以下是我们将在文章中介绍的内容:
发展客户关系对于任何积极与其客户群打交道的企业来说都至关重要。使用客户关系管理(CRM)软件等工具可以在其中发挥重要作用,包括 Salesforce 通常被认为是行业领导者。
无论您是 Salesforce 的新用户还是长期用户,您都可能非常欣赏该 CRM 提供的全面工具套件和宝贵功能,这些工具和功能使企业能够优化销售、营销、客户服务和财务流程。但您可能不知道的是,您可以通过利用自动化使其符合您的特定业务要求,从而最大限度地利用这个已经非常强大的 CRM。从简化重复性任务到优化在线存储,Salesforce 的自动化带来了众多优势,可将您的销售业务提升到新的水平!
为了向您展示如何做到这一点,让我们来了解一下这 4 项 Salesforce 最佳实践:
最佳实践 #1:将数据迁移到 Salesforce
这对那些使用传统 CRM 系统的用户尤其有用,因为按照当今的标准,管理这些系统可能非常具有挑战性。由于技术落后,很难找到懂得如何解决传统软件最终出现的问题的技术专家。更不用说,与 Salesforce 等现代商业 CRM 相比,这些系统在安全性、效率、性能和所提供的功能数量方面都存在令人难以置信的差距。
如果您的数据库不是来自传统软件,而是希望更换为客户关系管理软件(CRM),使其在客户管理方面的功能超过最基本的要求,那么您还需要将数据导入 Salesforce(如果您决定升级到该系统)。
但如何才能做到这一点呢?手动将当前数据库中的所有数据转移到 Salesforce 是不可能完成的任务。这不仅需要很长时间,而且还有更有效的方法。您可以选择
- 建立自己的集成来连接这些系统但是,如果您是从传统软件过渡而来,您可能会遇到技术过时带来的挑战。从头开始创建一个集成也可能成本高昂,要么需要占用内部开发人员的时间,分散他们对日常任务的关注,阻碍整体开发,要么需要聘请昂贵的顾问,这可能会导致潜在的延误。
或
- 使用外部工具进行集成.通过最大限度地减少编码工作和所需的技术知识,您可以大大缩短系统集成所需的时间。我们将在以下部分详细介绍这一点。 文末.
最佳实践 #2:了解您的 Salesforce 存储使用情况
虽然 Salesforce 具有一些文件管理功能,例如可以通过以下方式在平台内管理和共享文件 Salesforce CRM 内容Salesforce 的核心重点是加强客户互动。换句话说,Salesforce 并不打算用作文档管理系统。
在下表中,您可以看到每个 Salesforce 版本所包含的补充数据和文件存储量。 数据存储 是指客户/账户记录和所有业务相关信息(如客户数据、线索、机会、任务等)所使用的空间。简而言之,它是客户关系管理流程的核心数据。 文件存储另一方面,文件存储是指文件、文档和附件(包括图像、视频、录音、音频文件等)所占用的空间。文件存储存放与客户和账户记录相关的资料。
要确定您的组织有权获得的数据和文件存储量,您需要了解两件事:
- 您订阅的 Salesforce 版本
- 贵组织目前持有的用户许可证数量
如果您清楚这些信息,就可以使用本表中的信息与您当前的存储使用情况进行比较。这样做非常重要,因为您应该始终知道自己在存储方面的能力有多强,尤其是当 Salesforce 是您的 CRM 时--让我们来看看原因何在。
智能管理 Salesforce 文档
Salesforce 存储的价格非常昂贵,这也是您需要关注存储消耗量的原因之一。拥有大量客户群的公司只需购买额外的文件存储空间,就能提高年度许可证的成本,因为他们通常拥有更大的数据和文件量。如果额外存储的成本高于 Salesforce 许可证的成本,那么你就知道这不是一个明智的财务决策。
注意存储空间的使用对于避免 Salesforce 陷入瘫痪也很重要。如果您的客户关系管理(CRM)中的文件和附件数量过多,以至于影响 Salesforce 的性能,进而影响团队的工作效率,因为加载时间会延长。这会导致各种不利影响,包括但不限于运营效率方面的成本增加、员工沮丧以及员工流失率上升。因此,防止 Salesforce 达到最大值以避免性能下降至关重要。
当客户关系管理接近极限状态时,通常首先想到的是通过 Salesforce 查找无价值和不再需要的数据和文件。起初,这似乎是合理的,但除了耗费时间外,在不了解文件的背景或用途的情况下,很难确定文件是否仍然相关,因此这不是一个现实的解决方案。
那么,如果购买额外的存储空间不是明智之举,删除旧文件也不现实,那么优化 Salesforce 存储空间的最佳方法是什么?
