Dynamik 365: Wie man die Team-Zusammenarbeit erhöht und die Gesundheit des Systems erhält

Anastasia Mazur Neuigkeiten zum Unternehmen, Produkte und Lösungen 2 Kommentare

Es ist Morgen, und bei einer Tasse Kaffee, Sie sind bereit, einen Arbeitstag zu beginnen. Sie öffnen Ihre E-Mail und finden eine Benachrichtigung von Dynamics 365: Sie haben das Speicherlimit von 80% erreicht. Auf die Mehrheit der Fällen liegt dies nicht daran, dass Sie zu viele Datensätze haben, sondern daran, dass Sie die Gewohnheit haben, Dateien und Anhänge in Ihrem CRM zu speichern.  

Was würde eine Person in diesem Fall tun? Kaufen Sie mehr Speicherplatz oder versuchen Sie, den belegten Platz zu reduzieren? 

Bei Connecting Software verwenden wir Dynamics 365 aber we haben nicht dieses Dilemma mehr - weil wir keine kundenbezogenen Dateien - Rechnungen, Bestellungen, Verträge usw. - im CRM führen. - obwohl wir direkt aus dem System darauf zugreifen.  

Speichern von Dateien in der Wolke führt CRM zu mehrere Probleme mit seine functioningdie wir in diesem Beitrag diskutieren werden. Wir werden auch einen Ausweg vorschlagen, der auf unserer Erfahrung und unserem Know-how beruht. 

Warum das Speichern von Dateien und Anhängen in Dynamics 365 eine schlechte Idee ist

1. Obwohl Dynamics 365 die Möglichkeit bietet, Dateien anzuhängen, viele Mitarbeiter diese Funktion missbrauchen sich in Datenschweine verwandelnund das System ist dafür nicht optimiert. Das Cloud-CRM dient der Verwaltung von Kundenbeziehungen und dem Betrieb von Datenbankeinträgen, nicht der Speicherung von Dateien.. Es einfach hat nicht war dafür geschaffen.  

Es sollte keine Überraschung dass die riesige Datenbankgröße schließlich werdenes ein Performance-Problem, das sich auf die Geschwindigkeit der Interaktion und die Benutzererfahrung auswirkt.  

Kann man etwas dagegen tun? Im Blog erklären wir die Schritte für manuelle Reduzierung des belegten Raums in Dynamics 365. Diese Lösung wird jedoch nicht für alle funktionieren, da normalerweise bis zu 70% der der Datenbankplatz ist mit verschiedenen Anhängen belegtund dafür brauchen Sie eine engagierte Herangehensweise (wir besprechen das weiter unten). 

2. Ein weiterer Grund, warum Dateien sollten nicht in Dynamics 365 aufbewahrt werden. ist Sicherheit. Gemäß Datenaufenthaltsverordnung, dJe nach dem Land, in dem Ihr Unternehmen tätig ist, müssen die Daten Ihrer Kunden möglicherweise gespeichert werden. auf Servern innerhalb der Landesgrenzen. Cloud-CRM-Anbieter versuchen, diese Anforderung zu erfüllen und installieren Daten Zentren in Priorität Länderaber sie können natürlich nicht alle abdecken.  

Außerdem hält die Allgemeine Datenschutzverordnung seit dem 25. Mai 2018 die Organisation auf dem Laufenden. Was bedeutet GDPR für CRM? Vor allem die letztendliche Verantwortung für Daten von EU-Bürgern und Einwohnern. Nach dem GDPR sind Sie als Unternehmen ein Datenverantwortlicherund Ihr Anbieter von Cloud-CRM-Systemen ist ein Datenprozessor. Laut der Büro des InformationskommissarsDie für die Verarbeitung Verantwortlichen haben nach dem GDPR mehr Pflichten als die Auftragsverarbeiter, da sie darüber entscheiden, welche personenbezogenen Daten erhoben werden und warum, und die letztendliche Kontrolle ausüben. über die Informationen. Verarbeiter haben weniger Verpflichtungen und müssen darauf achten, dass sie personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit den Anweisungen des jeweiligen für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeiten. Mehr Kontrolle zu haben über Kundendaten und Dokumente sind heutzutage unerlässlich.  

