Dynamics 365: Como Aumentar a Colaboração da Equipe e Manter a Saúde do Sistema

É de manhã, e com uma chávena de café, Está pronto para começar um dia de trabalho. Abre o seu e-mail e encontra um alerta de Dynamics 365: atingiu o limite de armazenamento de 80%. Em a maior parte de casos, isto não é porque você tem muitos registros, mas porque você tem o hábito de armazenar arquivos e anexos no seu CRM.  

O que é que uma pessoa faria neste caso? Comprar mais espaço de armazenamento ou tentar reduzir o espaço ocupado? 

No Connecting Software, usamos Dynamics 365 mas we não tem este dilema já não - porque não guardamos ficheiros relacionados com os clientes no CRM - facturas, ordens de compra, contratos, etc. - embora acedamos a eles diretamente a partir do sistema.  

Armazenamento de arquivos na nuvem O CRM leva a vários assuntos com seu fdesconsiderando...que discutiremos neste post. Também vamos sugerir uma saída com base na nossa experiência e know-how. 

1. Embora o Dynamics 365 forneça uma opção para anexar arquivos, muitos empregados abusar desta função transformação em porcos de dadose o sistema não está optimizado para isso. O cloud CRM existe para gerenciar as relações com os clientes e operar registros de banco de dados, e não para armazenar arquivos.. É simply não o fez foi criado para isso.  

É deveria ser nenhuma surpresa que o enorme tamanho da base de dados eventualmente becomes uma questão de desempenho com impacto na velocidade de interação e na experiência do usuário.  

Pode-se fazer alguma coisa a respeito disso? No blog, nós explicamos o medidas para redução manual do espaço ocupado no Dynamics 365. No entanto, esta solução não vai funcionar para todos, porque normalmente até 70% do O espaço da base de dados está ocupado com vários anexose você precisa de uma abordagem dedicada a isso (estamos discutindo isso abaixo). 

2. Outra razão pela qual arquivos não devem ser mantidos no Dynamics 365 é segurança. Sob o regulamento de residência de dados, dependendo do país onde a sua empresa opera, os dados dos seus clientes podem ter de ser armazenados nos servidores dentro das fronteiras do país. Os provedores de Cloud CRM tentam atender a esse requisito e instalar dados centros em prioridade paísesmas é claro que eles não podem cobrir tudo.  

Além disso, desde 25 de Maio de 2018, o Regulamento Geral de Protecção de Dados tem vindo a manter a organização alerta. O que significa GDPR para CRM? Mais importante ainda, a responsabilidade final para dados dos cidadãos e residentes da UE. Sob o GDPR, você, como empresa, é um controlador de dadose o seu fornecedor de sistemas de cloud CRM é um processador de dados. De acordo com a Gabinete do Comissário da InformaçãoOs controladores têm mais obrigações sob o GDPR do que os processadores, porque decidem que dados pessoais são recolhidos e porquê, e exercem o controlo final. sobre a informação. Os subcontratantes têm menos obrigações e devem ter o cuidado de só tratar os dados pessoais de acordo com as instruções do responsável pelo tratamento. Assim, ter mais controlo sobre Os dados e documentos dos clientes são hoje em dia imperativos.  

3. Finalmente, o armazenamento de documentos e anexos no Dynamics 365 é arriscado devido a uma potencial falha do sistema e à necessidade de backup. Os dados da nuvem podem ser perdidos por diversos razões: alguém pode apagá-lo ou substituí-lo acidentalmente; você pode perder o acesso a ele devido a alguma atividade maliciosa ou porque a assinatura termina. Embora o Dynamics 365 forneça backup automático regular, você pode querer fazer isso manualmente se algumas ações principais tiverem ocorrido. Tendo milhares de arquivos anexos pode complicar significativamente a questão. Além disso, se você contar com uma solução de terceiros para realizar uma restauração ou backup automático, você pode pagar muito mais como alguns deles cobram por GB restaurado.  

Estas razões podem ter deixado você se perguntando onde armazenar o cliente-fichas relacionadas, se não estiverem no CRM. Nós temos uma solução para você que está sendo usado em muitos organizações em todo o mundo.  

Como o Dynamics 365, tal como qualquer outro sistema de CRM em nuvem, foi concebido principalmente para gerir as relações com os clientes e não para armazenar documentos, a melhor prática comprovada é encaminhá-los para um sistema de gestão documental. E se estiver a utilizar o Dynamics 365 - um produto Microsoft - é lógico combiná-lo com o SharePoint, um produton DMS avançado, especialmente porque a Microsoft fornece uma ferramenta de sincronização gratuita para isso.  

