Dynamics 365: как увеличить совместную работу команды и сохранить здоровье системы

Анастасия Мазур Новости компании, Продукты и решения 2 Комментарии

Сейчас утро, и с чашкой кофе..., вы готовы начать рабочий день. Вы открываете электронную почту и находите предупреждение от Dynamics 365: вы достигли предела хранения 80%. На сайте большая часть это не потому, что у вас слишком много записей, а потому, что у вас есть привычка хранить файлы и вложения в CRM.  

Что бы сделал человек в этом случае? Купить больше места для хранения или попытаться уменьшить занимаемую площадь? 

В 1ТП17Т мы используем Dynamics 365 кроме как wу нас нет эта дилемма больше нет - потому что мы не храним в CRM файлы, связанные с клиентами - счета-фактуры, заказы на покупку, контракты и т.д. - хотя мы получаем доступ к ним прямо из системы.  

Хранение файлов в облаке CRM приводит к ряд вопросов с его fманящийкоторые мы обсудим в этом посте. Мы также предложим выход, основанный на нашем опыте и ноу-хау. 

Почему хранение файлов и прикрепленных файлов в Dynamics 365 - плохая идея.

1. Хотя Dynamics 365 предоставляет возможность прикрепления файлов, многочисленные сайты сотрудники злоупотребление этой функцией превращение в боровови система для этого не оптимизирована. Облачная CRM существует для управления взаимоотношениями с клиентами и работы с записями базы данных, а не для хранения файлов.. It просто не был созданный для этого.  

It должен быть неудивительно что огромный объём базы данных в конечном счёте becomes проблема производительности, влияющая на скорость взаимодействия и пользовательский опыт.  

Можно что-нибудь сделать? В блоге мы объясняем сайт шаги для ручное уменьшение занимаемой площади в 1ТП21Т. Однако, это решение не будет работать для всех, потому что обычно до 70% из пространство базы данных занято различными вложениямии вам нужен целенаправленный подход к этому (мы обсудим это ниже). 

2. Другая причина почему файлы не должны храниться в Dynamics 365 это безопасность. В соответствии с правилами о пребывании в стране, dв стране, где работает ваш бизнес, возможно, придется хранить данные ваших клиентов. на серверах в пределах границ страны. Поставщики Cloud CRM пытаются выполнить это требование и установить данные. центры на сайте приоритет страныно, конечно, они не могут покрыть все.  

Кроме того, с 25 мая 2018 года Общее положение о защите данных оповещает организацию. Что означает ВВПР для CRM? Самое главное, конечная ответственность для данные граждан и резидентов ЕС. В соответствии с GDPR, вы, как компания, являетесь блок управления даннымии ваш поставщик облачных CRM-систем - устройство для обработки данных. По данным Управление комиссара по вопросам информацииконтролеры имеют больше обязательств по ВВП, чем процессоры, поскольку они решают, какие персональные данные собираются и почему, и осуществляют окончательный контроль. по адресу информацию. Процессоры имеют меньше обязательств и должны обрабатывать личные данные только в соответствии с инструкциями соответствующего контролера. Таким образом, имея больше контроля по адресу Данные и документы клиентов в настоящее время являются обязательными.  

3. Наконец, хранение документов и вложений в Dynamics 365 является рискованным в связи с возможным сбоем системы и необходимостью резервного копирования.. Облачные данные могут быть потеряны для ряд причины: кто-то может случайно удалить или перезаписать его; вы можете потерять доступ к нему из-за какой-то вредоносной деятельности или из-за того, что подписка заканчивается. Хотя Dynamics 365 обеспечивает автоматическое регулярное резервное копирование, вы можете захотеть сделать это вручную, если были предприняты некоторые важные действия. Имея . тысячи вложенных файлов может существенно усложнить проблему. Кроме того, если вы полагаетесь на стороннее решение для выполнения автоматического восстановления или резервного копирования, вы можете оплатить много больше по мере того, как некоторые из них взимают плату за один гигабайт.  

Эти причины, возможно, заставили вас задуматься о том, где хранить покупателя.-связанные файлы, если не в CRM. У нас есть одно решение для вас, которое используется во многих организации по всему миру.  

Использование систем управления документами

Поскольку Dynamics 365, как и любая другая облачная CRM-система, в первую очередь предназначена для управления отношениями с клиентами, а не для хранения документов, лучшим подтвержденным опытом является направление их в систему управления документами. И если вы используете Dynamics 365 - продукт Microsoft - логично объединить его с SharePoint, an продвинутая DMS, особенно потому, что Microsoft предоставляет для этого бесплатное средство синхронизации.  