3. Schließlich ist das Speichern von Dokumenten und Anhängen in Dynamics 365 risikoreich aufgrund eines möglichen Systemabsturzes und der Notwendigkeit einer Datensicherung. Cloud-Daten können verloren gehen für eine Reihe von Gründe: Jemand könnte es versehentlich löschen oder überschreiben; Sie können den Zugriff darauf aufgrund einer böswilligen Aktivität oder weil das Abonnement endet, verlieren. Obwohl Dynamics 365 ein automatisches regelmäßiges Backup bietet, können Sie es bei größeren Aktionen auch manuell durchführen. zu haben. Tausende von angehängten Dateien kann die Angelegenheit erheblich komplizieren. Wenn Sie sich für eine automatische Wiederherstellung oder Sicherung auf eine Lösung eines Drittanbieters verlassen, können Sie außerdem viel mehr, da einige von ihnen pro wiederhergestelltem GB berechnen.  

Aus diesen Gründen haben Sie sich vielleicht gefragt, wo Sie den Kunden lagern sollen-bezogenen Dateien, wenn nicht im CRM. Wir haben eine Lösung für Sie, die wird in vielen Organisationen auf der ganzen Welt.  

Nutzung von Dokumentenverwaltungssystemen

Da Dynamics 365 genau wie jedes andere Cloud-CRM-System in erster Linie für die Verwaltung von Kundenbeziehungen und nicht für die Speicherung von Dokumenten konzipiert wurde, besteht die beste bewährte Praxis darin, diese an ein Dokumentenverwaltungssystem weiterzuleiten. Und wenn Sie Dynamics 365 - ein Microsoft-Produkt - verwenden, ist es nur logisch, es mit SharePoint zu kombinieren, einemn fortgeschrittenes DMS, insbesondere weil Microsoft dafür ein kostenloses Synchronisationswerkzeug zur Verfügung stellt.  

Die Verwaltung von Kundenbeziehungen in Dynamics 365 und die Speicherung verwandter Dokumente in SharePoint hat so viele Vorteile, dass Unternehmen, die diese Kombination anwenden Ich kann mir nicht vorstellen, wieder nur das CRM zu verwenden. Zu den Vorteilen der Kombination gehören:  

  • Viel mehr Funktionalität bei der Verwaltung kundenbezogener documentsund Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern an denselben Dokumenten 
  • Möglichkeit zum Austausch von Dokumenten mit Nicht-CRM-Benutzern oder extern (z.B. für Vertragsänderungen) 
  • Hinzufügen von SharePoint-spezifischen Optionen (Auschecken/Einchecken von Dokumenten und Versionsverlauf; Schnittstelle zur Unterstützung der OneNote-Integration mit CRM; Synchronisierung mit der Desktop-Bibliothek und Outlook; Integration mit Microsoft Delve für erweiterte Suchfunktionen in der Dokumentbibliothek und in Dokumenten). 

Nun, da die Probleme beim Speichern von Dateien in Ihrer Cloud CRM und Vorteile von entfernen Sie sind offensichtlich, eine berechtigte Frage ist: Wie kann man das automatisch und in organisierter Weise tun? 

CB Dynamics 365 Nahtloser Anhänge-Extraktor verwenden

Unter Connecting Software haben wir eine bereit für-verwenden Produkt die Anhänge von Dynamics 365 an einen Ort Ihrer Wahl verschiebt - SharePoint, azurblauer Dateispeicher oder Azurblau Blob-Speicherung. Sie heißt CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor und Es ist vorgesehen für Ihr Cloud-CRM von übermäßigen Dateien befreien.  

Als solcheauf wenn Sie eine Dokument an eine Aufzeichnung in das CRM, der Dienst erkennt es, verschiebt die physische Datei nach SharePoint und stattdessen hinterlässt einen Link dazu in Dynamics. Die Benutzer sieht keinen Unterschied: Wenn sie eine Datei brauchen, ist sie genau dort, wo sie sie gespeichert haben.. Die einzige Änderung besteht darin, dass sie keinen wertvollen Platz im CRM einnimmt. 

