Esto es lo que trataremos en el artículo:
El desarrollo de las relaciones con los clientes es crucial para cualquier empresa que trabaje activamente con su base de clientes. El uso de herramientas como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede desempeñar un papel importante en este sentido, con Salesforce a menudo considerado el líder del sector.
Tanto si es un usuario nuevo de Salesforce como si lo es desde hace tiempo, es probable que aprecie el completo conjunto de herramientas y valiosas funciones que ofrece este CRM, que permite a las empresas optimizar los procesos de ventas, marketing, atención al cliente y financieros. Lo que quizá no sepa es que puede maximizar este CRM, ya de por sí potente, aprovechando la automatización para adaptarlo a las necesidades específicas de su empresa. Desde la racionalización de tareas repetitivas hasta la optimización de su almacenamiento en línea, la automatización de Salesforce aporta multitud de ventajas que pueden llevar sus operaciones de ventas a nuevos niveles.
Para mostrarle cómo, profundicemos en estas 4 mejores prácticas Salesforce:
Buena práctica #1: Migración de datos a Salesforce
Esto es especialmente útil para quienes utilizan sistemas CRM heredados, ya que su gestión puede resultar muy complicada para los estándares actuales. Debido a su tecnología obsoleta, puede ser difícil encontrar expertos técnicos que sepan cómo solucionar cualquier problema que pueda surgir con el software heredado. Por no mencionar que estos sistemas se quedan increíblemente cortos cuando se comparan con los CRM comerciales modernos como Salesforce en términos de seguridad, eficiencia, rendimiento y número de funciones proporcionadas.
Si no procede de un software heredado, sino que desea sustituir su base de datos por un CRM que haga algo más que lo mínimo en términos de gestión de clientes, también se encontrará en la situación de tener que importar datos a Salesforce (si decide que éste es el sistema al que desea actualizarse).
¿Pero cómo puede hacerlo? Transferir manualmente todos los datos de su base de datos actual a Salesforce es una tarea imposible. No sólo tardará una eternidad, sino que hay formas más eficientes de hacerlo. Puede optar por:
- Cree su propia integración para conectar estos sistemasSin embargo, si está realizando la transición desde un software heredado, puede encontrarse con dificultades debidas a su tecnología obsoleta. Crear una integración desde cero también puede ser costoso, ya sea porque exige mucho tiempo a los desarrolladores internos, desviando su atención de las tareas diarias e impidiendo el desarrollo general, o porque requiere la contratación de consultores caros, lo que podría provocar retrasos.
O
- Utilice una herramienta externa para gestionar su integración. Puede reducir drásticamente el tiempo necesario para integrar sus sistemas minimizando los esfuerzos de codificación y los conocimientos técnicos requeridos. Trataremos este tema con más detalle en la sección fin del artículo.
Práctica recomendada #2: Conocer el uso del almacenamiento Salesforce
Aunque Salesforce tiene algunas capacidades de gestión de documentos, como la posibilidad de gestionar y compartir archivos dentro de la plataforma a través de Salesforce Contenido CRMSu principal objetivo es mejorar las interacciones con los clientes. En otras palabras, Salesforce no se creó con la intención de utilizarlo como sistema de gestión de documentos.
En la tabla siguiente puedes ver la cantidad de almacenamiento complementario de datos y archivos que incluye cada edición Salesforce. Almacenamiento de datos se refiere al espacio utilizado por los registros de clientes/cuentas y toda la información relacionada con la empresa, como datos de clientes, clientes potenciales, oportunidades, tareas, etc. En pocas palabras, son los datos centrales de los procesos de CRM. Almacenamiento de archivosEl almacenamiento de archivos, por su parte, se refiere al espacio ocupado por ficheros, documentos y archivos adjuntos, incluidas imágenes, vídeos, grabaciones, archivos de audio, etc. El almacenamiento de archivos alberga materiales asociados a sus registros de clientes y cuentas.
