Dynamics 365:如何提高团队协作能力,保持系统健康发展

Anastasia Mazur 公司新闻, 产品和解决方案 2评论

现在是早上,喝了一杯咖啡之后, 你准备开始一天的工作。你打开邮件,发现Dynamics 365的提醒:你的存储空间已经达到80%的极限。在 大多数 的情况下,这不是因为你有太多的记录,而是因为你有在CRM中存储文件和附件的习惯。  

在这种情况下,一个人会怎么做? 买更多的存储空间还是尽量减少占用空间? 

在Connecting Software中,我们使用Dynamics 365 不过e没有 这个难题 不再 - 因为我们没有在CRM中保存客户相关的文件--发票、采购订单、合同等。- 虽然我们从系统中直接访问它们。  

存储文件 在云端CRM中,导致 几个问题 其f粘合,我们将在本篇文章中讨论。 我们也会根据我们的经验和诀窍,为您提供出路。 

为什么在Dynamics 365中存储文件和附件是个坏主意?

1.虽然Dynamics 365提供了一个附加文件的选项。 众多 员工 滥用此功能 沦为数据垃圾,而系统并没有为此进行优化。 云CRM的存在是为了管理客户关系和操作数据库记录,而不是存储文件. 只是 没有 一直 为此而创建的。  

应是 无怪乎 庞大的数据库 最终 成为es 影响交互速度和用户体验的性能问题。  

能否有所作为呢?在博客中,我们解释 的步骤 人工减少Dynamics 365的占用空间。.然而,这个解决方案并不是对所有的人都适用,因为通常情况下,最多可以使用70%的。 数据库空间被各种附件占用,你需要一个专门的方法来解决这个问题(我们在下面讨论)。 

2.另一个原因是: 文件不应保存在Dynamics 365中。 安全性. 根据数据驻留条例,d根据您的业务经营所在的国家,您的客户数据可能需要存储在以下地方。 在服务器上 在国家边界内; 云CRM提供商试图满足这一要求,并安装数据 中心缓急 各国但当然,它们不可能覆盖所有。  

此外,自2018年5月25日起,《通用数据保护条例》一直让组织保持警惕。 GDPR对CRM意味着什么?最重要的是,最终责任 对于 欧盟公民和居民的数据。根据GDPR,您作为一个公司是一个 数据控制者,而你的云CRM系统供应商是一个 数据处理器.根据《公约》的规定。 信息专员办公室根据《GDPR》,控制者比处理者承担更多的义务,因为他们决定收集哪些个人数据,为什么收集,并行使最终控制权。 在...上 的信息。处理者的义务较少,必须小心翼翼地只按照相关控制者的指示处理个人数据。因此,拥有更多控制权 在...上 如今,客户数据和文件是势在必行的。  

3.最后,在Dynamics 365中存储文件和附件的方法是: 1. 由于潜在的系统崩溃和需要备份,风险很大。.云端数据可能因 若干 原因:有人可能会不小心删除或覆盖它;您可能会因为一些恶意活动或因为订阅结束而失去对它的访问。虽然Dynamics 365提供了自动定期备份功能,但如果发生了一些重大的操作,您可能需要手动进行备份。有 数千 的附件文件会使问题变得非常复杂。此外,如果您依靠第三方解决方案来执行自动恢复或备份,您可能需要支付以下费用 很多 更多,因为有些人按GB恢复收费。  

这些原因可能会让您不知道在哪里存储客户-相关文件,如果不在CRM中。我们为您提供了一个解决方案 在很多地方都有使用 组织 世界各地的。  

利用文件管理系统

因为Dynamics 365就像其他的云CRM系统一样,主要是为了管理客户关系而不是存储文档,所以最好的成熟做法是将文档转发给文档管理系统。 如果您使用的是Dynamics 365--微软的产品,那么将其与SharePoint--微软的产品结合在一起是非常合理的。n高级DMS,特别是微软为此提供了一个免费的同步工具。  

