Dynamics 365: Cómo aumentar la colaboración del equipo y mantener la salud del sistema

Anastasia Mazur Noticias de la empresa, Productos y soluciones 2 Comentarios

Es por la mañana, y con una taza de café, estás listo para empezar un día de trabajo. Abre tu correo electrónico y encuentra una alerta de Dynamics 365: has alcanzado el 80% del límite de almacenamiento. En la mayoría de casos, esto no se debe a que tenga demasiados registros sino a que tiene el hábito de almacenar archivos y archivos adjuntos en su CRM.  

¿Qué haría una persona en este caso? ¿Comprar más almacenamiento o intentar reducir el espacio ocupado? 

En el Connecting Software, usamos la Dinámica 365 pero wNo tenemos este dilema más - porque no mantenemos archivos relacionados con los clientes en el CRM - facturas, órdenes de compra, contratos, etc. - aunque accedemos a ellos directamente desde el sistema.  

Almacenamiento de archivos en la nube CRM lleva a varios temas con su funtioningque discutiremos en este post. También sugeriremos una salida basada en nuestra experiencia y conocimientos. 

¿Por qué almacenar archivos y adjuntos en Dynamics 365 es una mala idea?

1. Aunque el Dynamics 365 proporciona una opción para adjuntar archivos, muchos empleados abusar de esta función convirtiéndose en cerdos de datosy el sistema no está optimizado para eso. El CRM en la nube existe para gestionar las relaciones con los clientes y operar los registros de la base de datos, y no para almacenar archivos. Es simplemente no ha ha sido creado para eso.  

Es debería ser no es una sorpresa que el enorme tamaño de la base de datos eventualmente se convierten enes un problema de rendimiento que afecta a la velocidad de la interacción y la experiencia del usuario.  

¿Se puede hacer algo al respecto? En el blog, explicamos el pasos para reducción manual del espacio ocupado en el Dynamics 365. Sin embargo, esta solución no funcionará para todos, porque normalmente hasta 70% del El espacio de la base de datos está ocupado por varios anexosy se necesita un enfoque dedicado a eso (lo discutimos más adelante). 

2. Otra razón por la que los archivos no deben guardarse en el Dynamics 365 es seguridad. En virtud de la reglamentación sobre residencia de datos, de acuerdo con el país en el que opera su negocio, los datos de sus clientes pueden tener que ser almacenados en los servidores dentro de las fronteras del país. Los proveedores de CRM en la nube tratan de cumplir con este requisito e instalan datos centros en prioridad paísespero, por supuesto, no pueden cubrirlo todo.  

Además, desde el 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos mantiene a la organización en alerta. ¿Qué significa GDPR para CRM? Lo más importante, la responsabilidad última para datos de los ciudadanos y residentes de la UE. Bajo el GDPR, usted como empresa es un controlador de datosy tu proveedor de sistemas de CRM en la nube es un procesador de datos. De acuerdo con el Oficina del Comisionado de InformaciónLos controladores tienen más obligaciones en virtud de la RPI que los procesadores, porque ellos deciden qué datos personales se recogen y por qué, y ejercen el control final. sobre la información. Los encargados del tratamiento tienen menos obligaciones y deben tener cuidado de tratar los datos personales únicamente de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Así, al tener más control sobre los datos y documentos de los clientes es imperativo hoy en día.  

3. Por último, el almacenamiento de documentos y anexos en Dynamics 365 es arriesgado debido a un posible fallo del sistema y a la necesidad de refuerzos. Los datos de las nubes pueden perderse por un número de razones: alguien puede eliminarlo o sobrescribirlo accidentalmente; puede perder el acceso a él debido a alguna actividad maliciosa o porque la suscripción termina. Aunque el Dynamics 365 proporciona una copia de seguridad automática y regular, puede que quieras hacerlo manualmente si se han producido algunas acciones importantes. Teniendo miles de archivos adjuntos puede complicar el asunto significativamente. Además, si usted confía en una solución de terceros para realizar una restauración automática o una copia de seguridad, puede pagar mucho más como algunos de ellos cobran por GB restaurado.  

Estas razones pueden haberte dejado preguntándote dónde almacenar a los clientes-...relacionados con los archivos, si no están en el CRM. Tenemos una solución para usted que se está utilizando en muchos organizaciones en todo el mundo.  

Aprovechamiento de los sistemas de gestión de documentos

Dado que el Dynamics 365, al igual que cualquier otro sistema de CRM en la nube, se ha diseñado principalmente para gestionar las relaciones con los clientes y no para almacenar documentos, la mejor práctica comprobada es enviarlos a un sistema de gestión de documentos. Y si estás usando Dynamics 365 - un producto de Microsoft - es lógico combinarlo con SharePoint, unn DMS avanzado, especialmente porque Microsoft proporciona una herramienta de sincronización gratuita para eso.  

