Dynamics 365 : Comment renforcer la collaboration entre les équipes et préserver la santé du système

C'est le matin, et avec une tasse de café, vous êtes prêt à commencer une journée de travail. Vous ouvrez votre e-mail et trouvez une alerte de Dynamics 365 : vous avez atteint 80% de limite de stockage. Dans la majorité des ce n'est pas parce que vous avez trop de dossiers, mais parce que vous avez l'habitude de stocker des fichiers et des pièces jointes dans votre CRM.  

Que ferait une personne dans ce cas ? Acheter plus d'espace de stockage ou essayer de réduire l'espace occupé ? 

Dans Connecting Software, nous utilisons Dynamics 365 mais wous n'avons pas ce dilemme plus - parce que nous ne conservons pas dans le CRM les dossiers relatifs aux clients - factures, bons de commande, contrats, etc. - bien que nous y accédions directement depuis le système.  

Stockage des fichiers dans le nuage La CRM mène à plusieurs questions avec son fonctionnementdont nous parlerons dans ce post. Nous proposerons également une solution sur la base de notre expérience et de notre savoir-faire. 

1. Bien que le Dynamics 365 offre la possibilité de joindre des fichiers, nombreux employés abuser de cette fonction se transformer en porcs de donnéeset le système n'est pas optimisé pour cela. Le cloud CRM existe pour gérer les relations avec les clients et exploiter les enregistrements de la base de données, et non pour stocker des fichiers. Il simplement n'a pas été créé pour cela.  

Il devrait être pas de surprise que la taille énorme de la base de données éventuellement devenires un problème de performance ayant un impact sur la vitesse d'interaction et l'expérience de l'utilisateur.  

Peut-on y faire quelque chose ? Dans le blog, nous expliquons le des mesures pour réduction manuelle de l'espace occupé dans le Dynamics 365. Toutefois, cette solution ne fonctionnera pas pour tous, car normalement jusqu'à 70% de la l'espace de la base de données est occupé par diverses pièces jointeset vous avez besoin d'une approche spécifique à cet égard (nous en discutons ci-dessous). 

2. Une autre raison pour laquelle les dossiers ne doivent pas être conservés dans Dynamics 365 est sécurité. En vertu de la réglementation sur la résidence des données, dSelon le pays où votre entreprise exerce ses activités, les données de vos clients peuvent devoir être stockées sur les serveurs à l'intérieur des frontières du pays. Les fournisseurs de CRM en nuage tentent de répondre à cette exigence et installent les données centres dans priorité paysmais, bien entendu, ils ne peuvent pas tout couvrir.  

Par ailleurs, depuis le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données tient les organisations en alerte. Que signifie le GDPR pour la CRM ? Le plus important, c'est que la responsabilité ultime pour les données des citoyens et résidents de l'UE. Selon le GDPR, vous êtes, en tant qu'entreprise, un contrôleur de donnéeset votre fournisseur de système de CRM en nuage est un processeur de données. Selon le Bureau du commissaire à l'informationles responsables du traitement ont plus d'obligations en vertu du GDPR que les sous-traitants, car ils décident quelles données personnelles sont collectées et pourquoi, et exercent un contrôle final sur l'information. Les sous-traitants ont moins d'obligations et doivent veiller à ne traiter les données à caractère personnel que conformément aux instructions du responsable du traitement concerné. Ainsi, avoir plus de contrôle sur Les données et les documents des clients sont aujourd'hui indispensables.  

3. Enfin, le stockage des documents et des pièces jointes dans Dynamics 365 est risqué en raison d'un éventuel crash du système et de la nécessité d'une sauvegarde. Les données en nuage peuvent être perdues pour un certain nombre de raisons : quelqu'un peut le supprimer ou l'écraser accidentellement ; vous pouvez en perdre l'accès en raison d'une activité malveillante ou parce que l'abonnement se termine. Bien que le Dynamics 365 assure une sauvegarde automatique régulière, vous pouvez souhaiter la faire manuellement si des actions importantes ont eu lieu. Avoir milliers de fichiers joints peut compliquer considérablement la question. En outre, si vous comptez sur une solution tierce pour effectuer une restauration ou une sauvegarde automatique, vous pouvez payer beaucoup d'autant plus que certains d'entre eux facturent par GB restauré.  

Ces raisons peuvent vous avoir amené à vous demander où stocker le client-si elle ne se trouve pas dans le CRM. Nous avons une solution pour vous qui est utilisé dans de nombreuses organisations dans le monde entier.  

Étant donné que le Dynamics 365, comme tout autre système de CRM en nuage, a été conçu principalement pour gérer les relations avec les clients et non pour stocker des documents, la meilleure pratique éprouvée consiste à les transmettre à un système de gestion de documents. Et si vous utilisez le Dynamics 365 - un produit Microsoft - il est logique de le combiner avec le SharePoint, unn DMS avancé, notamment parce que Microsoft fournit un outil de synchronisation gratuit pour cela.  