Die wichtige Eigenschaft des Produkts ist Sicherheit. Anders als bei einigen anderen Lösungen auf dem Markt können Sie mit dem CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor Add-on Ihre Dokumente nicht verlassen die CRM- und Anlagenspeichersysteme. Dazwischen gibt es keinen externen Dienst. Dieser ist entscheidend für Unternehmen, die sich um sensible Daten kümmern oder sich vor GDPR-Verletzungen schützen wollen. 

Die effektivste Lösung - in Kombination mit Permissions Replicator

Wie wir in diesem Beitrag schrieben über Integration der Sicherheit von Dynamics 365 mit SharePoint-Berechtigungen,
"SharePoint bleibt die Lösung der Wahl für die Zusammenarbeit von Teams und die Speicherung von Dokumenten. Es bietet viele wichtige Vorteile für Dynamics 365, wie z.B. eine geringere Datenbanknutzung, billigere Online-Speicherung und Zugang zu Dokumenten für Nicht-CRM-Benutzer, um nur einige zu nennen".  

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Microsoft Dynamics 365 eine standardmäßige Out-of-the-Box-Integration mit SharePoint bietet, die es Unternehmen ermöglicht, SharePoint-Dokumente mit CRM-Datensätzen zu verknüpfen. Da sich die Sicherheitsmodelle von Dynamics 365 und SharePoint jedoch erheblich voneinander unterscheiden, bietet diese Out-of-the-Box-Integration keine Möglichkeit zur Verknüpfung von SharePoint-Dokumenten mit CRM-Datensätzen.e gleiche Stufe der Aufzeichnungssicherheit in CRM und SharePoint. Dies führt dazu, dass Dokumente in SharePoint für Benutzer ohne die erforderlichen Dynamics CRM-Berechtigungen zugänglich sind. 

Dort ist die CB Dynamics CRM SharePoint-Berechtigungen Replikator tritt ein, um den Tag als eine Anwendung zu speichern, die Berechtigungsänderungen für dynamische CRM-Datenelemente im Hintergrund überwacht und diese Änderungen automatisch mit den entsprechenden Elementen in SharePoint synchronisiert. 

Wann Sie wollen an Datensätze und Daten mit einer Kombination aus Dynamics 365 speichern und SharePoint Online-Speicher, wählen Sie die Rendite auf den ROI, die der CB Dynamics CRM SharePoint Permissions Replicator bietet in Kombination mit dem CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor und rationalisieren Sie Ihre sichere Datenspeicherung noch heute. 

Schlussfolgerung

In einer Blog Beitrag über die Unterstützung von Kunden bei der Beschleunigung ihrer digitalen Transformation mit intelligenten Geschäftsanwendungen in Dynamics 365, Takeshi NumotoDer Corporate VP für Cloud und Enterprise von Microsoft schreibt über das wachsende Partner-Ökosystem: "Die Lösungen unserer ISV-Partner nutzen ebenfalls dieses gemeinsame Datenmodell, was bedeutet, dass Sie Ihre Dynamics 365-Funktionen problemlos mit den einzigartigen branchen- und funktionsspezifischen Anwendungen in AppSource erweitern können. 

Einige von diese Apps sind die Produkte, die wir oben beschrieben haben: der CB Dynamics 365 Nahtloser Aufsatz-Extraktor und das CB-CRM an SharePoint Berechtigungen Replikator. 

Diejenigen unter Ihnen, die eine Vor-Ort- oder Hybridlösung benötigen, können aus 3 Einsatzoptionen wählen, besuchen Sie einfach unsere Preisseite um diejenige zu finden, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. 

Hier sind einige weitere Beiträge zu verwandten Themen:
Replizieren Sie das Sicherheitsmodell von Dynamics CRM in SharePoint: Aktualisiert
Elegante Abhilfe für SharePoint-Sicherheitsschwelle

Anmerkungen 2

  1. Danke für den Austausch. Es war eine großartige Erfahrung, den Blog zu lesen. Bitte teilen Sie weiter mit.

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