynamics archiviati nell'SharePoint segue ora la logica scelta dall'azienda, organizzata per settimana dell'anno. Questo rende molto più veloce per gli utenti individuare il documento di cui hanno bisogno.
Da asporto
Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator hanno migliorato notevolmente la gestione dei permessi di Liebherr-Hausgeräte, consentendo ai dipendenti di accedere facilmente ai documenti di cui hanno bisogno, nel rispetto dello schema di permessi definito.
L'implementazione della soluzione, sebbene impegnativa, ha portato a un sistema snello e automatizzato che fa esattamente ciò di cui l'azienda ha bisogno.
Abbiamo scoperto con piacere che il team IT di Liebherr-Hausgeräte è stato conquistato da questa soluzione con la combinazione dei due prodotti. Ecco come si sono espressi: "È stata la soluzione migliore, fa esattamente quello di cui avevamo bisogno".