"Era la mejor solución, hace exactamente lo que necesitábamos"
- Daniel Maier, responsable de aplicaciones CRM Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Nombre: Daniel Maier
Papel: Responsable de aplicaciones CRM
Cliente: Liebherr-Hausgeräte Ochsenhausen GmbH
Actividad: Venta al por menor
Introducción
Liebherr-Hausgeräte, el mayor fabricante privado europeo de frigoríficos y congeladores para uso doméstico y comercial, produce más de 2,1 millones de unidades al año. Con sede en Ochsenhausen (Alemania), la empresa distribuye su gama de soluciones de refrigeración y congelación en todo el mundo.
En su entorno informático utilizan Microsoft Dynamics 365 para sus necesidades de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y Microsoft SharePoint para la gestión de documentos. Veamos cómo han racionalizado la gestión de permisos entre ambos con la ayuda de Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator y SharePoint Structure Creator.
Desafío empresarial
Con Dynamics 365 integrado con SharePoint, todos los documentos de Dynamics 365 eran visibles en SharePoint, lo que tenía ventajas en términos de colaboración en documentos y control de versiones. No obstante, el esquema de permisos existente en Dynamics 365 era complejo, y la parte de SharePoint no lo reflejaba.
En un momento dado, se dieron cuenta de que esto significaba que alguien que no podía acceder a un documento específico en Dynamics porque no tenía permisos para ello, podía tener acceso a ese documento en SharePoint. Al darse cuenta de que esto era un problema, acabaron solicitando internamente una solución para mejorar la gestión de permisos.
Solución
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator y SharePoint Structure Creator eran las soluciones que buscaba la empresa.
- El Replicador de Permisos automatiza la replicación de permisos entre SharePoint y Dynamics 365, permitiendo que los empleados sólo tengan acceso a un documento SharePoint si tienen acceso a ese mismo documento en Dynamics 365. Esto mejora enormemente la capacidad de la empresa para gestionar los permisos, garantizando que las personas adecuadas tengan acceso a los documentos adecuados.
- El SharePoint Structure Creator se utilizó para crear semanalmente una nueva carpeta para cada entidad. De este modo, las carpetas SharePoint eran más pequeñas y manejables para los usuarios SharePoint, al tiempo que se evitaba el temido límite de permisos únicos.
Despliegue
La implantación de estas soluciones fue todo un reto.
Liebherr-Hausgeräte utilizaba anteriormente las ubicaciones SharePoint creadas automáticamente por la integración de Microsoft de Dynamics y SharePoint. Las opciones al respecto son bastante limitadas (por Cuenta o por Contacto) y daban lugar a que algunas carpetas de cuentas tuvieran más de 40.000 elementos en su interior.
Debido a estas necesidades específicas y al elevado número de ubicaciones SharePoint, decidieron utilizar SharePoint Structure Creator y una nueva estructura (una carpeta nueva para cada entidad cada semana) Esto ya suponía un gran cambio, así que decidieron ir hasta el final y limpiar también los archivos antiguos. Al final tenían la estructura perfectamente organizada que pretendían, y todo el esfuerzo mereció la pena.
Resultado
La decisión de utilizar las soluciones de Connecting Software se tomó rápidamente tras un periodo de prueba satisfactorio y una recomendación interna. Liebherr-Hausgeräte tiene actualmente unos 900 usuarios en Dynamics 365, y aproximadamente la mitad de ellos utilizan SharePoint.
La solución ha hecho que la empresa gestione los permisos de forma que se garantice la compatibilidad con el GDPR, lo que supone un ahorro de tiempo. De hecho, todo es automático, lo que significa que los miembros del equipo no pierden nada de tiempo haciéndolo... ¡y nadie se olvida nunca de configurar los permisos correctos!
Otra ventaja es que el acceso a los documentos de Dynamics almacenados en SharePoint sigue ahora la lógica elegida por la empresa, organizada por semanas del año. Esto hace que sea mucho más rápido para los usuarios localizar el documento que necesitan.
Para llevar a casa
Connecting Software's CB Dynamics 365 to SharePoint Permissions Replicator y SharePoint Structure Creator han mejorado considerablemente la gestión de permisos de Liebherr-Hausgeräte, permitiendo a los empleados acceder fácilmente a los documentos que necesitan, respetando el esquema de permisos definido.
La implantación de la solución, aunque difícil, ha dado como resultado un sistema racionalizado y automatizado que hace exactamente lo que la empresa necesita.
Nos alegró descubrir que el equipo informático de Liebherr-Hausgeräte había sido conquistado por esta solución con la combinación de los dos productos. Así lo expresaron: "Era la mejor solución, hace exactamente lo que necesitábamos"