Управление отношениями с клиентами в 1ТП21Т и хранение сопутствующих документов в 1ТП24Т имеет так много преимуществ, что компании, которые применяют эту комбинацию не могу представить, что вернусь к использованию только CRM. Преимущества комбо включают в себя:  

  • Гораздо больше функциональности в управлении документами, относящимися к клиентам, таким образоми сотрудничество с другими членами команды по тем же документам. 
  • Возможность обмена документами с пользователями, не использующими CRM, или с внешними пользователями (например, для внесения изменений в контракты), таким образом. 
  • Добавление специальных опций SharePoint (проверка документов и истории версий; интерфейс для поддержки интеграции OneNote с CRM; синхронизация с Desktop Library и Outlook; интеграция с Microsoft Delve для расширенной функциональности поиска через библиотеку документов и документов)..так что, если вы хотите, чтобы ваши документы были доступны для просмотра, вы должны быть уверены в том, что это не так. 

Теперь, когда вопросы хранения файлов в вашей облачной CRM и преимущества удаление они очевидны, обоснованный вопрос: как это сделать автоматически и организованно? 

Использовать 1ТП11Т

На сайте 1ТП17Т, мы разработали готовый к работе-использовать товар который перемещает вложения из Dynamics 365 в пункт назначения по вашему выбору - SharePoint, Лазурное хранилище файлов или Лазурь Хранение блоков. Он называется CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor и она предназначена для освободить вашу облачную CRM от лишних файлов.  

Так чтона сайте по мере того, как Вы прилагаете документ на рекордная запись CRM, служба обнаруживает его, перемещает физический файл в SharePoint. и вместо этого оставляет связь с ним в "Динамике". Сайт пользователь не видит разницы: когда им нужен файл, он именно там, где они его сохранили.. Единственное изменение заключается в том, что он не занимает ценного места в CRM. 

Важной особенностью продукта является Охрана. В отличие от некоторых решений, представленных на рынке, с надстройкой CB Dynamics 365 Seamless Attachment Extractor, ваши документы не уходить CRM и системы хранения вложений. Между ними нет внешнего сервиса. Это ключевой сайт для компаний, которые заботятся о конфиденциальных данных или хотят защитить себя от нарушений GDPR. 

Наиболее эффективное решение - в комбинации с Репликатором Разрешений

Как мы писали в этой заметке о интеграция безопасности Dynamics 365 с разрешениями SharePoint,
"SharePoint остается оптимальным решением для командной работы и хранения документов. Оно обеспечивает множество важных преимуществ Dynamics 365, таких как более низкое использование базы данных, более дешевое онлайн-хранение и доступ к документам для пользователей, не использующих CRM".  

Однако важно отметить, что Microsoft Dynamics 365 предлагает стандартную интеграцию с SharePoint, которая позволяет организациям связывать документы SharePoint с записями CRM. Однако, поскольку модели безопасности Dynamics 365 и SharePoint значительно отличаются, эта нестандартная интеграция не дает возможностьe одинаковый уровень безопасности записей в CRM и SharePoint. В результате документы в 1ТП24Т становятся доступными для пользователей без требуемых привилегий Dynamics CRM. 

Вот где CB Dynamics CRM SharePoint Репликатор разрешений переходит к сохранению дня в качестве приложения, которое отслеживает изменения привилегий для элементов данных Dynamic CRM в фоновом режиме и автоматически синхронизирует эти изменения с соответствующими элементами в SharePoint. 

Когда ты хочешь на хранить записи и данные, используя комбинацию Dynamics 365 и SharePoint Онлайн-хранилище, выберите возврат ROI, предоставляемый CB Dynamics CRM SharePoint Permissions Replicator в сочетании с 1ТП11Т и оптимизируйте ваше безопасное хранение данных уже сегодня. 

Заключение

Через блог пост о помощи клиентам в ускорении перехода на цифровые технологии с помощью интеллектуальных бизнес-приложений в Dynamics 365, Такеши NumotoКорпоративный вице-президент Microsoft по облакам и предприятиям пишет о растущей партнерской экосистеме: "Решения от наших ISV-партнеров также используют эту общую модель данных, что означает, что вы можете легко расширить свои возможности Dynamics 365 с помощью уникальных отраслевых и функционально-специфических приложений, найденных в AppSource". 

Некоторое количество те приложения это продукты, которые мы описали выше: 1ТП11Т и СО СО SharePoint Репликатор разрешений. 

Те из вас, кто нуждается в локальном или гибридном решении, могут выбрать один из 3 вариантов развертывания, просто посетите наш веб-сайт страница цен чтобы найти тот, который лучше всего подходит тебе. 

Вот еще несколько сообщений на смежные темы:
Тиражируйте модель безопасности Dynamics CRM на SharePoint: обновлена.
Элегантный обходной путь для SharePoint Порог безопасности

Комментарии 2

  1. Спасибо, что поделились, это был отличный опыт чтения блога. Пожалуйста, продолжайте делиться.

  2. Post
    Автор

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *