Dynamics 365: Come aumentare la collaborazione di squadra e mantenere la salute del sistema

Anastasia Mazur Notizie dell'azienda, Prodotti e soluzioni 2 Commenti

È mattina, e con una tazza di caffè, siete pronti per iniziare una giornata di lavoro. Apri la tua email e trova un avviso da Dynamics 365: hai raggiunto il limite di archiviazione di 80%. In la maggior parte di casi, questo non perché avete troppi record, ma perché avete l'abitudine di memorizzare file e allegati nel vostro CRM.  

Cosa farebbe una persona in questo caso? Acquistare più spazio in magazzino o cercare di ridurre lo spazio occupato? 

In Connecting Software, usiamo la dinamica 365 ma we non hanno questo dilemma altro - perché non teniamo i file relativi ai clienti nel CRM - fatture, ordini di acquisto, contratti, ecc. - anche se vi accediamo direttamente dal sistema.  

Memorizzazione dei file nel cloud CRM porta a diversi problemi con la sua funzionamentoche discuteremo in questo post. Suggeriremo anche una via d'uscita basata sulla nostra esperienza e sul nostro know-how. 

Perché memorizzare file e allegati in Dynamics 365 è una cattiva idea

1. Anche se Dynamics 365 fornisce un'opzione per allegare i file, molti dipendenti abusare di questa funzione trasformandosi in data hogse il sistema non è ottimizzato per questo. Il cloud CRM esiste per gestire le relazioni con i clienti e gestire i record del database, e non per archiviare i file. It semplicemente non ha stato creato per questo.  

It dovrebbe essere nessuna sorpresa che l'enorme dimensione del database eventualmente diventaes un problema di prestazioni che incide sulla velocità di interazione e sull'esperienza dell'utente.  

Si può fare qualcosa? Nel blog, spieghiamo il passi per riduzione manuale dello spazio occupato in Dynamics 365. Tuttavia, questa soluzione non funzionerà per tutti, perché normalmente fino a 70% del lo spazio del database è occupato da vari allegatie occorre un approccio dedicato a questo (ne stiamo discutendo qui di seguito). 

2. Un altro motivo per cui i file non devono essere tenuti in Dynamics 365 è sicurezza. Secondo il regolamento sulla residenza dei dati, da seconda del paese in cui opera la vostra azienda, i dati dei vostri clienti potrebbero dover essere memorizzati sui server all'interno dei confini del paese. I fornitori di Cloud CRM cercano di soddisfare questo requisito e di installare i dati centri in priorità paesima ovviamente non possono coprire tutto.  

Inoltre, dal 25 maggio 2018, il regolamento generale sulla protezione dei dati tiene in allerta l'organizzazione. Cosa significa GDPR per il CRM? Soprattutto, la responsabilità finale per dati dei cittadini e dei residenti dell'UE. Secondo il GDPR, voi come azienda siete un responsabile del trattamento dei datie il vostro fornitore di sistemi cloud CRM è un elaboratore dati. Secondo il Ufficio del Commissario per l'informazionei responsabili del trattamento hanno più obblighi ai sensi del GDPR di quanto non facciano i responsabili del trattamento, perché decidono quali dati personali vengono raccolti e perché, ed esercitano il controllo finale su le informazioni. I responsabili del trattamento hanno meno obblighi e devono fare attenzione a trattare i dati personali solo in linea con le istruzioni del relativo responsabile del trattamento. Quindi, avendo più controllo su I dati e i documenti dei clienti sono oggi imperativi.  

3. Infine, l'archiviazione di documenti e allegati in Dynamics 365 è rischioso a causa di un potenziale crash del sistema e della necessità di backup. I dati del cloud possono essere persi per un certo numero di motivi: qualcuno potrebbe cancellarlo o sovrascriverlo accidentalmente; si può perdere l'accesso ad esso a causa di qualche attività dolosa o perché l'abbonamento termina. Anche se Dynamics 365 fornisce un backup automatico regolare, potreste volerlo fare manualmente se alcune azioni importanti hanno avuto luogo. Avere migliaia di file allegati può complicare notevolmente la questione. Inoltre, se ci si affida a una soluzione di terze parti per eseguire un ripristino o un backup automatico, si può pagare molto più come alcuni di loro carica per GB restaurato.  

Questi motivi possono avervi lasciato a chiedervi dove conservare il cliente-file correlate, se non nel CRM. Abbiamo una soluzione per voi che viene utilizzato in molti organizzazioni in tutto il mondo.  

Sfruttare i sistemi di gestione dei documenti

Poiché Dynamics 365, come ogni altro sistema cloud CRM, è stato progettato principalmente per gestire le relazioni con i clienti e non per archiviare i documenti, la migliore pratica comprovata è quella di inoltrarli a un sistema di gestione dei documenti. E se si utilizza Dynamics 365 - un prodotto Microsoft - è logico combinarlo con SharePoint, unn DMS avanzato, soprattutto perché Microsoft fornisce uno strumento di sincronizzazione gratuito per questo.  

