"Het was de beste oplossing, doet precies wat we nodig hadden"
- Daniel Maier, CRM Application Officer Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH.
Naam: Daniel Maier
Rol: CRM Toepassingsmedewerker
Klant: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Activiteit: Detailhandel
Inleiding
Liebherr-Hausgeräte is de grootste particuliere fabrikant van koel- en vrieskasten voor huishoudelijk en commercieel gebruik in Europa en produceert jaarlijks meer dan 2,1 miljoen apparaten. Met het hoofdkantoor in Ochsenhausen, Duitsland, distribueert het bedrijf zijn assortiment koel- en vriesoplossingen over de hele wereld.
In hun IT-omgeving gebruiken ze Microsoft Dynamics 365 voor hun Customer Relationship Management (CRM) behoeften en Microsoft SharePoint voor Document Management. Laten we eens kijken hoe ze hun toestemmingsbeheer tussen de twee hebben gestroomlijnd met behulp van Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator en SharePoint Structure Creator.
Zakelijke uitdaging
Met Dynamics 365 geïntegreerd in SharePoint waren alle documenten in Dynamics 365 zichtbaar in SharePoint, wat voordelen had voor het samenwerken aan documenten en het versiebeheer. Niettemin was het bestaande rechtenstelsel in Dynamics 365 complex, en de SharePoint-kant weerspiegelde dat niet.
Op een gegeven moment realiseerden ze zich dat dit betekende dat iemand die geen toegang had tot een specifiek document in Dynamics omdat hij daar geen rechten voor had, wel toegang had tot dat document in SharePoint. Het besef dat dit een probleem was, leidde uiteindelijk tot een intern verzoek om een oplossing om het beheer van toestemmingen te verbeteren.
Oplossing
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator en SharePoint Structure Creator waren de oplossingen die het bedrijf zocht.
- De Permissions Replicator automatiseert de replicatie van machtigingen tussen SharePoint en Dynamics 365, waardoor werknemers alleen toegang hebben tot een SharePoint document als ze toegang hebben tot datzelfde document in Dynamics 365. Dit verbetert sterk het vermogen van het bedrijf om machtigingen te beheren, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten.Plus, de toestemming replicatie is volledig automatisch.
- De SharePoint Structure Creator werd gebruikt om voor elke entiteit wekelijks een nieuwe map aan te maken. Dit maakte de SharePoint-mappen kleiner en beter beheersbaar voor de SharePoint-gebruikers, terwijl tegelijkertijd de gevreesde unieke machtigingslimiet werd vermeden.
Inzet
De implementatie van deze oplossingen was een uitdaging.
Liebherr-Hausgeräte gebruikte voorheen de SharePoint locaties die automatisch werden aangemaakt door de Microsoft integratie van Dynamics en SharePoint. De mogelijkheden zijn daarbij vrij beperkt (per Account of per Contact) en leidden ertoe dat sommige accountmappen meer dan 40.000 items bevatten.
Als gevolg van deze specifieke behoeften en het grote aantal SharePoint locaties, besloten ze om SharePoint Structure Creator te gebruiken en een nieuwe structuur (een nieuwe map voor elke entiteit elke week) Dit was al een grote verandering, dus ze besloten om all the way te gaan en ook oude bestanden op te ruimen. Uiteindelijk hadden ze de perfect georganiseerde structuur die ze nastreefden, en alle moeite loonde.
Resultaat
De beslissing om de oplossingen van Connecting Software te gebruiken was snel genomen na een succesvolle proefperiode en een interne aanbeveling. Liebherr-Hausgeräte heeft momenteel ongeveer 900 gebruikers op Dynamics 365, waarvan ongeveer de helft SharePoint gebruikt.
De oplossing heeft ervoor gezorgd dat het bedrijf machtigingen beheert op een manier die GDPR-compatibiliteit garandeert en dat is een tijdsbesparing. In feite gebeurt dit allemaal automatisch, waardoor teamleden er geen tijd aan kwijt zijn... en niemand ooit vergeet de juiste machtigingen in te stellen!
Een ander voordeel is dat de toegang tot de in SharePoint opgeslagen Dynamics-documenten nu de door het bedrijf gekozen logica volgt, georganiseerd per week van het jaar. Hierdoor kunnen gebruikers veel sneller het document vinden dat ze nodig hebben.
Takeaways
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator en SharePoint Structure Creator hebben het rechtenbeheer van Liebherr-Hausgeräte sterk verbeterd, waardoor medewerkers gemakkelijk toegang krijgen tot de documenten die ze nodig hebben, met inachtneming van het gedefinieerde rechtenstelsel.
De implementatie van de oplossing, hoewel een uitdaging, heeft geresulteerd in een gestroomlijnd en geautomatiseerd systeem dat precies doet wat het bedrijf nodig heeft.
Wij waren blij te ontdekken dat het IT-team van Liebherr-Hausgeräte door deze oplossing met de combinatie van de twee producten werd veroverd. Dit is hoe ze het verwoordden: "Het was de beste oplossing, doet precies wat we nodig hadden"