Fuente: Asignaciones de almacenamiento de datos y archivos - Salesforce
Hay dos cosas que debe saber para determinar la cantidad de almacenamiento de datos y archivos a la que tiene derecho su organización:
- La edición Salesforce a la que está suscrito
- Cantidad de licencias de usuario que tiene actualmente su organización
Si los tiene claros, puede utilizar la información de esta tabla para compararla con su uso actual de almacenamiento. Es importante hacer esto ya que siempre debes saber hasta dónde puedes llegar en términos de almacenamiento, especialmente cuando Salesforce es tu CRM - veamos por qué.
Gestión inteligente de documentos Salesforce
El almacenamiento Salesforce es notablemente caro, y ésta es una de las razones por las que debe prestar atención a la cantidad de almacenamiento que ha consumido. Las empresas con importantes bases de clientes pueden reducir el coste de su licencia anual simplemente comprando almacenamiento adicional para archivos, ya que suelen tener un mayor volumen de datos y archivos. Si el almacenamiento adicional está costando más que la licencia Salesforce, entonces usted sabe que esto no es una sabia decisión financiera.
Ser consciente del uso del almacenamiento también es importante para evitar que Salesforce se atasque. Esto puede ocurrir cuando su CRM se sobrecarga con un gran número de archivos y archivos adjuntos, hasta el punto de obstaculizar el rendimiento de Salesforce y, a su vez, la productividad de su equipo debido a los tiempos de carga más largos. Esto puede provocar varios efectos adversos, entre otros, mayores costes en términos de eficiencia operativa, frustración de los empleados y un aumento de la rotación de personal. Por lo tanto, es crucial no sobrecargar Salesforce para evitar estos descensos en el rendimiento.
Cuando nos acercamos a este estado máximo en el CRM, lo primero que suele venir a la mente es revisar Salesforce para encontrar datos y archivos que no tienen valor y que ya no son necesarios. Esto parece razonable en un principio, pero además de consumir mucho tiempo, es difícil determinar si un archivo sigue siendo relevante sin conocer su contexto o propósito - no es una solución realista.
Por lo tanto, si la compra de almacenamiento adicional no es económicamente inteligente, y la eliminación de archivos antiguos no es práctico, ¿cuál es la mejor manera de optimizar el almacenamiento Salesforce?
Para más información – Supera tu límite de almacenamiento Salesforce superado
Buena práctica #3: Apostar por una integración de terceros en Salesforce
Una de las mejores prácticas Salesforce más importantes es automatizar el intercambio de datos entre su CRM y otras bases de datos mediante la integración de software. En función de las necesidades de su empresa, puede seleccionar uno o varios sistemas que encajen perfectamente con su Salesforce org para unir sus funciones. Para que se haga una idea de cómo funciona esto, la integración de software puede resolver el problema de tener poco almacenamiento Salesforce si conecta el CRM a un software secundario para albergar todos los documentos y archivos relacionados con los contactos y cuentas de su CRM.
La mejor opción es optar por un sistema de gestión documental (SGD). Están diseñados para almacenar grandes cantidades de archivos, además de tener un enfoque centrado en los documentos, lo que hace que estos sistemas sean muy eficaces para organizar y colaborar en documentos dentro de un entorno empresarial. Microsoft SharePoint es una buena opción, sobre todo si su empresa ya utiliza aplicaciones dentro del Paquete Microsoft 365. El uso de SharePoint como su repositorio Salesforce le permitiría experimentar un ecosistema altamente interconectado que promueve la colaboración eficiente y la productividad dentro de su organización.
También cabe mencionar que Los archivos se conectanuna solución nativa de Salesforce, puede hacer realidad este conector de Salesforce a SharePoint. Sin embargo, añadir la complejidad de la configuración a la incertidumbre de si funcionará correctamente una vez configurado conlleva el mismo riesgo y consumo de tiempo que crear su propia integración personalizada. Para un enfoque más sencillo, el camino a seguir es a través de la integración de software.