在Dynamics 365中管理客户关系,在SharePoint中存储相关文件,有如此多的好处,所以应用这种组合的公司 无法想象回到只使用CRM的状态。这个组合的好处包括:  

  • 管理客户相关文件的功能更多了"■▄▄■▓。并与其他团队成员就同一文件进行协作。 
  • 可以与非CRM用户或外部共享文档(例如,合同变更)"""。 
  • 增加SharePoint的特定选项(文档的签出/签入和版本历史;支持OneNote与CRM整合的接口;与桌面库和Outlook同步;与Microsoft Delve整合,通过文档库和文档实现高级搜索功能)。 

现在 在您的云CRM中存储文件的问题和 的好处 移除 他们是显而易见的,一个有效的问题是。 有什么办法可以自动地、有条不紊地进行? 

使用CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor

Connecting Software,我们已经开发了 即可-使用 产品 它可以将附件从Dynamics 365移动到您所选择的目的地--。 SharePoint,Azure文件存储 蔚蓝 Blob存储. 这就是所谓的 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor它的目的是 释放您的云端CRM的过多文件.  

如是关于 当你附上 文件 记载 的CRM。 该处 检测到它,将物理文件移动到SharePoint 而是 在Dynamics中留下一个链接。 用户 没有看到任何区别:当他们需要一个文件时,它正是他们保存的地方。.唯一的变化是,它不占用CRM中任何有价值的空间。 

该产品的重要特点是 的安全性。与市场上的一些解决方案不同,有了CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor插件,你的文件 不离开 的CRM和附件存储系统。中间没有外部服务。这就是 关键 适用于处理敏感数据或希望保护自己不受GDPR侵犯的公司。 

最有效的解决方案--与权限复制器配合使用。

正如我们在这篇关于 将Dynamics 365的安全性与SharePoint的权限进行整合。,
"SharePoint仍然是团队协作和文档存储的首选解决方案。它为Dynamics 365提供了许多重要的优势,如较低的数据库利用率、较便宜的在线存储和非CRM用户对文档的访问等等。"  

然而需要注意的是,微软Dynamics 365与SharePoint提供了一个标准的开箱即用的集成,使企业能够将SharePoint文档与CRM记录联系起来。然而,由于Dynamics 365和SharePoint的安全模式有很大的不同,这种开箱即用的集成并不能为企业提供更多的信息。在CRM和SharePoint中,记录的安全级别相同,这导致SharePoint中的文档可以被没有必要的Dynamics CRM权限的用户访问。这将导致没有必要的Dynamics CRM权限的用户可以访问SharePoint中的文档。 

这就是 CB Dynamics CRM SharePoint权限复制器 作为一个应用程序,它可以在后台监控动态CRM数据项的权限变化,并自动将这些变化同步到SharePoint中的相应项目。 

当你想 使用Dynamics 365和Dynamics 365的组合来存储记录和数据。 SharePoint 在线存储,选择CB Dynamics CRM SharePoint权限复制器提供的投资回报率。 结合CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor 并简化您的安全数据存储。 

结论

在一个 博客 关于在Dynamics 365中利用智能业务应用帮助客户加速数字化转型的文章,Takeshi 沼本,微软负责云和企业的企业副总裁写道:"我们的ISV合作伙伴的解决方案也使用这种通用数据模型,这意味着您可以通过AppSource中发现的独特的行业和功能特定应用程序轻松扩展您的Dynamics 365功能。" 

其中一些 这些应用程序 就是我们上面所说的产品。 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor CB客户关系管理系统 SharePoint 权限复制器。 

如果您需要内部或混合解决方案,可以从3种部署方案中进行选择,只需访问我们的 价格页 以找到最适合您的需求。 

下面是一些更多相关主题的帖子。
将Dynamics CRM安全模型复制到SharePoint:更新了
SharePoint安全阈值的优雅变通方法。

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