La gestione delle relazioni con i clienti in Dynamics 365 e l'archiviazione dei documenti correlati in SharePoint ha così tanti vantaggi che le aziende che applicano questa combinazione Non riesco a immaginare di tornare ad usare solo il CRM. I vantaggi della combinazione includono:  

  • Molte più funzionalità nella gestione dei clienti documentse la collaborazione con altri membri del team sugli stessi documenti 
  • Possibilità di condividere documenti con utenti non-CRM o con l'esterno (ad esempio, per modifiche al contratto) 
  • Aggiunta di opzioni specifiche per SharePoint (check-out/controllo dei documenti e cronologia delle versioni; interfaccia per supportare l'integrazione di OneNote con CRM; sincronizzazione con Desktop Library e Outlook; integrazione con Microsoft Delve per funzionalità di ricerca avanzata tramite libreria di documenti e documenti). 

Ora che il problemi di memorizzazione dei file nel vostro cloud CRM e benefici di rimozione di sono ovvie, una domanda valida è: qual è il modo per farlo in modo automatico e organizzato? 

Utilizzare CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor

All'indirizzo Connecting Software, abbiamo sviluppato un pronto per-usare prodotto che sposta gli accessori da Dynamics 365 a una destinazione a scelta - SharePoint, memorizzazione dei file azzurri oppure Azzurro Conservazione dei blob. Si chiama CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor e è stato progettato per liberare il vostro CRM cloud da file eccessivi.  

Come cosìsu mentre si allega un documento a un record in il CRM, il servizio lo rileva, sposta il file fisico a SharePoint e invece lascia un link ad esso in Dynamics. Il sito utente non vede alcuna differenza: quando hanno bisogno di un file, è esattamente dove l'hanno salvato. L'unico cambiamento è che non occupa alcuno spazio prezioso nel CRM. 

La caratteristica importante del prodotto è sicurezza. A differenza di alcune soluzioni presenti sul mercato, con l'add-on CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, i vostri documenti non lasciare il CRM e i sistemi di archiviazione degli allegati. Non c'è un servizio esterno in mezzo. Questo è fondamentale per le aziende che si occupano di dati sensibili o che vogliono proteggersi da violazioni della GDPR. 

La soluzione più efficace - in combinazione con il replicatore di permessi

Come abbiamo scritto in questo post su integrazione della sicurezza Dynamics 365 con i permessi SharePoint,
"SharePoint rimane la soluzione scelta per la collaborazione in team e l'archiviazione dei documenti. Fornisce molti importanti vantaggi a Dynamics 365, come un minore utilizzo del database, un'archiviazione online più economica e l'accesso ai documenti per gli utenti non-CRM, tra gli altri".  

Tuttavia è importante notare che Microsoft Dynamics 365 offre un'integrazione standard out-of-the-box con SharePoint che consente alle organizzazioni di collegare i documenti SharePoint con i record CRM. Tuttavia, poiché i modelli di sicurezza di Dynamics 365 e SharePoint differiscono in modo significativo, questa integrazione "out-of-the-box" non fornisce l'integrazionee stesso livello di sicurezza dei record in CRM e SharePoint. Questo fa sì che i documenti in SharePoint siano accessibili agli utenti senza i necessari privilegi di Dynamics CRM. 

E' qui che il CB Dynamics CRM SharePoint Replicatore di autorizzazioni CRM SharePoint si attiva per salvare la giornata come un'applicazione che monitora le modifiche dei privilegi per gli elementi di dati CRM dinamici in background e sincronizza automaticamente queste modifiche ai rispettivi elementi in SharePoint. 

Quando vuoi a memorizzare record e dati utilizzando una combinazione di Dynamics 365 e SharePoint Memorizzazione online, scegliere il ritorno sul ROI fornito dal replicatore di autorizzazioni CB Dynamics CRM SharePoint in combinazione con il CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor e snellire oggi stesso l'archiviazione sicura dei dati. 

Conclusione

In un blog post su come aiutare i clienti ad accelerare la loro trasformazione digitale con applicazioni aziendali intelligenti in Dynamics 365, Takeshi NumotoIl VP aziendale di Microsoft per il cloud e l'impresa scrive a proposito del crescente ecosistema dei partner, "le soluzioni dei nostri partner ISV utilizzano anche questo modello di dati comune, il che significa che potete facilmente estendere le vostre capacità Dynamics 365 con le applicazioni specifiche per il settore e le funzioni uniche che si trovano in AppSource". 

Alcuni di quelle applicazioni sono i prodotti che abbiamo descritto sopra: il CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor e il CRM CB a SharePoint Replicatore di permessi. 

Quelli di voi che hanno bisogno di una soluzione on-premise o ibrida, possono scegliere tra 3 opzioni di implementazione, basta visitare il nostro pagina dei prezzi per trovare quello che più si adatta alle vostre esigenze. 

Ecco alcuni altri post su argomenti correlati:
Replicare il modello di sicurezza Dynamics CRM a SharePoint: Aggiornato
Elegante soluzione per la soglia di sicurezza SharePoint

Commenti 2

  1. Grazie per la condivisione, è stata una grande esperienza quando ho letto il blog. Per favore, continuate a condividere.

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