Buena práctica #4: Aprovechamiento de Document Extractor
Puede echar un vistazo a este "todo lo que necesita saber" recientemente actualizado Guía Salesforce + SharePointpara encontrar 3 pasos muy sencillos para poner en marcha este sistema - es increíblemente fácil.
He aquí un desglose de Document Extractor:
- Funciona para todas las orgs Salesforce, siempre que tengan Acceso API.
- Una vez configurado, Document Extractor puede cargar archivos al SharePoint desde el Salesforcey, si lo desea, puede hacer lo mismo con el archivos que ya tenía antes a la configuración.
- Los archivos de documentos se trasladan a SharePoint, y se coloca un enlace a ellos en su anterior ubicación Salesforce. En cualquier caso, los archivos almacenados en SharePoint siempre siguen la estructura de registro correspondiente de Salesforce.
Document Extractor también ofrece un opción integrada para sellar sus archivos Salesforce con la tecnología Blockchain, que se realiza a través de nuestro CB Blockchain Seal servicio. Los documentos se sellan cuando se transfieren al SharePoint, y su sello puede utilizarse para verificar si el archivo ha sido manipulado. Esto puede hacerse directamente dentro de Salesforce, o a través de nuestro CB Digital Port of Trust Verificador. Puede optimizar su almacenamiento Salesforce Y garantizar la seguridad y autenticidad de sus archivos con sólo cargar documentos en su Salesforce org.
Eche un vistazo a esta demostración de Document Extractor para ver cómo funciona.
¿Qué ocurre con la Herramienta externa en la Buena Práctica #1?
Volviendo a nuestro primer punto de estas mejores prácticas de Salesforce, mencionamos el uso de una herramienta de integración externa para ahorrar tiempo, minimizar los esfuerzos de codificación y reducir la necesidad de conocimientos técnicos al migrar datos a SFDC.
Al igual que la integración de Salesforce y SharePoint antes mencionada, la herramienta que querrá utilizar para migrar datos a Salesforce automáticamente se basa en el mismo concepto: integrar sistemas para automatizar el intercambio de datos entre ellos. Sin embargo, este caso de uso requiere una plataforma que pueda facilitar la conexión desde Salesforce a una gama más amplia de sistemas además de SharePoint.
Una plataforma como Connect Bridge elimina la necesidad de aprender las API del software al que desea conectarse, haciéndolo a través de conectores preconstruidos para una amplia gama de sistemas empresariales. Reduce los esfuerzos de codificación en una cantidad increíble, ahorrando una cantidad sustancial de tiempo - ¡la alternativa perfecta para migrar datos a Salesforce! Siempre que la base de datos desde la que desee exportar los datos permita el despliegue de código, podrá crear una integración para conectarla a más de Salesforce. Más de 400 plataformas.
Éstos son los 4 mejores conectores Connect Bridge, de los que forma parte el Salesforce:
Hable con nosotros
Por una buena razón, la integración de software es una parte importante de nuestra lista de mejores prácticas Salesforce. Aprovechar la automatización para que sus sistemas se comuniquen entre sí es la forma más eficaz de intercambiar datos, y tanto si desea optimizar su almacenamiento mediante un conector Salesforce a SharePoint, como si desea migrar datos de un CRM heredado a Salesforce, Document Extractor y Connect Bridge le cubren las espaldas.
Para ayudarle a maximizar el uso de su CRM, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los siguientes formularios para ponerse en contacto con nuestro increíble equipo. Ofrecemos un demostración gratuita Y 15 días de prueba gratuita para que pruebes las herramientas en tu propio entorno. Merece la pena probarlas.
Sobre el autor
Por Diogo Gouveia
"Después de terminar mis estudios en el Reino Unido, me incorporé al equipo de Marketing de Connecting Software para crear contenidos sobre integración de software y otros temas informáticos diversos. Si tienes alguna observación o sugerencia, no dudes en ponerte en contacto conmigo".