更多相关信息 – 克服超出的 Salesforce 存储限制
最佳实践 #3:在 Salesforce 中进行第三方集成
最重要的 Salesforce 最佳实践之一是通过软件集成实现客户关系管理与其他数据库之间的数据交换自动化。根据贵公司的需求,您可以选择一个或多个系统,与您的 Salesforce org 配对,实现功能桥接。为了让您更好地了解其工作原理,如果您将客户关系管理连接到辅助软件,以存放与客户关系管理联系人和账户相关的所有文档和文件,那么软件集成就可以解决 Salesforce 存储量低的问题。
最好的选择是使用文档管理系统(DMS)。这些系统设计用于存储大量文件,此外还具有以文件为中心的方法,使得这些系统在商业环境中组织和协作文件时非常高效。 微软SharePoint 是一个不错的选择,特别是如果您的公司已经在 微软 365 套件.使用 SharePoint 作为您的 Salesforce 存储库,您将体验到一个高度互联的生态系统,促进组织内的高效协作和生产力。
值得一提的是 文件连接Salesforce 的原生解决方案可以实现 Salesforce 到 SharePoint 连接器。不过,除了设置的复杂性外,配置后能否正常工作也是一个不确定因素,这与建立自己的定制集成一样,既要承担风险,又要耗费时间。软件集成是一种更简单的方法。
最佳实践 #4:利用 Document Extractor
您可以查看最近更新的 "您需要知道的一切"。 Salesforce + SharePoint 指南您只需 3 个非常简单的步骤,就可以启动并运行该系统--这实在是太容易了。
以下是 Document Extractor 的细目:
- 适用于所有 Salesforce 组织,只要它们有 应用程序接口访问.
- 配置完成后,Document Extractor 可将文件从 Salesforce 上传到 SharePoint如果您选择这样做,也可以对 您之前已经拥有的文件 到配置中。
- 文档文件移至 SharePoint,以及 在其以前的 Salesforce 位置上放置了指向它们的链接.无论如何,存储在 SharePoint 中的文件始终遵循相应的 Salesforce 记录结构。
Document Extractor 还提供 内置选项 用 Blockchain 技术密封您的 Salesforce 文件。 CB Blockchain Seal 服务。文件在传输到 SharePoint 时是密封的,其密封性可用于验证文件是否被篡改。这可以直接在 Salesforce 中完成,也可以通过我们的 CB Digital Port of Trust 验证器。您只需将文件上传到 Salesforce org,就能优化 Salesforce 存储,并确保文件的安全性和真实性。
请观看 Document Extractor 演示,了解这一切是如何实现的!
最佳实践 #1 中的外部工具如何?
回到 Salesforce 最佳实践的第一个项目,我们提到在将数据迁移到 SFDC 时,使用外部集成工具可以节省时间、最大限度地减少编码工作并降低对技术知识的需求。
就像前面提到的 Salesforce 和 SharePoint 集成一样,您想用来将数据自动迁移到 Salesforce 的工具也是基于同样的概念--集成系统以自动交换它们之间的数据。不过,这种使用情况需要一个平台,它可以方便地从 Salesforce 连接到 SharePoint 之外的更多系统。
像这样的平台 Connect Bridge Salesforce无需精益求精地学习要连接的软件的应用程序接口(API),而是通过为各种业务系统预置的连接器来实现这一点。它极大地减少了编码工作,节省了大量时间,是将数据迁移到 Salesforce 的最佳选择!只要您想导出数据的数据库允许代码部署,您就可以创建一个集成,将其连接到以下系统中 400 多个平台.
以下是 4 大 Connect Bridge 连接器,Salesforce 恰好是其中的一部分:
与我们交谈
软件集成是我们的 Salesforce 最佳实践清单的重要组成部分,这是有充分理由的。无论您是想通过 Salesforce 至 SharePoint 连接器优化存储,还是想将数据从传统 CRM 迁移到 Salesforce,Document Extractor 和 Connect Bridge 都能为您提供支持。
为了帮助您最大限度地利用 CRM,您可以通过下面的表格联系我们,与我们出色的团队取得联系。我们提供 免费演示和 15 天免费试用 供您在自己的环境中测试工具。它们完全值得一试!
关于作者
作者 Diogo Gouveia
"在英国完成学业后,我加入了Connecting Software的营销团队,创建关于软件集成和其他各种IT主题的内容。如果你有任何意见或建议,请联系我"。