Dynamics 365: チームの連携を高め、システムの健全性を維持する方法

アナスタシア・マズール 会社情報, 製品とソリューション コメント

朝だし、コーヒーを飲みながら, あなたは一日の仕事を始める準備ができています。メールを開いてDynamics 365からのアラートを見つけました: あなたはストレージ制限の80%に到達しました。このような場合は 大多数 の場合、これはレコードが多すぎるのではなく、CRMにファイルや添付ファイルを保存する習慣があるためです。  

この場合、人はどうするのでしょうか? 収納を買い足すか、占有スペースを減らすか? 

Connecting SoftwareではDynamicsを使用しています。 365 然し乍ら無い このジレンマ これ以上 - なぜなら、請求書、発注書、契約書などの顧客関連ファイルをCRMに保存していないからです。- システムから右にアクセスしますが。  

ファイルの保存 クラウドCRMでは 数々の問題 そのF裁断解除この記事で説明します。 また、これまでの経験やノウハウをもとに、出口を提案していきます。 

Dynamics 365にファイルや添付ファイルを保存するのがダメな理由

1.Dynamics 365では、ファイルを添付するオプションが用意されていますが、Dynamics 365ではファイルを添付することができません。 幾多 従業員 この機能を悪用する データ豚化システムは最適化されていません。 クラウドCRMは、顧客との関係を管理し、データベースのレコードを操作し、ファイルを保存しないために存在する. それは 唯々諾々 ない 済み そのために作られた  

それは なければならない 当然のことながら 其れ 膨大なデータベースサイズ そのうち 成り立つエス 相互作用の速度とユーザーエクスペリエンスに影響を与えるパフォーマンスの問題。  

人は何かできるのか?ブログでは、説明しています。 その 歩み Dynamics 365の占有スペースを手動で削減.の70%までが通常であるため、この解決策はすべての人に有効ではありません。 データベースの空き容量が様々な添付ファイルで占有されているには専用のアプローチが必要です(以下で説明します)。 

2.もう一つの理由 ファイルを Dynamics 365 に保存しないでください。 でござる あんぜんほご. データの居住性に関する規制の下では事業を展開している国によっては、顧客のデータを保存しなければならない場合があります。 サーバ上 国の境界線内で。 クラウド型CRMプロバイダーは、この要件を満たしてデータを導入しようとします。 ちゅうしん に於いて ゆうせん 諸国しかし、もちろんすべてをカバーすることはできません。  

その上、2018年5月25日から、一般データ保護規則は、組織を警戒し続けています。 GDPRはCRMにとって何を意味するのか?最も重要なのは、究極の責任 のために EU市民や居住者のデータを利用することができます。GDPRでは、企業としてのあなたは データ管理者で、クラウドCRMシステムのプロバイダは データプロセッサ.によると 情報長官室個人データを収集する目的や理由を決定し、最終的な管理を行うため、管理者は処理者よりもGDPRの下でより多くの義務を負っています。 已むに已まれず の情報を提供しなければなりません。処理者の義務は少なく、関連する管理者の指示に沿って個人データのみを処理するように注意しなければなりません。このように、より多くのコントロールを持つことで 已むに已まれず 顧客データやドキュメントは、今では欠かせません。  

3.最後に、Dynamics 365に文書や添付ファイルを保存することは システムクラッシュの可能性があり、バックアップの必要性があるためリスクが高い.クラウドデータは 幾多 Dynamics 365は自動定期バックアップを提供していますが、重大なアクションが発生した場合は手動でバックアップを行った方がいいかもしれません。Dynamics 365は自動定期バックアップを提供していますが、いくつかの主要なアクションが発生した場合は手動で行った方が良いでしょう。バックアップを持っている 幾千 添付ファイルがある場合は、この問題を大幅に複雑化させる可能性があります。さらに、自動復元またはバックアップの実行をサードパーティ製ソリューションに依存している場合は、次のような費用が発生する可能性があります。 幾らでも 復元されたGBあたりの料金を請求するものもあるので、より多くの料金を請求することができます。  

これらの理由から、顧客をどこに保管するか迷っているかもしれません。-関連ファイルがCRMにない場合。以下のようなソリューションがあります。 が多く使われています。 団体 世界中で  

文書管理システムの活用

Dynamics 365は、他のクラウドCRMシステムと同様に、主に顧客関係を管理するために設計されているため、文書を保存するのではなく、文書管理システムに転送するのが最良の実績となっています。 また、Microsoft製品であるDynamics 365を使用している場合は、SharePointと組み合わせるのが唯一の論理的な方法です。マイクロソフトはそのための無料の同期ツールを提供していますので、特にn高度なDMS。  

Dynamics 365で顧客との関係を管理し、SharePointで関連文書を保管することは、この組み合わせを適用する企業にとって非常に多くのメリットがあります。 CRMだけの使用に戻ることは想像できません。コンボのメリットは以下の通りです。  

