"C'était la meilleure solution, elle répond exactement à nos besoins.
- Daniel Maier, CRM Application Officer Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Nom : Daniel Maier
Rôle : Responsable de l'application CRM
Client : Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Activité : Vente au détail
Introduction
Liebherr-Hausgeräte est le plus grand fabricant privé européen de réfrigérateurs et de congélateurs à usage résidentiel et commercial. Il produit plus de 2,1 millions d'unités par an. Basée à Ochsenhausen, en Allemagne, l'entreprise distribue sa gamme de solutions de réfrigération et de congélation dans le monde entier.
Dans leur environnement informatique, ils utilisent Microsoft Dynamics 365 pour leurs besoins en matière de gestion de la relation client (CRM) et Microsoft SharePoint pour la gestion des documents. Voyons comment ils ont rationalisé leur gestion des autorisations entre les deux avec l'aide de Connecting Software. CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator et SharePoint Structure Creator.
Défi commercial
Avec Dynamics 365 intégré à SharePoint, tous les documents de Dynamics 365 étaient visibles dans SharePoint, ce qui présentait des avantages en termes de collaboration sur les documents et de contrôle des versions. Néanmoins, le système d'autorisation existant dans Dynamics 365 était complexe, et le côté SharePoint ne le reflétait pas.
À un moment donné, ils ont réalisé que cela signifiait que quelqu'un qui ne pouvait pas accéder à un document spécifique dans Dynamics parce qu'il n'avait pas les permissions nécessaires, pouvait avoir accès à ce document dans SharePoint. La prise de conscience de ce problème a débouché sur une demande interne de solution pour améliorer la gestion des autorisations.
Solution
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator et SharePoint Structure Creator étaient les solutions recherchées par l'entreprise.
- Le réplicateur de permissions automatise la réplication des permissions entre SharePoint et Dynamics 365, ce qui permet aux employés de n'avoir accès à un document SharePoint que s'ils ont accès à ce même document dans Dynamics 365. Cela améliore considérablement la capacité de l'entreprise à gérer les autorisations, en garantissant que les bonnes personnes ont accès aux bons documents.
- Le SharePoint Structure Creator a été utilisé pour créer un nouveau dossier pour chaque entité sur une base hebdomadaire. Les dossiers SharePoint étaient ainsi plus petits et plus faciles à gérer pour les utilisateurs SharePoint, tout en évitant la redoutable limite des autorisations uniques.
Déploiement
Le déploiement de ces solutions a été difficile.
Liebherr-Hausgeräte utilisait auparavant les emplacements SharePoint créés automatiquement par l'intégration Microsoft de Dynamics et SharePoint. Les options sont assez limitées à cet égard (par compte ou par contact) et certains dossiers de compte contenaient plus de 40 000 éléments.
En raison de ces besoins spécifiques et du nombre élevé de sites SharePoint, ils ont décidé d'utiliser SharePoint Structure Creator et une nouvelle structure (un nouveau dossier pour chaque entité chaque semaine). Au final, ils ont obtenu la structure parfaitement organisée qu'ils recherchaient, et tous les efforts ont été récompensés.
Résultats
La décision d'utiliser les solutions de Connecting Software a été prise rapidement après une période d'essai réussie et une recommandation interne. Liebherr-Hausgeräte compte actuellement environ 900 utilisateurs de Dynamics 365, dont la moitié environ utilise SharePoint.
La solution a permis à l'entreprise de gérer les autorisations de manière à garantir la compatibilité avec le GDPR, ce qui représente un gain de temps. En fait, tout est automatique, ce qui signifie que les membres de l'équipe ne passent aucun temps à le faire... et personne n'oublie jamais de définir les autorisations correctes !
Autre avantage, l'accès aux documents Dynamics stockés dans SharePoint suit désormais la logique choisie par l'entreprise, organisée par semaine de l'année. Cela permet aux utilisateurs de trouver plus rapidement le document dont ils ont besoin.
A emporter
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator et SharePoint Structure Creator ont considérablement amélioré la gestion des autorisations chez Liebherr-Hausgeräte, permettant aux employés d'accéder facilement aux documents dont ils ont besoin, tout en respectant le système d'autorisations défini.
Le déploiement de la solution, bien que difficile, a abouti à un système rationalisé et automatisé qui répond exactement aux besoins de l'entreprise.
Nous avons été heureux de découvrir que l'équipe informatique de Liebherr-Hausgeräte a été conquise par cette solution grâce à la combinaison des deux produits. Voici ce qu'ils en disent : "C'était la meilleure solution, elle fait exactement ce dont nous avions besoin"