La gestion des relations avec les clients dans le Dynamics 365 et le stockage des documents connexes dans le SharePoint présentent tant d'avantages que les entreprises qui appliquent cette combinaison ne peut pas s'imaginer revenir à l'utilisation exclusive du CRM. Les avantages du combo sont notamment les suivants :  

• Beaucoup plus de fonctionnalités dans la gestion des relations avec les clients documentset la collaboration avec d'autres membres de l'équipe sur les mêmes documents 
• Possibilité de partager des documents avec des utilisateurs non-CRM ou en externe (par exemple, pour des changements de contrat) 
• Ajout d'options spécifiques à SharePoint (check out / check in de documents et historique des versions ; interface pour prendre en charge l'intégration de OneNote avec le CRM ; synchronisation avec Desktop Library et Outlook ; intégration avec Microsoft Delve pour une fonctionnalité de recherche avancée dans la bibliothèque de documents et les documents). 

Maintenant que la les problèmes de stockage des fichiers dans votre CRM en nuage et les avantages de en supprimant ils sont évidents, une question valable l'est : comment le faire de manière automatique et organisée ? 

À l'adresse suivante : Connecting Software, nous avons développé un prêt à-use produit qui déplace les pièces jointes du Dynamics 365 vers une destination de votre choix - SharePoint, stockage de fichiers azur ou D'azur Stockage des taches. Elle s'appelle CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor et il est conçu pour libérer votre CRM en nuage des fichiers excessifs.  

En tant que telsur en joignant une document à un enregistrement dans le CRM, le service le détecte, déplace le fichier physique vers SharePoint et à la place laisse un lien vers celui-ci dans Dynamics. Le utilisateur ne voit aucune différence : lorsqu'ils ont besoin d'un fichier, c'est exactement là où ils l'ont enregistré. Le seul changement est qu'il n'occupe pas de place importante dans la MRC. 

La caractéristique importante du produit est la sécurité. Contrairement à certaines solutions du marché, avec l'extension CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, vos documents ne pas quitter les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et de stockage des pièces jointes. Il n'y a pas de service externe entre les deux. Il s'agit de crucial pour les entreprises qui prennent soin de données sensibles ou qui veulent se protéger contre les violations de la GDPR. 

Comme nous l'avons écrit dans ce post sur intégrer la sécurité Dynamics 365 avec les autorisations SharePoint,
"SharePoint reste la solution de choix pour la collaboration en équipe et le stockage de documents. Il apporte de nombreux avantages importants au Dynamics 365, tels qu'une utilisation moindre des bases de données, un stockage en ligne moins coûteux et un accès aux documents pour les utilisateurs non-CRM, entre autres".  

Il est cependant important de noter que Microsoft Dynamics 365 offre une intégration standard prête à l'emploi avec SharePoint qui permet aux organisations de relier les documents SharePoint aux enregistrements CRM. Cependant, comme les modèles de sécurité de Dynamics 365 et SharePoint diffèrent considérablement, cette intégration prête à l'emploi ne fournit pas la sécurité nécessaire pour les documents SharePoint.Le même niveau de sécurité des enregistrements dans le CRM et le SharePoint. Ainsi, les documents dans SharePoint sont accessibles aux utilisateurs sans les privilèges requis de Dynamics CRM. 

C'est là que le CB Dynamics CRM SharePoint Réplicateur d'autorisations intervient pour sauver la journée en tant qu'application qui surveille les changements de privilèges pour les éléments de données du CRM dynamique en arrière-plan et synchronise automatiquement ces changements aux éléments respectifs dans SharePoint. 

Quand vous voulez à stocker des enregistrements et des données en utilisant une combinaison de Dynamics 365 et SharePoint Stockage en ligne, choisissez le retour sur investissement fourni par le réplicateur d'autorisations CB Dynamics CRM SharePoint en combinaison avec le CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor et rationalisez dès aujourd'hui votre stockage sécurisé des données. 

Dans un blog article sur l'aide à apporter aux clients pour accélérer leur transformation numérique grâce à des applications commerciales intelligentes dans Dynamics 365, Takeshi NumotoLe vice-président de Microsoft pour le cloud et les entreprises écrit à propos de l'écosystème de partenaires en pleine expansion : "Les solutions de nos partenaires ISV utilisent également ce modèle de données commun, ce qui signifie que vous pouvez facilement étendre vos capacités Dynamics 365 avec les applications uniques du secteur et les fonctions spécifiques que l'on trouve dans AppSource". 

Certains des ces applications sont les produits que nous avons décrits ci-dessus : le CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor et le CB CRM à SharePoint Réplicateur de permis. 

Ceux d'entre vous qui ont besoin d'une solution sur site ou hybride, peuvent choisir parmi 3 options de déploiement, il suffit de visiter notre page des prix pour trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins. 

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