  • 顧客関連文書の管理機能が大幅に向上しました。と、同じドキュメントで他のチームメンバーとのコラボレーション 
  • 非CRMユーザーや外部とのドキュメント共有が可能(例えば、契約変更のため) 
  • SharePoint固有のオプションの追加(ドキュメントのチェックアウト/チェックインとバージョン履歴、OneNoteとCRMの統合をサポートするインターフェイス、デスクトップライブラリとOutlookとの同期、ドキュメントライブラリとドキュメントを介した高度な検索機能のためのMicrosoft Delveとの統合)。 

今、その クラウドCRMにファイルを保存することの問題点と 恩恵 撤去 それらは明らかに、有効な質問です。 自動で整理された方法とは? 

CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractorを使用

時点では Connecting Softwareでは すぐに-使う せいひん Dynamics 365から任意の宛先に添付ファイルを移動させることができます。 SharePoint、Azureファイルストレージ 或いは アジュール ブロブストレージ. と呼ばれています。 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor そして に設計されています。 過剰なファイルからクラウドCRMを解放.  

斯くしてに於いて を添付するように 文書 にとって きろく CRMを使用しています。 しょくむ を検出し、物理ファイルをSharePointに移動します。 そして かわりに Dynamicsでリンクを残しています。 利用者 は何の違いも感じません:ファイルが必要なときは、保存した場所に保存されています。.唯一の変更点は、それがCRM内の任意の貴重なスペースを占有しないということです。 

本製品の重要な特徴は セキュリティを確保しています。市場のいくつかのソリューションとは異なり、CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractorアドオンで、あなたの文書 置いていかない CRMと添付ファイル保存システムの間に外部サービスはありませんこれは 肝心 センシティブなデータを扱う企業やGDPR違反から身を守りたい企業のために。 

最も効果的なソリューション - パーミッションリプリケータとの組み合わせで

についての記事で書いたように Dynamics 365セキュリティとSharePointパーミッションの統合,
"SharePointは、チームコラボレーションとドキュメントストレージのためのソリューションとして選ばれ続けています。データベースの利用率の低下、安価なオンラインストレージ、非CRMユーザーのためのドキュメントへのアクセスなど、Dynamics 365に対して多くの重要なメリットを提供します。"  

しかし、Microsoft Dynamics 365 は、SharePoint との標準的なすぐに使える統合機能を提供しており、これにより、組織は SharePoint の文書を CRM レコードにリンクすることができます。しかし、Dynamics 365 と SharePoint のセキュリティモデルが大きく異なるため、このすぐに使える統合では、以下のような機能は提供されません。CRMとSharePointでは、同じレベルのレコードセキュリティを実現しています。これにより、SharePoint のドキュメントは、Dynamics CRM の権限を持たないユーザーがアクセスできるようになります。 

そこには CB Dynamics CRM SharePoint パーミッションリプリケータ 動的CRMデータ項目の特権変更をバックグラウンドで監視し、これらの変更をSharePointの各項目に自動的に同期させるアプリケーションとして、その日を救うためにステップインします。 

欲しい時には にとって Dynamics 365とDynamics 365を組み合わせてレコードとデータを保存する SharePoint オンラインストレージは、CB Dynamics CRM SharePoint Permissions Replicatorが提供するROIのリターンを選択します。 CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractorとの組み合わせで と安全なデータストレージを合理化します。 

結論

の中で ブログ Dynamics 365のインテリジェントビジネスアプリケーションで顧客のデジタルトランスフォーメーションを加速させる支援についての記事を掲載しました。 沼本Microsoft のクラウドおよびエンタープライズ部門のコーポレート VP である、Microsoft は、成長を続けるパートナーエコシステムについて次のように書いています。"ISV パートナーのソリューションもこの共通のデータモデルを使用しており、AppSource で見つけた独自の業界や機能に特化したアプリで Dynamics 365 の機能を簡単に拡張できることを意味します。 

いくつかの それらのアプリ は、上記でご紹介した商品です。 1TP11T そして CB CRMを使って SharePoint パーミッションリプリケータ。 

オンプレミスまたはハイブリッドソリューションを必要としている方は、3つの展開オプションから選択することができます。 プライシングページ を参考にして、自分に合ったものを探してみてください。 

ここでは、関連する記事をいくつかご紹介します。
Dynamics CRMのセキュリティモデルをSharePointに複製:更新
SharePointセキュリティしきい値のエレガントな回避策

コメント 2

  1. 共有してくれてありがとう、それはブログを読んでwhice素晴らしい経験でした。これからも共有してください。

  2. 投稿
    作者

    マイケル、コメントありがとう。気に入ってもらえて嬉しいです

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