Liebherr - história de sucesso

Automatização da Replicação da Permissão: Connecting Software Soluções Melhorar o Acesso a Documentos na Liebherr

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Liebherr Daniel Maier

"Era a melhor solução, faz exactamente o que precisávamos"

- Daniel Maier, responsável pela aplicação de CRM Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH


Nome: Daniel Maier

Papel:  Responsável pela aplicação de CRM

Cliente: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH

Atividade: Retalho

Products:
CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator
SharePoint Structure Creator

Introdução

As Europe’s largest privately owned manufacturer of refrigerators and freezers for residential and commercial use, Liebherr-Hausgeräte produces more than 2.1 million units every year. Headquartered in Ochsenhausen, Germany, the company distributes their range of refrigeration and freezing solutions around the globe.

In their IT environment they use Microsoft Dynamics 365 for their Customer Relationship Management (CRM) needs and Microsoft SharePoint for Document Management. Let’s see how they streamlined their permission management between the two with the help of Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator.

Desafio empresarial

Com Dynamics 365 integrado com SharePoint, todos os documentos do Dynamics 365 eram visíveis no SharePoint, o que tinha vantagens em termos de colaboração em documentos e controlo de versões. No entanto, o esquema de permissão existente no Dynamics 365 era complexo, e o lado do SharePoint não reflectia isso.

A certa altura, perceberam que isto significava que alguém que não podia aceder a um documento específico na Dynamics por não lhes terem sido concedidas permissões para tal, podia ter acesso a esse documento no SharePoint. Percebendo que isto era um problema, acabou por levar a um pedido interno de uma solução para melhorar a gestão das permissões.

Solução

Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator eram as soluções que a empresa procurava.

  • O Permissions Replicator automatiza a replicação de permissões entre SharePoint e Dynamics 365, permitindo que os empregados só tenham acesso a um documento SharePoint se tiverem acesso a esse mesmo documento no Dynamics 365. Isto melhora muito a capacidade da empresa para gerir as permissões, garantindo que as pessoas certas tenham acesso aos documentos certos. Além disso, a replicação das permissões é totalmente automática.
  • O SharePoint Structure Creator foi utilizado para criar uma nova pasta para cada entidade numa base semanal. Isto tornou as pastas do SharePoint mais pequenas e mais fáceis de gerir para os utilizadores do SharePoint, ao mesmo tempo que evitava o temido limite de permissões únicas.

Implantação

A implementação destas soluções foi um desafio.

Liebherr-Hausgeräte utilizou anteriormente os locais do SharePoint criados automaticamente pela integração de Dynamics e SharePoint da Microsoft. As opções são bastante limitadas a esse respeito (por Conta ou por Contacto) e resultaram em algumas pastas de contas com mais de 40.000 itens no seu interior.

Devido a estas necessidades específicas e ao elevado número de locais de SharePoint, decidiram utilizar SharePoint Structure Creator e uma nova estrutura (uma nova pasta para cada entidade todas as semanas). No final tiveram a estrutura perfeitamente organizada que pretendiam, e todo o esforço foi pago.

Resultado

A decisão de utilizar as soluções do Connecting Software foi tomada rapidamente após um período experimental bem sucedido e uma recomendação interna. Liebherr-Hausgeräte tem actualmente cerca de 900 utilizadores no Dynamics 365, dos quais cerca de metade utiliza o SharePoint.

A solução fez com que a empresa gerisse as permissões de forma a assegurar a compatibilidade com a GDPR e isso é uma poupança de tempo. De facto, é tudo automático, o que significa que os membros da equipa não passam tempo nenhum a fazer isto... e nunca ninguém se esquece de definir as permissões correctas!

Outra vantagem é que o acesso aos documentos Dynamics armazenados no SharePoint está agora a seguir a lógica escolhida pela empresa, organizada por semana do ano. Isto faz com que seja muito mais rápido para os utilizadores localizarem o documento de que necessitam.

Takeaways

Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator have greatly improved Liebherr-Hausgeräte's permission management, allowing employees to easily access the documents they need, while complying with the defined permissions scheme.

A implementação da solução, embora desafiadora, resultou num sistema simplificado e automatizado que faz exactamente o que a empresa precisa.

We were glad to discover that the Liebherr-Hausgeräte's IT team was conquered by this solution with the combination of the two products. Here is how they put it: “It was the best solution, does exactly what we needed”

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