A gestão das relações com clientes no Dynamics 365 e o armazenamento de documentos relacionados no SharePoint tem tantas vantagens que as empresas que aplicam esta combinação não consigo imaginar voltar a utilizar apenas o CRM. As vantagens da combinação incluem:  

• Muito mais funcionalidades na gestão de documentos relacionados com os clientese colaboração com outros membros da equipe nos mesmos documentos 
• Possibilidade de partilhar documentos com utilizadores não-CRM ou externamente (por exemplo, para alterações de contratos) 
• Adição de opções específicas do SharePoint (check-out/check-in de documentos e histórico de versões; interface para suportar a integração do OneNote com o CRM; sincronização com a biblioteca de secretária e o Outlook; integração com o Microsoft Delve para uma funcionalidade de pesquisa avançada através da biblioteca de documentos e dos documentos). 

Agora que o problemas de armazenamento de arquivos no seu cloud CRM e benefícios de retirada do são óbvias, uma pergunta válida é: Qual é a forma de o fazer automaticamente e de forma organizada? 

Em Connecting Software, nós desenvolvemos um pronto para-utilização produto que move os anexos do Dynamics 365 para um destino à sua escolha - SharePoint, Armazenamento de Arquivo Azure ou Azure Armazenamento Blob. Chama-se CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor e é projetado para liberte o seu cloud CRM de arquivos excessivos.  

Assim sendo.em ao anexar um documento para um recorde em o CRM, o serviço detecta-o, move o ficheiro físico para SharePoint e em vez de deixa uma ligação com ele na Dynamics. O usuário não vê qualquer diferença: quando precisa de um ficheiro, ele está exatamente onde o guardou. A única mudança é que ela não ocupa nenhum espaço valioso no CRM. 

A caraterística importante do produto é segurança. Ao contrário de algumas soluções no mercado, com o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor add-on, os seus documentos não sair os sistemas de CRM e de armazenamento de anexos. Não há nenhum serviço externo no meio. Isto é crucial para empresas que cuidam de dados sensíveis ou que querem se proteger contra violações do GDPR. 

Como nós escrevemos neste post sobre integrando segurança Dynamics 365 com permissões SharePoint,
“O SharePoint continua a ser a solução de eleição para a colaboração entre equipas e o armazenamento de documentos. Proporciona muitas vantagens importantes em relação ao Dynamics 365, tais como uma menor utilização da base de dados, um armazenamento em linha mais barato e o acesso a documentos por parte de utilizadores não pertencentes ao CRM, entre outras.”  

No entanto, é importante notar que o Microsoft Dynamics 365 oferece uma integração padrão out-of-the-box com o SharePoint que permite às organizações ligar os documentos do SharePoint com registros CRM. No entanto, como os modelos de segurança do Dynamics 365 e do SharePoint diferem significativamente, esta integração "out-of-the-box" não proporciona oe o mesmo nível de segurança recorde em CRM e SharePoint. Isto resulta em documentos no SharePoint serem acessíveis aos utilizadores sem os privilégios de Dynamics CRM necessários. 

É aí que o CB Dynamics CRM SharePoint Replicador de Permissões passos para salvar o dia como uma aplicação que monitora as alterações de privilégios de itens de dados do Dynamic CRM em segundo plano e sincroniza automaticamente essas alterações para os respectivos itens no SharePoint. 

Quando você quiser para armazenar registros e dados usando uma combinação de Dynamics 365 e SharePoint Armazenamento online, escolha o retorno do ROI fornecido pela CB Dynamics CRM SharePoint Permissions Replicator em combinação com o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor e agilize o seu armazenamento seguro de dados hoje. 

Em um blog post sobre como ajudar os clientes a acelerar sua transformação digital com aplicações empresariais inteligentes no Dynamics 365, Takeshi Numoto, O vice-presidente corporativo da Microsoft para a nuvem e a empresa escreve sobre o crescente ecossistema de parceiros, “as soluções dos nossos parceiros ISV também utilizam este modelo de dados comum, o que significa que pode facilmente alargar as suas capacidades Dynamics 365 com as aplicações específicas de sectores e funções únicas encontradas no AppSource.” 

Alguns dos essas aplicações são os produtos que descrevemos acima: o CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor e o CRM do CB para SharePoint Permissões Replicador. 

Aqueles que precisam de uma solução híbrida ou no local, podem escolher entre 3 opções de implantação, basta visitar o nosso página de preços para encontrar a que melhor se adapta às suas necessidades. 

Aqui estão mais alguns posts sobre tópicos relacionados:
Replicar o modelo de segurança Dynamics CRM ao SharePoint: Atualizado
Elegante Solução para o Limiar de Segurança SharePoint