La gestión de las relaciones con los clientes en Dynamics 365 y el almacenamiento de documentos relacionados en SharePoint tiene tantas ventajas que las empresas que aplican esta combinación no puede imaginar volver a usar sólo el CRM. Los beneficios del combo incluyen:  

  • Mucho más funcionalidad en la gestión de los clientes documentsy la colaboración con otros miembros del equipo en los mismos documentos 
  • Posibilidad de compartir documentos con usuarios no pertenecientes al CRM o de forma externa (por ejemplo, para cambios de contrato) 
  • Adición de opciones específicas de SharePoint (salida/entrada de documentos e historial de versiones; interfaz para apoyar la integración de OneNote con CRM; sincronización con Desktop Library y Outlook; integración con Microsoft Delve para la funcionalidad de búsqueda avanzada a través de la biblioteca de documentos y documentos). 

Ahora que el problemas de almacenamiento de archivos en tu CRM en la nube y beneficios de quitando son obvios, una pregunta válida es: ¿cuál es la forma de hacerlo automáticamente y de forma organizada? 

Use CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor

En Connecting Software, hemos desarrollado un listo para-usar producto que mueve los archivos adjuntos de Dynamics 365 a un destino de su elección - SharePoint, Almacenamiento de archivos azules o Azure Almacenamiento de manchas. Se llama CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor y está diseñado para liberar tu CRM en la nube de archivos excesivos.  

Como tal...en mientras que usted adjunta un documento a un registro en el CRM, el servicio lo detecta, mueve el archivo físico a SharePoint y en su lugar deja un vínculo con ella en la Dinámica. El usuario no ve ninguna diferencia: cuando necesitan un archivo, es exactamente donde lo guardaron. El único cambio es que no ocupa ningún espacio valioso en el CRM. 

La característica importante del producto es seguridad. A diferencia de algunas soluciones del mercado, con el complemento CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, sus documentos no te vayas el CRM y los sistemas de almacenamiento de adjuntos. No hay ningún servicio externo en medio. Esto es crucial para las empresas que se ocupan de datos sensibles o quieren protegerse contra las violaciones de la RPI. 

La solución más efectiva, en combinación con el Replicador de Permisos

Como escribimos en este post sobre integrando la seguridad del Dynamics 365 con los permisos del SharePoint,
"SharePoint sigue siendo la solución preferida para la colaboración de equipos y el almacenamiento de documentos. Proporciona muchos beneficios importantes al Dynamics 365, como una menor utilización de la base de datos, un almacenamiento en línea más barato y el acceso a los documentos para los usuarios que no utilizan el CRM, entre otros".  

Sin embargo, es importante señalar que el Dynamics 365 de Microsoft ofrece una integración estándar lista para usar con el SharePoint que permite a las organizaciones vincular los documentos del SharePoint con los registros del CRM. Sin embargo, como los modelos de seguridad del Dynamics 365 y del SharePoint difieren significativamente, esta integración "lista para usar" no proporciona laEl mismo nivel de seguridad de registro en CRM y SharePoint. Esto resulta en que los documentos en SharePoint son accesibles a los usuarios sin los privilegios requeridos de Dynamics CRM. 

Ahí es donde el CB Dynamics CRM SharePoint Permisos Replicador se encarga de salvar el día como una aplicación que monitoriza los cambios de privilegios para los elementos de datos de Dynamic CRM en segundo plano y sincroniza automáticamente estos cambios con los elementos respectivos en SharePoint. 

Cuando quieras a almacenar registros y datos utilizando una combinación de Dynamics 365 y SharePoint Almacenamiento en línea, elija el retorno de la inversión proporcionado por el Replicador de Permisos de CB Dynamics CRM SharePoint en combinación con el CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor y racionalizar su almacenamiento de datos seguro hoy. 

Conclusión

En un blog post sobre ayudar a los clientes a acelerar su transformación digital con aplicaciones de negocios inteligentes en Dynamics 365, Takeshi Numoto, el vicepresidente corporativo de Microsoft para nube y empresa escribe sobre el creciente ecosistema de socios, "las soluciones de nuestros socios ISV también utilizan este modelo de datos común, lo que significa que puede ampliar fácilmente sus capacidades Dynamics 365 con las aplicaciones únicas de la industria y de funciones específicas que se encuentran en AppSource". 

Algunos de los esas aplicaciones son los productos que hemos descrito anteriormente: el CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor y el CB CRM para SharePoint Permisos de Replicante. 

Aquellos de ustedes que necesiten una solución local o híbrida, pueden elegir entre 3 opciones de despliegue, sólo visiten nuestra página de precios para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. 

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