"Era a melhor solução, faz exactamente o que precisávamos"
- Daniel Maier, responsável pela aplicação de CRM Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Nome: Daniel Maier
Papel: Responsável pela aplicação de CRM
Cliente: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Atividade: Retalho
Introdução
Como maior fabricante privado europeu de frigoríficos e congeladores para uso residencial e comercial, a Liebherr-Hausgeräte produz mais de 2,1 milhões de unidades por ano. Sediada em Ochsenhausen, Alemanha, a empresa distribui a sua gama de soluções de refrigeração e congelação em todo o mundo.
No seu ambiente informático utilizam o Microsoft Dynamics 365 para as suas necessidades de Gestão de Relacionamento com Clientes (CRM) e o Microsoft SharePoint para Gestão Documental. Vamos ver como racionalizaram a sua gestão de permissões entre os dois com a ajuda do Connecting Software CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator.
Desafio empresarial
Com Dynamics 365 integrado com SharePoint, todos os documentos do Dynamics 365 eram visíveis no SharePoint, o que tinha vantagens em termos de colaboração em documentos e controlo de versões. No entanto, o esquema de permissão existente no Dynamics 365 era complexo, e o lado do SharePoint não reflectia isso.
A certa altura, perceberam que isto significava que alguém que não podia aceder a um documento específico na Dynamics por não lhes terem sido concedidas permissões para tal, podia ter acesso a esse documento no SharePoint. Percebendo que isto era um problema, acabou por levar a um pedido interno de uma solução para melhorar a gestão das permissões.
Solução
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator eram as soluções que a empresa procurava.
- O Permissions Replicator automatiza a replicação de permissões entre SharePoint e Dynamics 365, permitindo que os empregados só tenham acesso a um documento SharePoint se tiverem acesso a esse mesmo documento no Dynamics 365. Isto melhora muito a capacidade da empresa para gerir as permissões, garantindo que as pessoas certas tenham acesso aos documentos certos. Além disso, a replicação das permissões é totalmente automática.
- O SharePoint Structure Creator foi utilizado para criar uma nova pasta para cada entidade numa base semanal. Isto tornou as pastas do SharePoint mais pequenas e mais fáceis de gerir para os utilizadores do SharePoint, ao mesmo tempo que evitava o temido limite de permissões únicas.
Implantação
A implementação destas soluções foi um desafio.
Liebherr-Hausgeräte utilizou anteriormente os locais do SharePoint criados automaticamente pela integração de Dynamics e SharePoint da Microsoft. As opções são bastante limitadas a esse respeito (por Conta ou por Contacto) e resultaram em algumas pastas de contas com mais de 40.000 itens no seu interior.
Devido a estas necessidades específicas e ao elevado número de locais de SharePoint, decidiram utilizar SharePoint Structure Creator e uma nova estrutura (uma nova pasta para cada entidade todas as semanas). No final tiveram a estrutura perfeitamente organizada que pretendiam, e todo o esforço foi pago.
Resultado
A decisão de utilizar as soluções do Connecting Software foi tomada rapidamente após um período experimental bem sucedido e uma recomendação interna. Liebherr-Hausgeräte tem actualmente cerca de 900 utilizadores no Dynamics 365, dos quais cerca de metade utiliza o SharePoint.
A solução fez com que a empresa gerisse as permissões de forma a assegurar a compatibilidade com a GDPR e isso é uma poupança de tempo. De facto, é tudo automático, o que significa que os membros da equipa não passam tempo nenhum a fazer isto... e nunca ninguém se esquece de definir as permissões correctas!
Outra vantagem é que o acesso aos documentos Dynamics armazenados no SharePoint está agora a seguir a lógica escolhida pela empresa, organizada por semana do ano. Isto faz com que seja muito mais rápido para os utilizadores localizarem o documento de que necessitam.
Takeaways
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator e SharePoint Structure Creator melhoraram consideravelmente a gestão de permissões da Liebherr-Hausgeräte, permitindo aos funcionários acederem facilmente aos documentos de que necessitam, cumprindo ao mesmo tempo o esquema de permissões definido.
A implementação da solução, embora desafiadora, resultou num sistema simplificado e automatizado que faz exactamente o que a empresa precisa.
Ficámos contentes por descobrir que a equipa informática da Liebherr-Hausgeräte foi conquistada por esta solução com a combinação dos dois produtos. Eis como eles a colocam: "Foi a melhor solução, faz exactamente o que precisávamos".